Электронного документооборота

метки: Электронный, Документ, Система, Документооборот, Внедрение, Возможность, Работа, Подпись

м в электронную среду лишь приказов и т.д. А зависит это от вида предприятия, стиля ведения документооборота, технического обеспечения и технологической зрелости организации.

Таким образом, тема данной выпускной квалификационной работы является актуальной и затрагивает немаловажный аспект жизни любого предприятия.

1 Понятие об электронном документе и электронном

документообороте

Чтобы осветить взятую для исследования тему «Формирование нормативно-методической базы по электронным документам», нужно привести основные термины и определения.

Понятие «электронный документ» трактуется в разных вариациях в зависимости от нормативного документа. Сначала начал употребляться термин «электронное сообщение», далее появилась электронная подпись и электронная цифровая подпись. Ниже приведена таблица 1, отражающая появление этих терминов.

Таблица 1 – Термины и определения

Электронный документ ГОСТ 7.83-2001 Документ на машиночитаемом носителе, для

использования которого необходимы средства

вычислительной техники. ГОСТ Р7.0.8.- Документ, информация которого представлена в 2013 электронной форме ГОСТ Р 7.0.8.- Электронная копия документа Копия документа , 2013 созданная в электронной форме ГОСТ Р Информационный объект, состоящий из двух частей: 50.1.031-2001 реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты

(имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и

электронную цифровую подпись и содержательной,

включающей в себя текстовую, числовую и/или

графическую информацию, которая обрабатывается в

качестве единого целого. Продолжение таблицы 1 ГОСТ Р 52292- Форма представления документа в виде множества 2004 взаимосвязанных реализаций в электронной среде и

соответствующих им взаимосвязанных реализаций в

цифровой среде. ФЗ Документированная информация, представленная в от 27.07.2006 №1 электронной форме, то есть в виде, пригодном для 49-ФЗ восприятия человеком с использованием электронных

вычислительных машин, а также для передачи по

информационно-телекоммуникационным сетям или

обработки в информационных системах. Распоряжение Документ, в котором информация представлена в Правления ПФР электронно-цифровой форме. от 11.10.2007 № 190р Приказ ФНС от Документ, представленный в электронном виде, в 02.11.2009 соответствии с требованиями формата для данного вида № ММ-7-6/534@ документа. Также в Приказе указаны требования к

Система электронных расчетов. Учет операций по электронным платежам

... отношении странах показал, а точнее доказал, что только широкое внедрение электронной системы безналичных денежных расчетов способно поднять экономику страны на более высокую ступень своего ... с созданием и развитием Электронной Системы Межбанковских Расчетов (ЭЛСИМЕР). Основные принципы создания и функционирования ЭЛСИМЕР и ее архитектура представлены в документе “Целевая программа информатизации ...

хранению электронных документов.

Электронное сообщение ФЗ Информация, переданная или полученная от 27.07.2006 №1 пользователем информационно-телекоммуникационной 49-ФЗ сети. ГОСТ Р 53898- XML-документ, а также, при необходимости,

дополнительные файлы, передаваемые (получаемые) из 2010 от 26.10.2010

одной системы управления документами в другую систему

управления документами.

Электронная подпись ФЗ от 06.04.2011 Информация в электронной форме, которая № 63-ФЗ присоединена к другой информации в электронной форме

(подписываемой информации) или иным образом связана

с такой информацией и которая используется для

определения лица, подписывающего информацию. ГОСТ Р 7.0.8.- Информация в электронной форме, присоединенная к 2013 электронному документу или иным образом связанная с

ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее

электронный документ

Электронная цифровая подпись ФЗ от 10.01.2002 Реквизит электронного документа, предназначенный №1-ФЗ для защиты данного электронного документа от подделки,

полученный в результате криптографического

преобразования информации с использованием закрытого

ключа электронной цифровой подписи и позволяющий

идентифицировать владельца сертификата ключа подписи,

а также установить отсутствие искажения информации в

электронном документе. ГОСТ Р51141-98 Документированная информация (документ) «Делопроизводств зафиксированная на материальном носителе информация с о и архивное дело. реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Термины и определения». ФЗ «Об Электронный документ — документированная информации, информация, представленная в электронной форме, то есть информатизации в виде, пригодном для восприятия человеком с и защите использованием электронных вычислительных машин, а информации» от также для передачи по информационно10.01.2003 телекоммуникационным сетям или обработки в

информационных системах.

Электронное сообщение — информация, переданная

или полученная пользователем информационно телекоммуникационной сети. ГОСТ Р 52292- Электронный документ — форма представления 2004 документа в виде множества взаимосвязанных реализаций «Информационна в электронной среде и соответствующих им я технология. взаимосвязанных реализаций в цифровой среде. Электронный Электронный документ — документ на обмен машиночитаемом носителе, для использования которого информацией. необходимы средства вычислительной техники (ГОСТ Термины и 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и определения». выходные сведения»).

Документ электронный — информационный объект,

состоящий из двух частей: реквизитной, содержащей

идентифицирующие атрибуты (имя, время и место

создания, данные об авторе и т.д.) и электронную

цифровую подпись и содержательной, включающей в себя

текстовую, числовую и/или графическую информацию,

которая обрабатывается в качестве единого целого. Распоряжение Электронный документ — документ, в котором Правления информация представлена в электронно-цифровой форме. Пенсионного Фонда Российской Федерации (ПФР) от 11.10.2007 № 190р «О внедрении защищенного электронного документооборота в целях реализации законодательства Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании» ГОСТ Р 53898- Электронное сообщение, сообщение — XML2010 «Системы документ, а также, при необходимости, дополнительные электронного файлы, передаваемые (получаемые) из одной системы документооборота управления документами в другую систему управления . Взаимодействие документами. систем управления документами. Требования к электронному сообщению» от 26.10.2010

Организация движения документов в Инспекции Федеральной налоговой ...

... документов в налоговых органах на современном этапе и разработке практических рекомендаций по совершенствованию системы документооборота в инспекциях ФНС РФ. Практическая ценность заключается в ... документооборота и делопроизводства в налоговых органов исторически уделялось очень мало внимания, поэтому проблемы формирования и совершенствования документационного обеспечения управления налоговых ...

Определенные этапы развития и формирования также прошел и термин «система электронного документооборота». К примеру, в Постановлении Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»:

• «система электронного документооборота» — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

• €’ «СЌР»РµРєС‚ронный документооборот» — документооборот СЃ применением информационной системы.

Википедия объясняет понятие системы электронного документооборота таким образом: «Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Выделение данной категории автоматизированных систем (как и понятие документооборота) характерно для постсоветского пространства, близкие к ней глобальные классы программного обеспечения — системы управления записями и ECM-системы.

Разберем подробнее основные термины, связанные с электронным документооборотом.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 7.0.8-2013); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Можно сформулировать основные принципы электронного документооборота, которые утвердились, исходя из сложившейся практики:

Электронные системы торгов

... также элементы компаративного и статистического анализа. 1. Теоретические основы ведения электронных торгов 1 Электронные системы: принципы работы и история возникновения Фондовая биржа представляет собой ... биржи осуществляют комитеты, образованные ее членами, например, аудиторский, бюджетный, по системам (компьютеры), биржевым индексам, опционам. Комитет по приему членов рассматривает заявки ...

• однократная регистрация документа, позволяющая однозначно

идентифицировать документ;

• возможность параллельного выполнения операций, позволяющая

сократить время движения документов и повышения оперативности их

исполнения

• непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать

ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент

времени жизни документа (процесса).

• единая (или согласованная распределённая) база документной

информации, позволяющая исключить возможность дублирования

документов.

• эффективно организованная система поиска документа, позволяющая

находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

• развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам

документов, позволяющая контролировать движение документов

по процессам документооборота и принимать управленческие решения,

основываясь на данных из отчётов.»

Одна из возможных классификаций систем электронного документооборота приведена ниже и взята также из ресурсов Википедии:

«Универсальные «коробочные» СЭДО:

• стандартный набор функций;
• невозможность полного соответствия потребностям конкретной

организации;

• низкие временные затраты на приобретение и установку;
• относительно низкая стоимость;
• необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее

место. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

• максимально персонифицированная система;
• большие временные затраты;
• высокая стоимость разработки;
• сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку

нового оборудования и программного обеспечения.

Комбинированные СЭДО:

• базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые

дополнительные модули;

• полное соответствие нуждам предприятия;
• небольшие временные затраты на разработку и внедрение; Стоимость включает:
• цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки,

зависящей от сложности заказа;

• передача заказчику прав на продукт;
• простота освоения и использования;
• полная локализация;
• удобный интерфейс;
• взаимодействие с существующими офисными приложениями.»

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения даёт нам такие термины и понятия:

• «электронный документ: документ, информация которого представлена

в электронной форме.

• электронное дело: электронный документ или совокупность

электронных документов и метаданных к ним, сформированные

в соответствии с номенклатурой дел

• электронная подпись: информация в электронной форме,

присоединенная к электронному документу или иным образом

связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее

Электронный документооборот

... систем электронного документооборота для конкретного сотрудника, работающего с документами. Документооборот прежде всего связан с построением единой информационной среды компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе ... и упрочняет корпоративные коммуникации. Система электронного документооборота (СЭД) позволяет работать с документами оперативно, несмотря на ...

электронный документ.

• электронный документооборот: документооборот с использованием

автоматизированной информационной системы (системы электронного

документооборота).

• включение документа в СЭД: осуществление действий,

в системе электронного документооборота.»

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования:

«система управления документами (recordssystem): информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.»

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения даёт нам такие термины и понятия:

• «электронный документооборот: документооборот

с использованием автоматизированной информационной системы

(системы электронного документооборота);

• включение документа в СЭД: осуществление действий,

системе электронного документооборота.».

Знание терминов и определений сферы электронного документооборота поможет грамотнее раскрыть тему реализации электронного документооборота.

1.1 Реализация электронного документооборота

Прежде чем говорить о реализации электронного документооборота важно обсудить необходимость его реализации и преимущество перед бумажным документооборотом.

Во многих отзывах пользователей СЭД в электронном документообороте были признаны следующие достоинства и преимущества электронного документооборота:

• поиск документов по множеству критериев;
• удобный контроль исполнения документов;
• ввод к документам резолюции;
• обработка документов в сети;
• регистрация документов;
• предоставление прав доступа разного уровня к документам и функциям

системы;

• легкое ведение нескольких картотек документов;
• возможность работать с проектами документов;
• сортировка документов, находящихся на исполнении по папкам в

зависимости от того, на какой стадии исполнения документ:

• поступивший, на исполнении, на контроле и др.;
• создание стандартных отчетов;
• обмен документами по электронной почте;
• занесение документов в дело;
• функция отслеживания перемещений бумажных оригиналов и копий

электронных документов, ведение реестров внутренней передачи

документов;

• ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций,

тематических рубрик, групп документов;

• редактирование шаблонов выходных печатных форм.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.).

На рисунке ниже показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

Теперь исходя из вышеперечисленных достоинств электронного документооборота можно сказать, что рациональность его использования предприятиями неоспорима, но что будет являться залогом успешной работы и реализации электронного документооборота.

Развитие электронных платежных систем

... ввода-вывода средств в платежных системах сводится к купле-продаже этой виртуальной валюты. Отметим преимущества электронной платежной системы: доступность - любой пользователь имеет возможность открыть собственный электронный счет; мобильность ... А., Любезный В., Дрыганов В., Морозова М., Дмитрьев С., Захарченко В., Сенченко Н., Бузин А. и другие. При написании курсовой работы использовались такие ...

Рисунок 1 — Преимущества электронного документооборота

Основным фактором всегда будет считаться обслуживание потребностей людей, что потребует снижения временных затрат в решение задач. Отсутствие потребности вручную размножать документы, отслеживать передвижение бумажных документов внутри компании, осуществлять контроль процедуры передачи конфиденциальных данных необходимым способом уменьшает трудовые затраты делопроизводителей. Сквозной автоматизированный контроль исполнения во всех этапах работы с документами существенно увеличивает качество деятельности исполнителей, делает сроки подготовки документов наиболее прогнозируемыми и контролируемыми.

Одновременное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации может помочь систематизировать и группировать информацию, что точно сделает её анализ и формирование отчётов существенно легче.

Вышеперечисленное существенно комфортнее и легче осуществить в системе управления на базе электронного документооборота.

Информационные безбумажные технологические процессы упрощают процесс управления сведениями. Они формируют базу решений, каковые гарантируют автоматизированный и централизованный взаимообмен сведениями и извлекают только требуемую информацию из абсолютно всех доступных источников.

Системы электронного делопроизводства и документооборота имеют все шансы содействовать формированию новой организационной культуры, сделав работу служащих наиболее простой, занимательной и важной. Информационные технологии дают возможность служащим работать отнюдь не только лишь над исполнением внутриведомственных задач, однако и общими стараниями разрешать наиболее обширный диапазон вопросов. Информационные технологии имеют все шансы также выдвигаться в свойстве катализатора, вследствие которому органы власти переступят к новой ступени взаимоотношений с общественностью, когда государственные служащие станут непосредственно давать ответ на требования людей и обращаться к ним равно как к клиентам, а не как к навязчивым посетителям.

Последующее, что нужно описать – это то, что необходимо в целях построения электронного документооборота.

Электронный документооборот – это комплекс технологий, не только существенно оптимизирующих, однако и значимым способом меняющих работу. И несомненно, что система такого масштаба не способна быть внедрена «с нулевой отметки», так как, затронув практически все без исключения ключевые стороны деятельности, внедрение способно спровоцировать долгосрочный застой в деятельности. Таким образом, пред развертыванием системы электронного документооборота и делопроизводства необходимо обдуманно дать оценку стремлению абсолютно всех к качественно новым технологиям. Внедрение электронного документооборота требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия:

• средств вычислительной техники, адекватных по производительности

внедряемому ПО документооборота;

• обязательна стопроцентная оснащенность персональными

компьютерами всех работников, работающих с документами;

• средств связи должной пропускной способности между всеми

рабочими местами;

• автоматизированной системы делопроизводства, использующей

программное обеспечение, допускающее переход к электронному

Корпоративная информационная система

... процессы электронного документооборота, протекающие в корпоративной информационной системе, а предметом исследования является применение методов семантического подхода к анализу электронных документов в архитектуре КИС. Целью данной работы является проектирование архитектуры корпоративной информационной системы, учитывающей ...

документообороту;

• психологической готовности руководителей к использованию

электронных аналогов собственноручной подписи на документе;

• служб и технических возможностей перевода входящих бумажных

документов в электронную форму.

В любой момент необходимо иметь в виду, то что при развертывании электронного документооборота служащие организации, согласно тем либо другим обстоятельствам никак не обладающие постоянным доступом к электронным документам при поддержке применяемых средств вычислительной техники, по сути прекращают принимать какое-либо содействие в работе. Любые служащие, вплоть до которых документы станут доходить в неэлектронном варианте, могут с ними только ознакомиться. Какое-либо участие в работе над документами, в том числе и элементарное визирование или рассмотрение, автоматом станет предъявлять требования присутствия персонального средства вычислительной техники, обладающего допуск к системе ЭДД.

Запуск каждой комплексной информационной системы потребует далеко не только установки оборудования и настройки ПО, но и перестройки бизнес-процессов и переобучения служащих. Чем ниже масштаб модификации бизнес-процессов при внедрении системы – тем больше возможность соблюдения сроков внедрения, а порой и в целом запуска системы. По этой причине комплексные информационные системы постоянно внедряют по частям, поочередно автоматизируя сравнительно закрытые сферы работы, в дальнейшем связывая их интеграционной системой.

С научно-технической точки зрения система электронного документооборота предполагает собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов и связывающую их с внешней средой электронного обмена. Подобным способом, с целью увеличения шансов окончания автоматизации в необходимые сроки следует заблаговременное внедрение систем автоматизированного делопроизводства и средств компании корпоративной деятельности при подготовке документов.

Предварительное внедрение и использование системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота даст возможность отнюдь не только лишь упростить технологическое внедрение электронного документооборота и делопроизводства, однако и познакомит на практике служащих с определением электронного документа, пересылки электронных документов и автоматическими системами контроля исполнения. Нередко психологическая готовность как оказалось значительнее присутствия требуемого технического снабжения. Технологически же применение в обеих системах схожего современного многоцелевого программного обеспечения с 1-го производителя даст возможность наиболее качественно переместить бизнес-процессы документооборота в целиком электронную форму.

Основным научно-техническим вопросом служащих при переходе к электронному документообороту считается применение электронного аналога собственноручной подписи в документах. В отсутствии представления и внедрения данной технологические процессы нельзя переключиться на полностью безбумажную обработку.

Полный переход приема входящих и рассылки исходящих документов в безбумажную технологию, считаю, не необходимо. Такое лимитирование способно быть нарушением прав отдельных людей, не обладающих доступом к средствам вычислительной техники и сети интернет. Традиционные функции регистрации входящих бумажных документов с классическими подписями заявителей кроме того считаются атрибутами системы электронного документооборота. Такое нужно в целях исключения «информационного неравенства». В случае если не выделять надлежащего интереса решению данной задачи, в таком случае граждане, не имеющие доступа к средствам вычислительной техники и сети интернет, останутся позади в движении к информационному обществу.

Электронная торговля ценными бумагами

... основы функционирования рынка ценных бумаг; изучить особенности функционирования систем электронной торговли ценными бумагами; проанализировать развитие электронной торговли в России; изучить проблемы и перспективы развития электронной торговли на российском рынке ценных бумаг. Глава 1. Сущность электронной торговли ценными бумагами 1 Понятие ...

Одна из важнейших стадий — обеспечение подготовки документов и различие процессов подготовки текстов документов с целью автоматизированного документооборота от тех же процессов в электронном документообороте, не слишком велико. В описании постановления по автоматизации документооборота говорилось, то что в основной массе основная деятельность по созданию документов уже проводится в электронной форме. Такого рода порядок работы начал становиться обычным для служащих, и задача решения – рекомендовать наиболее инновационные средства организации работы.

Поскольку в автоматизированном документообороте применяются более инновационные решения и аспекты отбора, а во внимание берется только их совместимость с бумажным документооборотом, то в таком случае ровным счетом ничего преимущественно нового в электронном документообороте не содержится.

К весьма значимым преимуществам технологии подготовки документов, используемым в электронном документообороте и делопроизводстве, нужно отнести возможность автоматизации всего процесса согласования и утверждения документа, в том числе и с применением электронных аналогов собственноручной подписи.

Кроме этого, система электронной доставки документов (ЭДД) дает возможность работать с единым хранилищем объектов, в коем присутствуют как частные данные, так и документы, обрабатываемые «официальным» документооборотом и архивным делом.

Все это без сомнений дает возможность значительно увеличить результативность работы при подготовке документов, так как общим инструментам поиска и анализа данных доступно все информационное пространство. В подготовке новых документов имеют все шансы свободно применяться не только лишь личные либо коллективные наработки служащих, однако и фрагменты либо аналитические материалы, приобретенные в базе исследования абсолютно всех (при абсолютном контроле прав доступа к информации) имеющихся документов. Данное существеннейшим способом увеличивает результативность работы и свойство подготавливаемых документов. Только лишь технология ЭДД дает возможность создать и благополучно использовать единую базу знаний в абсолютном соответствии с представлением этого термина в концепции «управления знаниями».

Подводя итоги данного подраздела можно сказать, что для успешной реализации электронного документооборота для начала нужно осознать преимущества электронного документооборота перед бумажным. Некоторые из них приведены в подразделе, к примеру: многокритериальный поиск документов; контроль исполнения документов. Следующим важным шагом к реализации электронного документооборота можно выделить понимание того, что необходимо для реализации. Одни из важнейших деталей: средства вычислительной техники, достаточные по производительности внедряемому ПО документооборота; стопроцентная оснащенность персональными компьютерами всех работников, работающих с документами; средства связи адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами. И в заключении нужно заметить, что не менее важно понимание деталей обеспечения подготовки документов.

Система Яндекс.Деньги на рынке электронных платежных систем

... электронных деньгах. Согласно этому документу, руководство эмиссией электронных денег передано Центробанку РФ. По мнению Центробанка, коммерческие организации, владеющие электронными платежными системами, должны сотрудничать с кредитными учреждениями, поскольку эмитировать электронные деньги ... видами электронных денег в России были электронные деньги, эмитированные платёжными системами Webmoney и ...

1.2 Автоматизация обмена документами

В вышеприведенном подразделе было сказано, что одним из важнейших моментов электронного документооборота является отлаженный обмен информацией между работниками организации, что, естественно, подразумевает обсуждение темы автоматизации обмена электронными документами и каким он должен быть. Обмен электронными документами обязан быть соответствующим способом защищен. Документы обязаны должны быть оборудованы электронной подписью, подтверждающей авторство и неизменность содержания важного документа, а в отдельных эпизодах и закрыты криптографическими средствами от несанкционированного допуска. У любой компании существует большое количество организацийкорреспондентов, с коими проходит взаимообмен документами, и у всех без исключения могут быть разнообразные форматы сообщений, порой и сети. Нагружать системы отдельных организаций функцией постоянной поддержки служебной информации, нужной для организации обмена, нерационально. Обмен документами разумно создавать скорее не по принципу «каждый с каждым», а согласно принципу «звезды» – на основе Центров обмена документами (ЦОД).

В органах власти в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти сказано, что все документы и «бумажные», и «электронные» должны передаваться через службу ДОУ. Она таким образом будет играть роль ЦОД.

Рисунок 2 — Взаимодействие с Центром обмена документами

ЦОД могут выполнять следующий набор функций:

• преобразование и согласование форматов входящих-исходящих

документов;

• поддержка адресных баз и вычисление маршрутов доставки

документов;

• гарантированная доставка документов;
• дополнительное архивирование документов;
• поддержка и синхронизация справочников.

Центры обмена сообщениями имеют все шансы также принимать на себя роль удостоверяющих центров, поддерживающих инфраструктуру закрытых и открытых ключей, операции аутентификации для организаций – участников обмена.

Одна из ключевых задач ЦОД – синхронизация форматов документов среди разных системам. Более рациональным подходом считается создание определенного многоцелевого расширяемого XML-представления типовых документов, применяемого как переходный формат, и набор конверторов специально для данного формата для каждой из присоединяемых систем.

Если комбинация реквизитов документов у подключаемой системы окажется обширнее, нежели учтено в универсальном формате, в таком случае вероятно либо расширение формата, или отображение данных реквизитов с помощью механизма необходимых для адресатов тегов.

Преобразование форматов документов обязано сохранять полный комплект реквизитов входящих документов. С целью исходящих документов в формате XML дополнительные реквизиты также обязаны сохраняться – характерные черты XML дают возможность пренебрегать «чужими» реквизитами. Для иных форматов документов состав реквизитов иногда может быть урезан. При этом способен передаваться добавочный файл согласованного с получателем формата с расширенным либо полным реквизитным составом документа.

Кроме реквизитного состава документов, ЦОД обязан гарантировать передачу непосредственно файлов документов. В единичных эпизодах возможно гарантироваться изменение форматов документов.

Задача ЦОД – в каждом случае достичь передачи документа принимающей стороне и получения от нее уведомления о получении – квитанции (передача важного документа «под роспись»).

При этом ЦОД способен применять разнообразные механизмы напоминания и уведомления – посредством электронной почты, например, и прочих каналов.

Все интегрируемые с ЦОД системы обязаны владеть возможностями уведомления ЦОД о том, что документ зарегистрирован. Это не обязательно автоматизировать – работник канцелярии способен направить подтверждение вручную.

Важнейшим нюансом при организации обмена документами считается обеспечение аутентичности документов и конфиденциальности их передачи.

Он учитывает разработку так именуемых удостоверяющих центров, исполняющих работу по части генерации открытых и закрытых ключей, хранению и удостоверению открытых ключей лиц – участников электронного документооборота.

Используемые для этого программные ресурсы обязаны являться сертифицированы, а непосредственно удостоверяющий центр – лицензирован на реализацию данной работы уполномоченным органом.

Логичным считается организационное и программно-техническое сочетание ЦОД и удостоверяющих центров, так как эти и прочие обязаны быть центральными составляющими инфраструктуры обмена информацией средиодним и тем же кругом участников.

Таким образом, автоматизация обмена электронными документами требует большой внимательности при ее организации, ведь важно не упустить из вида форматы файлов, стандарты обмена, обеспечить гарантированную доставку адресату, соблюсти аутентификацию и конфиденциальность документов.

1.3 Инвестирование электронного

документооборота

Корпоративные информационные системы и системы электронного документооборота в частности предполагают решения, в большей степени предназначенные для управления информационными ресурсами средних и больших компаний. Ключевыми факторами подобного расслоения считается, прежде всего всего довольно значительная стоимость “входного билета” на данный рынок. Покупка полной, высококачественной и безопасной системы управления базами данных (СУБД), приобретение передовых средств криптографической защиты данных, а кроме того потребность привлечения к проектам внедрения высококвалифицированного персонала специалистов, консультантов и внедренцев привели к тому, что фирма, пришедшая к потребности извлечения подобного сильного средства управления корпоративным контентом, как СЭД, была должна единовременно понести довольно крупные экономические расходы, каковых никак не имели возможности себе позволить индивидуальные предприниматели и небольшие компании. Таким образом, СЭД делались приборами улучшения управления непосредственно в больших фирмах, а гарантировать наибольшую ответную реакцию от внедрения имели возможность территориально-распределенные коммерческие структуры холдингового типа.

Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документоориентированных операций управления стало автоматизировано и все больше сфер обыденной работы фирм были покрыты их функционалом.

К нынешнему периоду практическим стандартом СЭД считаются следующие сферы деятельности: − общее делопроизводство; − обработка входящей корреспонденции и обращений граждан,

подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и

организационно распорядительная документация, контроль исполнения

поручений; − кадровое делопроизводство; − жестко регламентированная область частного документооборота,

позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу

и увольнения работников, направления работников в командировку,

предоставления планового отпуска и иных видов отпусков.

Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5), личная карточка работника (ф. Т-2, Т2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7).

Архивное делопроизводство — область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);

• коллегиальная работа — позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления — совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой документации) и протоколов (результирующей документации);

— управление взаимоотношениями с клиентами — функционал CRM (cunsumer relationship management) сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователей, которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.

Тем временем электронный документооборот лишь набирает популярность на предприятиях и требуемая функциональность усложняется с каждым годом, что ведёт к необходимости затрат на покупку и поддержание актуальности версии СЭД в организациях, инвестирования компаний, которые разрабатывают системы электронного документооборота.

А вот вершина развития ЭД пришлась на 2005-2006 год. Российский рынок СЭД и в настоящее время располагается в периоде роста. Три года назад он поднимался на 20-25 % в год, сегодня настал момент определенного насыщения и темпы увеличения незначительно уменьшились.

В корпоративном секторе увеличивается равно как количество проектов по внедрению СЭД, так и их масштабы. Клиенты умножают запросы к функциональности решений, их масштабируемости, интеграционным возможностям. В максимальной степени видна потребность в интеграции СЭД с ERP, CRM и HR-системами.

По сведениям проведения исследования DSS Consulting, на настоящий период СЭД более популярны в российском финансовом секторе (24 % внедрений).

В правительственный сектор приходилось максимальное число внедрений. Немалое число проектов было выполнено также в машиностроительной и телекоммуникационной отраслях.

Рис. 3 Внедрение систем электронного документооборота по отраслям В этом либо другом виде СЭД внедрены в 90 % больших отечественных фирм. Хотя, больше в целом данные решения включают узкое количество подразделений и автоматизируют только ряд процессов, к примеру, документационное обеспечение управления и управление организационнораспорядительными документами. Только лишь 10-15 % заказчиков ввели либо вводят централизованные системы электронного документооборота, дающие возможность разрешать значительную долю проблем в сфере управления документами. Все больше решения в области автоматизации документооборота обретают территориально распределенные холдинги. При этом в случае если ранее разговор шел только лишь о внедрении СЭД в ведущем офисе, то на сегодняшний день фирмы больше находят решение в разработке систем, включающих региональные филиалы.

В контур электронного документооборота на сегодняшний день вовлекаются уже не 10-ки, а сотни и тыс. пользователей. С точки зрения веяний и тенденций также необходимо выделить растущую глубину сопряжения сервисов систем электронного документооборота с сервисами, представляющими опору бизнес заказчикам. Сейчас при введении СЭД в первый черед автоматизируются не исключительно делопроизводственные процессы, но и бизнес-процессы, сопряженные с реализацией базовых деловых заданий фирм.

В DSS Consulting фиксируют, то что значительная доля организаций, внедривших СЭД за последнее время, находятся в Центральном и СевероЗападном регионах, активность в Сибири и на Урале немного уменьшилась. Данную информацию можно найти на официальном сайте http://www.tadviser.ru по запросу «СЭД».

Рис. 4 Внедрение СЭД по федеральным округам Существенную заинтересованность к автоматизации документооборота по-прежнему показывают фирмы большого и малого бизнеса, трудящиеся в разных секторах экономики. В тот же период, динамичность принимаются показывать и компании СМБ, «доросшие» до упорядочивания бизнеспроцессов. Доля фирм и учреждений, внедривших промышленные СЭД, относительно не крупна. При этом запасы увеличения рынка – это не только лишь повышение данной части, но и увеличение масштабов проектов в фирмах, ранее внедривших СЭД.

Рис. 5 Внедрение СЭД в компаниях с различной численностью Вообще, в Российской федерации фиксируют поэтапное увеличение доли документов, которые обрабатываются в электронной форме. Повышается потребность клиентов на специализированные решения, увеличивается заинтересованность больших учреждений к формированию «внутренних» удостоверяющих центров и корпоративных порталов. Растет потребность российских клиентов в большей степени к платформам западных производителей, невзирая на то, что их цена существенно превышает цену российских разработок. Возникают ранее не известные проблемы, найти решение которых возможно только лишь с поддержкой подобных платформ. Специалисты DSS Consulting фиксируют, то что максимальное количество внедрений в Российской федерации в секторе систем делопроизводства отмечалось у организаций, вводящих систему «Дело». В секторе систем управления электронным документооборотом преобладала система DocsVision, а из числа продуктов категории «системанадстройка на платформе/конструктор» — системы на базе Documentum. В случае если расценивать игроков с точки зрения экономических характеристик, в таком случае фаворитом в Российской федерации считается Documentum, следующая с незначительным отрывом следует целая категория компаний («Ланит», «ЭОС», «АйТи», «Интертраст).

Многочисленные игроки рынка фиксируют, то что обстановка с организацией электронного

Рис. 6 Внедрение СЭД разного класса в России

документооборота в Российской федерации довольно печальная. Годовой размер документации собирает примерно 250 млрд листов в год. В случае если ничто не менять, он каждый год будет расти на 8-15 %, что продолжит значительно замедлять процессы управления во многих областях экономики.

Пока не многие заказчики обладают в достаточной мере производительной инфраструктурой для внедрения систем электронного документооборота. Важной задачей в нашем государстве остаются каналы взаимосвязи, это в особенности важно в целях территориально распределенных организаций. Многочисленные компании в настоящее время автоматизируют ключевые бизнес-процессы посредством внедрения систем класса ERP, по этой причине у них попросту никак не остается ресурсов на внедрение СЭД.

Традиционно специалисты связывали мало активное становление отечественного рынка электронного документооборота с трудностями в сфере использования электронной цифровой подписи. Не следует думать, что к нынешнему времени обстановка с ЭЦП преодолела данный тупик. В сегодняшний период равно как большие фирмы и группа госструктур склонны, в той или иной степени, вводить системы электронного документооборота, так и правительство вовсе не торопится сделать электронные формы документов в качестве основы и фиксирует собственными нормативными актами обязательное применение бумажных документов. Теперь, после рассмотрения терминов и понятий, касающиеся электронного документооборота, оценки преимущества электронного над бумажным документооборотом, раскрыв тему того, как осуществляется реализация электронного документооборота, автоматизация обмена документами и инвестирование электронного документооборота можно с уверенностью утверждать, что тема электронного документооборота охватывает большой спектр разных видов деятельности и заслуживает большего внимания и более детального обсуждения.

2 История электронного документооборота

Чтобы далее осветить более подробно тему современной функциональности СЭД, нормативной базы электронных документов и провести анализ Российского законодательства в данной области необходимо кратко описать историю создания электронных документов.

Одни из первых носителей информации появились в конце XIX века. Они назывались матричными и выводили на специальных таблицах кодированную информацию. Делились матричные носители информации на человекочитаемые и машиночитаемые.

«К матричным носителям информации относятся:

1. Перфокарта — карточка из плотной бумаги, на которой проставляются отверстия. Перфокарты хранились временно и, по мере выполнения хозяйственных задач, уничтожались.

2. Перфоленты. Их стали использовать еще с XVIII века для управления ткацким процессом в типографских наборных машинах, а во второй половине XIX века — для передачи сообщений по телефону.» Термины взяты с сайта studbooks.net.

Отверстия в бумаге отображали установленные данные архивных документов. Такого рода кропотливая процедура разделяла на этапы и охватывала немало времени, однако время отнюдь не стоит на месте.

1920-е года презентовали начальные ручные перфокартотеки. Поиск происходил методом пропускания спицы через отверстия, которые отвечали одному из понятий через сосредоточение перфокарт.

В 1950-х годах же механизирование тронуло в большей степени ведомственные архивы и делопроизводства. Больше остального применялись счётно-перфорационные приборы, матричные носители данных и ручные перфокартотеки.

Развитие матричных носителей данных случается в 1960-е годы. Поиск активизируют применением соединенных карт. Возник поиск метода основания полнотекстовых в отсутствии информации – поисковых систем, которые бы были обязаны предоставлять доступ не к поисковым сведениям, а к полному тексту документа.

В 1950-1970 года на уровне компании повсюду формируется АСУ, на различных отраслевых уровнях. Все союзные и союзно-республиканские министерства и ведомства были охвачены АСУ уже к 1975 г..

Во 2-ой половине семидесятых, первой половине восьмидесятых принимают фаворитные позиции магнитные носители данных, ЕС ЭВМ, внедряются межархивные АИПС (автоматизированные информационнопоисковые системы), возникают основные принципы архивоведения машиночиаемых документов в теории. Планируются основные принципы классификации, системы научно-справочных аппаратов машиночитаемых документов, экспертизы ценности. Работы архивистов Дж. Роудса, Дж. Тестона, Ч. Доллара и др. начали стремительно исследоваться.

Пройдя довольно долгий путь развития электронного документооборота вопрос определения правового статуса электронного документа возникает лишь с конца 1980-х годов. Существовали архивисты, которые никак не принимали юридическую силу электронных документов 1960-х – начала 1980-х годов из-за того, что те не обладают нужными атрибутами документов, т. е. подписей, печатей и т. д., что, естественно, ставит под подозрение достоверность документов.

Порой микрокомпьютерная революция оказывалась настолько стремительно набирающей обороты, что многочисленные технологии еще в периоде разработки устаревали. Компьютерные технологии повелевали течением формирования науки. Навык хранения информации, приобретенных в «больших машинах» (вида БЭСМ), оказался неприменим в новых условиях. Значительная доля статистических, народнохозяйственных и научно-технических данных в магнитных носителях, отложившихся в ведомственных архивах в 1970-1980-е годы утеряна, так как своевременно не существовала перемещена в новые научно-технические платформы. И подобная же судьба может ожидать электронные документы 1990-х годов, а может и более позднего периода.

Возможно видеть, то что конец 1980-х годов стал упадком электронных документов, из-за которого понадобилось изменить большое число положений архивной практики.

С окончания 20-го столетия подход к автоматизации документооборота стал меняться качественно: в Российскую федерацию прибыли новые подходы к управлению, позволившие увеличить его результативность уже методологически. Непосредственно таким образом к нам пришло представление менеджмента качества, а совместно с ним — процессный подход к управлению. Информационные системы почти мгновенно откликнулись на данные тренды, так и результат в них ознаменовался представлением о WorkFlow — поток работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Инновационные СЭД отреагировали на их возникновение реализацией процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые дали ход новейшему методологическому шагу, позволяющему нынешним СЭД ещё стремительнее и успешнее приспособиться под потребности скорорастущих фирм. Прибытие на российский рынок западных разработчиков (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для этих систем, ввел тезис ECM – enterpris econtent management (управления информацией предприятия).

Методически СЭД, принадлежащие к группе ECM, различались от других тем, что в них возникло точное разделение: непосредственно документ, его информационная часть (контент).

ECMсистема функционировала с контентом документов с помощью его метаданных — выделенной информации, обладающей конкретной значимостью для компаний. Таким образом, для исходящего письма метаданными являлись адресат, дата подписания и должностное подписывающее лицо, регистрационный номер и сведения об отправлении и доставке.

Использование workflow разрешило экспертам фирм, эксплуатирующих системы электронного документооборота, гарантировать постоянное изменение автоматизируемого процесса в целях его наибольшего соответствия процессам компании. Бесспорно, это был колоссальный скачок на тот момент.

Изменилась и архитектура решений: если поначалу СЭД представляла собой пример двузвенной архитектуры (СУБД — приложение), то к 2005-му г. условие трехзвенной архитектуры СУБД — сервер приложений — интерфейс пользователя стало фактическим стандартом сферы, а компании, проводящие тендеры на поставку СЭД, начали обозначать непосредственно такое условие к системной архитектуре равно как преимущественное или неотъемлемое.

В Российской Федерации одной из первых СЭД является СЭД «Дело». «Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а кроме того управление целиком электронного документооборота компании. Система применяется как в маленьких коммерческих фирмах, так и в распределенных холдинговых либо ведомственных структурах.

Система «ДЕЛО» была выпущена в 1996 г.. В 1996 г. приобрела сертификат качества Госстандарта Российской федерации, а в 2006 г. — свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система регулярно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.» Подобные сведения дает Википедия о данной СЭД. По сегодняшний день СЭД «Дело» остается одной из самых востребованных и дорогостоящих систем в России.

Развитие электронного документооборота в России имело достаточно долгую историю и пройдя от перфокарт и перфолент до многофункциональных СЭД следует заметить, что прогресс в области электронного документооборота идет большими шагами. Из чего вытекает тема следующего раздела.

3 Нормативная база электронного

документооборота

Мы видим, что электронный документооборот зародился в России уже достаточно давно, но добился к себе серьёзного отношения и разработки нормативной базы несколько позднее.

В 1995 году появилась необходимость правового урегулирования. Тогда первым нормативным документом, непосредственно связанным с электронными документами, стал Федеральный закон от 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Следующий значительный Закон в этой области был принят лишь в 2002 г.: от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Нормативная база, связанная с электронными документами и электронным документооборотом, постепенно пополнялась. В первую очередь это:

• Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной

цифровой подписи» (ред. от 08.11.2007, утратит силу с 1 июля

2012 г.);

• Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной

подписи» (ред. от 01.07.2011);

• Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в

Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010);

• Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

(ред. от 11.07.2011);

• Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации,

информационных технологиях и о защите информации» (ред. от

06.04.2011);

• Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке

рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (ред. от

27.07.2010);

• Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных

данных» (ред. от 25.07.2011);

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации,

библиотечному и издательскому делу. Управление документами.

Общие требования».

Всех вышеперечисленных документов оказалось недостаточно, ведь государство не требовало единых правил к системам электронного документооборота, все органы власти и ведомства создавали удобные для себя СЭД. В итоге электронный документ одной системы не мог быть обработан другой, а порой даже прочитан из-за различий текстовых редакторов. Можно сказать, что в России документооборот так и не перешёл полностью в электронный вид, а зачастую также ведётся в бумажном, а после дублируется в электронный.

На сегодняшний же день общероссийская нормативно-правовая база в области регулирования электронного документооборота, архивного дела включает в себя следующие документы:

• Государственная система документационного обеспечения

управления (ГСДОУ).

В этом документе собраны основные

принципы и нормы, определяющие общие требования к

документационному обеспечению управления и обеспечения

работы с документами в организациях.

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. Данный закон регулирует отношения в

сфере организации хранения, комплектования, учета и использования

архивных документов.

• Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан

Российской Федерации» от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ. Настоящим Федеральным законом устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами, в том числе обработка подобных обращений в электронном виде.

• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ . Дает понятие электронного документа и смежных с ним областей.

— Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ. Данный закон регулирует возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг соответственно федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, а также местными администрациями и иными органами местного самоуправления, осуществляющими исполнительно-распорядительные полномочия.

• Федеральный закон «Об электронной подписи» (от 06.04.2011 г. №63-ФЗ).

  Закон прописывает правила применения электронной подписи.

• ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению
• ГОСТ Р 54471-2011 Системы электронного документооборота.

Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности

• ГОСТ Р 34.10-2012 Информационная технология (ИТ).

  Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

Кроме вышеперечисленной нормативной базы отдельно приведу развитие нормативно-методической базы хранение ЭД в РФ:

Нормативно-методическая база работы с электронными документами:

• Инструктивные указания Госарбитража СССР от 29 июня 1979 г.

N И-1-4 «Об использовании в качестве доказательств по

арбитражным делам документов, подготовленных с помощью

электронно-вычислительной техники».

• ОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации.

Придание юридической силы документам на машинном носителе и

машинограмме, создаваемым средствами вычислительной

техники»

• РД 50-524-84 «Порядок хранения документов на машинных

носителях»

• ГОСТ 28388-89. «Системы обработки информации. Документы на

магнитных носителях данных. Порядок выполнения и

обращения».

Требования к СЭД:

• Приказ Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221 «Об утверждении

требований к информационным системам электронного

документооборота федеральных органов исполнительной власти,

учитывающих в том числе необходимость обработки посредством

данных систем служебной информации ограниченного

распространения»

• Архивоведческие и документоведческие функциональные

требования к информационным системам, обеспечивающим

электронный документооборот в процессе внутренней

деятельности. ВНИИДАД, 2013

• Постановление Правительства РФ от 06.07.2015 N 676 (ред. от

11.05.2017) «О требованиях к порядку создания, развития, ввода в

эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации»

• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Проект. 2018
• Постановление Правительства РФ от 06.07.2015 N 676 По обеспечению хранения и дальнейшего использования информационных ресурсов системы при выводе системы из эксплуатации; Описываются такие правила как:
• документирование всех этапов разработки системы;

— обеспечение защиты информации в соответствии с документацией на систему и организационно-распорядительными документами по защите информации, в том числе архивирование информации, содержащейся в системе, уничтожение (стирание) данных и остаточной информации с машинных носителей информации и (или) уничтожение машинных носителей информации.

— сроки хранения информации, содержащейся в базах данных системы, определяются органом исполнительной власти и не могут быть меньше сроков хранения информации, которые установлены для хранения документов в бумажном виде, содержащих такую информацию. Нормативная база хранения электронных документов:

• ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», утвержденный 17.09.2012 идентичен международному документу ИСО/ТО 18492:2005 «
• ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота.

Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»

• ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат OpenDocument для офисных приложений (OpenDocument) v1.0
• ISO 19005-1:2005 «Управление документацией.

Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1)»

• Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
• Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Российская газета – Федеральный выпуск № 4937 от 24 июня 2009 г.

• РЕКОМЕНДАЦИИ по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. М.:ВНИИДАД, 2013.
• РЕКОМЕНДАЦИИ по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций.

М.:ВНИИДАД, 2013.

— Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» Утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526(Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 3883

— Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (утв. приказом Росархива от 29.04.2011 № 32)

• Ведомственные перечни документов, создание, хранение и

использование которых должно осуществляться в форме

электронных документов

• Примерная инструкция по делопроизводству в государственных

организациях (утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

Рассмотрев историю электронного документооборота и его нормативной базы, мы плавно подошли к вопросу их продуктивности в России. Всё больше нынешнее общество размышляет о переходе от обычного бумажного документооборота на электронный. Но к сожалению полному переходу препятствует череда проблем:

− проблема законодательного регулирования электронного

документооборота;

• €’ проблема освидетельствования электронных документов;
• €’ проблема длительного хранения электронных материалов;
• €’ проблемы внедрения систем электронного документооборота.

Проблемы такого характера становятся всё более актуальны и обсуждаемы, ведь внедрение оперативных информационно-компьютерных методик используются от взаимодействия граждан с органами власти до розничной торговли, образования, досуга и сектора услуг.

В целом, сложившаяся ситуация ясна, ведь утрируя можно сказать, что СЭД внедряются в среде нормативных документов предназначенных для бумажных носителей. Тем более для многих возможность вести дела постарому с использованием бумажных документов остаётся приемлемой и, возможно, выгодной. Государство же со своей стороны в должной мере не способствует внедрению СЭД в государственное управление и коммерческую деятельность. Кроме того, на сегодняшний день не определена очередь признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами. Всё еще нет закона, который бы поставил на один уровень законности бумажный и электроный документ. Всё это заставляет вести документооборот в обоих видах. Компании, внедряющие СЭД не могут окупить растраты на внедрение современных технологий за счёт резкого уменьшения «бумажной» системы. ‒ нет законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на аналоговые и/или электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы. Всё ещё остаётся в тени законодательный вопрос о том, чтобы перевести бумажные документы в электронные с правом уничтожения их подлинника. Зарубежная практика демонстрирует нам как окупается внедрение СЭД за счет сокращения работников с бумажными носителями и упразднения помещений архивов. И даже с нарастающей популярностью внедрения электронного документооборота остаётся важнейшая проблема достоверности и авторства документов. А дело всё в том, что именно рукописная подпись подтверждает юридически подлинность и авторство одновременно, хотя уже и существует электронная подпись. Кроме вышеупомянутых трудностей внедрения электронного документооборота подкралась ещё одна не менее актуальная проблема. Архивные агентства, федеральные архивы, государственные архивы субъектов России лишь начинают работать с комплектованием электронных материалов на постоянной основе. Однако в последнее время были организованы некоторые специализированные архивы по государственному хранению электронных документов. Например, Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ), который образован в 2002 году. Системы СЭД только начинают употребляться в организации хранения материалов и сведений и для налаживания эффективного доступа к сохранённым массивам документов. А сложность явилась в сохранении невредимости и аутентичности документов на протяжении длительного хранения. Есть СЭД, которые не предназначены для архивного хранения электронных документов, другие не имеют возможности удалять документы. Обыкновенные системы управления базами данных не подходят для хранения электронных материалов, потому что они направлены на функционирование с определёнными данными, а не документами. Ко всему перечисленному добавляется возможность утери информации из-за постоянного прогресса программного обеспечения и смены форматов, т. е. есть вероятность, что в какой-то момент вы не сможете прочесть документ. Сейчас специалисты уже предлагают решения данной проблемы с помощью «миграции своевременный перевод баз данных и иных электронных сведений на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, применяющиеся в компании для оперативного управления информационными резервами («пользовательские форматы»)». Эмуляция программной области. Создаётся возможность использования изначального ПО. «Инкапсуляция — включение электронных документов в группу файлов межплатформенных форматов, к примеру, в XML.».

Помимо проблем технологических и законодательных есть проблемы из-за самых обыкновенных человеческих факторов. Зачастую при внедрении СЭД в компанию заметно пренебрежение к организационным вопросам, руководители рассчитывают на собственные силы и делают ошибки, плохое обучение персонала также тормозит внедрение. Однако, если учесть все недочеты нынешнего электронного оборота, то мы увидим, что он имеет массу преимуществ перед обычным документооборотом (повышение результативности фирмы, мгновенный доступ к информации, быстрый поиск документов и т. д.), что в данное время и вызывает надобность внедрения СЭД. Ну а основным превосходством СЭД, благодаря которому компании пытаются перейти на автоматизированный документооборот, является увеличение эффективности работы фирмы в целом. Системы, которые облегчают работу лишь с бумажными документами-оригиналами (при помощи создания электронных регистрационных карточек и/или электронных копий данных документов), на мой взгляд, обречены на исчезновение. Однако пока сложно представить себе предприятие, в котором циркулируют и хранятся только электронные сведения. Соответственно будущее принадлежит совокупным системам, действующим со всякими первичными документами — как бумажными, так и электронными. Интерес к СЭД, поддерживающий юридически значимый электронный документооборот и миссии работы с ЭЦП, неуклонно возрастает. В то же время электронные подлинники, находящиеся в действительном делопроизводстве или хранящиеся в архивах, пока скорее исклчючение, чем правило. Но так будет не всегда и совсем скоро положение может измениться на прямо противоположную. И я считаю, что с решением трудностей перехода на электронный документооборот должны дополниться старые нормативные документы и внедриться новые, чего на данный момент не хватает, хотя и в последнее время есть подвижки.

3.1 Экспертиза ценности и порядок приема электронных

документов в архив

Как и бумажный электронный документ остаётся документом и имеет схожие правила его оценки и приёма в архив, но со своими особенностями и нормативными документами. Итак, что же будет являться особенностями экспертизы ценности электронных документов.

Порядок экспертизы ценности электронных архивных документов в целом определяется положениями п. 4.3 Правил.

В состав Архивного фонда Российской Федерации включаются электронные документы постоянного срока хранения, созданные в электронной форме. Комплектование Архивного фонда Российской Федерации электронными документами осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения и содержания электронных документов.

К критериям происхождения электронных документов относятся: – функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или и типового характера; − значимость информационной системы, в которой образуются

электронные документы, для выполнения организацией своих

функций; − время и место создания электронных документов.

К критериям содержания относятся: – значимость информации электронного документа (уникальность и типичность); − повторение информации электронного документа в информации

документов постоянного срока хранения на других носителях; − вид, разновидность электронных документов; − подлинность электронного документа.

К критериям внешних особенностей электронных документов относятся характеристики и физическое состояние электронных носителей с электронными документами.

К дополнительным критериям экспертизы ценности электронных документов относятся: − степень сохранности документов фонда (как на электронных, так и

иных носителях); − возможность воспроизведения и обработки информации электронных

документов без использования оригинального программного

обеспечения; − возможность обеспечения долговременного хранения, конвертирования

электронных документов в новые форматы и миграции на новые в

технологическом отношении носители.

К решению научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности электронных документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, в качестве консультантов привлекаются специалисты и эксперты в области информационных технологий.

Экспертиза ценности электронных документов в государственном (муниципальном) архиве проводится: − по истечении сроков временного хранения электронных документов,

поступивших в архив от ликвидированных государственных органов,

органов местного самоуправления и организаций; − при поступлении в архив электронных документов в неупорядоченном

состоянии; − до и после проведения миграции электронных документов.

В соответствии с п. 4.3.2 Правил, по результатам экспертизы электронных документов архив составляет описи электронных дел, документов постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению.

Далее необходимо проанализировать принципы приёма электронного документа в архив.

От источников комплектования архива электронные документы Архивного фонда РФ принимаются муниципальными и государственными архивами по истечении сроков их временного хранения, принятых законодательством Российской Федерации.

По согласованию с государственным (муниципальным) архивом, уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела либо архивным учреждением субъекта Российской Федерации сроки временного хранения электронных документов Архивного фонда РФ могут быть изменены. Вероятна преждевременная передача электронных документов на постоянное хранение, исполняемая по соглашению меж организацией – источником комплектования и государственным (муниципальным) архивом.

Продление сроков временного хранения электронных документов Архивного фонда Российской Федерации в организации – источнике комплектования способно реализоваться в случае неготовности государственного (муниципального) архива к приему электронных документов либо по другим объективным основаниям.

Прием электронных документов Архивного фонда РФ от источников комплектования исполняется государственным (муниципальным) архивом в соответствии с планом-графиком, что утверждается управлением архива по согласованию с организациями — источниками комплектования.

В государственном (муниципальном) архиве формируется информационная система, обеспечивающая управление пребывающим на хранении электронным документам, либо акцентируется место с целью хранения электронных документов на физически обособленных материальных носителях, в том числе для их временного размещения в целях акклиматизации, а еще устанавливается либо акцентируется нужное серверное и коммуникационное спецоборудование.

Электронные документы, подлежащие хранению в государственном (муниципальном) архиве, переходят из архива организации в виде контейнеров, которые обеспечивают целостность электронных документов, по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы архива организации в информационную систему государственного (муниципального) архива либо на обособленных носителях единоразовой записи в 2-ух идентичных экземплярах (основном и рабочем).

При передаче электронных документов в государственный (муниципальный) архив на физически обособленных материальных носителях, вид носителя(ей) обусловливается соглашением сторон.

Электронные документы переходят в правительственный (городской) картотека в формате архивного сохранения PDF/A-12.

Систематизация электронных документов и образование контейнеров электронных документов с целью передачи электронных документов в государственный (муниципальный) архив исполняются в архиве компании – источника комплектования в надлежащей информативной концепции.

Контейнер электронного документа, разработанный с целью передачи в государственный (муниципальный) архив предполагает собой zip-архив (сжатую zip-папку).

В контейнер электронного документа включаются: − электронный документ в формате архивного хранения со всеми

относящимися к нему приложениями; − файлы электронных подписей; − файлы проверки электронных подписей, подтверждающие

положительный результат проверки электронной подписи; − файл метаданных электронного документа в формате XML4 (для

обеспечения последующей конвертации метаданных в

информационную систему архива организации), включающий

реквизиты электронной регистрационной карточки документа.

В информационной системе архива организации – источника комплектования рассчитываются следующие параметры контейнера электронного документа: − объем контейнера электронного документа в Мб; − контрольная сумма контейнера электронного документа.

При приеме контейнера электронного документа в государственный (муниципальный) архив к метаданным электронного документа добавляется присвоенный в государственном (муниципальном) архиве архивный шифр.

При приеме электронного документа в государственный (муниципальный) архив по информационно-телекоммуникационной сети в информационной системе государственного (муниципального) архива: − формируется запись об электронном документе в базе данных

информационной системы государственного (муниципального) архива; − запись об электронном документе дополняется ссылкой на место

хранения электронного документа.

Одновременно проводится проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ и проверка воспроизводимости электронных документов.

При передаче электронных документов в государственный (муниципальный) архив на физически обособленных материальных носителях каждый носитель помещается в футляр и снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается: − наименование архива; − наименование организации (полное, сокращенное); − индекс электронного дела; − заголовок электронного дела; − крайние даты документов электронного дела; − статус экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или

«Раб.» (рабочий); − дата записи электронных документов на носитель; − при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении

доступа к документам и др.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах печатаются либо наносятся от руки четким разборчивым почерком особыми темными водостойкими чернилами. Допустимо применение штампов и иных подобных средств.

В случае изменений программно-аппаратной сферы государственного (муниципального) архива и выхода из использования компьютерных форматов, дефекты носителя государственный (муниципальный) архив выполняет работу по конвертированию электронных документов в новые форматы и/или миграции на более актуальные носители.

Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях государственный (муниципальный) архив способен осуществлять работу по формированию фонда использования электронных документов.

Электронные документы фонда пользования подлежат учету.

При приеме электронных документов в государственный (муниципальный) архив ведется контроль физического и технического состояния электронных носителей, контроль электронных документов на присутствие вредоносных компьютерных программ, контроль наличия и технического состояния электронных документов.

Электронные документы принимаются в государственный (муниципальный) архив по утвержденным ЭПК описям электронных документов.

Прием электронных документов выполняется поединично в соответствии с описью электронных документов постоянного хранения, утвержденной 17 ЭПК органа исполнительной власти субъекта РФ, уполномоченного в сфере архивного дела, федерального (муниципального) архива. На всех экземплярах описи и удостоверяющих листов к описи проставляются отметки о приеме электронных документов в архив.

Прием электронных документов оформляется актом приема-передачи электронных документов на постоянное хранение, составляемым в 2-ух экземплярах (одна копия акта остается в архиве, другая – в компании источнике комплектования).

Совместно с электронными документами в государственный (муниципальный) архив переходят 3 экземпляра утвержденных ЭПК описей электронных документов постоянного хранения.

Говоря о экспертизе ценности и порядке приема электронных документов в архив стоит отметить, что пусть это присуще и бумажному документу, но специфика сильно отличается. Поскольку электронный документ имеет такие качества, как формат, возможность зараженности вирусом, совсем иные потребности в условиях хранения внешнего носителя. Так мы подходим к вопросу о правилах хранения электронных документов.

3.2 Хранение электронных документов

Не столь важно, большое количество ли электронных документов в компании и как стремительно проходит обмен, в любом случае возникнет потребность организации в хранении. Разберем ряд альтернатив формирования электронного архива.

Локальный архив. Это достаточно доступный метод хранения. Не имеет роли, с помощью чего ведется обмен – посредством электронной почты либо посредством оператора ЭДО – просто формируются все электронные документы в папку пк. В случае если в компании имеется локальная сеть, возможно просить администратора сформировать для ЭД особую сетевую папку и настроить права доступа к ней.

«Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер).

И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.»

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Специальный электронный архив. Тут на поддержку могут придти специальные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) либо электронные архивы. Первоначально они формировались с целью потребностей внутреннего обмена, то что совсем никак не препятствует применять подобные программы с целью хранения внешних документов. СЭД предполагает собою полное решение для управления документами, хранение их в базе данных (либо файловом хранилище), гарантирует оперативный доступ к ним, хранит связи, дает возможность регулировать доступ и безопасность.

«Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена – электронной почтой или операторами ЭДО. Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.»

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

В случае если отсутствует практика внутреннего электронного документооборота, то подобные решения имеют все шансы являться лишними. Они стоят собственных средств, однако не любая малая фирма расположена данные средства заплатить. Для многих правильнее будет хранение в облаке.

Хранение в облаке. Это более многообещающий и вероятно более распространенный метод хранения документов. В случае если предприятие уже использует услугами оператора ЭДО, в таком случае все переданные с его поддержкой документы могут храниться непосредственно в сервисе. Постоянно имеется возможность прибегнуть к ним, сервис гарантирует просмотр и даст сведения о сертификате ЭП – самое важное, чтобы был доступ к сети интернет.

«Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счетафактуры в течение всего срока их хранения – оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии – то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.»

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

С целью законодательства в принципе не важно, какой метод хранения избран. Осуществляющие контроль аппараты никак не станут принуждать применять то или иное решение, для них главнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП применяется с целью подписания.

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством Российской федерации. Известно, то что, в соответствии с законом № 402 — ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы необходимо хранить на протяжении 5 лет после года, в котором они применялись для формирования бухгалтерской отчетности в последний раз. Эти нормативы распространяются в одинаковой мере на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном процессе определяет разнообразные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Отличие в сроках хранения документов определено значимостью документа, его потребностью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Каким бы ни был период хранения электронного документа, во всем его протяжении следует иметь возможность отчетливо установить его юридическую силу, основным гарантом которой выдвигается электронная подпись. Здесь появляется проблема: как проконтролировать законность документа уже после того, как период действия сертификата ЭП вышел.

Действительно, сертификат ЭП работает всего год, а большая часть бухгалтерских документов хранятся как минимум 5 лет. По сути, выходит, то что ЭП через год уже станет невалидна, таким образом, законность документа оказывается под вопросом. Закон № 63 — ФЗ «Об электронной подписи» свидетельствует о том, что при контроле подписи сертификат ЭП обязан являться или действующим, или обязаны предоставляться подтверждения, что он был таким во время подписания.

«Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки).

Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП…»

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

У множества фирм, что приступают к организации архивов, также появляются опаски по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на данный задачу найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В случае если аккредитованный удостоверяющий центр, что давал квалифицированные сертификаты, заканчивает собственное существование в определенный период, в таком случае все сведения по сертификатам, в частности перечни отзывов и выпусков сертификатов, переходят в основной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс нужные сведения уже присутствуют в самом формате подписи. Этого довольно, для того чтобы найти решение проблем с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти довольно непростые процессы никак не станут лежать на плечах обычных пользователей электронных архивов либо сервисов ЭДО.

Конечно, на сегодняшний день в Российской федерации вопрос хранения юридически значительных электронных документов все ещё пребывает в стадии разработки. Имеется полный комплект нормативных актов, в которых присутствуют фрагментарные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, однако не имеется центрального документа. Закон № 125 — ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» очень устарел, он основывался ещё до того, как приобрел свое развитие ЭДО.

Однако это абсолютно никак не препятствует уже создавать собственную практику организациям. Законы включают в достаточной мере общих предписаний, а формирование конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы сможете невозмутимо принимать на себя. В настоящее время практически отсутствуют ограничения, стране не принципиально, как хранятся бумаги в индивидуальных предприятиях – в облаке либо нет – важно только гарантировать те факторы, о которых мы говорили выше. Чем больше станет расширяться данная практика, тем более мы станем понимать разные аспекты хранения, тем менее станет нерешенных задач.

4 Проблемы внедрения электронного

документооборота

Выше я пояснил что такое электронный документооборот, как он осуществляется и в чём его преимущества над бумажным документооборотом. Становится предельно понятно, что электронный документооборот выгоден предприятиям с разных сторон и его внедрение должно лишь набирать обороты, но в реальности всё несколько иначе. Во многих организациях ведётся бумажный документооборот, в других электронные документы дублируются бумажными. В чём же проблема внедрения электронного документооборота.

А полной замене традиционного документооборота электронным мешают следующие проблемы: − проблема законодательного регулирования электронного

документооборота; − проблема удостоверения электронных документов; − проблема долговременного хранения электронных документов; − проблемы внедрения систем электронного документооборота.

Трудности правового регулирования электронного документооборота обретают в наше время все большую значимость в связи с внедрением эффективных информационно-компьютерных технологий почти во все без исключения области социально-производственной деятельности (от взаимодействия населения с органами общегосударственной власти, помощи финансовых и товарных рынков вплоть до области услуг, розничной торговли, образования и досуга).

Многие трудности при применении систем электронного документооборота (СЭД) появляются из-за того, что новые технологии вводятся в условиях законодательства, нацеленного на бумажный документооборот. Фактор низкого государственной содействия новым технологиям в делопроизводстве и документообороте неоспорим: еще возможно, а может и экономичнее руководить по-прежнему, при поддержки бумажных документов.

Недостаточный интерес страны к внедрению СЭД выражается в малом внимании к разработке законодательно-нормативной базы, которая бы дала возможность значительно обширнее применять электронные документы и инновационные технологии равно как в государственном управлении, так и в коммерческом деле. В настоящее время: − не установлен порядок признания юридической силы электронных

документов государственными органами и судами; − отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах

бумажный и электронный документы. В результате внедряющие СЭД

организации вынуждены одновременно поддерживать две системы

документооборота — бумажную и электронную, и не могут окупить

расходы на внедрение современных технологий за счёт резкого

сокращения «бумажной» системы. − нет законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные

документы до истечения срока их хранения на аналоговые и/или

электронные носители, одновременно уничтожая бумажные

оригиналы.

Невероятно, однако, ни один человек не поднимает проблему о разработке законодательства и о переходе бумажных документов в иные носители с правом уничтожения их оригиналов. А ведь это серьёзный недостаток данного закона, он никак не дает возможности обширно внедрять инновационные технологические процессы в делопроизводстве и документообороте. В иностранной практике затраты на внедрение СЭД и/или систем микрофильмирования окупаются ключевым образом за счёт освобождения площади архивов и уменьшения количества работников, занимающихся в бумажном делопроизводстве.

С широким распространением в сегодняшнем обществе электронных документов и средств их обработки особенно важным стал вопрос определения подлинности и авторства подобных документов.

В чём же заключается вопрос? В завершении обычного письма либо документа исполнитель либо ответственное лицо определяет собственную подпись с целью свершения 2-ух целей. Во-первых, адресат имеет право удостовериться в истинности документа, сопоставив подпись с имеющимся у него примером. Во-вторых, индивидуальная подпись считается юридическим гарантом авторства документа. Безусловно, в наше время имеется электронная цифровая подпись, что призвана сменить собственноручную подпись в электронных документах. Однако если при применении нынешних криминалистических способов подделки подписи в бумаге — крайне сложная цель, то с электронной подписью проблема обстоит другим образом.

В отличие от обыкновенной собственноручной подписи, ЭЦП отчуждаема от своего владельца. То есть если подпись под бумажным документом неотделима от лица и почти ни один другой человек никак не способен подделать её так, чтобы подделка не была замечена криминалистической экспертизой, то многие правонарушителе, захватившие тайно ключ подписи, сумеют сделать ЭЦП так же свободно и правдиво, равно как и легитимный собственник данного ключа.

Подделать цепочку битов, попросту ее скопировав, либо скрытно вписать незаконные корректировки в электрический документ способен практически каждый пользователь.

Необходимо сформировать совокупность мер на абсолютно всех стадиях формирования и жизнедеятельности документа с целью придания электронным документам доказательной силы.

Нужно уделить особый интерес установлению механизма обеспечения юридических гарантий аутентичности и целостности содержания данных в электронном документе и соответствию формы представления этих данных и реквизитов. Очень важно законодательное закрепление этих вопросов.

Рассмотрим еще одну отнюдь не менее значительную задачу. Я согласен с суждением Храмцовской Н.А., что заявляет о том, что о серьёзном электронном документообороте бесполезно заявлять, если далеко не налажена архивная деятельность с электронными документами, с сохранением их юридической и другой силы. Архивное агентство РФ, федеральные архивы, государственные архивы субъектов федерации только лишь приступают анализировать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Практика почти отсутствует. Тем не менее в ближайшие годы были сформированы специализированные архивы по государственному хранению электронных документов: − Центр электронной документации Чувашской Республики,

г. Чебоксары (создан в 1996 г.); − Центральный архив документов на электронных носителях Москвы

(ЦАДЭНМ) (создан в 2002 г.); − Центр электронной документации Республики Калмыкия

(создан в 2002 г.).

Системы СЭД только лишь начинают применяться с целью организации хранения документов и данных для налаживания результативного доступа к собранным массивам документов. Появляются прочие трудности: предоставление целостности и аутентичности электронных документов на протяжение длительных периодов времени.

Некоторые СЭД в целом не учитывают архивного хранения электронных документов, прочие же настроены таким способом, что удалить из них документы (к примеру, в связи с истечением времени хранения) попросту нереально.

Традиционные системы управления базами данных никак не подходят для хранения электронных документов, поскольку они нацелены на работу с отдельной информацией, а не документами.

Кроме этого, активное устаревание компьютерной техники и носителей порождают опасность утраты данных и электронных документов из-за нереальности их прочесть.

Обеспечение сохранности электронных документов — совокупность мероприятий по формированию материально-технической базы, подходящих условий, соблюдению нормативных режимов и соответствующей организацией хранения электронных документов. Это должны быть те мероприятия, которые исключали бы потерю электронных носителей и гарантировали сохранение их в надлежащем физическом и техническом состоянии, а кроме того, дали возможность воспроизведения электронных документов в виде, доступном восприятию и пониманию человека без добавочных технических устройств.

При организации долгосрочного хранения электронных документов смена программной платформы способна послужить причиной абсолютной потери документа из-за неосуществимости просмотра. Начиная с 1950-х гг. было предложено ряд допустимых альтернатив решения этих проблем:миграция — своевременный перевод баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, использующиеся в организации для оперативного управления информационными ресурсами (т.н. «пользовательские форматы»)

• эмуляция программной среды. Такой подход базируется на критерии «идеального сохранения». Д. Ротенберг считает, что это лучший способ, т.к. позволяет использовать первоначальное программное обеспечение;

— инкапсуляция — включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например, в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов.

Еще одной задачей, требующей заинтересованности, считается задача внедрения электронного документооборота в организацию.

Для эффективного внедрения СЭД на компании следует остерегаться определенных стандартных погрешностей: невнимания к организационным проблемам, ставки только лишь на личные силы при разработке системы, экономии на «пилотном» проекте. Неудовлетворительная организация регламентов работы с СЭД и низкая степень обучения работников также имеют все шансы не допустить действенное внедрение.

Одна из стандартных погрешностей при переходе к электронному документообороту — неудовлетворительная проработка организационных задач, что в свой черед приводит к безрезультатной работе системы. Весьма нередко управление фирмы находит проблемы организации документооборота неважными, не достойными особенного участия, однако в конечном результате непосредственно эти «детали» станут главными в процессе увеличения производительности бизнес-процессов фирмы. Неудовлетворительное внимание руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может быть затянутым на весьма продолжительное время.

Ещё одной преградой считаю метод построения СЭД. По взгляду специалистов, независимая разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-отделения предварительно обрекает организацию на продолжительную процедуру доработок и определяет, помимо того, весь проект в зависимость от разработчиков системы. Такого рода подход как оказалось и наиболее нерентабельным с точки зрения денежных расходов на внедрение. Создание СЭД собственными силами может послужить причиной к тому, что нынешняя обстановка с документооборотом станет законсервирована.

После подбора продукта следует проработать те бизнес-процессы, каковые намереваются автоматизировать, осуществить проверку решения в работе, обнаружить все без исключения минусы. Пилотный проект дает возможность удостовериться в соответствии решения установленному плану, и в случае если оно никак не удовлетворяет во всех отношениях условиям, воздержаться от внедрения, не утрачивая при этом крупных денег. По этой причине ещё одной оплошностью при внедрении считается сбережение капитала на подготовительное осуществление «пилота».

Еще ряд проблем вероятны на последующих стадиях внедрения СЭД. Из числа их неудовлетворительная изученность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в компании и низкий интерес со стороны руководства к проблемам обучения окончательных пользователей. Подготовка нормативных законов по процессам электронного документооборота обязана вестись синхронно с экспериментальной эксплуатацией и подразумевает исследование детальных руководств по делопроизводству для работников, определенных приказов и положений. Вопросам обучения сотрудников также должно уделяться самое пристальное внимание при развертывании СЭД. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения.

В заключении хочу отметить, что внедрению электронного документооборота мешает не одна проблема или недочёт, а целый перечень: недостаток законодательного регулирования электронного документооборота, всё ещё не хватает нормативных документов, чтобы в полной мере пользоваться электронными документами. До сих пор нельзя с полной уверенностью довериться ЭЦП. Так и не найден самый рациональный способ долговременного хранения электронных документов. Кроме того, нет должного внимания обучению персонала по работе с СЭД.

Думаю, как и со всеми новыми технологиями человечеству нужно время, чтобы в должной мере освоить электронный документооборот и продуктивно его использовать в производстве.

5 Возможные способы повысить эффективность

внедрения СЭД

Системы электронного документооборота (СЭД) уже давно держатся на высоком уровне актуальности, но, несмотря на уже более десятилетнюю практику внедрения подобных систем, не все проекты внедрения завешаются успешно. В предыдущих разделах мы уже обсудил возможные причины неудач, но, пожалуй, одной из главных причин остается отсутствие должного внимания к формализации документооборота.

Очевидно, что невозможно внедрить любую информационную систему без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае, объектом автоматизации является процесс прохождения документов через сотрудников организации. Отсутствующее или некачественно выполненное описание документооборота компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к: − неправильному выбору СЭД, т.к. могут быть неучтены особенности

движения документов; − к срыву сроков проекта из-за необходимости корректировать

неправильно выполненное описание документооборота уже в момент

внедрения системы; − к провалу проекта из-за не использования сотрудниками неправильно

настроенной системы.

В результате, внедрение системы формализованного документооборота позволит: 1. Контролировать информационные потоки предприятия. 2. Оптимизировать количество циркулирующих на предприятии

документов и объем содержащейся в них информации. 3. Повысить качество и скорость работы с документами. 4. Оптимизировать процесс согласования документов. 5. Контролировать прохождение документов по маршрутам (от создания

(получения) до исполнения) 6. Систематизировать и оптимизировать документы, участвующие в

системе документооборота. 7. Своевременно информировать сотрудников о поступивших

(подготовленных) документах. 8. Контролировать исполнительскую дисциплину специалистов,

ответственных за подготовку и исполнение документов. 9. Повысить ответственность персонала за работу, связанную с

функционированием системы документооборота. 10. Централизованно хранить документы, подготовленные в электронной

форме.

Ожидаемым эффектом от внедрения системы формализованного документооборота является: 1. Повышение качества предоставляемой информации и, как следствие,

повышение качества принимаемых управленческих решений. 2. Повышение производительности и эффективности выполнения задач,

связанных с движением информации. 3. Создание условий и возможностей для совершенствования

организационной структуры и управленческих процессов предприятия. 4. Создание основы для качественного сбора данных для управленческого

и бухгалтерского учета. 5. Исключение потерь документов. Оперативное получение информации

о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа. 6. Контроль над своевременным исполнением поручений руководителя.

Проект по формализации системы документооборота включает следующие этапы: 1. Проведение анализа существующей системы документооборота. 2. Разработка концепции и проектирование новой системы

документооборота. 3. Разработка единой системы документооборота предприятия, в том

числе:

3.1 оптимизация состава и качества документов;

3.2 разработка маршрутов движения документов.

3.3 регламентация движения документов.

3.4 корректировка функциональных обязанностей сотрудников в

соответствии с разработанной системой документооборота,

закрепление за каждым сотрудником ответственности за

подготовку необходимых документов. 3.5 Кодирование документов и создание справочников. 4. Внедрение разработанной системы документооборота.

Если организация планирует внедрение автоматизированных систем управления бизнес-процессами с помощью технологии Workflow (потоки работ), то необходимо использование уже более мощных средств описания маршрутов. В качестве такого средства можно использовать нотацию графического моделирования IDEF3, позволяющую описать сценарий обработки документа с большой точностью. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий, например, таких как: «выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно» или «может начать выполняться только одна из следующих функций».

Организациям, задумывающимся о внедрении систем электронного документооборота и стремящимся формализовать работу с документами, изначально необходимо ставить задачу более широко – полностью формализовать свою деятельность, а не только документооборот. Конечно, на это потребуется больше времени, но и эффекта от такого подхода будет значительно больше: ИТ-специалисты получат описание документооборота компании для настройки СЭД, а сотрудники организации актуальные регламентные документы.

6 Внедрение и использование СЭД в реальной

организации

Можно сказать, что документооборот, а в частности электронный документооборот в разных организациях будет иметь достаточно много отличий: в объёме документопотока, основных видов документов, используемых организацией, области применения электронного документооборота. Что, естественно, влияет на выбор системы электронного документооборота (далее СЭД), которая в какой-то степени формирует работу с электронным документооборотом.

Чтобы как можно более детально рассмотреть и проанализировать электронный документооборот и определённую СЭД для примера я взял реальную организацию – Пензенский государственный университет (далее ПГУ).

С 2011 года по настоящее время для осуществления электронного документооборота в ПГУ используется СЭД «DIRECTUM», но чтобы прийти к ней был пройден длинный путь внедрения электронного документооборота в университет. Первой используемой СЭД была система «Дело», которая в 2002 году использовалась только в дэмо версии и только в учебном процессе, потому что полная версия стоила слишком дорого для того времени. Конечно, неполная версия мешала работе, поскольку часто в момент, когда система подходила к концу эксплуатации возникала необходимость поиска в ней документов. Но, тем не менее, данная СЭД служила ПГУ приблизительно до 2011 года. Затем возник выбор уже более полного внедрения в ПГУ СЭД «Ефрат», либо СЭД «DIRECTUM». Выбор пал на СЭД «DIRECTUM», что, на мой взгляд было правильным решением. «DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM относится к классу ECM-систем (EnterpriseContentManagement) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

В состав системы DIRECTUM входит:

• Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MicrosoftWord, таблицы MicrosoftExcel, рисунки MicrosoftVisio, CorelDraw, видео и пр.);
• поддержка версий документов и ЭЦП;
• структурирование документов по папкам;
• назначение прав доступа на документы;
• история работы с документами;
• полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.».

Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.

Службыфайловыххранилищ (DIRECTUMStorageServices).

Управление хранением большого объёма данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.

Сервер веб-доступа. Работа с электронными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.

Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе MicrosoftSharePoint.

Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.

Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электроному документу по его бумажной копии.

Службывводадокументов (DIRECTUMCaptureServices).

Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т. д.).

Службы преобразования документов (DIRECTUM TransformationServices).

Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

Наборсредствинтеграции (DIRECTUMIntegrationToolset).

Интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERPсистемы.»

Становится понятно, что система «DIRECTUM» по своему функционалу весьма подходит для электронного документооборота университета, ведь она поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.

Естественно, как и любой пользователь ПГУ в основном использует те возможность СЭД, которые необходимы и «запускает» в электронную среду те документы, которые считает нужным. Таким образом в регламенте указанном 26 видов документов, которые должны существовать в электронной среде, но в реальности их число значительно меньше. РЕГЛАМЕНТ . Поскольку работникам сложно перестроиться с привычного бумажного документооборота на электронный, то возникает достаточно много лишней работы. К примеру, в опыте ПГУ был момент, когда служебные записки переводили в электронную среду, но многие из записок оставались без должного внимания просто из-за того, что не каждый работник смог обучиться работе в СЭД. Другой пример касается приказов. Было решено приказы полностью перевести в электронный вид, но многие работники дублируют приказы и в бумажном виде. Они руководствуются тем, что зачастую в случае необходимости того или иного приказа они не могут его найти в сэд, но с легкостью обнаруживают в бумажном архиве. Подобные явления можно объяснить с разных сторон. Самое явное объяснение – человеческие факторы, то есть нежелание знакомиться с новым, привычки, страх, недоверие к СЭД т.д. С другой стороны есть и технические нюансы. К примеру, лицензия «DIRECTEUM» имеет ограничения в числе пользователей, которые могут одновременно пользоваться системой. Чем больше число, тем дороже лицензия. Также, есть разные уровни доступа к СЭД, иногда это тоже может мешать в работе с системой. Считаю, что регулярное обучение работников и руководителей ПГУ с СЭД с дальнейшей периодичной аттестацией может исправить сложившуюся ситуацию с дублированием электронных документов бумажными и нежеланием работников пользоваться СЭД.

Заключение

Для понимания сущности электронного документа важным обстоятельством является то, что электронный документ находится в информационной системе и под ее контролем. Именно по этой причине вопросы защиты информации (документов) в информационной системе, задача обеспечения аутентичности, целостности, достоверности электронных документов и пригодности их для использования решаются не только и не столько мерами организационного характера, сколько программнотехническими средствами. Для их решения у нас в стране и за рубежом разрабатываются требования к информационным системам электронного документооборота, охватывающие весь жизненный цикл электронного документа в информационной системе от его создания до уничтожения или передачи на хранение в архив электронных документов.

Отдельной проблемой является организация межведомственного электронного документооборота (взаимодействия), в рамках которой должны быть решены вопросы обмена электронными документами между органами власти. Решение вопросов межведомственного электронного документооборота невозможно без привлечения специалистовдокументоведов.

Общий анализ свойств и особенностей электронных документов свидетельствует о том, что это принципиально иной тип документов по сравнению с документами на бумажном носителе. Различия между типами документов состоят не только в разной среде их существования, но и в разных формах их представления (воспроизведения).

Однако любой документ, независимо от носителя и формы представления, — это социальное явление, любой документ используется для фиксации информации (норм, правил, фактов) и содержит общественно значимую информацию. Для того, чтобы документ в любой момент времени в процессе своего существования (жизненного цикла) был легитимным, необходимо разрабатывать требования к составлению этих документов и правила, которые регламентируют их использование, обеспечивая общественный консенсус. Для создания соответствующей нормативной базы необходимо серьезное и глубокое документоведческое изучение электронных документов, в рамках которого необходимо выработать определение понятия «электронный документ», отражающее его технологические особенности, определить структуру электронного документа и состав обязательных метаданных документа, решить проблемы долговременного хранения электронных документов, включая выбор формата архивного хранения, способов хранения и др.

Так раскрыв тему электронного документооборота наиболее полно теперь видны по-настоящему многообещающие перспективы перехода организаций с бумажного документооборота на электронный.

Автоматизация документооборота не только сэкономит время, сократив путь документов, не только будет способствовать экономии финансов предприятий за счёт ненадобности выделения площади для архивов, но и подтолкнёт нас навстречу инновациям, число которых множится с каждым годом всё быстрее и которым порой так не хватает активного внедрения и пристального внимания законодательных органов. Пусть увеличивается конкуренция на рынке СЭД, пусть вступает в силу больше нормативных документов, пусть работники организаций получают больше качественного обучения по эксплуатации СЭД, а управляющие предприятиями разрабатывают новые методы рационального внедрения электронного документооборота в свои организации.

Думаю, что потребитель должен активнее использовать новые технологии и требовать инноваций от разработчиков, производителей, государства и тогда мы выйдем на новый уровень ведения работы с документами и соответственно новый уровень комфорта организации труда. Список использованных источников и литературы

Федеральные законы Российской Федерации 1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. 2. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ. 3. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ . 4. Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ. 5. Федеральный закон «Об электронной подписи» (от 06.04.2011 г. №63 ФЗ).

Постановления правительства Российской Федерации и Совета

Министров 6. Постановление Правительства РФ от 07.07.2011 № 553″О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и (или) муниципальных услуг, в форме электронных документов». 7. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477(ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Государственные стандарты Российской Федерации 8. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. 9. ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению 10.ГОСТ Р 54471-2011 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности 11.ГОСТ Р 34.10-2012 Информационная технология (ИТ).

Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи 12.ГОСТ 28388-89. «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения». 13.ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», утвержденный 17.09.2012 идентичен международному документу ИСО/ТО 18492:2005 « 14.ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» 15.ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат OpenDocument для офисных приложений (OpenDocument) v1.0 16.ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники»

II. Литература 17.Ларин М.В. Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение // Вестник архивиста. 2009. 18.Семизорова Е.В. Правовой режим электронного документа: проблемы правового регулирования // Юрист. 2011. № 15. 19. Семилетов С.И. Документы и документооборот как объект правового

регулирования: Автореферат диссертации на соискание ученой степени

кандидата юридических наук. 20. Семилетов С.И. Правовые проблемы организации электронного

оборота документов в государственном управлении. 21. Петровский С. Правовой статус электронных документов:

возникновение и современное развитие // Хозяйство и право. — 2001. № 12. 22. Ларин, М. В., О.И. Рысков Электронные документы в управлении //

ВНИИДАД. — М. : ИПО «У Никитских ворот». 2008. 23. Сокова, А. Н. Документоведение: теория и практика // М. : ВНИИДАД.

2009. 24.Конявский, В. А., Гадасин В.А. Основы понимания феномена

электронного обмена информацией // Минск :Беллитфонд. 2004.

Электронные ресурсы 25.Электронный ресурс URL: ru.wikipedia.org 26.Электронный ресурс URL: www.klerk.ru 27.Электронный ресурс URL: archives.ru 28.Электронный ресурс URL: docs.cntd.ru 29.Электронный ресурс URL: www.consultant.ru 30.Электронный ресурс URL: archivexpert.ru

В соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» приложения к выпускным квалификационным работам (ВКР) хранятся в архиве кафедры ИнОУП и не могут быть переведены в электронный вид