Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движений путем сплошного, непрерывного документального учета всех хозяйственных операций. Объектами бухгалтерского учета являются: имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности.
Документооборот — это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.
Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Цель курсовой работы — проанализировать и разобрать, что же такое документирование, какова его роль и положение в работе предприятия (организации) и каковы принципы составления документации в бухгалтерском учёте. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу
« Нет документа — нет записи!»
Один из принципов бухгалтерского учета.
Также в курсовой работе будет затронут вопрос о классификации бухгалтерских документов, ее значении и применении.
1. Роль и значение бухгалтерских документов
Экономическое значение бухгалтерских документов выражается в том, что они дают оперативную информацию, с помощью которой следят за рациональным использованием ресурсов организации, выявляют случаи бесхозяйственности и устанавливают виновных в этом лиц. Исключительно велика роль бухгалтерских документов в укреплении внутрихозяйственного расчета, соблюдении режима экономии, охране собственности, выявлении случаев хищений и злоупотреблений. Правильно организованная документация позволяет не только выявлять, но и предупреждать злоупотребления и бесхозяйственность в использовании собственности.
Понятие бухгалтерского управленческого учета, его предмет
... управленческом учете. Целью курсовой работы является изучение способов использования информации управленческого учета в процессе принятия решений, выявление особенностей организации управленческого учета, проведение расчетов, отражающих производственную программу деятельности предприятия. 1.1.ПОНЯТИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА, ЕГО ПРЕДМЕТ В отечественной бухгалтерской ...
Важное значение приобретают бухгалтерские документы при предварительном контроле, осуществляемом руководящими работниками при подписании документа, и последующем контроле, производимом в форме документальных ревизий.
Бухгалтерские документы имеют и большое правовое значение. Своевременно и правильно оформленные бухгалтерские документы являются единственным подтверждением совершения хозяйственных операций и их законности. Они имеют доказательную силу при разрешении в суде и арбитраже различных претензий и споров с другими организациями и лицами, а также служат единственным законным основанием для учетных записей.
По мере развития технических средств документирование постепенно превращается в составную часть первичного учета. Вместе с тем бухгалтерский учет предъявляет повышенные требования к первичному учету. В первую очередь это касается правильного оформления документов, юридически подтверждающих отражаемые хозяйственные операции.
Документ (от лат.: образец, свидетельство, доказательство) в широком смысле слова — это материальный предмет, на котором с помощью различных средств и способов зафиксирована информация в целесообразной для восприятия форме.
Бухгалтерский документ содержит данные о факте хозяйственной деятельности, которые подлежат обработке и отражению на счетах. Оформление документа должно соответствовать всем юридическим нормам и служить доказательством отражаемого факта. Следовательно, бухгалтерским документом можно назвать любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.
Факт совершения хозяйственных операций, проводимых организацией, подтверждается первичными учетными документами. Первичный учетный документ — документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Они имеют юридическую силу и составляются ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков — Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организацией соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы.
Роль и значение логистики в деятельности предприятия
... материальными потоками на предприятии. Роль логистики в современной фирме носит оптимизационный и интегральный характер. Оптимизацию всех процессов на предприятии обеспечивает логистика. Решение вопроса оптимизации ... производства - более 90% работы простаивает, тем самым, порождая огромные затраты. Несмотря на явные преимущества логистики в деятельности предприятия, логистические издержки составляют ...
Первичный учетный документ в обязательном порядке должен заполняться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, — непосредственно после ее совершения. Он должен заполняться в соответствии с предъявленными требованиями и подтверждаться уполномоченными на это лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
Документированию подлежат все хозяйственные операции в момент их совершения.
Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.
Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности предприятий заключается в том, что они используются для передачи распоряжений от распорядителя к исполнителям, т.е. в них правильно, точно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия. Они подтверждают достоверность и точность данных счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявить возможные ошибки в бухгалтерских записях.
Юридическое (правовое) значение документов заключается в том, что, подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данным предприятием и другими организациями и лицами. Данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта хозяйствования
Судебные органы и арбитраж признают за документами юридическую силу письменного свидетельства в том случае, когда они составлены своевременно и оформлены надлежащим образом.
Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что посредством документации контролируется правильность совершения хозяйственных операций, ведется анализ производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, выявляются причины любых хозяйственных нарушений. Они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. Такие документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении аудиторских проверок, служат также и основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспертизы по определению суда или следственных органов.
В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях предприятия.
Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что именно они являются источником оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования процессов деятельности предприятия. С помощью информации бухгалтерских документов можно добиваться взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от деятельности предприятия.
Хозяйственная операция и ее аспекты
... В процессе осуществления своей производственной и финансовой деятельности каждое предприятие ежедневно совершает множество хозяйственных операций , изменяющих остатки хозяйственных средств и их источников, изменяющих актив и пассив бухгалтерского баланса. Однако по бухгалтерскому ...
Экономическое значение документов заключается в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета на предприятии и в его отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные документов используются для определения экономических и производственных показателей деятельности предприятия.
Бухгалтерские документы выполняют следующие основные информационные функции:
- впервые фиксируют данные о факте хозяйственной деятельности и обеспечивают их юридическое подтверждение;
- создают возможность первичного контроля за совершением хозяйственных операций и других фактов хозяйственной деятельности за действиями должностных и материально ответственных лиц;
- позволяют передавать данные о хозяйственных фактах, отбирать и группировать их для дальнейшего обобщения в системе бухгалтерского учета;
- обеспечивают хранение данных о хозяйственных фактах.
Совокупность всех этих функций позволяет рассматривать бухгалтерские документы в качестве способа сплошного наблюдения, отражения и контроля фактов хозяйственной деятельности, получения в них сведений, необходимых для организации бухгалтерского учета.
2. Классификация документов и их характеристика
Множество хозяйственных операций, совершаемых в процессе выполнения планов, требует применения большого количества разных по содержанию, назначению и форме документов. Бухгалтерские документы в зависимости от их особенностей классифицируются по назначению, содержанию, объему, способу охвата хозяйственных операций и тд.
Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации:
- По назначению документы различают распорядительные;
- оправдательные;
- бухгалтерского оформления;
- комбинированные.
Распорядительные дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей.
Оправдательные подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходования денежных средств.
Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.
Организация учета налога на прибыль
... налогу на прибыль. Положение предусматривает отражение в бухгалтерском учете не только суммы налога на прибыль, подлежащую уплате в бюджет, или суммы излишне уплаченного и (или) взысканного налога, причитающейся организации, ... утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя организации. Изменение порядка учета отдельных хозяйственных операций и (или) объектов в целях ...
Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.).
Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.
Отмеченные достоинства комбинированных документов делают их весьма распространёнными в практике бухгалтерского учёта.
По порядку формирования различают первичные и сводные документы.
Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путём предварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся инвентарная карточка учёта основных средств, акт о приёмке материалов и др.
Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).
Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.).
Первичные и сводные учётные документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.
По способу использования применяются разовые и накопительные документы. Их различие — в степени охвата хозяйственных операций.
Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.
Организация и порядок учёта расчётных операций
... операций банк открывает каждому из них или депозитные (расчетные), или текущие, или прочие счета. В Плане счетов бухгалтерского учёта коммерческих банков ... предприятия и иметь оттиск печати. Помарки и подчистки в платёжных поручениях не допускаются. Первый экземпляр - служит основанием для записи операций банка и остаётся в документах ... Текущие счета открываются организациям и учреждениям (религиозным, ...
Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).
Их преимущество проявляется в сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учёта.
Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один-два раза в месяц.
При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются лимитно — заборные карты.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.
Внутренние документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.
Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.
По количеству учётных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.
Однопозиционные документы носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).
Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными (многострочными).
Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно-заборные карты и др.
Многопозиционные документы находят в последнее время широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их — в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта.
По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и специализированные документы.
Унифицированные документы это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РБ.
Бухгалтерская отчетность организации
... в ее финансовом положении, составляемую на основе данных бухгалтерского учета. По сути, бухгалтерская отчетность является способом предоставления сведений о функционировании предприятия и его взаимодействии с другими организациями государственным органам и фондам, ...
Автоматизация бухгалтерского учёта расширяет возможности разработки и применения унифицированных первичных документов и электронных версий.
Унификация документов ведёт к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.
Специализированные документы применяются в отдельных отраслях экономики республики (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве — карточка учета надоя молока и др.)
По способу заполнения различают документы, заполняемые: вручную; на пишущей машинке; полностью составляемые автоматизированным путём.
К документам, заполняемым вручную, относятся документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.
Документы, заполняемые частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идёт не столько о заполнении документов указанным путём, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины.
По воспроизведению информации документы подразделяются на: подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.
Подлинник (оригинал) — это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции (первый экземпляр товарно-транспортной накладной).
Копия — это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника (второй и последующие экземпляры товарно-транспортной накладной).
Выписка — копия части документа (выписка из приказа, решения протокола).
По срокам хранения различают документы текущего срока хранения — от 1 до 5 лет (кассовые ордера, доверенности) и постоянного хранения (баланс).
Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:
- организационно-распорядительные — документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно — эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;
- финансово- расчетные — документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;
- документы по снабжению и сбыту — материальные документы.
3. Унификация и стандартизация документов
Бухгалтерская информация, отражаемая в учетных документах, должна быть не только качественной, т. е. соответствовать фактически произведенным хозяйственным операциям по их характеру, количественному и денежному выражению, но и эффективной, т. е. формироваться с наименьшими затратами труда и времени.
Многообразие и большой объем данных первичного учета, различные условия их получения и регистрации, значительная сложность процесса заполнения их носителей и другие особенности создают определенные трудности в организации работы на первой стадии учетного процесса.
Основные объекты бухгалтерского учета, их оценка и отражение ...
... с помощью соответствующих способов и приемов, составляющих в совокупности метод бухгалтерского учета. 2 Методы оценки основных объектов учета и учетная политика организации Правила оценки объектов учета в России в последние годы существенно изменились и стали ...
Исходные данные, полученные в результате наблюдения и отражения происходящих хозяйственных операций в их носителях, являются основой для организации бухгалтерского учета. Поэтому от их достоверности, срока получения, обработки и выдачи заинтересованным потребителям зависят правильность и обоснованность принимаемых управленческих решений.
Практика показывает, что на достоверность исходной информации во многом влияет способ регистрации данных и применяемых средств для записи на информационные носители. Точность исходной информации значительно повышается при использовании более передовых и прогрессивных технических средств для подсчета, измерения и регистрации необходимых показателей.
Однако уровень автоматизации первичного учета на наших предприятиях остается очень низким. Большая часть работы по подсчету, измерению и регистрации исходных данных осуществляется вручную.
В условиях перехода на международные стандарты учета и отчетности, ориентированные на высокий уровень автоматизации, необходимо шире применять всевозможные средства вычислительной техники по всем стадиям учетного процесса.
Имеются различные пути совершенствования организации первичного учета с использованием ЭВМ. Однако для каждого отдельного предприятия необходимо искать свое решение, учитывающее его особенности, объем учетной информации и организацию учета.
В этих условиях можно выделить следующие общие направления совершенствования первичного учета:
- сокращение и изъятие из первичных документов постоянных реквизитов и запись их в память ЭВМ;
- сокращение общего объема первичной информации за счет исключения из нее условно-постоянной информации;
- использование унифицированных и стандартных первичных документов;
обеспечение мест возникновения информации на предприятиях необходимыми средствами сбора, измерения, регистрации, накопления и ввода данных в вычислительную машину:
повышение материальной и моральной ответственности работников предприятия за поддержание в рабочем состоянии технических средств первичного учета, разработку и внедрение новых технических и программных средств.
Улучшению организации учета в значительной степени способствуют
унификация и стандартизация документов.
Унификацией документов называется разработка и применение единых их форм для регистрации однородных хозяйственных операций в различных отраслях экономики. Унификация приводит к экономии средств на изготовление документов, упрощает их оформление и способствует автоматизации учетной информации. Примером унифицированных документов являются доверенности, кассовые ордера и др.
Стандартизацией называется установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Это сокращает расход бумаги на изготовление, упрощает обработку и хранение документов.
4. Порядок хранения и уничтожения документов бухгалтерского учета
документация бухгалтерский учет
В течение определенного времени, как правило, 1—3 месяцев, первичные документы находятся на обработке у работников бухгалтерии.
Обработанные документы до сдачи месячной (квартальной) отчетности находятся в бухгалтерии для отражения их информации в регистрах бухгалтерского учета. После окончания учетного процесса за месяц документы комплектуются в дела и хранятся в текущем архиве бухгалтерии. Для текущего архива бухгалтерии выделяется отдельная комната, оборудованная полками, шкафами, закрываемая на ключ. Ключ хранится у лица, на которого возлагаются обязанности по ведению и организации текущего архива бухгалтерии. Это лицо отвечает за сохранность документов, сданных в текущий архив бухгалтерии, и готовит в дальнейшем документы для передачи их в архив предприятия.
Метод бухгалтерского учета и бухгалтерского баланса
... данных бухгалтерского учета за определенный период времени. 4. Сущность балансового метода обобщения информации Для эффективной организации производственно-коммерческой деятельности предприятия необходимо ... Дубинина Т.И., Чухрова О.В. Теория бухгалтерского учета. Учебное пособие. Ростовский социально-экономический институт, 2006. 4. Кизилов А.Н. Теория бухгалтерского учета: учебное пособие. / А.Н. ...
Порядок хранения документов установлен Законом Республики Беларусь о Национальном архивном фонде и архивах. Оправдательные первичные документы хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического учета (журналов-ордеров, ведомостей и т. п.).
Первичные документы, относящиеся к определенному журналу-ордеру или ведомости, группируются в один том. При этом внутри тома документы подшиваются в той последовательности, в какой сделаны записи в журнале-ордере или ведомости. В том случае, если количество первичных документов велико и их невозможно сброшюровать в один том (каждое дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 30—40 мм толщины), допускается создавать несколько томов. В конце дела помещается заверительный лист с записью: «В дело подшито … листов. _________ ________________
Должность Подпись Ф. И. О. ответственного лица
Дата_________
Выдача первичных документов, учетных регистров и бухгалтерских отчетов из архива бухгалтерии и предприятия разрешается только по распоряжению главного бухгалтера.
Выемка из дел первичных документов, как правило, не допускается. Однако с разрешения руководителя предприятия в отдельных случаях выемка документов может быть осуществлена. В этом случае составляется акт о выдаче документов во временное пользование. Этот акт вкладывается на место вынутых документов и хранится до возвращения последних.
Изъятие первичных документов и учетных регистров из архива предприятия может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов и в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом.
При пропаже или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает комиссию по расследованию причин гибели или пропажи. В необходимых случаях в комиссию приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного надзора. По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждается руководителем предприятия. Один экземпляр акта направляется вышестоящей организации.
По истечении года документы передаются в архив предприятия под ответственность архивариуса, обязанности которого определяются положением о заводском архиве.
При сдаче документов в архив предприятия их подразделяют на:
документы, используемые в практических целях со сроком хранения 3—5лет и подлежащие после этого уничтожению без разрешения архивного учреждения:
документы, подлежащие хранению длительный срок.
Для отбора документов по срокам их хранения приказом по предприятию создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Уничтожение документов оформляется актом, который составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем предприятия. Документы, срок хранения которых превышает пять лет, могут быть уничтожены только с разрешения архивных органов.
При ликвидации или банкротстве государственных предприятий их документы переходят к правопреемникам, а заключительный отчет ликвидационной комиссии передается в государственный архив. При отсутствии правопреемника документы сдаются в государственный архив. В этом случае составляется акт о приеме-передаче документов в государственный архив.
При ликвидации предприятия негосударственной формы собственности, не имеющей правопреемника, органы, зарегистрировавшие устав данного предприятия, должны принять меры по сохранности его документов. Эти вопросы находятся в компетенции ликвидационной комиссии.
Передача всех документов от одного юридического лица другому оформляются актом.
Заключение
В курсовой работе раскрыт вопрос о сущности и значении документировании как способе первичного отражения хозяйственных операций. Следует отметить, что одной из наиболее существенных особенностей бухгалтерского учета является сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации, которая является источником учетной информации.
В ходе рассмотрения вопроса о методах бухгалтерского учета выяснилось, что важнейшим элементом метода является документирование, цель которого убедиться в том, что объекты бухгалтерского учета действительно изменились, и зафиксировать эти изменения по количеству, качеству, стоимости и т.д.
Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без оформления ее соответствующими документами. В курсовой работе рассмотрена классификация документов, выяснилось, что разнообразие хозяйственной деятельности порождает необходимость создания различных по содержанию и по форме документов.
Бухгалтерские документы группируются по следующим признакам:
- По назначению: распорядительные;
- оправдательные (исполнительные);
- бухгалтерского оформления;
- комбинированные.
По порядку формирования: первичные; сводные.
По способу охвата хозяйственных операций: разовые; накопительные.
По месту составления: внутренние; внешние.
По количеству учетных позиций: однопозиционные; многопозиционные.
По оформлению однородных операций: унифицированные; специализированные.
По способу заполнения: вручную; на пишущей машинке; полностью составляемые автоматизированным путем.
По воспроизведению: подлинники (оригиналы); копии; выписки из документов.
По срокам хранения: текущего срока хранения; постоянного хранения.
Значение документации в работе предприятий не ограничивается тем, что она служит средством обоснования учетных записей. Она имеет большое оперативное значение.
Посредством документации контролируется правильность совершенных операций, ведется текущий анализ выполняемой работы, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений. Очень велико также юридическое значение документации. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документации всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Документирование играет очень важную роль в бухгалтерском учёте. Поэтому правильное и грамотное заполнение первичной учётной документации является основой хорошей деятельности любой организации. Всё это требует от бухгалтера ответственного подхода, внимательности и чёткости мышления, так как бухгалтерский учёт не терпит небрежности и неточности.
Список использованной литературы
1. Белый И.Н., Папковская П.Я., Михалкевич А.П., Теория бухгалтерского учета: учебник / И.М. Белый, П.Я. Папковская, А.П. Михалкевич. — Мн.: ООО «Мисанта», 1997. — с. 36-59
2. Кондраков Н.П. Самоучитель по бухгалтерскому учету / Н.П. Кондраков — Мн.: «КноРус», 1997. — С. 15-23
3. Кулько З.Н. К 906 д.э. Документация — элемент метода бухгалтерского учета. Лекция. Горки: УО «Белорусская государственная сельскохозяйствен-ная академия», 2003. — 33 с.
4. Ладутько Н.И., Борисевский П.Е., Крупнова А.В., Ладутько Е.Н. Бухгалтерский учет / Под общей редакцией Н.И. Ладутько. — 4-е изд., перераб. и доп. — Мн.: ООО «ФУ Аинформ», 2004. с. 11-18
5. Левкович О. А., Бурцева И.Н. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. — 2-е изд., перераб. / О.А. Левкович, И.Н. Бурцева, под общ. ред. О.А. Левковича. — Мн.: Амалфея, 2004. — с. 34-52
6. Папковская П.Я. Теория бухгалтерского учета: учеб., 4-е изд., измененное — Мн.: Информпресс, 2008.- С. 135-147
7. Русалева Л.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник / Л.А. Русалева. — Ростов н/Д: «Феникс», 2001. — С. 165-198
8. Снитко М. А. Теория бухгалтерского учета: учебник / М.А. Снитко. Мн.: «Современная школа», 2006. — С. 32-45
9. Снитко М.А. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие / М.А. Снитко. — Мн.: ООО «Мисанта», ООО «ФУ Аинформ», 2003. — С. 46-70
10. Стешиц Л.И., Гринман Г.И., Стешиц М.И. Корватовская Л.В., Чечеткин А.С. Бухгалтерский учет на предприятиях АПК: Учеб. пособие / Л.И. Стешиц, Г.И. Гринман, М.И. Стешиц и др.; Под ред. Л.И. Стешица. — Мн.: Ураджай, 2001. — с. 24-61
11. Стражева Н.С., Стражев А.В. Бухгалтерский учет: Учеб. — методич. Пособие / Н.С. Стражева, А.В. Стражев. — 11-е изд., перераб. и под. — Мн.: КнижныйДом, 2005. — с. 32-45
12. Стражев В.И., Латыпова О.В. Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие / В.И. Стражев, О.В. Лапытова. — 2-е изд. — Мн.: Выш. шк., 2005. — с. 49-71
13. Татур И.К. Бухгалтерский учет. Для неучетных специальностей: Учеб. пособие / И.К. Татур. — Мн.: БГЭУ, 2000. — С. 26-33
14. Чечеткин А.С. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве: учебник для студентов высших учеб. заведений по неэкономическим специальностям / А.С. Чечеткин. Мн.: ИВЦ Минфина, 2008. — С. 31-62
