ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР: ОТ ПРИОБРЕТЕНИЯ ДО УНИЧТОЖЕНИЯ
Приходный кассовый ордер (далее — ПКО) является обязательным к применению первичным учетным документом, предназначенным для оформления приема наличных денег в кассы организаций и индивидуальных предпринимателей. Проанализируем этапы жизненного цикла ПКО в организации (в рамках статьи не рассматривается заполнение ПКО в случае приема наличных денег от реализации товаров (работ, услуг) без использования кассового оборудования с отражением в нем по окончании рабочего дня общей суммы выручки за рабочий день).
Приобретение бланков ПКО Для оформления поступления в кассы наличных денег в белорусских рублях и иностранной валюте используются приходные кассовые ордера формы КО-1 и КО-1 В <1> соответственно.
Приходный кассовый ордер содержится в Перечне бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции <2>, поэтому согласно ч. 2 п. 9 Инструкции о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции <3>, приобрести бланки данного документа вправе субъекты хозяйствования, сведения о которых есть в Государственном реестре плательщиков (иных обязанных лиц).
С этой целью субъекту хозяйствования необходимо обратиться с заявкой в реализующую их организацию — РУП «Издательство «Белбланкавыд», Информационно-издательский центр по налогам и сборам и РУП «Белпочта». На основании представленной заявки реализующая организация оформляет счет-фактуру для оплаты стоимости бланков в требуемом количестве. Оплата производится субъектом хозяйствования в безналичном порядке с расчетного счета или наличными путем внесения в кассу банка с последующим зачислением на счет реализующей организации <4>.
Требования к оформлению бухгалтерских документов
... требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, коды, контрольные отметки и т.п." Общие требования к оформлению реквизитов служебных документов ... на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Федеральным ... на бланках: > Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; ...
Для получения заказанных бланков субъект хозяйствования представляет в реализующую их организацию <5>:
- оригинал и копию платежного документа, подтверждающего оплату стоимости бланков на основании счета-фактуры;
- оригинал и копию документа, удостоверяющего служебное положение руководителя, а также оригинал документа, удостоверяющего его личность, — при получении бланков руководителем организации;
- доверенность на получение бланков и оригинал документа, удостоверяющего личность, — при получении бланков иным представителем организации, кроме руководителя.
Оригиналы представленных документов, за исключением доверенности на получение бланков, возвращаются после сверки с копиями.
Реализация бланков ПКО оформляется товарно-транспортной или товарной накладной <6>.
Учет получения и выдачи бланков ПКО приходный кассовый ордер деньги Бланки ПКО относятся к бланкам строгой отчетности <7>, поэтому к ним применяется особый порядок учета <8>.
Приобретенные бланки ПКО должны оприходоваться материально ответственным лицом и отражаться в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (далее — книга) <9>.
Если при оприходовании бланков установлено расхождение с данными накладной, необходимо составить акт проверки наличия бланков строгой отчетности <10>. Один экземпляр данного акта направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, второй остается у организации <11>.
Бланки ПКО учитываются в книге отдельно от других бланков строгой отчетности. Учет движения (приход, расход, остаток) бланков ведется в количественном выражении по номерам и сериям. При этом каждая операция по их получению, выдаче и возврату записывается отдельной строкой.
Бланки ПКО выдаются в подотчет ответственным исполнителям с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации (или лиц, ими уполномоченных) с оформлением приходно-расходных накладных на бланки строгой отчетности <12>.
По общему правилу приходные кассовые ордера, служащие основанием для оприходования денег в кассу организации (подразделения), выписываются в бухгалтерии, поэтому ответственным исполнителем в данном случае является бухгалтер, на которого согласно должностной инструкции возложена такая обязанность <13>. После заполнения в бухгалтерии ПКО передается кассиру.
Выданные ответственным исполнителям бланки строгой отчетности списываются материально ответственным лицом с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности <14>.
На каждого ответственного исполнителя, получившего бланки строгой отчетности, должна быть заведена карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности <15>.
Порядок заполнения приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности, карточки-справки по выданным и использованным бланкам строгой отчетности, а также акта на списание использованных бланков строгой отчетности см.: Дубовская Т. Бланки строгой отчетности: получаем и используем // Главная книга.by. 2010. N 2
Заполнение ПКО Ордера формы КО-1 и КО-1 В могут заполняться как вручную, так и с помощью технических средств <16>. В последнем случае организации необходимо приобрести ПКО для выписки на ПЭВМ. При данном способе выписки должны соблюдаться все реквизиты документа, установленные типовыми формами КО-1 и КО-1 В.
Бухгалтерский учет и аудит : Бухгалтерская отчетность организации
... Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации; ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации"; Приказе Минфина РФ "О формах бухгалтерской отчетности организации"; Методическими рекомендациями по составлению и предоставлению сводной бухгалтерской отчетности организации. Эти документы определяют принципы формирования бухгалтерских данных, ...
Бланк ПКО состоит из двух частей: приходного кассового ордера и квитанции к нему. Ответственное лицо заполняет реквизиты всего документа. При этом следует помнить, что вносить исправления в кассовые документы не допускается <17>.
При заполнении реквизитов бланков ПКО <18>:
- в графе «Наименование организации» указывается наименование организации в соответствии с ее учредительными документами (свидетельством о регистрации).
Разрешается проставлять штамп организации в верхней части документа, что исключает в данном случае необходимость заполнения данной строки;
- в строку «Принято от» вносятся фамилия, собственное имя и отчество (если имеется) физического лица, от которого принимаются наличные деньги, а также наименование организации в ситуации, если лицо действует по доверенности от ее имени.
При оформлении ПКО на сумму полученных с расчетного (текущего) счета в банке средств полагаем, что можно указать «от банка через «(Ф.И.О. лица, получившего деньги в банке);
- в строке «Основание» указывается основание (вид, источник) поступления наличных денег. Например, при получении в банке наличных денег в национальной валюте делается запись «чек N от «, при получении иностранной валюты в банке — «заявление на снятие наличной иностранной валюты N от «. При сдаче выручки от реализации товаров (работ, услуг) в кассу организации обычно указывается «Выручка за «(дату);
- в строке «Приложение» перечисляются прилагаемые документы с указанием их номера и даты;
- от 20.08.2001
Пример 1.
16.02.2012
Типовая форма КО-1
Пример 2.
16.02.2012
Типовая форма КО-1 В После заполнения приходный кассовый ордер отдается на подпись главному бухгалтеру (либо уполномоченному им лицу).
Печать (штамп) проставляется на квитанции к приходному кассовому ордеру.
НА ЗАМЕТКУ Работникам организации, пользующимся правом подписи кассовых документов, запрещается исполнять обязанности кассира. Исключение составляет случай, когда в штате отсутствует другое лицо, на которое можно возложить обязанности кассира <19>.
Регистрация ПКО до передачи в кассу Заполненные и подписанные главным бухгалтером (или лицом, им уполномоченным) ПКО формы КО-1 до передачи их в кассу могут регистрироваться в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме 1 (открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера) или форме 1-а (открывается один на приходные и расходные кассовые ордера) <20>.
Ордера формы КО-1 В в обязательном порядке должны регистрироваться в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте по форме 1 или форме 1-а <21>.
Форму ведения журнала субъект хозяйствования выбирает самостоятельно.
ПКО могут регистрироваться посредством программно-технических средств. При этом выходная форма «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров» составляется за соответствующий день (отдельно для белорусских рублей и отдельно для иностранной валюты) и содержит данные учета движения наличных денег по целевому назначению.
Организация документов и дел в пределах архивов
... передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и ...
При необходимости перечень показателей в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме 1 или форме 1-а может быть расширен, а форма журналов изменена.
Из бухгалтерии — в кассу, из кассы — в бухгалтерию Заполненный бухгалтером ПКО передается кассиру, который должен проверить, есть ли на данном документе подпись главного бухгалтера (или лица им уполномоченного), а также наличие документов, которые должны быть приложены к ордеру (если заполнена соответствующая графа ПКО).
В случае неправильного заполнения ПКО кассир возвращает ордер на дооформление <22>.
ПКО подписывается кассиром только после приема наличных денег. В подтверждение данного факта лицу, которое вносит деньги, выдается отрывная часть ПКО — квитанция к нему, заверенная печатью (штампом) организации. При оприходовании кассиром наличных денег, полученных с расчетного (текущего) счета в банке, квитанцию можно не отрывать.
Получив наличные деньги в белорусских рублях, отдельно по каждому ордеру формы КО-1 кассир производит запись в кассовую книгу. Только после этого денежные средства считаются оприходованными <23>. Исключение установлено для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения с ведением книги учета доходов и расходов, которые воспользовались правом не вести кассовую книгу <24>.
Кассовую книгу можно вести с помощью программно-технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и выведения остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня. При данном способе ведения кассовой книги в конце рабочего дня должны выводиться выходные формы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Кассир обязан проверить правильность их составления и подписать.
Информация о поступлении иностранной валюты на основании ордера формы КО-1 В заносится в регистр бухгалтерского учета, форму которого организация разрабатывает самостоятельно <25>. Этот регистр можно вести также с помощью программно-технических средств. В данном случае кассир в конце рабочего дня проверяет и подписывает выходные формы «Вкладной лист регистра бухгалтерского учета» и «Отчет кассира» <26>.
Отчет кассира вместе с приложенными приходными и расходными документами передается в бухгалтерию для бухгалтерской обработки <27>.
Хранение и уничтожение ПКО Заполненные приходные кассовые ордера, как и все первичные учетные документы, подтверждающие факт совершения хозяйственных операций, хранятся в организации три года при условии завершения проверки, которая проводится в рамках ведомственного контроля (при его наличии) и после проверки налоговыми органами соблюдения налогового законодательства <28>.
По истечении этого срока документы уничтожаются. Документы, подлежащие уничтожению, оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению <29>. Документы уничтожаются путем их передачи по накладным организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использовать эти документы для хозяйственных нужд запрещено <30>.
Испорченные бланки ПКО должны храниться в организации вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению <31>, до проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Данные бланки уничтожаются по истечении месяца после указанной проверки в порядке, предусмотренном гл. 4 Инструкции N 196 <32>.
Учет кассовых операций, оформление кассовых документов
... выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает ...
