Классификация и выбор программного обеспечения бухгалтерского учета
Первым шагом при создании компьютерных систем бухгалтерского учета (КСБУ) является проведение классификации существующих программных продуктов, поскольку только после разделения программного обеспечения на группы по определенным критериям можно формировать требования к программам и сравнивать их функциональные возможности (табл. 1).
Таблица 1. Характеристика основных классов бухгалтерского программного обеспечения
|
№ |
Класс системы |
Группа потребителей |
Основные признаки |
Примеры программных продуктов и фирм-разработчиков |
|
|
Программы для ведения домашней бухгалтерии. Персональный компьютер можно использовать для учета собственных доходов и затрат, планирование семейного бюджета (включительно с долгосрочными вложениями), составление налоговых деклараций. Все эти вопросы постепенно становятся актуальными для значительной части населения. |
|||||
|
1 |
Домашняя бухгалтерия |
Физические лица |
Учет личных и семейных финансов |
«1С: Деньги» («1С»), Quicken (Intuit Corp.), MS Money (Microsoft) |
|
|
Мини-бухгалтерия. К этому классу принадлежат программы, которые используются одним или несколькими работниками в бухгалтериях небольших предприятий. Такие программы не имеют четкой специализации по участкам учета. Они реализуют функции ведения синтетического и суммированного аналитического учета, разрешают вводить хозяйственные операции и обрабатывать их (сортировать, осуществлять поиск необходимой информации и т.п.), формировать небольшой набор первичных документов и отчетных форм. |
|||||
|
2 |
Мини- Бухгалтерия |
Бухгалтерия с 1-3 работниками |
Ввод и обработка бухгалтерских записей |
«1С: Бухгалтерия (базовая версия)» («1С»), «Инфин-бухгалтерия», «Финансист», «Соло для бухгалтера с компьютером», «Свободный учет финансов» |
|
|
Универсальная бухгалтерская система (миди — бухгалтерия). К этому классу принадлежат программные продукты, ориентированные на бухгалтера маленьких и средних предприятий, которые в упрощенном варианте обеспечивают ведение всех участков учета. Такие системы объединяют учетные функции, в том числе и функции количественного учета в границах одной программы и, как правило, рассчитанные для работы на одном компьютере. Исключением является расчет заработной платы, которая выполняется в отдельности. Некоторые программы этого класса предназначены для работы на нескольких компьютерах в локальной сети. |
|||||
|
3 |
Универсальные бухгалтерские системы (миди — бухгалтерия) |
Численность персонала бухгалтерии небольшая. Предусмотрены все разделы учета |
Мощный аналитический учет. Количественный и валютный учет. Учет труда и заработной платы |
«Турбо Бухгалтер 6» («ДИЦ»), «1С: Бухгалтерия» («1С»), «БОСС-Бухгалтер» (Айти), «Алеф-Бухгалтерія» («Алеф онсалтинг»), («Софтенд-систем»), «Само-Трейд» («ФирмаСамо»), «ФОЛИО-БАЗИС» («ФОЛИО») |
|
|
Локальные автоматизированные рабочие места (АРМ). Такие программы предназначены для выполнения отдельных учетных задач (учета работы и заработной платы, основных средств, товарно-материальных ценностей и т.п.), они охватывают отдельные участки бухгалтерии и, как правило, не связанные между собою. АРМ имеют высокий уровень специализации и потому могут эффективно компьютеризированные отдельные части бухгалтерии без выхода на сведенную отчетность. |
|||||
|
4 |
Локальные АРМ |
Один бухгалтер |
Комплексная реализация отдельных задач учету |
«1С: Зарплата», «1С: Торговля», «Соло для бухгалтера с компьютером», «Свободный учет финансов» |
|
|
Комплексы связанных АРМ — программные продукты. ориентированные на использования в бухгалтериях с количеством работников большее восьми при четком распределении функций между ними, которые состоят из набора АРМ. любое из которых реализует функции отдельных участков учета. Каждая такая программа рассчитана на специфику учетных работ и ориентированная на персонал с невысокой бухгалтерской и компьютерной квалификацией. Как правило, комплексы АРМ поддерживают развернутый аналитический учет, имеют глубокую специализацию и установленные на отдельных компьютерах. Комплекс содержит средства объединения данных с разных АРМ, которые необходимые для получения синтетических исходных отчетных форм. Объединение данных осуществляется с помощью специализированного центрального модуля — Главной книги. При объединении данных обмен информацией может осуществляться как с помощью дискет, так и в локальной сети (рис. 1).
|
|||||
|
5 |
Комплексы связанных АРМ |
Бухгалтерия с штатом не менее 8 чел. Распределение функций между работниками |
Комплекс программ. Сетевая архитектура. Довольно полная реализация учетных функций. Возможность адаптации |
«1С: Бухгалтерия» («1С»), «БОСС-Бухгалтер» (Айти), «Алеф-Бухгалтерія» («Алеф консалтинг»), «1С: Деньги» («1С»), Quicken (Intuit Corp.), MS Money (Microsoft) |
|
Рисунок 1 — Информационные связи комплекса АРМ
Каждое автоматизированное рабочее место полноценно реализует функции конкретного участка учета, имеет развитую систему отладки на действующее законодательство.
|
Управленческие системы. К этому классу принадлежат функционально полные системы организационного управления с элементами бухгалтерского учета, планирование, делопроизводства, а также модулями принятия решений и некоторыми другими. Бухгалтерская составная программы в данном случае не является главной. Более важным есть взаимосвязь всех составных системы, возможность эффективного управления предприятием, помощь в решении главной задачи бизнесу — получении прибыли. |
|||||
|
6 |
Управленческие системы |
Бухгалтерия: управленцы (управленческий и финансовый учет, задача финансового менеджмента) |
Управленческий учет. Планирование и управление. Отладка под клиента. Открытость архитектуры. |
«1С: Зарплата», «1С: Торговля», «Соло для бухгалтера с компьютером», «Свободный учет финансов, «Алеф-Бухгалтерія» («Алеф консалтинг»), «1С: Деньги» («1С») |
|
|
Финансово — аналитические системы — класс программ финансового анализа на основе бухгалтерских данных, с помощью которых компьютеризируют задачи внешнего и внутреннего аудита. |
|||||
|
7 |
Финансово-аналитические системы |
Плановик, управленец, главный бухгалтер, контроллер, аудитор |
Финансовый анализ на основе бухгалтерских данных. Компьютеризация задач внешнего и внутреннего аудита |
«1С: Зарплата», «1 С: Торговля», «Соло для бухгалтера с компьютером», «Свободный учет финансов»,»), «1С: Деньги» («1С»), Quicken (Intuit Corp.), MS Money (Microsoft) |
|
|
Правовые базы данных — класс программ, к которым принадлежат упорядоченные системы, содержащие подобранные в тематическом или хронологическом порядке законодательные акты по вопросам налогов, бухгалтерского учета и т.п. Эти системы разрешают быстро находить нужные документы, оперативно отслеживать изменения и дополнения к ним, но они имеют лишь косвенное отношение к бухгалтерским программам. Хотя эта категория программного обеспечения была создана, прежде всего, как помощь юристам, значительная ее часть ориентирована на таких пользователей как бухгалтеры, финансисты, экономисты. |
|||||
|
8 |
Правовые базы данных |
Юристы, бухгалтеры, финансисты, экономисты |
Упорядоченные справочные системы, которые содержат подобранные тематические и хронологические порядке законодательные акты по вопросам налогов, бухгалтерского учета и т.п. |
«1С: Деньги» («1С»), Quicken (Intuit Corp.), MS Money (Microsoft), «1С: Торговля», «Соло для бухгалтера с компьютером», «Свободный учет финансов» |
|
Рассмотрим классификацию программного обеспечения бухгалтерского учета:
1) По способу создания
- Написанное штатным программистом
- Созданное на заказ универсальное
2) По способу учета
- Домашняя бухгалтерия
- Малые предприятия
- Средние предприятия
- Большие предприятия
- Многоотраслевые корпорации
3) По способу реализации в программах бухгалтерских функций
- Программы, в которых преимущество отдается ручному ведению операций
- Программы, в которых преимущество отдается ведению операций по шаблону
4) По комплексности используемых функций
- Интегрированные программы сводного учета
- Отдельные АРМ
- Комплексы связанных АРМ
5) По назначению
- Программы для ведения бухгалтерского учета
- Финансово аналитические системы
- Программы для автоматизации управленческой деятельности, которые содержат модуль бухгалтерского учета
- Правовые базы данных
Приведенный перечень классов бухгалтерских программ помогает сравнить их возможности и выбрать оптимальную программную систему.
Общими критериями выбора программного обеспечения компьютерных систем бухгалтерского учета, относительно предприятий разных типов, является:
- функциональная полнота;
- особенности построения программной системы;
- принципы адаптации к особенностям учетной работы конкретных предприятий;
- возможность использования на разнообразных программно-аппаратных платформах;
- возможность интеграции с деловым программным обеспечением собственных разработок или других производителей.
Требования к бухгалтерским программным продуктам формируют три разных категории пользователей:
1) бухгалтера — непосредственные пользователи компьютеризированной системы бухгалтерского учета;
2) специалисты по компьютерным системам — программисты и техники;
3) руководство предприятия.
Перечень требований к бухгалтерским программам — это сложный. связанный комплекс функциональных, технических, коммерческих и экономических вопросов (табл. 2).
бухгалтерский программный комплекс информационный
Таблица 2. Характеристика требований к программному обеспечению бухгалтерского учета
|
Виды |
Требования |
Короткая характеристика |
|
|
1) Функциональные |
1.1) Ведение журнала операций |
Способность вводить и накапливать все хозяйственные операции, которые отображают хозяйственную деятельность предприятия |
|
|
1.2) Расчет итогов |
Возможность рассчитывать итоги по счетам бухгалтерского учета (обороты, остатки) на какой-либо момент времени при любом количестве введенных хозяйственных операций |
||
|
1.3) Аналитический учет |
Возможность ведения аналитического учета в таких разрезах и с таким уровнем детализации, как этого требуют потребности управления |
||
|
1.4) Количественный учет |
Возможность ведения учета в натуральном измерителе |
||
|
1.5) Валютный учет |
Учет в валютах, которые отличаются от базовой (основной валюты) |
||
|
1.6) Гибкость |
Возможность настроить программу к особенностям конкретного предприятия и изменениям в законодательстве |
||
|
2) Технические |
2.1) Аппаратное обеспечение |
Возможность эффективно работать на компьютерах со средними техническими характеристиками |
|
|
2.2) Редактор документов |
Встроенные в программу средства создания и корректировки форм первичных документов, расчетов и отчетов |
||
|
2.3) Защита информации |
Обеспечение защиты информации и ограничение доступа с помощью системных паролей |
||
|
2.4) «Экспорт-импорт» данных |
Возможность обмена данными с другими программами и приборами (кассовыми аппаратами, технологическими датчиками, сканерами штрих кодов) |
||
|
2.5) Работа в сетях |
Способность работать на нескольких компьютерах с соединением данных с помощью компьютерной сети |
||
|
2.6) Архив документов |
Встроенные средства архивации данных с возможностью быстрого обновления информации |
||
|
3) Коммерческие требования |
3.1) Цена |
Принятая для предприятия цена программного обеспечения и его сопровождения |
|
|
3.2) Сопровождение |
Услуги по обучению пользователей, оперативные консультации, обновление программного обеспечения |
||
|
3.3) Документация |
Качественная детальная печатная документация к программе |
||
|
4) Эргономические требования |
4.1) Интерфейс пользователя |
Удобные и невредные для здоровья пользователя средства обеспечения диалога «человек — компьютер» |
|
|
4.2) Программная помощь |
Развитая система программной помощи, которая позволяет получать «подсказку» насчет какой-либо функции или действия в программе |
||
