:
Работа с документами – это важная часть деятельности всех структурных подразделений и организаций в целом. Каждый документ отражает определенную управленческую функцию, и работа с ним требует максимума внимания, четкости и оперативности.
Целью данной курсовой работы является изучение основных элементов документационного обеспечения управления – от создания документов до методов принятия управленческих решений и информационного обслуживания.
Для достижения цели курсовой работы, являются
- изучить организационные формы делопроизводства на предприятии;
- рассмотреть процесс документооборота на предприятии;
- описать организацию документооборота.
1.Документооборот
В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей документации, движение которой совершается по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным учреждениям.
документооборотом
документооборот
Документооборот регламентируется графиком, который утверждается приказом руководителя организации.
График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Рациональная организация документооборота возможна при следующих условиях:
- виды, формы и содержание документации определены с учетом материально-технической базы системы создания, сбора, передачи и обработки информации;
- внедрена единая система классификации и кодирования документов, а также внесения возможных изменений;
- сроки создания и обработки документации определены исходя из целей и задач оперативного управления.
Практика показывает, что внедрение корпоративной системы с использованием электронного документооборота должно решать следующие вопросы: оптимизация и унификация документов, обучение сотрудников, функциональное использование системы и др.
Банковские документы
... в течение длительного времени . 1.2 Документация и документооборот в банках В банковской деятельности используются самые разные документы (директивные, юридические, плановые). Документы, которые используются в учетно-операционной работе, ... операций и их отражения в учете. Используемая в банках мемориально-ордерная система бухгалтерского учета означает, что записи в учете совершаются не в журналах, ...
В системе документооборота имеется понятие «маршрут документа».
Под маршрутом документа понимается перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:
- дата поступления документа;
- срок исполнения в днях;
- дата фактического исполнения;
- код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа («получатель» документа);
- код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние («отправитель»);
- ожидаемый статус документа, т.е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;
- полученный статус документа, т.е. «выходной» статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;
- примечание (многострочный текст);
- путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.
Правильная организация документооборота считается одним из важнейших критериев успешного бизнеса. Эта проблема является особо значимой для тех организаций, которые активно работают на западном рынке, имеют иностранных партнеров или клиентов, поскольку в этом случае необходима эффективная система обработки документов на нескольких иностранных языках.
Практика убеждает: прежде чем приступить к реализации мероприятий по рационализации документооборота, необходимо тщательно изучить сложившуюся в организации организационную
По объему документооборота (он измеряется тыс. документов в год) все организации подразделяются на четыре категории:
- — от 10 до 25;
- — до 10.
В соответствии с категорией определяются структура и штат делопроизводственной службы, номенклатура и количество технических средств.
1.1. Регистрация документов, Регистрация документов
Документ регистрируют один раз независимо от того, сколько инстанций он пройдет в данной организации. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. Телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.
Каждая организация должна иметь перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации, если в него включена нерегистрируемая документация всей организации, или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.
Организация движения документов в Инспекции Федеральной налоговой ...
... организации и регулирования движения документов в налоговых органах на современном этапе и разработке практических рекомендаций по совершенствованию системы документооборота в инспекциях ФНС РФ. Практическая ценность заключается в возможности использования теоретического материала, ...
В перечень документов, не подлежащих регистрации, включаются не только поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, но и все документы, подвергающиеся в различных структурных подразделениях оперативному учету в специальных учетных формах.
В частности, бухгалтерские документы первичного учета регистрируют в бухгалтерии, печатные издания — в библиотеке и т.п.
При регистрации документов на них проставляют регистрационный номер (индекс).
Индексация документов нужна для их поиска, учета и систематизации.
Индексации подлежат все документы, группируемые в деле по номенклатуре, независимо от того, регистрируются они или нет. Как правило, один документ получает один индекс, который проставляется как на регистрационной карточке, так и на документе.
Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.
В организациях с объемом документооборота до 500—600 единиц в год для регистрации можно использовать журналы.
Журнал и внутренних документов
Журналы включают следующие реквизиты:
- индекс (номер) документа;
- дата документа;
- дата поступления (для входящих документов);
- автор документа;
- адресат;
- количество листов документа;
- резолюция;
- исполнитель;
- подпись исполнителя;
- срок исполнения;
- отметка об исполнении;
- номер дела (папки);
- имя файла;
- примечание.
