Бухгалтерский учет – это система учета ресурсов и результатов финансовой и хозяйственной деятельности предприятия, проводимая по принятым правилам с использованием установленных форм документов. Предметом бухгалтерского учета являются факты хозяйственной жизни, а целью – выявление результатов хозяйственной деятельности и обеспечение сохранности ценностей.
Основой процветания любой организации является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта — обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т. д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране. И здесь не малую роль играет бухгалтерский учёт. И значит, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любой организации.
Наиболее существенная особенность бухгалтерского учёта — это сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации.
Документ (с лат. — доказательство, свидетельство), а документация — это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях. Основными законами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:
Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;
Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.
Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).
Организация деятельности бухгалтерской службы предприятия ТОО «Айршир»
... деятельности бухгалтера на предприятии, получила навыки работы, а так же закрепила теоретические навыки, полученные в Алматинском Государственном Колледже Технологии и Менеджмента. Полученные в результате прохождения практики знания и данные представлены в отчете. ...
1.1. Значение документации в бухгалтерском учете.
Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц, принимающих решение.
В бухгалтерском учете порядок создания, принятия и отражения первичных документов регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином CCCР от 29.07.1983 № 105.
Документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.
Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.
Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:
При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом.
Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь созданных) должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия.
Несвоевременное оформление или не оформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать – финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуации, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.
Создание носителей первичной учетной информации (документов) – это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.
1.2. Классификация бухгалтерских документов.
Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:
Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:
организационно
оправдательным
Документы бухгалтерского оформления
1.3. Унифицированные формы первичной
учетной документации.
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах»[5] Госкомстат РФ по согласованию с Минфином РФ и Минэкономики РФ утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.
Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом РФ.
| Формы первичной учетной документации | Нормативный акт,
которым утверждены формы |
| По учету кадров | Постановление Госкомстата РФ
от 05.01.2004 № 1 |
| По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда | Постановление Госкомстата РФ
от 05.01.2004 № 1 |
| По учету основных средств | Постановление Госкомстата РФ
от 21.01.2003 № 7 |
| По учету нематериальных активов | Постановление Госкомстата РФ
от 30.10.1997 № 71а |
| По учету материалов | Постановление Госкомстата РФ
от 30.10.1997 № 71а |
| По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов | Постановление Госкомстата РФ
от 30.10.1997 № 71а |
| По учету кассовых операций | Постановление Госкомстата РФ
от 18.08.1998 № 88 |
| По учету результатов инвентаризации | Постановление Госкомстата РФ
от 18.08.1998 № 88 |
| По учету работ в капитальном | Постановление Госкомстата РФ
от 30.10.1997 № 71а Постановление Госкомстата РФ от 11.11.1999 № 100 |
| По учету работы строительных машин и механизмов | Постановление Госкомстата РФ
от 28.11.1997 № 78 |
| По учету работ в автомобильном транспорте | Постановление Госкомстата РФ
от 28.11.1997 № 78 |
| По учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин | Постановление Госкомстата РФ
от 25.12.1998 № 132 |
| По учету торговых операций (общие) | Постановление Госкомстата РФ
от 25.12.1998 № 132 |
| По учету торговых операций при продаже товаров в кредит | Постановление Госкомстата РФ
от 25.12.1998 № 132 |
| По учету торговых операций в комиссионной торговле | Постановление Госкомстата РФ
от 25.12.1998 № 132 |
| По учету операций в общественном питании | Постановление Госкомстата РФ
от 25.12.1998 № 132 |
| По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения | Постановление Госкомстата РФ
от 09.08.1999 № 66 |
| По учету сельскохозяйственной продукции и сырья | Постановление Госкомстата РФ
от 29.09.1997 № 68 |
Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.
Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации.
Формы унифицированных документов приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также – для обработки вручную. В формах исключены дублирующие реквизиты, зоны расположения показателей, подлежащих машинной обработке, очерчены утолщенными линиями, используются форматы бланков по ГОСТ 9327-60 – А3 (297 х 420); А4 (210 х 297); А5 (148 х 210).
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.
В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия и должны содержать следующие обязательные реквизиты:
Формы таких документов могут являться отдельным приложением к учетной политике организации на соответствующий год и утверждаться отдельным приказом (распоряжением) руководителя организации.
1.4. Понятие документооборота.
Документооборот – движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.
Документооборот, организованный по графику:
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота устанавливается:
Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.
В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Приложение к Положению о документах
и документообороте в бухгалтерском учете,
утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105
Пример графика документооборота
по предприятию
Утвержден
приказом № _____ от _______
| Наименование
документа |
Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | ||||||||||
| количество
экземпляров |
ответственный за выписку | ответственный за оформление | ответственный за исполнение | срок исполнения | ответственный за проверку | кто представляет | порядок представления | срок представления | кто исполняет | срок исполнения | кто исполняет | срок передачи | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | |
| требование | 2 | цех | ОМТС,
бухгалтерия |
склад | Ежедневно
(до час.) |
бухгалтерия | 1 экз. – цех
2экз. – склад |
при отчете
при реестре |
ежедневно
(до часов) |
бухгалтерия | ежедневно | бухгалтерия | по истечении квартала | |
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.
1.5. Право подписи первичных документов.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
1.6. Правила проверки первичных документов
и исправления ошибок в них.
Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
