на тему: «Аудит персонала организации: теория и методика проведения»
1.3 Критерии оценки деятельности персонала
2. Методологические аспекты аудита персонала организации
3. Аудит персонала на примере компании «Визит М»
Сегодня, как никогда ранее, особую актуальность приобретает проблема эффективного использования кадровых ресурсов предприятия. Не только потому, что сплоченная команда профессионалов может стать серьезным конкурентным преимуществом предприятия. Не только потому, что кадры – это один из ресурсов, эффективность использования которого, вносит свой в клад в общую эффективность работы предприятия. Кадры – это собственно и есть предприятие, и от того какими они будут, зависит, в конечном итоге, каким будет это предприятие.
Эффективность работы коллектива складывается из эффективности каждого сотрудника и эффективности их взаимодействия. Эффективность каждого составляют его профессиональные и личные качества. Эффективность взаимодействия, в свою очередь – это своеобразный вектор направленности усилий: идеально, если усилия членов коллектива направлены исключительно на выполнение деятельности, хуже, если и на преодоление межличностных противоречий в ходе выполнения этой деятельности.
Кроме того, нас интересуют не только внутригрупповые процессы, а применение информации о состоянии микроклимата коллектива для целей повышения эффективности его работы. Как отмечалось, эффективность характеризуется не только параметрами взаимодействия, но и личным вкладом каждого сотрудника в процесс организации деятельности. Этот вклад зависит, прежде всего, от профессиональных, и отличных качеств сотрудника. Из личных качеств нас интересуют, прежде всего, коммуникативные качества, так как их проявление напрямую влияет на эффективность взаимодействия членов коллектива.
Аудит персонала позволяет убедиться, что трудовой потенциал используется полностью и эффективно, а организация и условия труда соответствуют требованиям законодательства. Таким образом, аудит персонала представляет собой предпринимательскую деятельность по осуществлению независимых проверок экономических субъектов в сфере труда и трудовых отношений. Основная его цель – оценка деятельности экономического субъекта в сфере труда и трудовых отношений, установление соответствия применяемых экономическим субъектом форм и методов организации трудовой деятельности и трудовых отношений законодательным и правовым актам, действующим в РФ, а так же выработка на основании результатов проверок предложений по оптимизации организации трудовой деятельности и трудовых отношений, осуществляемых экономическим субъектом.
Аудит персонала организации (на примере ООО «Гранд Тур»)
... - оценка эффективности и производительности деятельности персонала. Объект – трудовой коллектив организации. Предмет – аудит, как метод оценки персонала. В соответствии с целью данной работы были поставлены следующие задачи: 1. Изучили теоретические аспекты аудита персонала организации. 2. ...
Объектом данного исследования является – персонал организации.
Предмет исследования – аудит персонала организации.
Целью данной работы является изучение теории и методов аудита персонала как неотъемлемая часть оценки эффективности и производительности деятельности персонала и компании в целом.
Исходя из поставленной цели задачами являются следующие:
1. Изучение теоретических аспектов аудита персонала организации.
2. Рассмотрение методик проведения аудиторской проверки организации.
3.Выявление практических приемов в области аудита персонала на примере организации.
1. Теоретические аспекты аудита персонала организации
Аудит персонала представляет собой систему консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала организации, позволяющая выявить соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе; эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями; причины возникновения социальных проблем (рисков) и возможные пути их решения или снижение их негативного воздействия.
Объектом аудита персонала является трудовой коллектив организации, различные стороны его производственной деятельности, принципы и методы УП в организации.
Главная цель аудита, это оценка эффективности и производительности деятельности персонала, как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации.
Сущность аудита персонала состоит в оценке соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; диагностика причин возникновения проблем по вине персонала, а также оценка их важности и возможности разрешения; формулирование конкретных рекомендаций для руководства и службы управления персоналом по их Предметом аудита персонала являются практически все составляющие процесса управления персоналом.
Основные принципы аудиторской проверки персонала (внешний аудит, независимые от руководства предприятия):
2.2 Технология аудита
Аудит, это метод проверки, при котором основными инструментами работы являются — опрос, проверка документации и наблюдения. Поэтому, технология проведения аудита во многом связана с порядком использования этих инструментов. Порядок, по которому должен работать аудитор, приходя беседовать с сотрудниками, позволяет эффективно проводить проверку и выявлять несоответствия по процессам, системе качества или результатам работы.
Проведение опроса, Этот порядок включает следующие действия:
1. Так как основной метод аудита это опрос, то аудитор должен задавать вопросы по основной деятельности проверяемых сотрудников, эти вопросы строятся таким образом, чтобы сотрудник давал на них развернутый ответ. Вопросы, требующие простого ответа – да или нет, аудиторы, по возможности, стараются не задавать.
Аудит адаптации персонала организации
... адаптации в конкретной организации; 2.изучить теоритические основы адаптации и аудита персонала; 3.разработать практические рекомендации по проведению аудита адаптации персонала. Объектом данного исследования является ЗАО «Всемирные Русские Студии». Структура курсовой работы ... обучения сотрудников. Обучение необходимо для поддержания высокой производительности труда всего персонала и отдельных ...
2. Далее, необходимо ознакомиться с тем, что происходит на рабочем месте сотрудника или в том подразделении, где происходит проверка. Не всегда то, что говорят сотрудники, соответствует действительности, поэтому внимательное наблюдение позволяет определить, насколько реальная практика работы отличается от того, что рассказывают сотрудники.
3. Ответ сотрудника на каждый из вопросов аудитору необходимо внимательно выслушать и, при необходимости, по ходу ответа отметить какие уточняющие вопросы необходимо задать или попросить сотрудника представить документы, записи, результаты его работы.
4. Обязательным элементом проведения аудитных бесед является проверка документов (или результатов работы сотрудника, если сотрудник не работает с документами).
По ходу беседы с сотрудниками, необходимо просить их представлять документы, которые связаны с проверяемой деятельностью.
5. В ходе проведения аудита аудитор должен вести записи и записывать детально все факты обнаруженных несоответствий, названия и номера документов которые он проверял, факты и подтверждения выполнения работы, которые приводят опрашиваемые.
6. В ходе аудита может обнаружиться, что слова сотрудника противоречат наблюдениям, которые аудитор делает по результатам проверки документов (или по результатам ознакомления с тем, что происходит на рабочем месте).
Тогда необходимо проверить эти наблюдения рядом уточняющих вопросов или просьбой представить другие документы или опросить сотрудников, которые также принимают участие в проверяемой работе.
7. По завершении аудитной беседы необходимо сообщить проверяемому сотруднику обо всех обнаружениях (несоответствиях), которые аудитор выявил в его работе.
Естественно, что проверить всю работу в ходе аудита достаточно сложно, поэтому аудит проводится выборочным методом. Проведение аудита осуществляется для того, чтобы найти свидетельства эффективности работы системы качества. Если в ходе аудита обнаружено несоответствие, то необходимо получить абсолютное доказательство для подтверждения этого несоответствия. Аудитор не должен выставлять несоответствия только на основании своих предположений или домыслов.
В технологию аудита входят также определенные правила проведения опроса сотрудников организации. Опрос является одним из важных средств сбора информации и должен проводиться с учетом ситуации и собеседника:
1. Опрос должен проводиться в рабочее время и на обычном рабочем месте сотрудника – это позволит посмотреть работу, которую выполняет сотрудник и проверить условия работы сотрудника, а также его отношение к выполняемой работе.
2. Собеседника необходимо разговорить, вызвать у него доверие – аудитные беседы не стоит вести в режиме допроса или жесткого давления на сотрудника, необходимо дать возможность сотруднику свободно рассказать о своей работе.
3. Сотруднику необходимо объяснить причину проведения опроса и необходимость ведения записей в ходе аудита. Нельзя держать сотрудников в неведении относительно целей вопросов и порядка записей. Если не рассказать сотруднику что будет делаться и зачем, то он «закроется» и будет односложно отвечать на задаваемые вопросы.
Аудит менеджмента качества
... внешнего аудита проверяемой стороной может быть любой сотрудник организации, в том числе и руководство организации, и внутренние аудиторы. Аудит систем менеджмента качества относится к видам аудита, которые ... — Необходимо определить уровень соответствия стандартам и процедурам СМК - т.е. аудит показывает, насколько близко к правилам, установленным в процедурах системы качества, выполняется работа в ...
4. Опрос желательно начать с просьбы к собеседнику описать свою работу – выполнение этого правила преследует две цели, во-первых, это позволит аудитору лучше понять работу сотрудника, во-вторых, это позволит разговорить сотрудника.
5. Следует избегать вопросов, содержащих ответ – аудит предполагает, что сотрудник сам должен рассказывать о своей работе, поэтому вопросы, которые необходимо задавать, должны быть открытыми. Эти вопросы требуют развернутого ответа. Если в вопросе аудитора заранее содержится ответ, то ответы будут односложными, типа да или нет.
6. Результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы совместно с собеседником. Т.е. при сообщении результатов беседы сотруднику необходимо рассказать, на основании чего сделаны те или иные заключения. Если обнаружены несоответствия, то необходимо рассказать, почему сделанные обнаружения являются несоответствиями, требования каких документов, правил или положений не были выполнены сотрудником.
7. После опроса следует поблагодарить собеседника за участие и сотрудничество – по результатам беседы и аудитор и проверяемый сотрудник должны расстаться без претензий друг к другу.
Вопросы аудитора
В ходе аудитной беседы аудитор опрашивает сотрудников по выполняемой ими работе. Эффективность опроса во многом определяется теми вопросами, которые задает аудитор. Как правило, основные вопросы аудитор представляет в вопроснике. Вопросник создается для того, чтобы аудитор мог составить сценарий аудита и по ходу бесед с сотрудниками учел все необходимые элементы для проверки работы сотрудника. Кроме того, вопросник позволяет выяснить и уточнить информацию, которую аудитор получил, изучая документацию до проведения аудитных бесед:
1. По ходу проведения беседы аудитор задает вопросы из вопросника проверяемым сотрудникам. Для того чтобы получить от сотрудника необходимую информацию эти вопросы должны задаваться таким образом, чтобы сотрудник наиболее полно рассказывал о своей работе.
2. Вопросов, которые заставляют сотрудников развернуто на них отвечать, не так много – их всего шесть. Поэтому главное правило при проведении опроса – необходимо начинать формулировку своих вопросов с одного из этих шести вопросов — кто, что, где, когда, почему, как .
3. В ходе ответа на вопросы сотрудники ссылаются на определенные факты или свидетельства выполнения работы. Это могут быть как документы, записи, так и результаты их работы. Поэтому обязательным и очень важным дополнением к указанным вопросам является просьба аудитора показать на практике то, о чем рассказывает проверяемый сотрудник.
4. Именно правильная формулировка вопроса и просьба показать свидетельства выполнения работы позволяют понять, действительно ли сотрудник выполняет свою работу так, как рассказывает.
5. Вопросы, которые требуют от сотрудника развернутого ответа, относятся к «правильным» вопросам. Кроме них существуют и «неправильные» вопросы. К таким вопросам относятся закрытые вопросы, наводящие вопросы и вопросы двойной нагрузки:
Аудит персонала диплом
... по управлению персоналом). Аудит персонала позволяет: - систематизировать и интегрировать в систему управления организацией сложное многообразие работ по управлению персоналом, что способствует оптимизации управления персоналом; - сформировать стратегическое преимущество организации в сфере управления персоналом, повышая эффективность управления организацией ...
5. Закрытые вопросы – это такие вопросы, на которые сотрудникам не приходится давать развернутый ответ. Они могут обойтись коротким ответом типа – Да, или — Нет. Если задавать такие вопросы, то аудитор не получит необходимой информации для анализа.
7. Наводящие вопросы – это вопросы, которые заранее содержат в себе ответ. Если аудитор будет пользоваться такими вопросами, то сотруднику не придется рассказывать, как и что он делает на своем рабочем месте. За него все расскажет аудитор. При этом объективность аудита окажется низкой, так как наводящие вопросы аудитор будет формулировать исходя из своего понимания работы сотрудника.
8. Вопросы двойной нагрузки — это фразы, в которых содержится сразу два вопроса. При задавании таких вопросов сотрудник будет отвечать на один из этих вопросов. Причем, если ответ будет достаточно длинным, то, скорее всего про первую часть вопроса забудут и аудитор и сотрудник. Кроме того, формулируя вопросы двойной нагрузки, аудитор дает возможность сотруднику выбирать наиболее удобный для него вопрос для ответа, сознательно игнорируя другой.
9. В ходе проведения аудитных бесед «неправильных» вопросов необходимо избегать. Эти вопросы, конечно, могут задаваться, но задаваться они должны с определенной целью. Например, для того чтобы направить беседу в нужном аудитору направлении можно задать наводящий вопрос. Для получения однозначного подтверждения (или опровержения) какого-либо действия можно задать закрытый вопрос. Однако после таких вопросов должны следовать вопросы, требующие от проверяемого сотрудника развернутого ответа.
Правила аудитных бесед
Целью каждой аудитной беседы является получение объективных свидетельств выполнения работы в соответствии с установленными требованиями. Для достижения этой цели аудитные беседы должны проводиться по определенным правилам. Эти правила включают в себя правила поведения аудитора и правила ведения беседы.
Основные правила поведения, которых следует придерживаться аудитору в ходе выполнения проверок в подразделениях заключаются, 1. Аудитор должен быть внимательным слушателем, но вместе с тем он должен следить за тем, чтобы ход аудита не слишком страдал от пространных заявлений опрашиваемых сотрудников. Одним из условий эффективного проведения аудита является умение аудитора разговорить проверяемого сотрудника – но, разговорив сотрудника необходимо соблюдать баланс целей аудита, времени и настроя сотрудника. Если разговоры сотрудника начинают отклоняться от темы и от тех вопросов, которые задает аудитор, необходимо мягко, но настойчиво вернуть сотрудника к теме вопроса.
2. Аудитор должен оставаться спокойным даже в экстремальных ситуациях, не поддаваться провокациям (проявлять надлежащую реакцию в спорах с эмоциональным накалом).
В ходе аудита случаются разные ситуации, и сотрудники по-разному могут относиться к задаваемым вопросам. Поэтому со стороны аудитора очень важно не провоцировать своим поведением и эмоциями на неадекватные реакции со стороны проверяемых сотрудников.
3. Аудитор должен вести беседу дипломатично. В ходе беседы не следует задавать вопросы-ловушки, т.к. это может привести к тому, что проверяемый сотрудник будет стараться отвечать на вопросы односложно. Также не следует играть на слабых сторонах собеседника, избегать намеков и суждений о компетенции собеседника, его знаниях и опыте.
Внутренний аудит и порядок его проведения
... работы - изучить порядок проведения внутреннего аудита. Для достижения цели, в реферате ставятся следующие задачи: 1. определить сущность аудита и аудиторской деятельности; 2. изучить порядок проведения внутреннего аудита; Понятие внутреннего аудита Под внутренним аудитом понимается организованная экономическим ...
4. Аудитор не должен пускаться в дискуссию во время аудита, это возможно только в ходе заключительной беседы. Во время аудита аудитору не следует обсуждать с проверяемым сотрудником какие-либо посторонние вопросы и пускаться в споры и диспуты. Это сокращает время аудита, а оно и так ограничено.
5. Аудитор не должен делать преждевременных выводов, а должен выяснять только фактическое состояние дел – т.е. по ходу аудита аудитор должен выступать в роли беспристрастного регистратора тех фактов или свидетельств, которые он обнаружит на рабочих местах сотрудников без каких-либо выводов и умозаключений.
Основные правила проведения аудитной беседы заключаются в следующем:
1. В начале беседы необходимо объяснить цель беседы – соблюдение этого правила необходимо для установления нормального контакта с проверяемым сотрудником.
2. В ходе беседы следует смотреть на собеседника, поддерживать контакт глазами – соблюдение этого правила позволит убедить сотрудника, что вы искренне интересуетесь его работой и всем, что он рассказывает. Конечно, не обязательно для этого смотреть глаза в глаза и не отрываться. Достаточно периодически встречаться с проверяемым сотрудником глазами.
3. В каждый момент беседы необходимо обсуждать только один вопрос – это одно из главных правил. Нельзя задавать собеседнику сразу несколько вопросов или переходить с вопроса на вопрос, не дослушав ответа на предыдущий вопрос.
4. Не прерывайте ответ собеседника на поставленный вопрос. Следующий вопрос задавайте только после того, как собеседник ответит на вопрос – это правило связано с предыдущим. Если прерывать ответы собеседника, то это с одной стороны помешает самому аудитору получить наиболее полную информацию по интересующему его вопросу, а с другой стороны может сбить собеседника с темы.
5. Если проверяемый сотрудник не понимает или обеспокоен вопросом, необходимо переформулировать вопрос. Не всегда вопросы, которые задает аудитор, бывают понятны сотрудникам, особенно, когда аудитор применяет в вопросах терминологию стандартов системы качества.
6. Необходимо задавать открытые вопросы, требующие развернутого ответа.
7. Вопросы должны быть целенаправленными и иметь деловую, предметную основу – в ходе аудитных бесед нет необходимости подходить к интересующей теме издалека. Все вопросы должны задаваться по конкретной теме или конкретному предмету. Не нужно задавать абстрактные вопросы или вопросы риторического плана.
8. Вопросы должны быть четко сформулированы. Повторять их нужно только с определенной целью – в ходе аудитных бесед старайтесь не повторять один и тот же вопрос. Во всяком случае, не повторять его в той же формулировке. Повторение вопроса необходимо только в том случае, когда сотрудник что-то не расслышал или видно, что сотрудник сознательно уходит от поставленного вопроса.
Правила регистрации несоответствий
Одним из важных элементов технологии проведения аудита является правильная регистрация несоответствия. Регистрация несоответствия должна точно отражать суть выявленной проблемы и указывать на конкретные факты нарушения проверяемых требований, а также должна давать возможность сотрудникам определить причины несоответствия.
Разработка предложений по подготовке и проведению аудита системы ...
... для проведения аудита в подразделениях. согласование времени проведения аудита. Это необходимо, чтобы и аудиторы и сотрудники подразделений могли спланировать свою работу на время проведения аудита []. В зависимости от того, внешний это аудит или внутренний ответственность ...
Для этого существуют определенные правила регистрации несоответствий, которые аудитор должен выполнять при документальном оформлении несоответствия:
1. Необходимо ясно и коротко представить суть выявленной проблемы. В формулировке не должно быть лишних слов или двояко воспринимаемых фраз.
2. Необходимо указать, почему выявленная проблема является несоответствием, требование какого документа, стандарта или регламента нарушено – просто наличие проблемы еще не является несоответствием. Для того чтобы сформулированная проблема была определена как несоответствие, необходимо точно указать на требование, или пункт документа, которые оказались невыполненными из-за этой проблемы.
3. Необходимо определить место, где выявлено несоответствие, т.е. точно указать в каком отделе, виде деятельности или процессе выявлена проблема – определение места выявления проблемы позволит определиться с причиной возникновения несоответствия и выявить взаимосвязанные несоответствия.
4. Далее определяется ответственность за несоответствие – необходимо указать, кто несет ответственность за допущенное несоответствие – если несоответствие выявлено, то не всегда сотрудник, у которого оно обнаружено, бывает ответственным за это несоответствие. Возможно, что это несоответствие есть следствие нарушения на более ранней стадии или это следствие ошибки в системе управления организацией. Для того чтобы устранить несоответствие и его причину может понадобиться привлечение ресурсов или властных полномочий, которыми не обладает сотрудник у которого обнаружено несоответствие.
Эти правила взаимосвязаны с рассмотренными выше правилами аудитных бесед, т.к. выявление несоответствий и информирование о них проверяемого сотрудника является неотъемлемой часть проверки.
2.3 Этапы аудиторской проверки персонала:
Аудит проводится, как правило, в 3 этапа, каждый из которых включает в себя определенную последовательность работ.
Основными этапами аудита являются следующие:
- подготовка к аудиту;
- проведение проверок;
- завершающие действия.
Эти этапы аудита выполняются при любом виде аудита, как внешнем, так и внутреннем. В зависимости от того, какой вид аудита проводится (первой стороны, второй стороны или третьей стороны) изменяется ответственность за работы этапов аудита, при этом состав работ остается одинаковым при всех видах аудита.
Начальное планирование аудита
Аудит, это процесс, который отвлекает много временных ресурсов организации, поэтому для сокращения затрат времени и повышения эффективности аудита каждый аудит необходимо планировать.
Начальное планирование аудита включает в себя следующие действия:
1. Определение необходимых спецификаций или требований, по которым будет проводиться аудит. В зависимости от вида и масштаба аудита такими спецификациями могут быть – стандарты, документированные процедуры системы качества, документированные требования на процессы или отдельные регламенты и правила работы.
Бухгалтерский учет и аудит денежных средств
... хозяйствующего субъекта в области организации учета денежных средств, что делает их возможными для непосредственного применения в исследованной организации. В первой главе работы рассмотрены и раскрыты теоретические аспекты бухгалтерского учета и аудита денежных средств. Во второй главе ...
2. Ознакомление с документацией (положения о подразделении, схемы процессов, документированные процедуры и т.п.).
Это необходимо с одной стороны для того, чтобы аудиторы лучше разбирались в деятельности проверяемых сотрудников и подразделений, а с другой стороны позволяет наметить необходимый круг вопросов к сотрудникам и определиться со сценарием аудита.
3. Проверка соответствия документации нормативным требованиям. Документация подразделений разрабатывается на основании определенных требований, поэтому перед началом аудита необходимо проверить саму документацию, все ли требования по управлению процессами или работой подразделений в ней отражены.
4. Анализ результатов предыдущих аудитов, если предстоящий аудит будет не первым. При планировании нового аудита необходимо в первую очередь проверить исправление несоответствий, выявленных в ходе предыдущего аудита и устранение причин несоответствий.
5. Определение структуры и группы аудита. Под структурой аудита понимается выбор вида проводимого аудита и порядок проверки подразделений.
6.Определение продолжительности аудита. На основании изучения документации и предварительной информации о последовательности проверки, необходимо определить, сколько времени может понадобиться для проведения аудита в подразделениях.
7.Согласование времени проведения аудита. Это необходимо, чтобы и аудиторы и сотрудники подразделений могли спланировать свою работу на время проведения аудита.
В зависимости от того, внешний это аудит или внутренний ответственность за планирование аудита будет лежать на внешних аудиторах (в случае внешнего аудита), либо внутренних аудиторах (в случае внутреннего аудита).
Детальное планирование и согласование условий проведения аудита.
Детальное планирование аудита завершает этап подготовки к аудиту. В ходе выполнения этой работы окончательно формируется необходимая информация для проведения аудита, выясняются условия проведения аудита, уточняется время и порядок аудитных бесед. Условия проведения аудита на предприятиях могут быть разные, поэтому возможно, для проведения аудита потребуется административная поддержка, выделение сопровождающего (например, представителя высшего руководства), соблюдение специальных требований по безопасности, использование спецсредств или спецодежды. Все эти вопросы должны быть решены до открытия аудита. Кроме того, детальное планирование аудита должно включать в себя следующие виды работ:
1. Анализ информации о проверяемых подразделениях. Необходимо обобщить все данные, полученные в результате изучения документации каждого из подразделений и на основании этой информации определить более детально проверяемые требования, а также состав сотрудников каждого из подразделений, с которыми должны быть проведены аудитные беседы. Кроме того, анализ информации позволяет уточнить время проведения аудита в подразделении и состав необходимой документации, записей по качеству, которые должны предоставить сотрудники во время аудита.
2. Подготовка программы аудита. Программа аудита это документ, в котором указан состав проверяемых подразделений и сотрудников, время (в часах) проведения аудитных бесед в каждом подразделении, состав требований, которые должны быть проверены в подразделениях или у сотрудников. Также в программе аудита указываются сотрудники подразделений, ответственные за проведение аудита в их подразделении.
Технический аудит безопасности движения в ОАО «РЖД»
... несоответствий и их анализу технический аудит разделяется на два уровня (рисунок 2). Рисунок 2 Уровни технического аудита Руководитель группы технического аудита проводит предварительное совещание с участниками проверяемого подразделения ... 1 Модель системы управления безопасностью движения При проведении технического аудита СУБДП необходимо: на основе анализа факторов оценить систему обеспечения ...
3. Распределение аудиторов по подразделениям. В том случае, когда аудиторов несколько, необходимо спланировать работу аудиторов по подразделениям. Как правило, распределение аудиторов по подразделениям указывается в программе аудита. Для случая внутреннего аудита важно обратить внимание на соблюдение требований объективности аудита. Распределение внутренних аудиторов должно быть выполнено таким образом, чтобы они не проверяли свою собственную работу или работу своего подразделения.
4. Подготовка вопросника по аудиту. Каждый из аудиторов готовит свой вопросник, по тем подразделениям или области проверки, на которые он назначен аудитором. Вопросник – это документ, в котором аудитор определяет состав вопросов, требующих уточнения в ходе аудита в подразделении.
5. Проведение инструктажа аудиторов. Инструктаж проводится в том случае, если аудиторов несколько. Проводит его ведущий аудитор. Как правило, инструктаж касается вопросов взаимодействия между аудиторами по ходу проведения аудита, соблюдения правил техники безопасности в проверяемых подразделениях, а также правил ведения записей по ходу аудита.
Открытие аудита
После завершения мероприятий по подготовке аудита начинается этап аудита, связанный с проведением проверок подразделений и сотрудников организации. Проведение проверок начинается с открытия аудита. При внутреннем аудите, в том случае, когда организация большая, открытие аудита проводится в виде собрания представителей проверяемых подразделений, руководства организации и аудиторов. В ситуации внешнего аудита, собрание открывающее аудит, проводится всегда, вне зависимости от размеров организации.
1. На собрании, открывающем аудит, ведущий аудитор напоминает про цели аудита и критерии, по которым будет проводиться аудит. Далее осуществляется краткое представление порядка аудита. Если аудит будет проводить группа аудиторов, то представляется порядок работы группы.
2. В ходе собрания проверяется выполнение необходимых условий для проведения аудита. Ведущий аудитор объясняет, что по завершении аудита будет подготовлен отчет по аудиту, в котором определены все результаты аудита. При необходимости, может даваться объяснение классификации несоответствий, которые будут обнаруживаться в ходе аудита.
3. Возможно, что со стороны руководителей подразделений, или других участников собрания открывающего аудит возникнут вопросы по порядку аудита, тогда аудиторы должны ответить на все эти вопросы.
4. В том случае, когда проводится внутренний аудит, и организация небольшая, открытие внутреннего аудита может проходить менее официально. Тем не менее, желательно перед началом аудита собрать руководителей подразделений и еще раз напомнить им о проведении аудита, целях аудита и его порядке.
Проверка на местах.
Проверка на местах – это одна из главных составляющих процесса аудита. В ходе проверки на местах аудиторы осуществляют сбор информации и объективных свидетельств для подтверждения соответствия, либо несоответствия проверяемых подразделений критериям аудита.
Проверка на местах включает в себя проведение аудитных бесед и выборочные проверки документов, выполняемой работы или продукции (результатов работы).
Аудитные беседы всегда проводятся на рабочих местах сотрудников. В ходе таких бесед проверяются предположения, сделанные при работе с документами (на этапе подготовки к аудиту) и определяются объекты для выборочных проверок. Выборочные проверки осуществляются для подтверждения данных аудитных бесед и результатов предварительного изучения документов.
При проверке на местах, аудиторам необходимо:
1. Проверить работу сотрудников выборочным методом – проверить всю работу сотрудников у аудитора не хватит времени, поэтому любой аудит это выборочная проверка отдельных действий, результатов работы или операций, выполняемых сотрудником.
2. Задать вопросы из вопросников по аудиту и сравнить обнаружения с требованиями – вопросник используется аудитором как памятка, в которой указано что необходимо спросить, на какие действия в работе сотрудников необходимо обратить внимание, но не более того. По ходу беседы, необходимо задавать вопросы исходя из того, что и как отвечает сотрудник.
4. Установить соответствие или несоответствие требованиям – установить соответствия или несоответствия можно только на основании ответов сотрудника и их сравнения с выборочной проверкой работы сотрудника или каких-либо документов, записей.
5. Записать результаты наблюдений и проверок – это одно из обязательных требований. По ходу аудита, аудитор обязан вести записи аудита и точно фиксировать все результаты проверок.
6. Если в ходе аудитной беседы и выборочной проверки у сотрудника обнаружены несоответствия, то все выявленные несоответствия необходимо сотруднику сообщить и объяснить, почему эти обнаружения являются несоответствиями, какие требования сотрудником были не выполнены.
Закрытие аудита.
Закрытие аудита относится к завершающим действиям этапа проведения проверок и выполняется после завершения всех мероприятий программы аудита, т.е. фактически, когда завершены все аудитные беседы и проверки на рабочих местах сотрудников. Мероприятия по закрытию аудита, как правило, следующие:
1. Определение общего количества несоответствий по всем проверенным подразделениям – необходимо посмотреть, что за несоответствия в подразделениях выявлены, есть ли повторяющиеся несоответствия, какое количество несоответствий. Большое количество повторяющихся несоответствий говорит об их системном характере.
2. Согласование и распределение несоответствий по категориям — категория несоответствий говорит о серьезности последствий этих несоответствий для работы организации. Согласование несоответствий проводится между аудиторами. Если в аудите принимало участие несколько аудиторов, то может потребоваться согласование формулировок несоответствий.
3. Определение слабости системы менеджмента и возможностей для улучшения – на основании собранных вместе и рассмотренных несоответствий аудиторы определяют, в чем может заключаться слабость применяемых методов работы и исходя из причин этих слабостей могут предложить, что нужно сделать, чтобы улучшить работу.
4. Определение степени соответствия критериям аудита – степень соответствия представляет собой некоторый количественный показатель. В ситуации внутреннего аудита метод определения этого показателя организация определяет сама. В этом случае, этот показатель необходим для определения работы и развития в динамике. В ситуации внешнего аудита определение степени соответствия системы качества критериям аудита может быть менее формализовано. При внешнем аудите степень соответствия определяется на основании экспертного мнения аудитора исходя из характера и количества выявленных несоответствий.
5. Информирование высшего руководства организации о результатах аудита – по завершении всех мероприятий программы аудита и определения слабых мест, а также степени соответствия персонала требованиям, необходимо довести до сведения руководства организации все выявленные проблемы.
6. Согласование сроков и состава корректирующих действий — аудиторы должны проверить корректность мероприятий, которые будут предпринимать руководители или сотрудники подразделений, в которых выявлены несоответствия, для их исправления и согласовать сроки выполнения этих мероприятий.
Оформление результатов аудита.
Последний этап аудита – это этап последующих действий. Последующие действия подразумевают оформление результатов аудита и закрытие корректирующих действий. Оформление результатов аудита принято относить к этапу последующих действий в связи с тем, что это мероприятие может быть растянуто по времени. Не всегда есть возможность по завершении проверок на месте окончательно оформить результаты аудита. Например, такая ситуация возникает когда в протоколах регистрации несоответствий отмечается результат выполнения корректирующих действий. В таком случае, окончательно оформить протокол регистрации несоответствий возможно только после завершения корректирующих действий, а выполнение этих действий может потребовать нескольких месяцев.
Оформление результатов аудита включает в себя подготовку итогового отчета по аудиту, оформление всех протоколов несоответствий, подготовку предложений по улучшению.
В итоговом отчете по аудиту указываются все выполненные мероприятия по аудиту, состав всех проверенных подразделений, выявленные несоответствия, общая оценка работы.
В протоколах несоответствий регистрируются выявленные несоответствия, указывается их категория. Также в протоколах регистрации несоответствий могут указываться корректирующие действия по устранению выявленных несоответствий.
Предложения по улучшению могут включаться в состав итогового отчета по аудиту., Закрытие корректирующих действий.
Закрытие корректирующих действий осуществляется после того, как подразделения или сотрудники которым в ходе аудита были выставлены несоответствия, устранят эти несоответствия и выполнят корректирующие мероприятия. Соответственно, аудиторы должны проверить устранение замечаний аудита и выполнение корректирующих действий. В случае необходимости, если в подразделении было выявлено много несоответствий или несоответствия носили критический характер, аудиторы могут провести повторный аудит.
Если корректирующие действия действительно выполнены и устранены причины возникновения несоответствий, т.е. корректирующие мероприятия признаны аудиторами результативными, аудиторы закрывают несоответствия в протоколах регистрации несоответствий.
