Стремление работать с максимальной экономической отдачей заставляет сегодня многие предприятия реформировать как свою внутреннюю организационную структуру, так и методы управления бизнесом. Однако даже самые убежденные и последовательные «реформаторы» нередко упускают из вида такой важный элемент, как внутренний финансовый контроль.
Главная задача такого контроля заключается в том, чтобы обеспечить предприятию стабильное положение и аккумулировать его ресурсы для выполнения стратегических планов. Еще одна его цель — в том, чтобы избежать нарушений и злоупотреблений, которые почти неизбежно возникают там, где отсутствует систематический подход к работе с финансами.
В общих чертах эта разновидность внутреннего контроля представляет собой инструмент для анализа практики работы предприятия в финансовой сфере. И при его внедрении удается не только обнаружить всевозможные просчеты и ошибки, но и наметить пути для оптимизации деятельности компании.
Ключевой показатель, свидетельствующий о стабильном положении предприятия, — это уровень и динамика его финансовых результатов. Хорошие результаты в данной области в частности позволяют «за глаза» предполагать, что деятельность компании оптимизирована, капитализация высока, а получаемая прибыль позволяет фирме развиваться дальше и рассчитывать на положительные финансовые результаты в будущем.
Об оптимальной динамике финансовых результатов можно судить на основании роста ряда показателей: доходности капитала, рентабельности, собственного капитала, скорости оборота капитала.
Однако, чтобы более детально оценить финансовое состояние и имущественное положение предприятия, требуется детальный контроль за целым рядом дополнительных параметров. В частности в сфере внимания контролеров должны быть технико-организационный уровень функционирования предприятия, показатели эффективности использования производственных ресурсов, результаты основной и финансовой деятельности, рентабельность продукции, оборачиваемость и доходность капитала, платежеспособность.
Впрочем, для углубленного анализа этих параметров, как правило, не хватает. Детальный финансовый контроль предусматривает дополнительные блоки оценки: контроль финансовых результатов деятельности предприятия, контроль имущественного и финансового состояния предприятия, контроль деловой активности и эффективности деятельности предприятия.
Доходы предприятий организаций , показатели финансовых результатов ...
... предприятий и их использование Доходами организации доходы от Доходами от обычных видов деятельности является выручка от продажи продукции и товаров, поступления, связанные с выполнением работ, ... Основной целью данной курсовой работы является всесторонний анализ доходов, получаемых предприятием, а также поиск ... прибыли от реализации продукции полученный результат корректируют на изменение прибыли в ...
Этими обстоятельствами обусловлена актуальность выбранной темы курсовой работы. В этой связи, цель настоящей курсовой работы заключается в изучении и исследовании основных задач и направлений внутреннего финансового контроля в современных условиях, а также особенностей контроля и ревизии операций с основными средствами, овладение навыками составление плана, программы и акта ревизии, составление схем документооборота.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНУТРЕННЕГО, ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ
Система контроля деятельности предприятия как понятие сформировалось к началу XX столетия в виде совокупности трех элементов: разделение полномочий, ротация персонала, использование и анализ учетных записей. Позже функции внутреннего контроля значительно расширились, преобразовавшись в организацию и координирование действий, направленных на обеспечение сохранности активов, проверку надежности учетной информации, повышение эффективности операций, следование выбранной политике (стратегии и тактике).
Система внутреннего контроля формировалась в процессе совершенствования производственных отношений.
Несмотря на накопленный опыт в управлении и контроле мировая практика производственных отношений не предлагает способы полного устранения противоречий, но позволяет изучить причины их возникновения и сгладить некоторые последствия.
Неэффективность использования разного рода ресурсов — людских, финансовых, материальных, отсутствие полной, исчерпывающей и своевременной информации необходимой для принятия правильных управленческих решений, искажение отчетности (непреднамеренное и преднамеренное), мошенничество со стороны персонала и менеджеров высшего звена – далеко не полный перечень проблем, с которыми сталкивается собственник и инвестор в российской действительности. Подобных проблем нельзя избежать, но можно снизить предпринимательский риск, использую извечный принцип, актуальный в мировой практике производственных отношений – «доверяй, но проверяй».
Для анализа этих проблем, необходимо определить и сформулировать причины их возникновения, назовем некоторые из них:
Значимость внутреннего контроля на предприятии обеспечивается эффективностью и целесообразностью контрольных мероприятий. Понимание эффективности значительно шире таких понятий как контроль ради контроля. Организация контроля ради контроля может привести к неоправданным затратам таким как увеличение контролирующего персонала, где эффективности не будет места. Руководство предприятия заинтересовано в предотвращении случаев мошенничества на своем предприятии (хищений, злоупотреблений служебным положением и пр.), однако атмосфера всеобщей подозрительности, тотального надзора за каждым сотрудником не должна быть целью организации системы внутреннего контроля.
В недалекой истории России, во времена так называемой командно-административной экономики, внутренний контроль осуществлялся на ведомственном уровне (министерства и ведомства), на административном уровне (предприятия и организации), на уровне технологии (контроль качества).
Внутренний контроль на предприятии. Внедрение системы внутреннего ...
... Как система контроля деятельности предприятия это понятие сформировалось к началу XXстолетия в виде совокупности трех элементов: разделение полномочий, ротация персонала, использование и анализ учетных записей. Позже функции внутреннего контроля значительно расширились, преобразовавшись в организацию ...
Ведомственный контроль осуществлялся методически, когда налоговые и методологические изменения доводились до организаций в виде ведомственных инструкций и указаний. Другим видом ведомственного контроля считалась ведомственная отчетность, которая осуществлялась параллельно с налоговой, но в более детализированной форме (министерства и ведомства самостоятельно разрабатывали формы отчетности, перечень базовых показателей).
Исполнение ведомственных и методический указаний страховало администрацию подведомственного предприятия от ошибок в области применения налогового, трудового и др. законодательств.
Самым существенным видом ведомственного контроля считалась ревизия. При министерствах и ведомствах существовали подразделения осуществляющие ревизии, на предмет соответствия деятельности подведомственных предприятий указаниям вышестоящих организаций, а также обеспечивающие ведомственный контроль за сохранностью средств и имущества.
Административный контроль осуществлялся руководством организации на уровне разработки должностных инструкций, приказов по предприятию и в виде контроля за исполнением приказов.
Контроль за качеством продукции осуществлялся ОТК (отделом технического контроля).
Критерии оценки качества определялись ГОСТами и ТУ (техническими условиями).
Отказ от командно-распределительной экономики в пользу рыночных отношений поставил собственника перед необходимостью самостоятельно определять методы внутреннего контроля. Доверяя управление предприятия администратору (высшему менеджеру), собственник вынужден формировать систему внутреннего контроля, которая в состоянии обеспечить выполнение стратегических и тактических задач поставленных перед администрацией, а также контроль за активами предприятия (имуществом и денежными средствами).
На уровне управления экономической единицей имеет место как внешний финансовый контроль, осуществляемый внешними по отношению к организации субъектами контроля (органы государства, аудиторские организации, контрагенты по финансово-хозяйственным договорам, кредиторы, контроль со стороны собственника и т. д.), так и внутренний финансовый контроль, осуществляемый самой организацией на уровне управления (система внутреннего контроля, организованная на предприятии, ревизионная группа и иная структура, созданная для проведения контрольных действий, в т.ч. и подразделение внутреннего аудита).
Внешний и внутренний финансовый контроль в совокупности образуют систему финансового контроля хозяйствующих субъектов.
Функционирование предприятия поддерживается некой системой мер, организованной собственником или администрацией. Контроль, за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, осуществляется как собственными силами (внутренний контроль и внутренний аудит), так и с помощью сторонних специалистов (внешний контроль или внешний аудит) [4, 5].
Система внутреннего контроля организуется руководством предприятия для того, чтобы:
По функциональным признакам контрольные действия классифицируется следующим образом:
1. Контроль полномочий. Суть в том, что любая хозяйственная операция — это результат исполнения своих функций всеми участниками хозяйственного процесса начиная от исполнителя и заканчивая должностным лицом, ответственным за принятое решение. Контроль проявляется в обеспечении выполнения только тех хозяйственных операций, которые целесообразны для организации. Такой контроль является оперативным, его цель предотвратить злоупотребления и не допустить нецелесообразные операции. Контроль отслеживает изменения и исправления учетных записей, их правомерность, на предмет обязательного наличия соответствующих разрешений.
Финансовый контроль на предприятии
... установленные расчетами сроки. Система внутреннего контроля за финансовой деятельностью предприятия внутреннего контроля может быть подразделена на три составляющих: контрольная среда - набор характеристик, который определяет служебные взаимоотношения, благоприятные для контроля на предприятии; система бухгалтерского учета предприятия политика и ...
2. Контроль документального оформления. Суть в том, что любая хозяйственная операция должна быть должным образом оформлена. При оформлении хозяйственных операций учетный работник должен следовать главному правилу счетоводства – хозяйственная операция должна оформляться соответствующим документом (требование соблюдения формы), документ должен содержать всю необходимую информацию (требование соблюдения содержания формы), операция должна быть разрешена руководством (требование целесообразности).
Любой первичный документ (приходный или расходный кассовый ордер, накладная, бухгалтерская справка) подтверждает хозяйственную операцию только в том случае, если имеет разрешительные подписи распорядителей финансовых средств предприятия, как правило, это руководитель и главного бухгалтер. Для бухгалтера-оператора, кладовщика и для кассира подпись главного бухгалтера является прямым указанием о занесении хозяйственной операции в регистры бухгалтерского учета. Этот вид контроля создает условия, чтобы правильно оформления операций в учетных записях (в правильной сумме, на правильном счете, на правильную дату и т.д.).
3. Контроль сохранности. Любой актив предприятия не должен быть бесхозным. Приобретенная материальная ценность – отвлечение средств предприятия. Приобретенное оборудование должно приносить предприятию прибыль, а не простаивать на складе. Введенное в эксплуатацию оборудование должно выполнять свои функции – переносить часть своей стоимости на продукцию, в конечном итоге приносить прибыль. Контроль проявляется в том, чтобы принятое к учету имущество, приобретенный актив или денежные средства не могли быть неправильно использованы и использовались по своему прямому назначению (например, незаконно присвоено, украдено, оставлено без присмотра и т.д.) [6].
Такая классификация дееспособна при условии должностного разграничения полномочий сотрудников, определяющих целесообразность хозяйственной операции, осуществляющих отражение активов в учетных регистрах и осуществляющих контроль за сохранностью этих активов. Отсутствие должностного разделения обязанностей в сочетании с недостаточным внутренним контролем может привести к возникновению злоупотреблений и мошенничества.
В компьютеризированных системах бухгалтерского учета классификация внутреннего контроля проводится аналогично с той лишь разницей, что в компьютеризированных системах несанкционированное вмешательство, ограниченно, т.к. средства контроля встроены в программное обеспечение. Внутренний контроль в компьютеризированных системах обычно подразделяется на общие и прикладные средства контроля.
Цель общих средств внутреннего контроля — обеспечить должную разработку и функционирование прикладных средств, а также целостность программ, базы данных и надежность компьютеризированных операций. Для этих целей в программные продукты встраиваются средства контроля, например – ограничения доступа ко всей базе данных (наличие пароля для к базе данных и к алгоритмам расчетов), ограничения доступа к локальной базе данных (наличие пароля для входа в конкретный участок учета), ограничения полномочий оператора (запрещение некоторых команд с АРМ-бухгалтера, например удаление или исправление документа).
Предприятие в системе национальной экономики
... экономическая сущность предприятия, его виды и цель функционирования. I Предприятие в системе национальной экономики 1.1 Предприятие - основное звено экономики 1.1.1 Предпринимательство и предприятие Предпринимательская деятельность ... происходящим на уровне предприятия, только как надстрочные, вторичные явления. Любые изменения в системе хозяйственного управления будут бессмысленными, если ...
Прикладные средства контроля определяются как средства, связанные с текущими операциями и постоянными данными конкретной компьютерной системы учета, и, следовательно, они являются специфическими. Цель, прикладных средств контроля – обеспечить полноту и точность учетных записей, а также законность документов, являющихся результатом обработки данных. Такой контроль может осуществляться на этапах ввода, обработки и вывода информации из компьютера.
Для большинства предприятий общими являются следующие требования к системе внутреннего контроля (от общего контроля до более специфичных видов внутреннего контроля):
1. Должна существовать четко определенная организационная структура, в рамках структуры должны быть определены жесткие функции, показывающие, кто и за что конкретно отвечает.
2. Необходима информационная система управления (эффективный график документооборота), обеспечивающая своевременность и достаточность информации. Эта система должна включать в себя эффективные инструменты составления внутренней отчетности, калькуляции затрат на производство, контроля за исполнением планов, анализа альтернативных решений и прогнозирования.
3. Необходима детализация должностных прав, обязанностей и ответственности.
4. Необходимы программы обучения персонала, а также программы повышения квалификации.
5. Должны быть децентрализованы и детализированы полномочия ответственных лиц (право разрешительной подписи при заказе товаров и услуг, подписании чеков, выдаче денег, найме на работу и т.д.) (принцип ограничения полномочий)
6. Не должно быть ни одного лица, которое бы совмещало одновременно три основополагающие функции внутреннего контроля — санкционирование, учет, хранение (принцип разделения обязанностей).
7. Во избежание злоупотреблений должно проводиться периодическое перераспределение обязанностей (принцип ротации обязанностей) [11].
Любая деятельность внутри экономической системы происходит в рамках двух подсистем: управляемая подсистема, построенная для достижения заданных целей экономической системы и управляющая подсистема, призванная координировать действия управляемой системы в зависимости от внутренних и внешних условий. Обмен информацией между этими подсистемами происходит по коммуникационным каналам связи. Любой сбой в обмене информации может привести к негативным для системы последствиям, это могут быть сбои технологического характера, в снабжении или сбыте. Для обеспечения качественной связи между двумя подсистемами организуется система контроля предприятия, пронизывающая организационную структуру экономической системы. В качестве инструмента воздействия системы управления на управляемую подсистему используются: политика управления, различные процедуры и правила, инструкции, бюджеты центров ответственности, организованная по специфическим правилам система учета и отчетности, график документооборота и др.
Исследование систем автоматического управления
... амплитуде и по фазе. Во второй части мы рассматриваем применение методов теории игр для рационального принятия решения на конкретном примере. Математические расчеты построение графиков, произведенные в курсовой работе, выполняются с помощью ...
Система управления направлена, в конечном итоге, на создание необходимых предпосылок и повышение вероятности того, что компания в целом и менеджеры компании в частности достигнут поставленных целей.
В рыночной экономике, когда важнейшая цель каждого хозяйствующего субъекта является достижение эффективности хозяйственной деятельности, получение максимально возможной прибыли, значение финансового контроля возрастает. Благодаря хорошо поставленному контролю обеспечивается получение достоверной информации, ее соответствие реальному положению дел в каждом звене финансовой системы. С помощью финансового контроля руководство предприятия может осуществлять эффективное финансово-хозяйственное управление, а собственники — следить за управляющими и капиталом, что позволяет предоставить определенные гарантии для привлечения в экономику частных инвестиций и личных средств граждан.
Осуществление финансового контроля на предприятии связано с обнаружением отклонений от принятых стандартов и нарушений принципов законности, эффективности, рациональности и экономии расходования материальных ресурсов на возможно более ранней стадии. Своевременно выявленные нарушения позволяет принять корректирующие меры, привлечь виновных к ответственности, получить компенсацию за причиненный ущерб, осуществить мероприятия, направленные на предотвращение таких нарушений в будущем.
Объектом контроля является экономическая система с ее внутренними и внешними связями, условно к объектам контроля можно отнести органы управления, деятельность которых непосредственно связана с процессами, происходящими в экономической системе.
Предметом финансового контроля на предприятиях выступают процессы формирования и использования финансовых ресурсов.
Конечной целью внутреннего финансового контроля является выявление отклонений в эффективности управления финансовыми ресурсами и в своевременном принятии соответствующих корректирующих и превентивных мер. Стоимостный характер оценок в финансовом контроле проявляется во всех подсистемах экономической системы и сопровождает весь процесс возникновения и движения финансов предприятия.
Внутренним контролем используются приблизительные, но оперативные оценки. В то же время для внутреннего контроля важна каждая деталь. Своевременно незамеченный симптом может привести к существенным нарушениям функционирования системы [9].
Для большинства предприятий общими являются следующие требования к системе внутреннего контроля:
Правильно организованная система внутреннего контроля имеет следующие явно проявляющиеся характеристики: Непосредственная цель внутреннего контроля – обеспечение соблюдения всеми сотрудниками своих должностных обязанностей в соответствии с целями организации. Цель внутреннего контроля во времени непрерывна и достигается только на короткое время. Внутренний контроль организуется исходя из целей и задач управления предприятием.
Исходя из целей (конечная и непосредственная), перед внутренним контролем ставятся задачи, способные обеспечить:
Исследование внутренней среды торгового предприятия, направленное ...
... преддипломной практики. 3.. Материалы учебных пособий по экономике, научных статей, стандартов, документы по финасново-хозяйственной деятельности организации. 4. Содержание дипломной работы: ВВЕДЕНИЕ . ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЫ ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ .. Экономическая ...
Условия, в которых осуществляется контроль, включают наличие соответствующей структуры управления, способной выявлять, предупреждать и исправлять ошибки, а также прогнозировать и снижать предпринимательские риски.
Предприятия достигают целей контроля путем разработки и внедрения процедур контроля на разных уровнях организации и на разных уровнях обработки данных. Разработка и внедрение процедур контроля осуществляется для того, чтобы получить уверенность в законности осуществляемых хозяйственных операций, в том, что информация по каждой операции зарегистрирована своевременно и в полном объеме, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним могут быть выявлены, что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности отражена в учетных регистрах и что доступ финансовым документам, к активам и связанным с ними документам контролируется.
В обобщенном виде конкретные процедуры внутреннего контроля представим следующим образом:
Для успешной работы организации необходим эффективный механизм управления, элементом управления является постоянно действующая система внутреннего контроля.
Система внутреннего контроля — это совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством экономического субъекта для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажений информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) информации.
Система внутреннего контроля состоит из элементов:
- система бухгалтерского учета;
- контрольная среда;
- средства контроля.
Система бухгалтерского учета — это совокупность форм и методов, регламентированных нормативными актами (законодательство РФ, стандарты, локальные нормативные акты предприятия) и обеспечивающих учет активов и обязательств, который в свою очередь позволяет формировать достоверную финансовую (бухгалтерскую) отчетность. Важным элементом контроля системы бухгалтерского учета в отношении всей структуры предприятия является график документооборота. Организацию документооборота на предприятии и контроль за исполнением требований графика документооборота, осуществляет главный бухгалтер предприятия. Наличие графика документооборота на предприятии это свидетельство функционирования системы внутреннего контроля. Для понимания значения графиков в системе контроля необходимо различать статические и динамические графики документооборота.
Статические графики представляют собой порядок оборота каждого вида документа на предприятии, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. Эти графики на разных предприятиях отличаются несущественно — практически только составом документов, специфических для каждого предприятия.
Динамические графики документооборота представляют собой организационную структуру конкретного предприятия с наложенной на нее схемой обмена документами. В отличии статического графика здесь имеет место ответственные лица, их роль и ответственность за выполнение требований графика документооборота. Составление динамических графиков требует от главного бухгалтера хороших знаний бизнеса предприятия и его организационной структуры, мобилизации творческих и аналитических способностей.
Совершенствование процесса контроля в организации
... курсовой работы, рассмотрим — теоретико-методологические аспекты (основы) изучения функционирования системы контроля в организации. ... деятельности организации; управление внутренней динамикой финансовых средств организации в ... оценка эффективности 3 главных направления финансовой деятельности организации: ... системе повышения их квалификаций и переподготовки. Достоверность полученных результатов курсового ...
Контрольная среда – это предмет оценки действий системы контроля экономической системы в целом, через оценку действий руководства по поддержанию внутреннего контроля на предприятия.
Контрольная среда экономического субъекта включает, в частности:
Основные принципы и методы управления. Руководство предприятия должно создать и поддерживать атмосферу контроля. Атмосфера контроля – это условия и ограничения, определяемые для персонала. Одним из наиболее важных элементов создания соответствующей атмосферы является добросовестное и честное отношение к обязанностям, которое воспитывается на основе соответствующего примера и объективной оценки работы сотрудника руководством.
Организационная структура предприятия. Необходимым условием функционирования управляемой и управляющей подсистем является соответствие структуры управления бизнесу в целом. Нагромождение контролирующих структур уменьшает прибыль предприятия без адекватной отдачи от избыточного контроля. И наоборот необоснованное сокращение структур с распорядительно-финансовыми и контрольными функциями приводит к искажению информации, которая ложится в основу управленческих решений. Залогом предупреждения случаев мошенничества, является адекватная бизнесу и четкая организационная структура предприятия. Для предупреждения сбоев в системе управления необходимы мониторинг и диагностика информационных потоков формируемых на предприятии, избыток или недостаток информации, излишнее дублирование, искажение информации на входе и выходе и др. – характеристики, указывающие на соответствие (несоответствие) организационной структуры бизнесу в целом. Другим важным аспектом контроля является анализ информационных потоков, который помогает понять механизм работы предприятия. В процессе изучения информационных связей и информационных потоков получают представление о механизмах возникновения движения и обработки информации, а также направленности и интенсивности документооборота на предприятии. Цель анализа информационных потоков – выявление мест дублирования, причины избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и искажений.
Кадровая политика предприятия. Третьим важнейшим элементом в создании соответствующей структуры контроля является правильная оценка кандидатов при приеме на работу (кадровая политика).
В качестве определения значимости кадровой политике приведем некий статистический пример «Исследования показали, что 30% всего населения вообще не относятся к категории честных, еще 30% можно назвать честными лишь относительно (т.е. они честны тогда, когда стоит быть честным, а когда честным быть не обязательно – ведут себя исходя из обстоятельств) и лишь 40% честны всегда».
Как правило, работодателю приходиться иметь дело с различными и часто не самыми удачными комбинациями таких качеств, как честность, добросовестность и профессионализм. При отборе работников необходимо придерживаться «золотой середины» — уметь находить честных, порядочных и квалифицированных специалистов и создавать условия для сохранения и приумножения этих качеств. Уже сегодня многие российские крупные и средние компании применяют на практике наработанный мировой и отечественный опыт в подборе кадров.
Теории денег и принципы организации денежного обращения
... изучение теории денег и принципы организации денежного обращения, объектом - деньги, их эволюция, функции, а также их роль в системе общественно-экономических отношений, принципы денежного обращения в России. Основными ... в форме монеты представлялись как вернейшее средство, мера для материальной жизни в торговле и обороте. Высказывал идею, что металлические деньги обладают «внутренней ценностью». ...
Функциональные обязанности и распределение функциональных обязанностей, ответственности и полномочий. При приеме на работу каждый сотрудник должен ознакомиться со своими обязанностями и требованиями руководства к будущему работнику. Согласившись на требования, работник обязан будет выполнять их в процессе своей деятельности. Функциональные обязанности должны быть четко регламентированы, определены права, обязанности и функции, которые будет выполнять сотрудник. Распределение функциональных обязанностей между сотрудниками одного подразделения необходимо осуществить таким образом, чтобы один сотрудник не дублировал действия другого сотрудника. В этом случае, необходимо различать профессиональные обязанности от контрольных действий, заложенных в должностные обязанности. На примере учетного персонала бухгалтерии можно наглядно представить, как контрольные функции выявляют ошибку или нецелесообразную хозяйственную операцию:
1. при вводе первичных документов отчета кладовщика в бухгалтерскую программу обороты и сальдо отчета могут содержать расхождения с данными, сформированными бухгалтерской программой;
2. как контрольную процедуру следует рассматривать вторую подпись главного бухгалтера на документах, своей подписью главный бухгалтер сообщает бухгалтеру-оператору, что такая хозяйственная операций законна и подлежит отражению в бухгалтерских регистрах, т.е. первая подпись легитимна. Подписывая документ, главный бухгалтер обязан сверить первую подпись с приказом руководителя на предмет соответствия подписи должностного лица и правомочности этого лица совершать данную хозяйственную операцию.
Внутренняя отчетность для целей финансового учета и управления. График документооборота это главный элемент системы контроля. За организацию документооборота ответственность несет главный бухгалтер предприятия, в рамках своей компетенции он формирует документооборот для целей правильной организации учета и своевременности создания финансовой отчетности. Для целей управленческого учета, может быть сформирован и поддерживаться иной документооборот — предоставление оперативной информации для руководства.
Средства контроля – это процедуры оценки системы по направлениям: контроль в сфере планирования и контроль исполнения. Контрольные процедуры должны обеспечивать:
Состояние системы контроля зависит от политики высшего руководства предприятия, от стратегии и тактики управления в целом. Внутренний контроль строится по следующим направлениям: Для оценки состояния контрольной среды, анализируются сведения об организации внутреннего контроля именно в этих направлениях [10].
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ
2.1 Направления и принципы внутреннего финансового контроля
В зависимости от масштабов деятельности предприятия, его индивидуальных особенностей работы, целей и задач, поставленных руководителем перед службой внутреннего финансового контроля, направлениями контроля могут быть:
11)контроль над выполнением инвестиционных и прочих проектов;
12)контроль надежности информации, представляемой системе управления;
13)организация взаимодействия с внешними контролерами, представителями проверяющих и контролирующих органов, организация внутренних расследований, создание контрольных комиссий по расследованию каких-либо обстоятельств. Кроме того, к данным направлениям следует прибавить контрольные мероприятия по всем интересующим руководителя субъекта вопросам.
Критерием эффективности системы внутреннего контроля служит соблюдение принципов внутреннего контроля организации.
1. Принцип ответственности.
2. Принцип сбалансированности.
3. Принцип подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации.
4. Принцип своевременного сообщения об отклонениях.
5. Принцип ущемления интересов.
6. Принцип интеграции.
7. Принцип заинтересованности администрации.
8. Принцип компетентности, добросовестности и честности субъектов внутреннего контроля.
9. Принцип соответствия.
10. Принцип постоянства.
11. Принцип приемлемости методологии внутреннего контроля.
12. Принцип непрерывности развития и совершенствования.
13. Принцип приоритетности.
14. Принцип комплексности.
15. Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы внутреннего контроля.
16. Принцип оптимальной централизации.
17. Принцип единичной ответственности.
18. Принцип функциональных потенциальных имитаций.
19. Принцип регламента.
20. Принцип разделения обязанностей.,
21. Принцип разрешения и одобрения.
22. Принцип взаимодействия и координации.
Важным аспектом функционирования системы внутреннего контроля является выполнение принципов данной системы, соблюдение которых повысит доверие к ней как внешних пользователей и ревизоров, так и внутренних пользователей данными контроля.
Контроль необходимо осуществлять на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб организации.
Совокупность указанных принципов является основанием эффективности системы внутреннего контроля [10, 12].
2.2 Классификация системы внутреннего контроля
Чтобы глубже понять сущность системы контроля как важной управленческой категории, раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить особенности различных ее составляющих, необходимо ее классифицировать в соответствии с различными признаками.
Важнейший классификационный аспект внутреннего контроля — формальный. Выбор формы внутреннего контроля зависит от сложности организационной структуры, правовой формы, видов и масштабов деятельности, целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности, отношения руководства организации к контролю. Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля — внутренний аудит.
Организация внутреннего контроля в форме внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, для которых характерны усложненная организационная структура; многочисленность филиалов, дочерних компаний; разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования; стремление органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.
Кроме задач чисто контрольного характера внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование. К институтам внутреннего аудита относят и ревизионные комиссии (ревизоров), деятельность которых регламентирована действующим законодательством. Этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах.
Известны следующие типы внутреннего контроля:
— неавтоматизированный контроль — осуществляется непосредственно его субъектами без применения автоматических средств;
— не полностью автоматизированный контроль — осуществляется его субъектами с применением автоматических средств регистрации, обработки, измерения и т.п. (например, контроль качества работы производственного оборудования с помощью технологии штрихового кодирования обрабатываемых узлов и деталей);
— полностью автоматизированный контроль — осуществляется целиком в автоматическом режиме под управлением субъектов внутреннего контроля.
Внутренний контроль целесообразно классифицировать и по значимости субъектов внутреннего контроля:
— субъекты внутреннего контроля первого уровня — это участники (собственники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов);
— субъекты внутреннего контроля второго уровня — непосредственно в их функции не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования);
— субъекты внутреннего контроля третьего уровня — выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей (функций), которые за ними закреплены непосредственно (работники планово-диспетчерского, планово-экономического отделов, отдела кадров);
— субъекты внутреннего контроля четвертого уровня — осуществляют контрольные и другие функции (административно-управленческий персонал; персонал, обслуживающий компьютерные системы; сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности);
— субъекты внутреннего контроля пятого уровня — в их функции входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, отделов входного и технического контроля и т.п.) [6, 10].
2.3 Требования к системе внутреннего контроля
К основным требованиям, обусловливающим эффективное функционирование системы внутреннего контроля, относятся:
Подконтрольность каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации. В должностных инструкциях необходимо предусматривать, чтобы качество выполнения контрольных функций каждого субъекта могло быть проверено другим субъектом внутреннего контроля (без какого бы то ни было дублирования).
В надлежащем исполнении контрольных функций ряда субъектов внутреннего контроля (председатель правления, президент, вице-президент, главный исполнительный директор, неисполнительный директор, главный аудитор, главный контролер, председатель ревизионной комиссии) заинтересованы прежде всего владельцы организации. Поэтому деятельность таких субъектов должна контролироваться собственниками организации посредством услуг независимых экспертов разного профиля, в том числе внешних аудиторов.
Ущемление интересов. Необходимо создавать специальные условия, при которых те или иные отклонения ставят какого-либо работника (подразделение) организации в невыгодное положение и побуждают их к регулированию «узких мест».
Недопущение концентрации прав первичного контроля в руках одного лица. Сосредоточение первичного контроля в одних руках может привести к злоупотреблениям.
Заинтересованность администрации. Функционирование системы внутреннего контроля не может быть эффективным без честности, должной заинтересованности и участия должностных лиц управления.
Компетентность, добросовестность и честность субъектов внутреннего контроля. Если персонал организации, в служебные функции которого входит осуществление контроля, не обладает этими характеристиками, то даже идеально организованная система внутреннего контроля не сможет быть эффективной.
Приемлемость (пригодность) методологии внутреннего контроля. Ставящиеся перед центрами ответственности контрольные цели и задачи должны быть рациональными. Распределение контрольных функций, программы внутреннего контроля и применяемые методы должны быть целесообразными.
Приоритетность. Абсолютный контроль над обычными незначительными операциями (например, мелкими расходами) не имеет смысла и только отвлекает силы от более важных задач. В областях же, имеющих стратегическое значение, должен быть налажен контроль, даже если эта область с трудом поддается измерению по принципу «затраты — эффект».
Оптимальная централизация (или адекватность орг. структуры).
Динамичность, устойчивость, непрерывность функционирования системы внутреннего контроля обусловливаются единством и оптимальным уровнем централизации орг. структуры организации. Орг. структура должна соответствовать размерам и степени сложности организации.
Единичная ответственность. Каждая контрольная функция должна быть закреплена только за одним центром ответственности. Во избежание безответственности не следует закреплять отдельную функцию за двумя или несколькими центрами ответственности. Но закрепление нескольких контрольных функций за одним центром ответственности вполне допустимо. Например, отдельной контрольной функцией главного бухгалтера является контроль осуществляемых хозяйственных операций на предмет их соответствия законодательству РФ. Он же должен нести ответственность за недоведение до руководства информации о нарушениях. Контрольная функция внутреннего аудитора в этом случае — осуществление проверки на предмет качества исполнения бухгалтером своей контрольной функции. Аудитор оценивает и законность отраженных операций, но ответственность он должен нести за необнаружение нарушений в бухгалтерском учете. Данное требование не распространяется на ситуации, когда во избежание ошибок или/и злоупотреблений отдельных должностных лиц (центров ответственности) принимается коллегиальное решение (например, по сбытовой политике).
Потенциальное функциональное замещение. Временное выбытие отдельных субъектов внутреннего контроля не должно прерывать контрольные процедуры. Для этого каждый работник (субъект внутреннего контроля) должен уметь выполнять контрольную работу вышестоящего, нижестоящего и одного-двух работников своего уровня во избежание потери адекватной связи с объектом контроля за время их выбытия. Данный принцип распространяется и на центры ответственности.
Регламентация. Эффективность функционирования системы внутреннего контроля прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации. Конечно, все предусмотреть невозможно, тем более, что часто приходится принимать решения в условиях неопределенности. Но там, где это возможно, необходимо формально установить правила, регулирующие порядок деятельности.
Взаимодействие и координация. Контроль должен осуществляться на основе четкого взаимодействия всех подразделений служб организации.
Предотвращение несанкционированного доступа к активам и файлам. Такая система должна включать: схему выдачи решений на доступ сотрудников к сведениям, составляющим коммерческую тайну; оформление обязательств о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну; формальное установление порядка работы с документами с грифом «КТ» коммерческая тайна); контроль и ведение досье на сотрудников, допущенных к работе с документами и материалами, составляющий коммерческую тайну; учет и анализ нарушений режима работы с документами, содержащими коммерческую тайну, а также различного рода попыток несанкционированного доступа к конфиденциальным документам традиционного и автоматизированного исполнения (базы данных и др.).
Лимиты полномочий при заказе товаров (услуг, работ).
Решения по заказам, превышающим установленный уровень, должны приниматься на совете директоров (правлении) либо на собрании (оперативном совещании) управленческих работников верхнего звена (заместителей директора по экономическим, коммерческим, финансовым, производственным вопросам и др.).
По крупным сделкам решения необходимо принимать на общем собрании собственников.
Безопасность активов и файлов. На случай стихийных бедствий следует хранить копии важных документов в несгораемых сейфах и в других помещениях, иметь огнетушители, инструкции, определяющие порядок действий. На случай перебоев в электроснабжении, умышленных повреждений, выхода из строя аппаратных средств и программного обеспечения следует хранить копии банка данных и важных файлов на магнитных носителях, предусмотреть дублируемое питание, резервное оборудование.
Регламентация деятельности на основе специальных схем последовательности операций. Такие схемы должны содержать необходимую информацию о разделении обязанностей, санкционировании операций, процедурах контроля, а также правила, определяющие порядок какой-либо деятельности. Информация в схемах должна быть представлена в легкой для понимания, наглядной форме. Очевидно, что эти схемы необходимо своевременно доводить до сотрудников.
Внедрение новых информационных технологий в учетную и контрольную деятельность. Крупным организациям корпоративного типа (т.е. с множеством относительно самостоятельных подразделений), имеющим достаточно устойчивую организационную и финансовую структуру, с резервами роста, налаженными процессами снабжения и сбыта, целесообразно поэтапно переходить на новые качественные программные технологии, в том числе полнофункциональные, реализованные на основе единого информационного пространства. Это позволит устранить проблемы несогласованности загрузки мощностей и заказов клиентов; повысить производительность контрольной деятельности работников; обеспечить режим управления организацией в реальном масштабе времени (что даст общесистемный эффект управления организацией); обеспечить эффективное и согласованное взаимодействие между подразделениями, исключающее дублирование информации, и т.д.
Документальное подтверждение выполнения контрольной работы. Каждое должностное лицо, исполняющее важные контрольные функции, должно регулярно отчитываться в письменной форме и ставить подпись, подтверждающую, что эти функции исполняются. Такие отчеты должны поступать в определенный координационный центр ответственности. Лицо, проверяющее данные отчеты, также должно ставить подпись, свидетельствующую о том, что они проверены. Выполнение этого правила позволяет координировать и контролировать работу звеньев системы внутреннего контроля.
Периодическое перераспределение обязанностей между внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами, бухгалтерами).
Периодическое перераспределение обязанностей бухгалтеров позволяет:
а) снизить риск длительных злоупотреблений;
б) уменьшить вероятность необнаружения ошибок благодаря взаимному контролю бухгалтерами фактического состояния учета на принимаемом (передаваемом) участке;
в) снизить вероятность ошибок и повысить производительность бухгалтерского труда в результате снижения утомляемости от монотонности работ на одном и том же участке учета;
г) более гибко использовать бухгалтерский персонал.
Всесторонний контроль. Управление организацией и ее развитие при наличии необходимых для этого ресурсов невозможны без эффективного всестороннего контроля над всеми звеньями ее деятельности. При планировании контрольных мероприятий необходимо всесторонне рассматривать экономический, юридический, научно — технический, производственно — коммерческий и социальный блоки. Неправильное понимание инструкций, ошибки в суждениях, халатность персонала, рассеянность или усталость ответственных лиц, столкновения по интересам между формальными и неформальными группами в коллективах, конфликты, злоупотребления, неэтичное поведение — все это должно быть объектом пристального внимания со стороны соответствующих менеджеров, работников отдела внутреннего аудита и отдела кадров. Негативные тенденции необходимо своевременно гасить, усиливать контроль в сферах деятельности «проблемных» работников (коллективов).
Понимание взаимосвязи объектов контроля. Если в процессе контроля объекта выявлены отклонения, превышающие допустимый уровень, целесообразно подвергнуть контрольным процедурам объекты, непосредственно связанные с «проблемным». Такой подход позволяет установить причины отклонений и предотвратить их повторное появление. Например, внутренний аудитор при проверке бухгалтерских записей, созданных прикладной компьютерной программой, обнаружил, что отдельные хозяйственные операции на существенные денежные суммы отражены неправильной корреспонденцией бухгалтерских счетов. В этом случае проводятся следующие контрольные мероприятия: . а) выявление и корректировка искаженных показателей форм бухгалтерской отчетности; б) оценка качества прикладной бухгалтерской программы либо всего программно — аппаратного комплекса; в) оценка профессиональной компетентности бухгалтера, не заметившего ошибку.
Приоритет предварительного контроля. Необходимо усиливать превентивное начало в контроле, чтобы предупреждать возникновение отклонений, ухудшающих состояние (действие) управляемого объекта. Это позволит исключить возможные потери и затраты на приведение объекта контроля в требуемое состояние (действие).
Например, контроль на предмет соответствия различных вариантов сбытовой политики (по всем ее элементам) внутренним и внешним условиям функционирования организации предупреждает ухудшение ее положения на конкурентном рынке и позволяет наметить новые перспективные направления развития основной хозяйственной деятельности.
Использование информации об отклонениях, полученной в предыдущих проверках. В каждой текущей процедуре контроля предполагается использование информации об отклонениях, выявленных предыдущими процедурами контроля этого же объекта.
Непрерывность развития и совершенствования. Со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают. Система внутреннего контроля должна быть построена таким образом, чтобы можно было гибко ее «настраивать» на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования организации, и обеспечить возможность ее расширения и модернизации [13].
2.4 Составляющие системы внутреннего контроля предприятия
В соответствии со стандартами аудиторской деятельности под системой внутреннего контроля понимается совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организованные внутри данного экономического субъекта его силами надзор и проверку соблюдения требований законодательства, точности и полноты документации бухгалтерского учета, своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности, предотвращения ошибок и искажений, исполнения приказов и распоряжений, обеспечения сохранности имущества организации.
Цель системы внутреннего контроля — своевременно предотвратить нерациональные или неправильные действия, а также ошибки при обработке информации.
Система внутреннего контроля состоит из пяти связанных компонентов:
- контрольная среда;
- оценка рисков;
- информация и сети;
- мониторинг;
- существующие контрольные процедуры.
Система внутреннего контроля обеспечивает только разумную (не абсолютную) уверенность в достижении целей, учитывая следующие ограничения, свойственные системе внутреннего контроля:
— человеческий фактор, который может включать в себя системные ошибки или ошибки при использовании автоматизированных средств контроля;
- преднамеренный сговор лиц, осуществляющих контроль;
- неприятие средств контроля руководством;
- влияния фактора затраты- выгоды.
Под контрольной средой понимаются осведомленность и практические действия руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля.
Состояние контрольной среды зависит от позиции руководства и собственников организации по созданию и функционированию системы внутреннего контроля.
Контрольная среде включает в себя такие факторы, как:
— честность и этические качества людей, которые создают, руководят и контролируют систему внутреннего контроля:
— компетентность руководства, которая выражается в знаниях и умениях, необходимых для выполнения определенный работы;
— участие совета директоров или комитета по внутреннему аудиту, включая оценку их знаний, опыта, ранг и независимость от руководства, а также степень вовлеченности в процесс;
— философия и стиль управления руководства в отношении подхода к рисковым ситуациям, его действия в отношении представления финансовой отчетности и обработки информации, а также желание достигать финансовых и операционных целей;
— организационная структура, в рамках которой экономический субъект планирует, осуществляет, контролирует и проверяет свою деятельность, включая установление ключевых сфер полномочий и ответственности, а также подотчетности;
- назначение полномочий, ответственности и учета;
— политика по подбору и работе с персоналом, ориентирование, учеба, оценка, продвижение по службе, компенсации и социальные мероприятия.
Для достижения своих целей организации должны идентифицировать и анализировать риски, связанные с их деятельностью:
— оценка риска организацией для целей подготовки финансовой отчетности включает определение, анализ и управление рисками, уместными для подготовки достоверной к финансовой отчетности в соответствии с общепринятыми стандартами;
— соответствующие бухгалтерские риски включают в себя, например, возникновение внутренних и внешних событий и обстоятельств, которые могут неблагоприятно повлиять на возможность организации инициировать, учитывать, обрабатывать и представлять в отчетности финансовую информацию.
Компьютерные сети обеспечивают идентификацию, хранение и обмен информацией в современной и подходящей форме.
Информационная система охватывает систему бухгалтерского учета, а также другие методы и записи, которые:
- идентифицируют и отражают все действительные операции;
— описывают операции в современной манере и с достаточной детализацией для целей правильной классификации;
- оценивают и учитывают реальную денежную стоимость операций;
— определяют и гарантируют надлежащий учет операций и событий за соответствующий период времени;
- представляют операции и соответствующие раскрытия в финансовой отчетности.
Компьютерные сети обеспечивают понимание каждой роли и обязанностей, имеющих отношение к системе внутреннего контроля при подготовке финансовой отчетности.
Мониторинг — это процесс, который оценивает организацию системы внутреннего контроля, структуру и.своевременную работу средств контроля, а также принятие решений по осуществлению необходимых исправлений.
Руководство проводит мониторинг средств контроля, чтобы определить, что они работают, как и предполагалось, и достаточно ли они модифицированы соответствующим образом для отражения изменений в условиях.
Процесс мониторинга включает:
— средства текущего мониторинга, встроенные в нормальные повторяющиеся операции, включая регулярное вовлечение руководства и контролеров;
— работу комитета по внутреннему аудиту, которая предполагает как оценку системы внутреннего контроля, так и рекомендации по ее улучшению;
— оценку средств коммуникации внешними сторонами (покупателями, регулирующими органами и независимыми внешними аудиторами).
Контрольные мероприятия — это политика и процедуры, которые помогают гарантировать, что распоряжения руководства выполняются, и необходимые шаги для предотвращения рисковых ситуаций сделаны.
Контрольные мероприятия включают:
- своевременные и соответствующие проверки по выполнению:
- сравнения фактических данных с бюджетами, прогнозами и предыдущими периодами;
- сопоставления финансовой и нефинансовой информации;
- проверки и оценки функций и видов деятельности;
— обработку информации по общим и определенным средствам контроля для гарантии того, что операции правомерны, соответствующим образом санкционированы, в полной мере и аккуратно отражены.
Физические средства контроля по сохранности активов включают:
— физическое разделение и охрану активов, средств защиты, связанные и независимые хранители (то есть банки, депозитные ячейки, сейфы, независимые склады);
и т.д……………..
