Организация архивных фондов на предприятии

метки: Архивный, Архив, Документ, Организация, Хранение, Общество, Российский, Государственный

Введение

Архивы и сохраняемые ими архивные документы — неотъемлемая и важнейшая часть культурной памяти общества, культурного наследия человечества. Архивные документы — бесценное хранилище информации о прошлом — для настоящего и будущего: они хранят ответы на многие вопросы историков и современников — даже на те, что еще не были им заданы исследователями. [12]

Знание юридических норм, организационных и методических аспектов организации хранения документов в современных условиях, безусловно, необходимо для руководителей юридических лиц и их специализированных структур, отвечающих за работу с документами и организацию их дальнейшего хранения, которые зачастую не располагают соответствующей информацией и не имеют опыта для решения данных проблем [13].

Актуальность данной курсовой работы заключается в том, что архив организации, если он правильно организован, становится ее существенным информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах ее деятельности.

В архиве юридического лица хранятся не исторические документы, а документы, работа с которыми, как правило, завершена в текущем делопроизводстве. Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности юридического лица по всем направлениям. Именно поэтому правильно организованный архив может и должен стать информационным центром, выполняющим свою самостоятельную функцию.

Цель курсовой работы заключается в изучении научных основ организации архивных фондов и архивных документов и разработке рекомендаций по совершенствованию организации архивного фонда в ООО «Ротор».

Для выполнения цели были поставлены следующие задачи:

• дать понятие архивного фонда, архивных документов, предоставить классификацию уровней организации архивных фондов и архивных документов;
• изучить научные основы фондирования документов;
• проанализировать работу архивного фонда в ООО «Ротор», выявить недостатки;
• разработать рекомендации по совершенствованию работы архивного фонда.

Объектом курсовой работы выступает Общество с ограниченной ответственностью «Ротор».

Исследование организации архивного дела в муниципальном образовании

... законодательства Тамбовской области об архивном фонде области и архивах Тамбова. Организация комплектования, хранения, учета и использования архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Тамбовской области. Сохранение государственных реестров документов Архивного фонда Тамбовской области. Архивный отдел администрации Тамбовского района ...

Предметом исследования является организация архивного фонда и архивных документов в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор».

В процессе исследования применялись следующие методы: анализ, синтез, сопоставление.

1. Теоретические основы организации архивных фондов и архивных документов

архивный фонд документ

1.1 Понятие архивных фондов и архивных документов. Их значимость в деятельности организации

Документы отражают и обеспечивают все стороны деятельности юридического лица, начиная от его правового статуса до чисто хозяйственных вопросов. Многие из них, пройдя свой путь в текущем делопроизводстве, приобретают статус архивных документов, сохраняемых юридическим лицом в силу той правовой, финансовой, экономической, социальной и другой информации, которую они содержат.

Как правило, в коммерческих организациях, имеющих статус юридического лица, образуется огромное количество документов, которые должны храниться в течение определенного времени, из-за чего возникают серьезные проблемы, связанные с организацией их хранения, обеспечением сохранности, учетом и использованием содержащейся в них информации. Для практического решения этого комплекса вопросов на государственном уровне создаются специализированные организации — государственные или муниципальные архивы, хранящие документы, отнесенные к Архивному фонду Российской Федерации. В составе действующих юридических лиц разных форм собственности создаются специальные структурные подразделения (участки работы).

Некоторые руководители частного бизнеса придерживаются мнения о том, что архивные документы и архивы нужны только государству в лице его фискальных, правоохранительных и судебных органов или представителям исторической науки, а для самих организаций являются обузой. Это поверхностный взгляд. Да, часть архивных документов, хранящихся юридическим лицом, выполняет юридическую или фискальную функцию, т. к. отражает и помогает регулировать его правовые и финансовые взаимоотношения с государством и его органами, а потому может быть ими востребована в соответствии с действующим законодательством. Именно поэтому государство через ряд нормативных правовых актов устанавливает сроки хранения отдельных видов документов, обязывая все организации их сохранять в течение этих сроков. Но не только и не столько в этом очень важном обстоятельстве заключается основная функция архивов, действующих в юридических лицах.

Архив организации, если он правильно организован, становится ее существенным информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах ее деятельности. Ведь в архиве юридического лица хранятся не исторические документы, а документы, работа с которыми, как правило, завершена в текущем делопроизводстве. То есть архивные документы содержат, с одной стороны, сугубо оперативную информацию, а с другой — информация в них представлена комплексно, т. к. документы поступают от всех структурных подразделений.

Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности юридического лица по всем направлениям. Такой анализ может быть жизненно важен для дальнейшей деятельности или самого существования организации. [13]

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд.

Организация деятельности коммерческого банка

... Банк предоставляет, документооборот, организация кассового обслуживания и учет кредитных операций Глава 1. Организация деятельности коммерческого банка Открытое акционерное общество коммерческий банк «Уральский финансовый дом» (ОАО «Урал ФД) – крупнейший самостоятельный универсальный банк Пермского края. Доля банка на региональном рынке ...

Признаками фондообразователя являются:

• а) наличие правового акта о его образовании, регистрации, компе-тенции, порядке деятельности;

• б) самостоятельный баланс;
• в) расчетный счет в банке;
• г) штатное расписание, печать, собственные бланки;
• д) для физического лица — наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд — часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению [14].

В соответствии с ГОСТ Р51141-98 архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой [15].

Под совокупностью документов, исторически связанных между собой здесь подразумевается комплекс документов, естественным образом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации. Создание фонда — естественный и неизбежный результат работы организации. Учреждение и его фонд связывают «родственные» отношения, что подчеркнуто в научном названии исторического принципа классификации — «принцип происхождения (провениенцпринцип)».

Под совокупностью документов, имеющих логические связи, в Основах законодательства подразумевается комплекс документов, специально созданный архивистом, коллекционером или другим лицом. При этом документы могли отложиться в деятельности разных организаций. На практике в архиве к логическому принципу классификации прибегают, когда документы находятся в жутком беспорядке и восстановить первоначальную структуру фонда невозможно, а привести их в подобающий вид необходимо. Такой комплекс называется архивной коллекцией [16].

1.2 Уровни организации архивных фондов и архивных документов

Учеными были выработаны научные принципы организации документов на уровне Архивного фонда страны, которые окончательно были сформулированы в конце 1950-х годов. Они оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов.

Современными признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации являются:

1 Организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности. К ним относятся:

• архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;
• архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;
• архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;
• архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ.

2 Организация архивных фондов и архивных документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации. К ним принадлежат:

• архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;
• кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы.

3 Организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения. К ним относятся:

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;
• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;
• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых депозитарных фондах;
• архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части — государственную и негосударственную. Хранение государственной части архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Государственные архивы подразделяются на федеральные и муниципальные. Федеральные архивы осуществляют хранение документов в строгом соответствии с профилем архива и списками источников комплектования. Перечень данных архивов представлен ниже:

Архивные фонды РФ

... хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Архивный шифр включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения, указываемые за аббревиатурой архива. Учет документов до ...

1 Государственный архив РФ;

2 Российский государственный архив древних актов;

3 Российский государственный архив экономики;

4 Российский государственный исторический архив;

5 Российский государственный военно-исторический архив;

6 Российский государственный военный архив;

7 Российский государственный архив военно-морского флота;

8 Российский государственный архив научно-технической

документации;

9 Российский государственный архив социально-политической

истории;

10 Российский государственный архив новейшей истории;

11 Российский государственный архив литературы и искусства;

12 Российский государственный архив Дальнего Востока;

13 Российский государственный архив кинофотодокументов;

14 Российский государственный архив фонодокументов.

Ведомственные архивы, согласно уровням организации фондов, подразделяются на 5 групп:

• архив организации;
• центральный архив;
• центральный отраслевой архив;
• объединенный ведомственный архив;
• объединенный межведомственный архив. [18]

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

а) государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций.

б) негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации.

в) физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).

В соответствии с третьим признаком организации документов Архивного фонда РФ существуют три формы хранения документов.

Постоянное хранение — вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.

Временное хранение — хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений.

Временное хранение — хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения ФАС, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение в учреждении ФАС (это архивы с переменным составом документов).

Организация документов и дел в пределах архивов

... архива Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ...

Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Депозитарное хранение — хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением — договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами. [19]

Таким образом, можно сделать вывод, что уровни организации архивных фондов и архивных документов имеют сложную многоступенчатую систему.

1.3 Нормативно-правовая база, регламентирующая организацию архивных фондов и архивных документов

22 октября 2004 года вступил в силу Федеральный закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ, регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Данный Федеральный закон закрепляет понятия: архивное дело; архивный документ; документы по личному составу; документ Архивного фонда Российской Федерации; особо ценный документ; уникальный документ; архивный фонд; Архивный фонд Российской Федерации; архив; государственный архив; муниципальный архив; постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; временное хранение архивных документов; временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; экспертиза ценности документов; упорядочение архивных документов; владелец архивных документов; пользователь архивными документами. [2]

В рамках реализации Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»1 в 2007 г.были приняты и внедрены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. [3] В них сконцентрированы действующие нормативы по основным направлениям архивной работы.

Действующие Правила имеют лаконичную нормативность и во многих случаях требуют раскрытия той или иной проблемы, содержат ссылки на «отраслевые научно-методические разработки», являющиеся результатом научно-исследовательской работы Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивоведения (далее — ВНИИДАД) и других научно-исследовательских институтов.

В 2001 году приказом Росархива от 28 марта № 24 утверждена «Примерная инструкция о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях». [4]

Приказом Росархива от 09.10.2001 № 75 утвержден Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Регламент устанавливает порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов АФ РФ, который ведется Федеральной архивной службой в целях централизованного государственного учета уникальных документов АФ РФ, обеспечения контроля за их сохранностью, информирования пользователей. [5]

Финансы обществ с ограниченной ответственностью

... РФ. 1. Финансовые особенности обществ с ограниченной ответственностью Общество с ограниченной ответственностью (ООО) учреждается и ... обществах с ограниченной ответственностью» на дату представления документов для государственной регистрации соответствующих изменений в уставе общества, а в случаях, если в соответствии с Федеральным Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» общество ...

Основные правила работы архивов организаций (утверждены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) регламентируют организацию архивных фондов и архивных документов в организациях.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года № 290 утверждено Положение о Федеральном архивном агентстве, являющимся федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела. В положении определяются полномочия и организация деятельности Федерального архивного агентства.

Для решения проблемы фондирования документов ВНИИДАД разработал «Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах». В них рассматриваются общие положения фондирования документов, особенности фондирования документов федеральных органов и организаций, государственных органов и организаций субъектов РФ, органов и организаций местного самоуправления, общественных, частных и иных негосударственных организаций. [6]

Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации содержат технологические нормы обеспечения противопожарного режима в архивах. Также в нем установлены требования к содержанию территории, зданий, помещений архивов, эвакуационных путей и выходов, электроустановкам. Им предусмотрен особый противопожарный режим для архивохранилищ, лабораторно-производственных и складских помещений. В нем определены средства обеспечения пожарной безопасности, а также регламентирован порядок действий при пожаре. [7]

В развитии вопросов технического оснащения архивов ВНИИДАД разработал Перечень средств и оборудования для оснащения архивов. Он имеет справочный характер и предназначен для облегчения выбора и приобретения архивами необходимых технических средств, оборудования и материалов. В нем перечислены технические характеристики стеллажного оборудования, шкафов и сейфов для хранения документов и ценностей, оборудования для поддержания температурно-влажностного режима, оборудования для читальных залов и др. В 2010 г. был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Данному документу принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. В Перечне указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. В методических рекомендациях «Составление архивных описей» освещена методика подготовки архивной описи на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания раскрывается в. В них рассматриваются следующие вопросы: общие понятия об архивной описи и этапах ее составления, методика описания единиц хранения на основе стандартизированных элементов описания, организация дел и документов в пределах описи, составление описи и справочного аппарата к ней, повышение информативности описи при ее усовершенствовании и переработке, составление архивной описи в электронном формате, порядок заполнения примерного перечня полей баз данных «Архивная опись». Разработанные ВНИИДАД Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами позволяют использовать их при решении вопросов экономики архивного дела [11].

Социальная ответственность и эффективность деятельности организации ...

... социальной ответственность, как метод достижения поставленных целей и организации рациональной деятельности центра. Целью работы является разработка путей совершенствования социальной ответственности на примере деятельности Общества с ограниченной ответственностью ... труд другим. Если Отчет по практике, по Вашему мнению, ... отечественного опыта корпоративной социальной ответственности, так как ...

В нем детально прописаны технология и содержание архивных работ и услуг по всем направлениям деятельности архива, что представляется важным ввиду отсутствия в Правилах, одном из основных подзаконных нормативных правовых актов архивной отрасли, методик выполнения практически всех архивных работ.

2. Анализ организации работы архивного фонда в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор»

2.1 Характеристика деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Ротор»

Общество с ограниченной ответственностью «Ротор» учреждено в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.1998 г. №14 — ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими нормативными актами в результате реорганизации путем преобразования товарищества с ограниченной ответственностью «Ротор» в 2002 году.

Основной целью создания Общества с ограниченной ответственностью «Ротор» является осуществление производственной деятельности в сельскохозяйственной отрасли, а именно:

• производство, переработка и реализация сельхозпродукции (зерновые и кормовые культуры);
• производство работ по монтажу, ремонту, техническому обслуживанию и перемотке электродвигателей.

Общество с ограниченной ответственностью «Ротор» осуществляет также внешнеэкономическую деятельность, определяемую экспортом производимых Обществом собственной продукции (услуг, работ) и импортом продукции (работ и услуг) для собственных производственных и социальных нужд, а также для насыщения рынка товарами и услугами.

Основные виды деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Ротор» заключаются в организации и участии коммерческой, инвестиционной, агентской, консультативной и маркетинговой деятельности.

Фирменное название Общества: Общество с ограниченной ответственностью «Ротор», Красногвардейского района, Оренбургской области. Сокращенное наименование на русском языке: ООО «Ротор».

Фактический адрес расположения Общества с ограниченной ответственностью «Ротор» — Оренбургская область, Красногвардейский район, с. Луговск, ул. Центральная, д. 228.

Почтовый адрес: индекс 461141, Оренбургская область, Красногвардейский район, с. Луговск, ул. Центральная, д. 228.

Реквизиты Общества с ограниченной ответственностью «Ротор» представлены следующими данными:

ОГРН 1025603214251

КПП 563101001

ИНН 5631000210

ОКПО 23862359

ОКАТО 53223825006

БИК 044525201

Р/с 40702810246300100056 в отделении №8623 Сбербанка России г. Оренбург.

Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия (на примере ...

... Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия ООО «Сервис-центр «Апогей» дана характеристика основных экономических показателей деятельности предприятия, проведен анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В третьей ... усовершенствовать организацию учета и открыть новые виды деятельности. Структура работы дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка ...

Тел.: (35345) 3-26-99

E-mail: [email protected]

Поскольку Общество с ограниченной ответственностью «Ротор» является малой организацией, структурные подразделения отсутствуют.

Возглавляет Общество с ограниченной ответственностью собрание учредителей Общества, которое вправе:

• участвовать в управлении делами Общества с ограниченной ответственностью «Ротор» (далее — ООО «Ротор»);
• получать информацию о деятельности ООО «Ротор» и знакомиться с его бухгалтерскими книгами и иной документацией в установленном его уставом порядке;
• принимать участие в распределении прибыли;
• продавать или осуществлять отчуждение иным образом своей доли или части доли в уставном капитале ООО «Ротор» одному или нескольким участникам данного Общества (либо другому лицу);
• выйти из ООО «Ротор» путем отчуждения своей доли Обществу, если такая возможность предусмотрена уставом Общества, или потребовать приобретения обществом доли;
• получить в случае ликвидации ООО «Ротор» часть имущества, оставшегося после расчетов с кредиторами, или стоимость такого имущества ООО «Ротор».

Помимо прав, учредители ООО «Ротор» имеют также обязанности, в числе которых обязанность оплачивать доли в уставном капитале ООО «Ротор» и не разглашать конфиденциальную информацию о деятельности ООО «Ротор».

Решением учредителей ООО «Ротор» избран директор Общества, который подчиняется непосредственно общему собранию учредителей Общества. В его задачи входит:

• руководство деятельностью ООО «Ротор» в соответствии с требованиями, предъявляемыми действующим законодательством, уставом Общества и целями её деятельности;
• обеспечение эффективного использования ресурсов ООО «Ротор», его имущества в процессе предпринимательской деятельности, сохранности материальных ценностей;
• организация продуктивной работы сотрудников ООО «Ротор», контроль добросовестности и качества профессиональной деятельностью сотрудников, соблюдения дисциплины труда;
• контроль достижения уставных целей ООО «Ротор» своевременного и надлежащего исполнения имеющихся обязательств, как частно-правового (обязательства перед контрагентами), так и публично-правового характера (уплата налогов, иных обязательны платежей в пользу государства, органов местного самоуправления, сдача отчетности);
• обеспечение конкурентоспособности производимых ООО «Ротор» товаров, работ, а также оказываемых услуг;
• формирование кадрового состава ООО «Ротор»;
• реализация принадлежащих работникам ООО «Ротор» прав;
• надзор за соответствием требованиям законности хозяйственной деятельности ООО «Ротор»;
• представление интересов ООО «Ротор» перед лицом органов государственной власти, местного самоуправления, физическими и юридическими лицами;
• разработка и принятие локальных нормативно-правовых актов ООО «Ротор».

Также директор ООО «Ротор» имеет право:

• оставлять и подписывать документы, относящиеся к уровню его компетенции;
• заключать и расторгать от имени Общества любые виды договоров, в том числе трудовые;
• открывать все виды счетов Общества в банках;
• утверждать и подписывать Должностные инструкции подчиненных сотрудников, приказы, распоряжения;
• давать в пределах своей компетенции указания, обязательные к исполнению подчиненными сотрудниками,
• утверждать Правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативно-правовые документы ООО «Ротор», относящиеся к его компетенции;
• распоряжаться имуществом и денежными средствами ООО «Ротор»;
• выдавать доверенности;
• утверждать штатное расписание ООО «Ротор»;
• принимать на работу и увольнять сотрудников ООО «Ротор»;
• в соответствии с законодательством РФ определять систему, формы и размер оплаты труда и материального поощрения сотрудников ООО «Ротор»;
• выносить вопросы, связанные с его деятельностью и входящие в пределы его компетенции, на рассмотрение общему собрания учредителей ООО «Ротор» в порядке, определяемом законодательством РФ и Уставом ООО «Ротор».

Директор ООО «Ротор» имеет в подчинении бухгалтера, механика, машинистов сельскохозяйственного производства, подсобного рабочего, водителя автомобиля.

Общество с ограниченной ответственностью

... других лиц в случае недостаточности имущества общества может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам. 8. Учредительные документы ответственность коммерческий ограниченный учредительный Учредительным документам Общества с ограниченной ответственностью, начиная с 01 июля 2009 года, ...

Канцелярией ООО «Ротор» заведует бухгалтер, который осуществляет не только ведение бухгалтерии, но и ведение делопроизводства.

Организационная структура ООО «Ротор» представлена в приложении А.

2.2 Характеристика организации архивного фонда и выявление недостатков в его работе в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор»

Канцелярией в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор» заведует бухгалтер. Должностная инструкция бухгалтера представлена в приложении Б.

В Обществе с ограниченной ответственностью на бухгалтера возложены не только обязанности, прописанные в должностной инструкции, но и ведение делопроизводства, а также осуществление архивной работы — учет архивных документов, фондирование и т.д.

При ознакомлении с организацией архивного фонда и фондирования документов в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор» было выявлено следующее:

• отсутствует Положение об архиве в Обществе с ограниченной ответственностью;
• в должностной инструкции бухгалтера отсутствует перечень обязанностей, относящихся к области организации архивного фонда Общества с ограниченной ответственностью «Ротор»;
• отсутствует инструкция по делопроизводству;
• не создается номенклатура дел, дела формируются хаотично, так как отсутствует формирование по определенным критериям согласно методическим рекомендациям, следовательно, и комплектование архива не ведется должным образом;
• не ведется учет выбывших из архива и поступивших на хранение документов;
• не проводится экспертиза ценности документов, не осуществляется опись документов.

Исследование условий, в которых хранятся документы, показало следующее:

• для хранения документов используются два шкафа и сейф, в котором хранятся личные дела сотрудников;
• для формирования дел используются папки, на корешках которых бухгалтер указывает год, соответствующий году создания документов;

— освещенность, влажность и температурный режим помещения соответствует Санитарным правилам и нормам СанПиН 2.2.4.548-96 «Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений» (утв. Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 1 октября 1996 г. N 21).

Таким образом, следует сделать вывод, что в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор» нарушаются все возможные предписания и рекомендации, а также Правила, регламентирующие процесс создания архивного фонда организации, его пополнение, технологию фондирования и т.д.

3. Направления совершенствования организации архивного фонда в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор»

Аналитическая часть работы курсовой продемонстрировала существенное количество недостатков в работе архива. С целью их устранения в данной главе предлагаются рекомендации.

Функции архивного фонда Общества с ограниченной ответственностью необходимо определить специальным правовым документом — Положением об архиве Общества с ограниченной ответственностью «Ротор». Положение об архиве необходимо разработать на основании Примерного положения об архиве, утв. приказом Росархива от 18.08.1992 № 176. [13]