Бухгалтерская технология проведения и оформления инвентаризации

метки: Недостача, Инвентаризация, Актив, Норма, Проведение, Объект, Результат, Сумма

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

МДК 02.02

1.1 Понятие и цели инвентаризации

Инвентаризация — как метод бухучёта насчитывает не менее 6 тысяч лет, однако само слово инвентаризация появилось в 1931 году в журнале «Вестник Академии наук». До этого пользовались другими терминами: проверка, пересчёт, учёт, переучёт и т.д. Инвентаризация от лат. inventarium, что означает опись имущества.

Инвентаризация — это сверка фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации с данными бухучёта. В процессе проведения инвентаризации проверяется и документально подтверждается не только наличие имуществ и обязательств, но также их состояние и оценка.

Инвентаризация — это установление фактического наличия средств и их источников, произведённых затрат и т.д. путём пересчета остатков в натуре или проверке учётных записей.

Инвентаризация — это не что иное, как средство установления истины в данных бухучёта. Первичные документы несут информацию о произошедших фактах хозяйственной жизни. Однако бухгалтер оказывается отделён от этих фактов барьером первичной документации. Поэтому инвентаризация позволяет бухгалтеру проверить правильность и полноту отражения в бухгалтерском учёте фактов хозяйственной жизни.

Роль инвентаризации менялась во времени. В эпоху древнего Рима инвентаризация применялась при оценке наследуемого имущества и определения размера налогов на наследство, а впоследствии на имущество. Идеи Жака Савари о контрольной функции инвентаризации (обеспечение сохранности имущества собственника, соответствие фактического наличия данным бухучёта) изложены ещё в 1675 году.

Основными целями инвентаризации являются:

1) проверка правильности данных текущего учёта и выявление допущенных ошибок;

2) отражение неучтённых, хозяйственных и финансовых операций;

3) контроль сохранности имущества;

4) контроль за полнотой и своевременностью расчётов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов;

5) проверка условий и порядка хранения товаров;

6) выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров;

7) проверка соблюдения принципа материальной ответственности;

8) проверка состояния учёта и организации движения товарных запасов;

9) проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и бухучёте.

1.2 Место и роль инвентаризации

Инвентаризация является одним из наиболее доступных и действенных инструментов последующего контроля, т.е. контроля, реализуемого спустя значительное время после проведения бухгалтерских операций.

Организация учета товарных операций в розничной торговле»

... товаров в розницу. При исследовании темы курсовой работы: «Организация учета товарных операций в розничной торговле» должны быть рассмотрены следующие вопросы: 1. Основные принципы и задачи учета в торговле. 2. Организация бухгалтерского учета товарных операций в розничной торговле. ... и бух. отчетности обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и ...

Инвентаризация имеет государственную значимость. Она нередко используется при решении крупных задач в области экономики и социальной политики. Бухгалтерская отчетность в России считается недействительной, если не была проведена инвентаризация и её результаты не были включены в бухгалтерскую отчётность.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин:

1) выявление возможных ошибок в учёте, которые могут привести к серьёзным материальным потерям — штрафам за сокрытие прибыли;

2) изменение физических свойств ТМЦ (например: продукты питания меняют свои физические свойства или просто приходят в негодность), с помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально;

3) стихийные бедствия, пожары, аварии и т.д.;

4) кражи, злоупотребления;

5) недоверие к материально-ответственному лицу;

6) проведение ревизий, аудиторских проверок;

7) по требованию судебно-следственных органов и др.

1.3 Периодичность проведения инвентаризации

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

1) при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, библиотечных фондов — раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья, материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

3) при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

4) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

5) в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий или других чрезвычайных ситуаций;

6) при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

7) при коллективной (бригадной) материальной ответственности, инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов.

1.4 Приёмы физического подсчёта имущества

Приёмами физического подсчёта имущества является подсчёт, обмер, взвешивание. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки, обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправленными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

По материалам и товарам, хранящимся в неповреждённой упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов, но с обязательной проверкой в натуре на выборку части ценностей. Определение массы или объема навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчётов.

Инвентаризация имущества и обязательств

... порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов, правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств, порядок оформления результатов инвентаризации; 5) ... ценностей, обмеров, обвесов со стороны работников организации, или же под воздействием факторов окружающей среды, товарно-материальные ценности ...

инвентаризация имущество бухгалтерский недостача

1.5 Классификация инвентаризаций

Инвентаризации бывают:

1) по объёму — полная и частичная;

2) по методу проведения — выборочная и сплошная;

3) по назначению — плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация

частичной инвентаризацией

выборочной инвентаризации

Сплошная инвентаризация, Плановая инвентаризация, Внеплановая инвентаризация, Повторная инвентаризация, Контрольная инвентаризация

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации ТМЦ по местам их хранения и переработки. Выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

2.1 Подготовительный этап перед проведением инвентаризации

Процесс инвентаризации можно разделить на несколько этапов.

Подготовительный этап. На данном этапе на основе приказа руководителя создаётся постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объёме работ и наличии в организации ревизионной комиссии, проведение инвентаризации допускается возлагать на неё. При большом объёме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. В состав инвентаризационной комиссии включается представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты: инженеры, экономисты, техники, мастера и т.д. В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, а также независимых аудиторский организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации не действительными. Перед началом инвентаризации члены комиссии должны убедиться в том, что все документы по инвентаризуемым объектам обработаны, сгруппированы, записаны на счетах бухгалтерского учёта, а в учетных регистрах вычислены необходимые сальдо, которые подлежат инвентаризации.

Если материально-ответственное лицо имеет документы, не переданные в бухгалтерию по различным причинам, то они проверяются комиссией, принимаются к учёту и служат основанием для корректировки сальдо на дату инвентаризации по учетным данным. Факт сдачи документов удостоверяется расписками (типовой формы) материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности оприходованы, а выбывшие — списаны с бухгалтерского учёта. Инвентаризационная комиссия принимает последние приходные или расходные документы или отчёты о движении материальных ценностей, денежных средств. Председатель комиссии визирует первичные документы.

2.2 Проведение инвентаризации имущества и обязательств

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии документы должны храниться в ящике, шкафу, сейфе, в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения исправляют выявленные ошибки в установленном порядке.

Натуральная и документальная проверка выполняется путём обязательного подсчёта, взвешивания, обмера и определяет фактическое наличие имущества. Все эти процедуры осуществляются при обязательном участии материально-ответственного лица.

Сведения о фактическом наличие имущества и реальности учтённых финансовых обязательствах записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составлены не менее чем в двух экземплярах. Описи заполняются чётко, ясно, без помарок и подчисток. Наименование проверяемых ценностей, их количество указывается в единицах, принятых в учёте. Пустые строки в описях должны прочёркиваться.

Таксировочный этап. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цены, таксировки (кол-во*цена) и подсчёте итогов, за подписями лиц производивших проверку. Опись подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. В конце описи материально ответственное лицо дает расписку об отсутствии претензий к членам комиссии.

Инвентаризация расчётов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учёта.

Инвентаризационная комиссия в результате документальной проверки должна установить обоснованность, полноту и своевременность отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с формированием и движением дебиторской и кредиторской задолженности по всем видам расчетов.

2.3 Документальное оформление результатов инвентаризации

Сравнительно-аналитический этап . Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие ценностей с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записываются в сличительную ведомость. В ней указывается фактическое наличие средств по данным организации, учетные данные о наличии средств и результаты сравнения (излишек, недостаток).

Заключительный этап . Результаты инвентаризации отражаются в учетных регистрах и бухгалтерской отчетности. Согласно Положению по бухгалтерскому учету и отчетности в РФ выявленные в ходе инвентаризации расхождения отражаются в следующем порядке: излишек приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, недостача относится на материально-ответственное лицо.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности её проведения с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц, обязательно до открытия склада, где проводилась инвентаризация.

ПЕРЕЧЕНЬ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Номер формы	Наименование формы
ИНВ-1	Инвентаризационная опись основных средств
ИНВ-1а	Инвентаризационная опись нематериальных активов
ИНВ-2	Инвентаризационный ярлык
ИНВ-3	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
ИНВ-4	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных
ИНВ-5	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение
ИНВ-6	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути
ИНВ-8	Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них
ИНВ-8а	Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях
ИНВ-9	Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них
ИНВ-10	Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств
ИНВ-11	Акт инвентаризации расходов будущих периодов
ИНВ-15	Акт инвентаризации наличных денежных средств
ИНВ-16	Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности
ИНВ-17	Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Прило- жение к форме ИНВ-17	Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
ИНВ-18	Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств
ИНВ-19	Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
ИНВ-22	Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации
ИНВ-23	Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации
ИНВ-24	Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей
ИНВ-25	Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций

2.4 Нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

2. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности»

3. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (в ред. 08.11.2010 № 142н) «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

4. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций».

3.1 Отражение в учете излишков

Выявленные излишки основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты.

Принятие к учету имущества, оказавшегося в излишке по результатам инвентаризации, производится по статье «Прочие доходы» в составе прочих поступлений.

Излишки имущества, выявленные при инвентаризации, следует оприходовать по рыночным ценам.

Следует обратить внимание, что суммы оприходованных по результатам инвентаризации излишков материальных ценностей при исчислении налога на прибыль также подлежат зачислению в состав внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 НК РФ).

Таким образом, излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются в бухгалтерском учете по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы».

Например:

Оприходованы выявленные при инвентаризации излишки:

материалов Д 10 К 91-1; товаров Д 41 К 91-1готовой продукции Д 43 К 91-1 и т.д.

При оприходовании объектов основных средств, оказавшихся в излишках при инвентаризации, следует применять счет 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Следовательно, оказавшиеся по результатам инвентаризации в излишках объекты основных средств приходуются в бухгалтерском учете следующими записями:

1. Д 08 К 91-1 — основное средство оприходовано в оценке по рыночной стоимости.

2. Д 01 К 08 — принятое в эксплуатацию и оформленное в установленном порядке основное средство оприходовано по окончательно сформированной первоначальной стоимости.

3.2 Отражение в учете недостач

Значительно чаще, чем излишки, при инвентаризациях выявляются недостачи.

Нормативные документы предусматривают списание недостач имущества в пределах норм естественной убыли на издержки производства или обращения, а сверх норм — за счет виновных лиц. В случаях, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества списываются на финансовые результаты. Окончательное решение о списании недостач на финансовые результаты или на счета виновных лиц принимает руководитель организации.

Общим для всех случаев будет первоначальное отражение выявленных недостач на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». На основании сличительных ведомостей и в зависимости от того, на каком счете учитывалось недостающее имущество, в бухгалтерском учете делаются записи по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами их учета (например, 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и т.п.).

Недостающие товарно-материальные ценности отражаются по фактической себестоимости, а основные средства — по остаточной.

3.3 Отражение недостач в пределах естественной убыли

Списание выявленных недостач товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли производится на издержки производства или обращения, применение норм естественной убыли возможно только в том случае, если такие нормы утверждены нормативными актами соответствующих министерств и ведомств. В случае отсутствия утвержденных Норм естественной убыли выявленная при инвентаризации недостача рассматривается как убыль сверх норм и подлежит отнесению на виновных лиц в полном размере.

Суммы недостач, учтенные первоначально на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», в пределах естественной убыли списываются по фактической себестоимости в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу), например,

Д 20,23,25,26,29,44 К 94.

3.4 Возмещение недостач за счет виновных лиц

Суммы выявленных при инвентаризации недостач сверх норм естественной убыли, а также при отсутствии утвержденных в установленном порядке норм относятся на виновных лиц.

Суммы, подлежащие взысканию с виновного работника, отражаются в бухгалтерском учете организации Д 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» К 94.

Удерживаемые из заработной платы работника в возмещение недостач суммы отражаются по Д 70 К 73-2.

Обратим внимание, что суммы налога на добавленную стоимость по недостающему имуществу подлежат восстановлению (если они ранее были предъявлены к вычету) и также подлежат взысканию с виновных лиц. Данный вывод, следует из формулировки п. 2 ст. 171 НК РФ, который определяет, что вычетам подлежат суммы НДС по товарам, приобретенным для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения. В случае недостачи такое имущество уже не может быть использовано для осуществления облагаемых операций, поэтому НДС подлежит восстановлению.

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:

Д 94 К 10 — выявлена недостача ТМЦ (по учетным ценам).

, Д 94 К 68 — восстановлен НДС с суммы недостачи. , Д 73-2 К 94 — списана недостача на виновное лицо. , Д 70 К 73-2 — удержано из зарплаты в погашение недостачи.

При оформлении возмещения недостач имущества за счет виновных лиц необходимо руководствоваться также положениями Трудового кодекса РФ.

По общему правилу, предусмотренному ст. 241 ТК РФ, за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка. Однако в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами, на работника может возлагаться материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба.

Случаи возложения на работников обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере предусмотрены ст. 243 ТК РФ.

Возмещение ущерба в полном размере предусмотрено, например, в случаях, когда в соответствии с ТК РФ или федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей, в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу, при умышленном причинении ущерба, при причинении ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, при причинении ущерба в результате преступных действий, установленных приговором суда, в случае причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом, в результате разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами, а также в случае причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Размер ущерба при утрате или порче имущества должен соответствовать фактическим потерям исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не может быть ниже стоимости утраченного имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом износа) (ст. 246 ТК РФ).

При взыскании сумм причиненного недостачей имущества ущерба необходимо учитывать также положения ст. 248 ТК РФ.

Взыскание суммы ущерба в размере не более среднего месячного заработка может производиться по распоряжению работодателя. При этом такое распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Если этот срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке. Работник может добровольно возместить недостачу полностью или частично. По соглашению сторон допускается также возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник должен дать письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. При увольнении такого работника, если он отказывается возместить причиненный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

Кроме того, ст. 138 ТК РФ ограничен общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы: удержания не могут превышать 20%, а при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% его заработка.

3.5 Списание недостач при отсутствии виновных лиц

Предусмотрено списание убытков от недостачи имущества на финансовые результаты организации в случаях, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков. В таких случаях согласно Методическим указаниям по инвентаризации в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей, должны быть решения следственных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо должен быть отказ суда во взыскании ущерба с виновных лиц.

В бухгалтерском учете на основании указанных документов суммы недостач, учтенные первоначально на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы».

При документальном подтверждении факта отсутствия виновных лиц соответствующим органом такие убытки признаются внереализационными расходами при исчислении налога на прибыль (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

При этом в соответствии со ст. 240 ТК РФ работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. Если работодатель отказался взыскивать недостачу с работника, то в этом случае при исчислении налога на прибыль списываемые суммы недостач будут относиться за счет нераспределенной прибыли организации после уплаты налога на прибыль.

3.6 Зачет недостач излишками (пересортица)

При проведении инвентаризации возможны случаи одновременного выявления излишков и недостач у одного и того же ответственного лица. В таких случаях предусмотрен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы. Такой зачет возможен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же ответственного лица, в отношении ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. Решение о зачете недостач излишками принимает руководитель организации на основании предложений, представленных ему председателем инвентаризационной комиссии, и объяснений ответственного лица о причинах пересортицы. Возможно, что при зачете недостач излишками недостающих ценностей будет больше, чем ценностей, оказавшихся в излишках. В этом случае не покрытая излишками разница относится на виновных лиц.

Возможна ситуация, когда ценностей, оказавшихся в излишках, будет больше, чем недостающих. В этом случае оставшиеся в излишках (после зачета) ценности приходуются и их стоимость зачисляется в прочие доходы по рыночной стоимости по тем же правилам, которые приведены ранее.

При инвентаризации кассы руководствуются принципами, описанными выше.

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы отражаются:

1. Д 50 К 91-1 — выявлены излишки денежных средств в кассе;

2. Д 94 К 50 — выявлена недостача денежных средств в кассе;

3. Д 73-2 К 94 — установлено лицо, виновное в недостаче денежных средств в кассе;

4. Д 50 К 73-2 — виновное лицо внесло деньги в кассу;

5. Д 70 К 73-2 — удержано из зарплаты в погашение недостачи с виновного лица;

6. Д 50 К 99 — отражены доходы, поступившие в кассу в связи с чрезвычайными обстоятельствами;

7. Д 99 К 50 — отражена недостача или порча наличных денег в результате чрезвычайных обстоятельств.

4.1 Инвентаризация основных средств

Инвентаризация основных средств заключается в проверке их фактического наличия в натуре по местам нахождения или эксплуатации. По действующим положениям она может проводиться один раз в три года перед составлением годового отчета, но не ранее 1 ноября отчетного года. Инвентаризация библиотечных фондов и объектов недвижимости обычно осуществляется один раз в пять лет. В ходе инвентаризации устанавливается соответствие между учетными данными и фактическим наличием основных средств, определяется их комплектность, техническое состояние, степень использования по назначению. Одновременно уточняется балансовая оценка тех или иных объектов.

Для проведения этой работы приказом по организации создается инвентаризационная комиссия во главе с директором или его заместителем. До начала инвентаризации проверяется наличие и состояние инвентарных карточек (книг), технических паспортов, документов на сданные и принятые в аренду объекты, подготавливается необходимая документация (бланки, формы актов, инвентарных описей и т.п.), уточняется перечень основных средств по местам нахождения. Члены комиссии в присутствии должностных лиц или материально ответственных лиц (начальников цехов, отделов, мастеров) осматривают объекты основных средств и фиксируют в инвентаризационных описях их фактическое наличие по наименованиям, назначению и инвентарным номерам. По результатам осмотра основных средств составляется инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1. Отдельно записываются выявленные при инвентаризации неучтенные объекты, а также непригодные для эксплуатации и восстановления основные средства. Основные фонды, которые ко времени инвентаризации могут быть вне территории предприятия (транспортные средства, отбывающие в длительные рейсы, оборудование, подлежащее отправке в капитальный ремонт, и т.п.), инвентаризируют до их выбытия. Объекты, не числящиеся в учете, отражаются в описи по рыночной стоимости. Величину их изношенности комиссия определяет по фактическому состоянию объекта в процентах от установленной по соответствующим ценникам стоимости. Одновременно выявляется, когда и по чьему распоряжению возведены или приобретены неучтенные объекты, куда списаны соответствующие затраты. Если при инвентаризации выявлены излишки или недостачи основных средств, то помимо описей, составляется сличительная ведомость по форме № ИНВ-18.

Если в ходе инвентаризации выявлены не отраженные в учете капитальные работы, увеличивающие балансовую оценку основных средств, или обнаружена частичная ликвидация объектов, уменьшающая их инвентарную стоимость, комиссия должна составить отдельный акт. В акте указывают сумму дооценки или уменьшения балансовой стоимости объектов исходя из фактических затрат на производство капитальных работ или первоначальной стоимости ликвидированной части объекта. Комиссия должна установить причины, по которым конструктивные изменения объектов основных средств не получили своевременного отражения в учете.

Акты и инвентаризационные описи подписывают члены комиссии и материально ответственные лица. Инвентаризационные ведомости (описи) представляются в бухгалтерию для внесения изменений и уточнений в инвентарные карточки, сводные ведомости и другие регистры по учету основных средств. В итоге составляют общую для организации сличительную ведомость результатов инвентаризации. В ней указываются порядковый номер описей, составленных по местам нахождения или эксплуатации основных средств, перечень выявленных неучтенных или недостающих объектов, их стоимость.

При выявлении недостачи или излишка основных средств к инвентаризационным описям прилагают объяснения материально ответственных лиц. На основании этих объяснений принимается решение о порядке регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

Излишки основных средств независимо от причин их образования приходуются по рыночным ценам.

Оприходование неучтенных основных средств отражается Д 08 К 91/1; Д 01 К 08.

Недостача основных средств, выявленная при инвентаризации, если конкретные виновники недостачи не установлены, на счетах бухгалтерского учета отражается следующим образом;

• Д 01/9 (субсчет Выбытие основных средств) К 01/1 первоначальная (балансовая) стоимость объекта;
• Д 02 К 01/9 сумма амортизации отсутствующих объектов основных средств;
• Д 94 К 01/9 остаточная стоимость отсутствующих объектов;
• Д 91/2 К 94 сумма понесенного ущерба от недостачи основных средств относится на финансовые результаты при отсутствии возможности взыскать его с виновных.

В результате балансовая стоимость объекта списывается со счета Основные средства и отражается по дебету и кредиту счета Недостачи и потери от порчи ценностей в равновеликой сумме. Она войдет в общий итог оборотов по этому счету. Результаты списания уменьшают имущество организации на величину остаточной стоимости объекта.

Недостача основных средств, при которой невозможно определить виновных, — своеобразный брак в работе бухгалтерии. Чтобы его не допустить, необходимо определить лиц, ответственных за сохранность и правильное использование основных средств по местам их нахождения, периодически проводить выборочную инвентаризацию и т.п.

Если виновники недостачи или порчи основных средств определены, на счетах бухгалтерского учета делают следующие записи:

• Д 01/9 (субсчет Выбытие основных средств) К 01/1 первоначальная (балансовая) стоимость объекта;
• Д 02 К 01/9 сумма амортизации отсутствующих объектов основных средств;
• Д 94 К 01/9 остаточная стоимость отсутствующих объектов;

Д 73/2 К 94 сумма недостачи основных средств, предъявленная к взысканию с материально ответственных лиц по остаточной стоимости объекта,

Д 73/2 К 91/1 разница между рыночной и балансовой стоимостью объекта также относится на виновное лицо.

Заключение по результатам инвентаризации, предложения и решения инвентаризационной комиссии оформляют соответствующим протоколом, который утверждается руководителем организации.

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду. В этом случае опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому контрагенту, которому передается один экземпляр описи.

4.2 Инвентаризация нематериальных активов

В ходе проведения инвентаризации нематериальных активов следует руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июля 1995 г. № 49. Постоянно действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утвержден приказом (распоряжением) руководителя организации проверяет:

• наличие надлежаще оформленных документов, подтверждающих существование самого нематериального актива и исключительного права у организации на результаты интеллектуальной деятельности (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака и т. п.);

• правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

Данные инвентаризации нематериальных активов заносятся в инвентаризационную опись нематериальных активов (форма № ИНВ-1а).

Составляется она в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии и лицом, ответственным за сохранность документов, удостоверяющих право организации на нематериальные активы. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у ответственного(ых) за сохранность документов лица (лиц).

До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность документов, удостоверяющих право организации на нематериальные активы, берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы. При выявлении нематериальных активов, не отраженных в бухгалтерском учете, комиссия должна включать их в инвентаризационную опись.

В случае обнаружения расхождений или неточностей в наименовании или основных характеристиках нематериального актива в описи указываются правильные сведения и технические показатели. Если в результате инвентаризации НМА выявлены расхождения между фактическим наличием и учетными данными, аналогично инвентаризации основных средств формируется сличительная ведомость результатов инвентаризации по форме № ИНВ-18.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием нематериальных активов и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

1. излишки нематериальных активов приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты. При этом выясняется, когда и по распоряжению кого приобретены неучтенные объекты нематериальных активов и куда списаны соответствующие расходы;

2. недостача объектов нематериальных активов относится за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи объектов нематериальных активов списываются на финансовые результаты организации.

Выявленные в ходе инвентаризации излишки нематериальных активов принимаются к учету в составе прочих доходов и отражаются проводкой:

• Д 08 К 91/1; Д 04 К 08 рыночная цена НМА.

Недостача НМА отражается следующим образом:

• Д 05 К 04 по недостающим объектам нематериальных активов списывается сумма накопленной амортизации;
• Д 94 К 04 списывается недостача объектов нематериальных активов по остаточной стоимости;
• Если виновное лицо установлено и признало свою вину, сумма недостачи относится на счет данного виновного лица по остаточной стоимости объекта: Д 73/2 К 94.

Разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего объекта нематериальных активов также относится на счет виновного лица и одновременно эта сумма отражается в составе прочих доходов:

Д 73/2 К 91/1.

В счет погашения причиненного ущерба виновное лицо может внести денежные средства в кассу организации, на расчетный счет организации в банке или эти суммы могут быть удержаны из его заработной платы: Д 50,51 К 73/2, Д 70 К 73/2.

При отсутствии виновного лица недостача списывается в состав прочих расходов: Д 91/2 К 94

Сумма нанесенного ущерба от недостачи нематериальных активов списывается на убытки: Д 99 К 91/9.

Сумма прочего дохода, полученная в результате возмещения работником суммы недостачи, списывается: Д 91/9 К 99.

5.1 Инвентаризация МПЗ

К материально-производственным запасам (МПЗ) относятся: производственное сырье и материалы, готовая продукция, товары и др.

В результате инвентаризации уточняются фактическое наличие и оценка материально-производственных запасов, что необходимо для составления отчетности. В действующих организациях инвентаризация производственных запасов осуществляется не менее одного раза в год перед составлением бухгалтерской отчетности, кроме запасов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация проводится по приказу руководителя. Приказом руководителя устанавливается график проведения инвентаризации.

Проведение инвентаризации обязательно также в следующих случаях: при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел); при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; в случаях пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов России.

Инвентаризация материалов осуществляется инвентаризационными комиссиями при обязательном участии материально ответственных лиц. К началу инвентаризации в карточках складского учета должны быть отражены все операции по движению материалов; по каждому из них выведены остатки на день инвентаризации; первичные документы по движению материалов необходимо сдать в бухгалтерию и подвергнуть бухгалтерской обработке. Факт сдачи всех документов в бухгалтерию и отсутствия неоприходованных или несписанных ценностей материально ответственные лица подтверждают письменно.

Составленные при проверке инвентаризационные описи типовой формы подписываются членами комиссии. Материально ответственные лица подтверждают правильность составления документа и дают расписку о том, что проверка произведена в их присутствии и претензий к комиссии нет. Данные инвентаризационных описей используются для составления сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учетными данными. При выявлении недостач или излишков материально ответственные лица должны дать им соответствующие объяснения. Комиссия устанавливает характер, причины выявленных расхождений или порчи материалов и определяет порядок регулирования разниц и возмещения потерь.

Недостачи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывают с кредита счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» на издержки производства или обращения хозяйствующих субъектов или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетных организаций. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Недостачи сверх норм естественной убыли, потери от порчи, а также похищенные ценности списываются на счета виновных лиц.

Фактическое наличие данных материальных ценностей определяется путем их подсчета, взвешивания или обмера. МПЗ отражаются в описи по форме № ИНВ-3, при этом указывается их вид, группа, количество и другие необходимые данные (сорт, размер и пр.).

Тара отражается в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

Тару, пришедшую в негодность, в инвентаризационную опись не вносят, по ней составляется акт на списание, в котором приводятся причины порчи. Если в процессе инвентаризации выявлены расхождения между фактическим наличием МПЗ и учетными данными, составляется сличительная ведомость № ИНВ-19.

Излишки ценностей, выявленные при инвентаризации, подлежат оприходованию и увеличению финансовых результатов.

Дт 10, 41, 43 Кт 91/1 оприходование излишков МПЗ по рыночным ценам.

Недостачи списываются на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по фактической себестоимости (по частично испорченным материальным ценностям в сумме фактических потерь).

Дт 94 Кт 10 недостача материалов по учетным ценам.

Недостачи списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» следующим образом:

* в пределах предусмотренных в договоре величин — на счета учета материальных ценностей (при выявлении их на стадии заготовления); на счета учета затрат на производство (в пределах норм естественной убыли); на счета расходов на продажу (при выявлении их в процессе хранения и продажи)

Дт 10, 20, 23, 25,26,44 Кт 94;

* сверх норм естественной убыли, потерь от порчи, а также при хищении, когда установлены конкретные виновники, — на дебет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Дт 73/2 Кт 94; (Дт 91/2 Кт 73/2 списание недостачи по решению суда о необоснованности иска или несостоятельности должника);

* сверх норм естественной убыли и потери от порчи, а также при хищении, когда конкретные виновники не установлены, либо при отказе суда во взыскании вследствие необоснованности исков — на дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»

Дт 91/2 Кт 94.

Следует отметить, что списание недостач и хищений с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счетов затрат на производство или расходы на продажу осуществляется по фактической себестоимости.

Если недостачи с виновных лиц взыскиваются по ценам, превышающим балансовую стоимость материалов (фактическую себестоимость), то разница между этими ценами и фактической себестоимостью этих материалов отражается бухгалтерской записью:

Дт 73/2 Кт 91/2

По мере взыскания с материально ответственного лица или виновника недостачи причитающейся суммы эта разница списывается:

Дт 50,70 Кт 73/2

5.2 Переоценка материальных ценностей

Переоценка материальных ценностей осуществляется в соответствии с действующим законодательством (по решениям правительства Российской Федерации) в связи с изменением цен и тарифов. Если организация проводит переоценку МПЗ, то ее результат утверждается руководителем организации и списывается сразу на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Дт 91/2 Кт 10 отражается сумма уценки МПЗ

Дт 10 Кт 91/1 отражается сумма дооценки МПЗ

В аналитическом разрезе к счету 91 «Прочие доходы и расходы» может быть открыт отдельный субсчет для отражения результатов переоценки. Соответственно, сальдо счета 91 «Прочие доходы и расходы» списывается на счет 99 «Прибыли и убытки».

При проведении инвентаризации перед составлением бухгалтерского баланса может быть выявлено снижение стоимости материальных ценностей по сравнению с их рыночной стоимостью (например, переоценка вследствие устойчивого снижения рыночных цен, снижение потребительских свойств при хранении запасов и т. п.).

Для обобщения информации об отклонениях стоимости сырья, материалов, топлива и других ценностей организациям предоставлено право формировать соответствующий резерв, отражаемый на счете 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей». Этот счет применяется также при выявлении снижения стоимости других средств в обороте: незавершенного производства, готовой продукции, товаров и т. п. Резерв под снижение стоимости материальных ценностей создается по каждой единице запасов либо по отдельным видам (группам) запасов. Не допускается создание разделов по таким укрупненным группам запасов, как основные материалы, вспомогательные материалы и т. п. Иными словами, организация осмотрительно страхуется в отчетном периоде от необходимости признания в будущем убытков, которые относятся к данному отчетному периоду.

Образование резерва под снижение стоимости материальных ценностей отражается в учете записью:

Дт 91/2 Кт 14/1

В следующем отчетном периоде по мере списания материальных ценностей, по которым образован резерв, зарезервированная сумма восстанавливается:

Дт 14/1 Кт 91/1

Аналогичная запись осуществляется при повышении рыночной стоимости материалов, по которым ранее был создан резерв. Аналитический учет по счету 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» ведется по каждому виду резервов.

Иными словами при использовании резерва в начале периода, следующего за отчетным, зарезервированная сумма восстанавливается, т. е. дебетуется счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» и кредитуется счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы». Тем самым переходящие остатки материальных ценностей отражаются в учете не по сниженным ценам, а исходя из предположения, что они будут полностью израсходованы в течение следующего отчетного периода.

При этом реального снижения фактической стоимости МПЗ в бухгалтерском учете не производится. Для этих целей создаются специальные резервы, а в балансе стоимость МПЗ указывается с учетом этих резервов.

6.1 Инвентаризации расчетов

Задача инвентаризации — определение реального состояния расчетов и выявление задолженности, не реальной для взыскания, с целью принятия мер к взысканию задолженности с должников либо к списанию ее с учета.

Результаты инвентаризации расчетов оформляются следующим образом. Сначала итоги проверки каждого дебитора и кредитора заносятся в справку, являющуюся приложением к акту по форме ИНВ-17. В этой справке указываются:

• реквизиты каждого дебитора и кредитора организации;
• дата и причина возникновения задолженности;
• сумма задолженности.

Затем на основании этой справки составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме ИНВ-17

Инвентаризация включает проверку расчетов с:

• покупателями и поставщиками (сч. 60, 62, 76);
• банками по займам, кредитам (сч. 66, 67);
• бюджетом по налогам и сборам и внебюджетными фондами по страховым взносам (сч. 68,69);
• работниками, в том числе подотчетными лицами (сч.

70, 71, 73, 76/4);

• другими дебиторами и кредиторами (сч.76).

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам (по терминологии Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств), с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная комиссия в результате документальной проверки должна установить обоснованность, полноту и своевременность отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с формированием и движением дебиторской и кредиторской задолженности по всем видам расчетов.

1. Последовательно анализируется каждый вид инвентаризируемого расчета: