Введение
Технический аудит
Целью внедрения технического аудита является повышение уровня безопасности движения в ОАО «РЖД» на основе систематизированного и последовательного анализа и оценки деятельности структурных подразделений по обеспечению безопасности движения.
1. Определение понятий
Аудит (проверка) — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и их объективного оценивания для определения степени соответствия критериям аудита.
Аудитор — лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита.
Безопасность — отсутствие неприемлемого риска потери.
Безопасность движения и эксплуатации железнодорожного транспорта — состояние защищенности процесса движения железнодорожного подвижного состава и самого железнодорожного подвижного состава, при котором отсутствует недопустимый риск возникновения транспортных происшествий и их последствий, влекущих за собой причинение вреда жизни или здоровью граждан, вреда окружающей среде, имуществу физических или юридических лиц. (Федеральный закон от 10.01.2003 N 17-ФЗ).
Безопасность движения поезда — свойство движения поезда находиться в неопасном состоянии за расчетное время, когда отсутствует угроза сохранности жизней и здоровья пассажиров, технического персонала, населения, сохранности грузов, объектов хозяйствования, технических средств транспортной системы.
Верификация — подтверждение на основе представления объективных свидетельств того, что установленные требования были выполнены.
Внутренние аудиты (проверки) — аудит, проводимый для внутренних целей самой организацией или от ее имени.
Выводы (наблюдения) аудита — результат оценки собранных свидетельств аудита по отношению к критериям аудита.
Группа технического аудита (аудиторская группа) — один или несколько аудиторов, проводящих аудит, при необходимости поддерживаемые техническими экспертами.
Заключение по результатам аудита — выходные данные аудита, представленные аудиторской группой после рассмотрения целей аудита и всех выводов аудита.
Компетентность — проявленные личные качества и выраженная способность применять свои знания и навыки.
Критерии аудита — совокупность политики, процедур или требований.
Несоответствие — невыполнение требования.
Область аудита — содержание и границы аудита.
Аудит менеджмента качества
... требованиям, которые установлены в договорах или технических заданиях. — Аудит должен позволить оценить влияние изменений в организации на систему менеджмента качества - организация никогда не стоит на месте, в любой организации происходят ...
План аудита — описание деятельности и мероприятий по проведению аудита.
Представитель проверяемого подразделения (далее — представитель) — специалист проверяемого подразделения, который назначается руководителем подразделения для сопровождения аудитора и ответов на поставленные им вопросы.
Проверяемое подразделение — подразделение предприятия, в котором проводится аудит (проверка).
Программа аудита — совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный интервал времени и направленных на достижение конкретной цели.
Свидетельства аудита — записи, изложение фактов или другая информация, которые имеют отношение к критериям аудита и могут быть проверены.
Система управления безопасностью движения (система менеджмента безопасности движения) — совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов управления применительно к обеспечению безопасности движения, включающая в себя элементы: структура, функции, ресурсы, деятельность по планированию, реализации, мониторингу и улучшению процессов обеспечения безопасности движения.
Технический аудит системы управления безопасностью движения — независимая экспертиза, осуществляемая путем проведения плановых, внеплановых, комплексных и тематических проверок системы управления безопасностью движения, проводимая с целью оценки технического состояния объектов железнодорожного транспорта и направленная на предотвращение негативных явлений и тенденций в производственной области, а также на повышение уровня безопасности движения.
Технический эксперт — лицо, предоставляющее аудиторской группе свои знания или опыт по специальному вопросу.
Таблица 1
Ответственность за основные виды деятельности по техническому аудиту в системе управления безопасностью движения ОАО «РЖД»
|
Деятельность |
Ответственный |
|
|
Планирование деятельности по техническому аудиту |
Руководитель отдела технического аудита |
|
|
Проведение технического аудита |
Руководитель отдела технического аудита |
|
|
Анализ деятельности по техническому аудиту |
Начальник Департамента безопасности движения |
|
|
Улучшение процесса технического аудита |
Руководитель отдела технического аудита |
|
Приоритетными направлениями при проведении технического аудита системы управления безопасностью движения (в дальнейшем — технического аудита) являются:
- предупреждение отказов в системе обеспечения безопасности движения и снижение рисков;
- анализ и оценка системы обеспечения безопасности движения на предприятии, подвергаемом аудиту;
- анализ и оценка эффективности действующей системы управления рисками;
- ранжирование процессов в соответствии с рисками безопасности, выделение процессов и услуг с высокими рисками нарушения безопасности;
- оценка результативности применяемых предупреждающих воздействий по снижению рисков;
- оценка результативности корректирующих воздействий, принимаемых руководителем процесса;
- предоставление аудиторских рекомендаций по повышению эффективности и результативности внутренних процессов.
Модель организации и контроля за обеспечением безопасности движения включает в себя: ревизорский аппарат, технический аудит системы управления безопасностью движения, ситуационный центр как на сетевом, так и на региональном уровне (рисунок 1).
Рисунок 1 Модель системы управления безопасностью движения
При проведении технического аудита СУБДП необходимо:
- на основе анализа факторов оценить систему обеспечения безопасности движения на аудируемом предприятии;
- оценить эффективность и результативность действующей системы управления рисками;
- оценить эффективность и результативность корректирующих воздействий, предпринятых руководителем процесса.
Технический аудит структурных подразделений различной формы собственности осуществляется следующим образом:
- в случае с подрядными организациями — согласование на стадии заключения договора и непосредственно перед производством работ;
- с дочерними зависимыми обществами (ДЗО) — технический аудит (по соглашению);
- со структурными подразделениями ОАО «РЖД» — внутренний технический аудит;
- Работа с подрядными организациями (на основе договорной работы с подрядчиками) включает в себя 2 этапа.
На первом этапе проводится технический аудит на стадии заключения договора и участия в тендерной комиссии на соответствие (наличие):
- лицензии (сертификата) на проведение работы;
- ресурсов и технологий (чем и как выполнять планируемый объем);
- существовавших ранее претензий к порядной организации (если имелись, то какие были приняты корректирующие меры и взыскан ли нанесенный ущерб).
В зависимости от соответствия (наличия) или несоответствия установленным требованиям дается согласование или отказ в согласовании на участие в тендере.
На втором этапе проводится технический аудит непосредственно перед проведением работ. Проводится проверка наличия всех необходимых документов:
- проекта на производство работ;
- договора по авторскому надзору (для особо значимых объектов);
- договора на техническую приемку;
- плана работ, согласованного со смежными службами, и готовность смежных служб, телеграмм на предоставление ответственных (знают ли эти ответственные о предстоящей работе, планируют ли они участвовать в этом процессе);
- проверяется обеспеченность ресурсами (готовность техники, людей и т.д.).
При наличии указанных документов и их соответствии установленным требованиям выдается разрешение на производство работ, в противном случае производство работ запрещается.
По методам выявления несоответствий и их анализу технический аудит разделяется на два уровня (рисунок 2).
Рисунок 2 Уровни технического аудита
Руководитель группы технического аудита проводит предварительное совещание с участниками проверяемого подразделения (владельца процесса).
В соответствии с планом технического аудита группа аудиторов проводит исследование проверяемого подразделения (владельца процесса) (опросы, наблюдения, экспертизу и анализ документации и выполнения деятельности на проверяемых объектах, выполнение корректирующих и предупреждающих действий).
В ходе аудита аудиторы записывают наблюдения.
Аудиторы документально оформляют результаты аудита в рабочих листах.
На основании изучения полученных в ходе аудита данных проводится предварительный анализ полученных результатов.
По итогам анализа руководитель группы технического аудита принимает решение о включении полученных результатов в отчет.
В соответствии с планом аудита руководитель группы технического аудита проводит итоговое совещание с участниками проверяемого подразделения (владельца процесса).
По итогам совещания оформляется протокол установленной формы.
На итоговом совещании руководитель группы технического аудита представляет выявленные несоответствия, возможные риски для СУБДП, предложения аудиторов по корректирующим и предупреждающим действиям.
технический аудит безопасность движение
Руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса) в недельный срок проводит анализ отчета (анализ причин и обсуждение действий по устранению несоответствий).
Руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса) определяет корректирующие действия (КД) по устранению выявленных несоответствий.
Руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса) согласовывает КД с руководителем группы технического аудита.
В соответствии со сроками, установленными в Карте регистрации несоответствий, руководитель проверяемого подразделения (владелец процесса) проводит корректирующие действия.
В соответствии с установленными сроками руководитель подразделения (предприятия) контролирует выполнение КД и их результативность.
После представления результатов КД информация о выполнении КД вносится в журнал
Итогом технического аудита является заключение аудиторов об уровне обеспечения гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса в проверяемом подразделении, оценка работы руководителя по анализу несоответствий, выявленных при всех видах проверок: технических аудитах 1 и 2 уровней и проверок надзорных органов, а также по выполнению корректирующих действий.
Технический аудит считается завершенным, когда вся деятельность, предусмотренная планом аудита, выполнена, и отчет по аудиту представлен причастным службам.
Технический аудит основывается на предотвращении проблем. При выявлении проблемы особое значение приобретают:
- раннее выявление проблемы;
- ее глубина;
- поиск ее коренной причины;
- предотвращение рецидивов.
При техническом аудите проверяется выполнение корректирующих и предупреждающих действий по несоответствиям, выявленным владельцами процессов (руководителями подразделений), при определении проблем ситуационными центрами, при ревизорских проверках и предыдущих технических аудитах.
Руководитель проверяемого подразделения несет ответственность за обеспечение планирования и выполнения корректирующих действий, а так же определяет необходимость выполнения предупреждающих действий.
Планирование и выполнение корректирующих действий включает в себя:
- анализ причин несоответствия;
- реализацию мер по смягчению оказанных воздействий (коррекция — устранение последствий) выявленного несоответствия;
- оценку необходимости разработки и планирование корректирующих действий, сроков их реализации, необходимых для устранения причин несоответствий и определение ответственных за выполнение корректирующих действий;
- реализацию запланированных корректирующих действий.
Планирование и выполнение предупреждающих действий включает в себя:
- определение области для принятия предупреждающих действий (анализ потенциальных несоответствий);
- реализацию мер, направленных на предупреждение несоответствий.
Руководитель проверяемого объекта технического аудита организует анализ причин выявленных несоответствий, при необходимости создавая рабочую группу с привлечением аудиторов, руководителей и специалистов причастных служб для принятия коллегиального решения.
Результаты анализа причин выявленных несоответствий служат основой для разработки коррекции, корректирующих и предупреждающих действий.
Результаты анализа причин оформляются протоколом.
Для принятия решения о необходимости предупреждающих действий оцениваются риски возникновения проблем в следующей последовательности:
- идентификация рисков;
- построение их в иерархической последовательности;
- оценка значимости риска по определенным критериям;
- постановка цели по снижению значимости риска;
- определение средств уменьшения значимости по отношению к этим целям;
- планирование и внедрение процессов, способствующих реализации поставленных целей.
Меры по устранению последствий выявленного несоответствия должны выполняться в возможно короткие сроки.
Предлагаемое корректирующее (предупреждающее) действие должно отвечать следующим требованиям:
- обоснованности, то есть должно быть хорошо аргументированным, основываться на убедительных доказательствах;
- выполнимости, то есть должно учитывать практические возможности его реализации;
- непротиворечивости, то есть не должно содержать мер, несовместимых или несогласованных с другими мерами в системе менеджмента;
- адресности, то есть предусматривать его конкретных исполнителей в соответствии с их компетентностью и должностными обязанностями;
- определенности во времени, то есть должно содержать конкретные сроки его реализации;
- своевременности, то есть должно приниматься в надлежащее время и не допускать дальнейшего усложнения проблемы;
- результативности, то есть должно предусматривать действенный результат при его исполнении.
В случае реализации коррекции руководитель проверяемого объекта обязан представить руководителю отдела технического аудита информацию о выполнении коррекции (факс, электронная почта и т.д.).
На основании анализа причин возникновения выявленного несоответствия, руководитель проверяемого объекта принимает решение о необходимости применения корректирующих (предупреждающих) действий.
При необходимости создается межфункциональная рабочая группа с привлечением специалистов причастных служб и аудиторов.
По предложениям межфункциональной рабочей группы руководитель проверяемого объекта разрабатывает план корректирующих и предупреждающих действий.
Руководитель проверяемого объекта должен согласовать с руководителем группы технического аудита (по факсу, электронной почте) план мероприятий по корректирующим (предупреждающим) действиям в срок не позднее 10 дней с момента подписания карты регистрации несоответствий.
План корректирующих (предупреждающих) действий должен включать следующие графы:
- корректирующие (предупреждающие) действия;
- срок реализации;
- ответственный за выполнение корректирующих (предупреждающих) действий персонал.
В случае возникновения разногласий между руководителем группы технического аудита и руководителем проверяемого объекта, решение по корректирующим/(предупреждающим) действиям принимает руководитель структурного подразделения, к которому относится проверяемый объект.
Руководитель проверяемого объекта должен обеспечить внедрение запланированных корректирующих (предупреждающих) действий в согласованные с руководителем аудиторской группы сроки. Если руководитель проверяемого объекта не может осуществить выполнение корректирующих (предупреждающих) действий на своем уровне, он обязан в письменном виде поставить об этом в известность вышестоящее руководство.
Руководитель проверяемого объекта обязан представить руководителю группы технического аудита информацию о выполнении корректирующих (предупреждающих) действий в течение 10 дней с момента реализации корректирующего (предупреждающего) действия.
В случае если корректирующие (предупреждающие) действия не выполнены вовремя, руководитель группы технического аудита и руководитель (представитель) проверяемого объекта анализируют причины несвоевременного выполнения мероприятий, согласовывают новые сроки и мероприятия по выполнению корректирующих (предупреждающих) действий.
Литература
1. Осипов С. А. Техническая эксплуатация железных дорог и безопасность движения [Электронный ресурс]: автоматизированная обучающая система (для профессий по распоряжению ОАО РЖД от 26.03.2013 №731р приложение 3) / С. А. Осипов, В. К. Сафронов ; Учебно-методический центр по образованию на железнодорожном транспорте. Прогр. СПб.: Учебно-методический центр по образованию на железнодорожном транспорте, 2001 — 2013.
2. ОАО «Российские железные дороги». Об организации и оснащении производств, проведении внутренних технических аудитов, реализации корректирующих и предупреждающих действий в локомотивном, вагонном и инфраструктурном комплексах [Текст]: распоряжение ОАО «РЖД» от 21.11.2012 № 2349р / ОАО «Российские железные дороги». Екатеринбург: УралЮрИздат, 2014. 35 с.
3. Распоряжение от 2 сентября 2013 г. N 1887р Об утверждении методики определения причинно-следственных связей нарушения безопасности движения.
4. Распоряжение от 6 ноября 2013 г. N ЦД-238 р О вводе в действие Положения о порядке организации, проведения внутренних технических аудитов в системе управления безопасностью Центральной дирекции управления движением — филиала ОАО «РЖД».
5. Распоряжение от 4 июля 2013 г. N 1498 р Об утверждении Руководства по созданию системы менеджмента безопасности движения в холдинге «РЖД».
6.Министерство транспорта Российской Федерации Приказ от 18 декабря 2014 года N 344 Об утверждении Положения о классификации, порядке расследования и учета транспортных происшествий и иных событий, связанных с нарушением правил безопасности движения и эксплуатации железнодорожного транспорта.
7. Положение от 6 июля 2014г. № 286 об организации внутреннего аудита в холдинге «РЖД».
8. ГОСТ Р ИСО 19011-2012 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента.
9. Стандарт ОАО «РЖД» СТО РЖД 05.514.1-2014 Аудиты в системе менеджмента безопасности движения ОАО «РЖД». Основные положения.
10. Стандарт ОАО «РЖД» СТО РЖД 1.02.514.3-2014 Аудиты в системе менеджмента безопасности движения ОАО «РЖД». Требования, предъявляемые к аудиторам.
11. Стандарт ОАО «РЖД» СТО РЖД 1.05.502-2007 Внутренние аудиты процессов корпоративной интегрированной системы менеджмента качества ОАО «РЖД». Требования, предъявляемые к аудиторам.
12. Стандарт ОАО «РЖД» СТО РЖД 1.05.509. 16-2008 Система управления эффективностью поставок. Руководство по проведению проверок системы менеджмента качества поставщиков и производителей.
13.Стандарт ОАО «РЖД» СТО РЖД 1.05.514. 4-2008 Система обеспечения качества локомотивов. Методика проведения аудита изготовителей локомотивов.
14.Стандарт ОАО «РЖД» СТО РЖД 1.05.501-2007 Внутренние системные аудиты корпоративной интегрированной системы менеджмента качества ОАО «РЖД». Основные положения.
15.Стандарт ОАО «РЖД» СТО РЖД 1.15.005-2009 Система внутреннего аудита управления охраной труда и промышленной безопасностью в ОАО «РЖД».
