Еще один момент, который важно учесть при введении автоматизированной системы документооборота (в условиях сравнения с традиционной системой): выпиской документов занято огромное количество учетчиков, кладовщиков, инженерно-технических и медицинских работников, так как; исходные данные о материальных ценностях, произведенной и отпущенной продукции, использовании машин и оборудования заносятся в первичные документы вручную.
«Время, затрачиваемое на рукописное составление документа, примерно в 80 раз больше скорости мышления и в 20-25 раз больше нормальной скорости речи».
Такое несовершенство в составлении и обработке документов является причиной наличия ошибок в экономических сведениях, поступающих от структурных подразделений в централизованную бухгалтерию.
Отсюда потери времени и недостоверность информации. Наличие автоматизированной системы сводит до 1% возможность ошибок, и позволяет достигнуть значительную экономию времени, т.к. именно программа выполняет вычисления и выявляет ошибки (при их наличии).
Автоматизация процесса документооборота позволяет более четко, чем при традиционной системе организовать движение первичной информации, снизить процесс ручной работы и др.
«Проблему рационализации документации и документооборота следует решать комплексно. Прежде необходимо определить объект исследования, методологию управления, функции и задачи на разных уровнях управления. В связи с этим изучаются функции организации, структура, штаты; распределение функций, прав и ответственности между структурными подразделениями и отдельными должностными лицами; характер и формы взаимоотношений данной организации с другими организациями. Для анализа структуры управления целесообразны графические методы исследования, в ходе которых составляются организационно-структурные схемы, функциограммы, графики распределения ответственности и др. Анализ информационных потоков не выявляет не только количество, но и содержание документов. Знание количества и содержания документов позволяет определить, кому из исполнителей, сколько документов поступает на исполнение, что характеризует нагрузку работников учета».
По результатам анализа можно создать информационную модель объекта, точно и в наглядной форме отражающую его организационную структуру и деятельность, потоки информации, последовательность обработки и использования информации. Информационная модель, представленная в виде схемы, в свою очередь, служит целям анализа системы, выявления отклонений и создания рациональной системы документооборота.
Проектирование корпоративных информационных систем и управление
... Выбор технических средств для построения корпоративной информационной системы - это непростая задача, включающая технические, политические и эмоциональные аспекты. Общая классификация архитектур информационных приложений Проектирование и разработка информационной системы может базироваться на разных ...
Анализ документооборота наряду с матричным методом целесообразно, проводить и с помощью оргпроектирования, т. е. построения графиков-маршрутов прохождения документов от места их создания (поступления) до мест использования и хранения с указанием времени их нахождения (задержки) у работников, которым они необходимы по роду их служебной деятельности. Сопоставление фактических и расчетных данных позволяет выявить имеющиеся резервы документопотоков.
Для углубления анализа возможно исчислять коэффициент оптимизации документооборота.
Т.е. необходимо после внедрения автоматизированной системы финансового документооборота выполнить работы по хронометрированию затрат времени на выполнение определенных видов работ или функций, кроме того провести анализ затрат на выполнение данных работ в ручную и в автоматизированном режиме.
«Рациональная организация документационных процессов предполагает максимальное ускорение движения документов за счет определения оптимальной последовательности движения и обработки документов. Важно добиваться сокращения рабочих мест, проходимых тем или иным документом, и времени нахождения (задержки) документа на каждом рабочем месте с целью исключения лишних инстанций и действий с документами, ограничения возвратных перемещений документов. Исходя из этого, определить условия организации контроля за исполнением документов.
Системный анализ информационной базы бухгалтерского учета показал, что при едином информационном обеспечении (классификации и кодировании) достигается значительный экономический эффект за счет сокращения количества документов, отсутствия перекодирования данных, использования единых нормативов и показателей, уменьшения времени и упрощения создания, обработки и хранения массивов информации, оптимизации количества и времени прохождения информации, сокращения объема информационных массивов и унификации банков данных». В настоящих условиях расширяется число пользователей учетной информацией, особенно внешних (инвесторов, кредиторов), что, в свою очередь, превращает бухгалтерскую документацию и бухгалтерскую отчетность организации в важнейший источник достоверной и надежной информации о показателях деятельности организации для оценки финансового и имущественного положения. Это требует установления действенного контроля за качеством учетной информации, от степени достоверности которой будет зависеть эффективность принимаемых управленческих решений.
Автоматизация процесса финансового документооборота на данный момент наилучшим образом разрешает обозначенные противоречия и способствует снижению временных и финансовых затрат, что способствует оптимизации деятельности компании в целом.
В целом в работе был рассмотрен механизм финансового документооборота на предприятии, определены проблемы и предложены пути оптимизации деятельности в области финансового документооборота.
Заключение
В курсовой работе были рассмотрены механизм финансового документооборота на предприятии, основные финансовые документы; определен порядок сбора, обработки и хранения информации; выявлены основные проблемы и предложены меры по оптимизации финансового документооборота на предприятии, а именно — его автоматизация.
Финансовый документооборот на предприятии
... необходима эффективная система обработки документов на нескольких иностранных языках. Практика убеждает: прежде чем приступить к реализации мероприятий по рационализации документооборота, необходимо тщательно ... учетом материально-технической базы системы создания, сбора, передачи и обработки информации; внедрена единая система классификации и кодирования документов, а также внесения возможных ...
Таким образом, можно говорить о финансовом документообороте как о взаимосвязанной системе, которая включает в себя такие стадии как сбор, обработка и хранение обработанной финансовой информации.
Данная информация в последующем используется для принятия управленческих решений.
На современном этапе важнейшим является автоматизация финансового документооборота на предприятии, соответственно снижение затрат на документационное обеспечение управления финансами и оптимизацию процессов внутри организации в целом.
Для целей финансового менеджмента оптимизация данной системы является немаловажной вследствие того, что именно финансовая отчетность является основой для управления финансами предприятия и его деятельностью в целом.
Также немаловажным является возможность оценки эффективности внедрения автоматизированной системы финансового документооборота на предприятии. Этому посвящена одна из глав курсовой работы, в которой определены направления оценки эффективности.
Так необходимо проводить сравнительный анализ материальных и временных затрат на выполнение одних и тех же операций, в условиях действия старой и новой системы; определить время движения документов от одного до другого подразделения, количество ошибок при новом и старом способе осуществления финансового документооборота, учесть доступность информации и ее сохранность и провести сравнительный анализ.
Все крупные компании, государственные и муниципальные учреждения крупных городов России уже длительное время применяют системы автоматизации. Их деятельность стала более прозрачной, ее эффективность возросла.
В условиях расширения числа пользователей учетной информацией, особенно внешних (инвесторов, кредиторов), превращения бухгалтерской документации и бухгалтерской отчетности организации в важнейший источник достоверной и надежной информации о показателях деятельности организации для оценки финансового и имущественного положения необходимо установление действенного контроля за качеством учетной информации.
Решению данной проблемы и способствует введение автоматизированной системы управления финансовой документацией предприятия.
Список литературы
Федеральный закон «О бухгалтерском учете»
Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия».
Анализ финансовой отчетности / Е. И. Бородина; под ред. О. В. Ефимовой, М. В. Мельник. — М.: Омега-Л, 2009.
Астахов, В. П. Теория бухгалтерского учета: учебное пособие для вузов по специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит». — 9-е изд. Доп. и перераб. / В. П. Астахов. — М.: Ростов н / Д: МарТ, 2011.
Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие /А.Н. Белов, А. А. Белов. — М.: Изд-во Эксмо, 2011.
Финансы предприятий: теория и практика [учебное пособие для вузов] / С. В. Большаков. — М.: Книжный Мир, 2010.
Банковское право в системе финансового права
... об отрасли права, то банковское право - это система норм, регулирующих определенный комплекс взаимосвязанных отношений. В теории российского права традиционно различают конституционное право, гражданское право, семейное право, административное право, финансовое право, трудовое право и некоторые другие отрасли права. В последнее ...
Финансовый менеджмент [перевод с английского]. 10-е издание / Юджин Ф. Бригхем. — М.: Питер, 2011.
Финансовый менеджмент: теория и практика. — 2-е издание перерабо. В. В. Ковалев. — М.: ПРОСПЕКТ, 2010.
Бухгалтерский учет: учебное пособие / Н.П. Кондраков. — М.: ИНФРА-М, 2007.
Финансовый менеджмент: учебное пособие / М. В. Кудина. — М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2010.
