Данная работа является отчетом о прохождении производственной практике в отделе Делопроизводства в Администрации г.Чебоксары с28 октября по 6декабря 2013 года.
Целью практики является ознакомление со сферой практической деятельности государственного служащего.
Также целью является ознакомление с правовым механизмом данного предприятия. администрация делопроизводство документооборот
Для достижения поставленных целей были поставлены и решены задачи:
- выполнение программы учебно-ознакомительной практики;
- выполнение поручений руководителей практики от организации;
- проведение анализа теоретических основ и практических условий управления данного предприятия.
Итогом проведения работы является составленный отчет о прохождении практики, дневник, содержащий сведения о конкретных видах работ, выполняемый в ходе практики, а также характеристика с места прохождения производственной практики.
Глава 1. Общая характеристика объекта практики
1.1 Общее положение Администрации г. Чебокары
Администрация города Чебоксары является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления города Чебоксары, наделенным настоящим положением полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города Чебоксары федеральными законами и законами Чувашской Республики.
Администрация города Чебоксары действует под непосредственным руководством главы самоуправления — главы администрации города Чебоксары, избираемого представительным органом местного самоуправления города Чебоксары — Чебоксарским городским Собранием депутатов.
Администрация города Чебоксары является юридическим лицом. Имеет печать с изображением Государственного герба Чувашской Республики, расчетные и текущие счета в банках и других кредитных учреждениях.
Имущество администрации города Чебоксары закрепляется за ней на правах оперативного управления.
Компетенция администрации города Чебоксары определяется настоящим Положением.
1.2 Структура Администрации г. Чебоксары
Структура администрации города утверждается постановлением главы администрации города Чебоксары по согласованию с Чебоксарским городским Собранием депутатов.
Глава самоуправления — глава администрации города является высшим должностным лицом города Чебоксары.
Опыт субъектов и городов по организации жилищного самоуправления
... исследуемой проблемы. Исследовать опыт российских городов в организации жилищного самоуправления. Проанализировать состояние жилищного самоуправления в г. Новокузнецке, выявить проблемы и предложить пути решения. Методы исследования - анализ и синтез, анализ нормативно-правовой базы, ...
В случае временного отсутствия главы администрации города его обязанности исполняет первый заместитель или другое должностное лицо, назначенное главой администрации города.
В администрации города Чебоксары могут образовываться структурные подразделения (комитеты, управления, отделы), которые действуют на основании положений, утверждаемых главой администрации города Чебоксары.
1.3 Предметы введения Администрации г. Чебоксары
Основными задачами администрации города Чебоксары являются:
- исполнение Конституции Российской Федерации, Конституции Чувашской Республики, нормативных правовых актов Российской Федерации, органов государственной власти Чувашской Республики и органов местного самоуправления города Чебоксары;
- защита прав и свобод граждан в соответствии с Конституцией Российской Федерации;
- создание условий для развития личности, повышения культуры, охраны здоровья, приоритетное развитие социально-культурной сферы, всесторонняя социальная защита жителей города;
- обеспечение эффективности городского хозяйства, создание условий для развития предпринимательства, новых условий хозяйствования;
— обеспечение охраны окружающей среды, рациональное использование природных ресурсов, муниципальных земель, улучшение экологического состояния на предприятиях, в коммунальном хозяйстве, обеспечение санитарно-эпидемиологического благополучия города.
Для решения поставленных задач администрация города Чебоксары наделена следующими полномочиями:
Полномочия администрации города в области обеспечения законности, правопорядка, охраны прав и свобод граждан:
- обеспечивает на территории города соблюдение законов, актов вышестоящих органов государственной власти и управления, постановлений главы администрации города Чебоксары, охрану прав и свобод граждан;
- обращается в суд с исками к органам государственной власти, органам местного самоуправления, предприятиям, организациям, общественным объединениям и гражданам по защите интересов города, прав и свобод граждан, проживающих на территории города Чебоксары;
- содействует правоохранительным органам в их работе;
- налагает в пределах своей компетенции административные взыскания на граждан и должностных лиц за совершенные административные правонарушения;
- обеспечивает выполнение законодательства о воинской обязанности и военной службе;
- оказывает содействие в создании и работе добровольных народных дружин в городе Чебоксары;
- обеспечивает рассмотрение заявлений, предложений и жалоб граждан, принимает по ним необходимые меры в пределах своей компетенции;
- организует прием населения.;
- ведет учет избирателей, организует проведение выборов в органы власти всех уровней и референдумов в соответствии с Конституцией Российской Федерации и Конституцией Чувашской Республики.
Полномочия администрации города Чебоксары в области экономического прогнозирования и инвестиций:
- организует работу по привлечению инвестиций в экономику города Чебоксары;
- осуществляет контроль за деятельностью предприятий и организаций, независимо от их организационно — правовой формы, находящихся на территории города Чебоксары;
- принимает участие в научно — практических конференциях и форумах, посвященных экономическому развитию, инвестиционной политике и развитию крупного и мелкого предпринимательства на региональном, федеральном, международном уровне;
- участвует в международном экономическом сотрудничестве;
- разрабатывает и утверждает программы социально — экономического развития города Чебоксары;
- осуществляет иные полномочия.
Полномочия администрации города Чебоксары в области бюджета и финансов:
Объекты и субъекты социальной политики
... объекты социальной политики — категории граждан, на которых направлено действие закона, а также субъекты — органы государственной власти и учреждения, осуществляющие реализацию закона. Так, Федеральный закон «Об основах социального обслуживания населения в ...
- обеспечивает проведение единой финансовой и налоговой политики;
- устанавливает тарифы на жилищно-коммунальные услуги и нормы их расхода (потребления) для населения;
- устанавливает расценки и цены на оказываемые услуги учреждениями бюджетной сферы;
- разрабатывает бюджет города Чебоксары и обеспечивает его исполнение;
- выступает эмитентом ценных бумаг муниципального образования города Чебоксары;
- осуществляет муниципальные заимствования и выдает муниципальные гарантии другим заемщикам в порядке, установленном законодательством;
- принимает постановления об условиях эмиссии и обращения муниципальных ценных бумаг;
- составляет свод смет расходов на содержание органов управления города;
- отчитывается перед Чебоксарским городским Собранием депутатов о ходе поступления в бюджет налоговых и неналоговых доходов и об их использовании;
Полномочия администрации города Чебоксары в области социальной сферы:
- разрабатывает проекты муниципальных целевых программ социальной защиты населения, повышения уровня занятости населения на территории города, осуществляет их реализацию;
- осуществляет управление муниципальными учреждениями социальной защиты и создает условия для их эффективной работы;
- оказывает содействие учреждениям социальной защиты, культуры в целях обеспечения обслуживания населения в соответствии с установленными социальными нормами;
- осуществляет контроль за деятельностью органов социальной защиты города Чебоксары;
- организует оказание консультативно — справочной помощи по вопросам социальной защиты;
- организует и контролирует мероприятия по материально-бытовому обслуживанию пенсионеров, инвалидов, многодетных семей и социально незащищенных категорий граждан;
- организует работу по оказанию помощи малообеспеченным слоям населения, включая гуманитарную;
- организует работу по выявлению семей социального риска и оказанию им материальной, медицинской и социальной помощи;
- обеспечивает на территории города Чебоксары взаимодействие общественных и благотворительных организаций, предприятий, отдельных граждан по социальной защите и помощи пенсионерам, инвалидам и другим, слабо защищенным слоям населения;
- осуществляет меры по социальной поддержке населения за счет добровольных взносов предприятий, учреждений, организаций и отдельных граждан, а также за счет других источников;
- организует работу по своевременному и правильному назначению пенсий и пособий, контролирует соблюдение законодательства Российской Федерации и Чувашской Республики о предоставлении гражданам льгот и преимуществ;
Полномочия администрации города Чебоксары в области гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций:
Эффективность государственного регулирования транспортной деятельности ...
... транспорта необщего пользования. Транспорт общего пользования - это транспорт, который в соответствии с действующим законодательством обязан осуществлять перевозки грузов и пассажиров, кем бы эти перевозки ни были предъявлены: государственным ... дипломного исследования является исследование процесса развития транспортной инфраструктуры на примере города ... уровне исследовались в работах отечественных ...
- организует выполнение мероприятий гражданской обороны и антитеррористических мероприятий на территории города и обеспечивает постоянную готовность города к выполнению возложенных на нее задач;
- разрабатывает и утверждает план гражданской обороны и план действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций;
- контролирует готовность к выполнению задач по ведению радиационной, химической и неспецифической (биологической) разведки объектов экономики;
- привлекает к мероприятиям гражданской обороны общественные объединения и трудоспособное население при их соответствующей подготовке и аттестации;
- контролирует выполнение норм проектирования инженерно-технических мероприятий гражданской обороны, накопление и поддерживание в готовности защитных сооружений, средств индивидуальной защиты;
- принимает решения по вопросам защиты населения и территории города от чрезвычайных ситуаций;
- собирает информацию об угрозе и возникновении чрезвычайных ситуаций и производит ее анализ;
- проводит организационно-техническое обеспечение деятельности комиссии по чрезвычайным ситуациям города;
- создает и обеспечивает функционирование городской системы оповещения;
- информирует население города о состоянии защиты населения и территории города от чрезвычайных ситуаций;
- содействует повышению устойчивости функционирования объектов экономики при чрезвычайных ситуациях;
- руководит созданием страхового фонда документации, резервов финансовых и материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций на объектах экономики;
- осуществляет надзор за выполнением мероприятий по предупреждению чрезвычайных ситуаций и готовностью к действиям при их возникновении.
Полномочия администрации города Чебоксары в области торговли, общественного питания и бытового обслуживания:
- разрабатывает проекты муниципальных целевых программ развития торговли, общественного питания, сферы услуг (потребительского рынка), по защите прав потребителей и организует их реализацию;
- осуществляет контроль за соблюдением предприятиями торговли, общественного питания и бытового обслуживания населения требований правил торговли и бытового обслуживания;
- организует проведение ярмарок-продаж, выставок-продаж, смотров-конкурсов и оптовых ярмарок по заключению хозяйственных договоров-поставок;
- осуществляет комплекс мер по защите прав потребителей, включая их досудебную защиту;
- осуществляет координацию деятельности рынков города, разрабатывает и реализует комплекс мер по упорядочению и повышению эффективности их деятельности;
- разрабатывает и реализует предложения по рациональному размещению сети предприятий потребительского рынка в городе.
Полномочия администрации города Чебоксары в области физической культуры, спорта и туризма:
- осуществляет руководство и контроль за развитием физической культуры и спорта на территории города Чебоксары;
- оказывает методическую помощь коллективам физкультуры районов города;
- организует проведение спортивно-массовых мероприятий, школьных спартакиад, спортивных соревнований в городе;
- обеспечивает развитие платных услуг населению, организацию групп здоровья, общей физической подготовки;
- проводит смотры — конкурсы коллективов физкультуры города на лучшую постановку физкультурно-оздоровительной и спортивной работы и на лучшее содержание и использование спортивных сооружений;
- ходатайствует о присвоении спортивных разрядов и званий.
Полномочия администрации города Чебоксары в области работы среди молодежи:
В администрации сельского поселения
... бюджета сельского поселения, предусмотренных на содержание администрации сельского поселения и реализацию возложенных на нее полномочий. Администрация сельского поселения подотчетна главе сельского поселения, подконтрольна главе сельского поселения и Собранию Представителей. Главой сельского поселения может быть создан совещательный орган - коллегия администрации сельского поселения. В случаях, ...
- организует работу по созданию координационных советов (комитеты) по молодежной политике на предприятиях, в учреждениях и организациях города;
- проводит мероприятия по организации досуга молодежи в городе, городских конкурсов и фестивалей;
- контролирует организацию воспитательной работы с молодежью на предприятиях города;
- участвует в работе по организации трудоустройства несовершеннолетних на предприятия, в учреждения и организации города всех форм собственности.
Полномочия администрации города Чебоксары в области лицензирования:
- выдает лицензии на розничную продажу алкогольной продукции;
- выходит с предложениями о прекращении действия лицензий за нарушения действующего законодательства.
Полномочия администрации города Чебоксары в области записи актов гражданского состояния:
- осуществляет контроль за деятельностью органов записи актов гражданского состояния;
- формирует и содержит архив;
- организует предоставление ритуальных услуг и содержание мест захоронения;
- осуществляет иные полномочия.
Полномочия администрации города Чебоксары в области землепользования, архитектуры и градостроительства:
- участвует в разработке и осуществлении генеральных планов, проектов планировки и застройки, планов земельно-хозяйственного устройства города;
- проводит инвентаризацию земель и объектов недвижимости на территории города;
- организует ведение земельного и градостроительного кадастров;
- участвует в государственных и рабочих комиссиях по приемке в эксплуатацию объектов жилищно-гражданского и производственного назначения города;
- информирует население о принимаемых действиях в области градостроительства;
- осуществляет контроль за использованием и охраной земель в зонах индивидуальной застройки, садоводческих товариществ, гаражно-строительных кооперативов, в парках и местах общего пользования города.
Полномочия администрации города Чебоксары в области энергетики, промышленности, транспорта и связи:
- оказывает содействие промышленным предприятиям в расширении объемов производства, количества выпускаемой продукции, увеличения количества рабочих мест;
- поддерживает предпринимательскую деятельность товаропроизводителей в интересах населения города;
- осуществляет контроль за работой муниципальных жизнеобеспечивающих предприятий города;
- осуществляет работу по организации дорожного движения в городе;
- осуществляет управление муниципальными унитарными предприятиями;
- организует работу по осуществлению функций технического надзора в объеме, предусмотренном законодательством;
- контролирует и корректирует работу предприятий и систем централизованного теплоснабжения и обеспечения горячей и холодной водой;
- организует пассажирские перевозки населения на территории города, контролирует работу городского транспорта, координирует деятельность предприятий и организаций по обслуживанию пассажиров.
Полномочия администрации города Чебоксары в области распоряжения и управления объектами муниципальной собственности:
Отчет о практике в администрации района
... и вносит на рассмотрение главы администрации города проекты планов и программ комплексного социально-экономического развития района и организует их исполнение. Принимает участие в сборе статистических данных, характеризующих состояние ...
- утверждает и ведет реестры муниципальной собственности города;
- управляет и распоряжается муниципальным имуществом объектами муниципальной собственности;
- регулирует земельные отношения;
- осуществляет организационные мероприятия по созданию муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений;
- принимает решение и приводит реорганизацию муниципальных предприятий и учреждений, закрепляет имущество и объекты муниципальной собственности на правах хозяйственного ведения и оперативного управления за муниципальными предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с действующим законодательством;
- организует приватизацию имущества и объектов муниципальной собственности в соответствии с действующим законодательством;
- заключает имущественные договоры с физическими и юридическими лицами;
- принимает решения по использованию нежилых и жилых помещений, аренды помещений, зданий и сооружений, имущества, находящихся в муниципальной собственности в порядке, установленном действующим законодательством;
- участвует от имени муниципального образования в распределении муниципальной собственности в процессе ликвидации, реорганизации предприятий-должников и в процессе взаимных расчетов, связанных с погашением задолженностей.
Полномочия администрации города Чебоксары в области жилищно-коммунального хозяйства:
- организует эксплуатацию муниципального и на договорной основе немуниципального жилищного фонда, объектов коммунального хозяйства и объектов энергетики, находящихся в ведении муниципального жилищно-коммунального хозяйства;
- способствует формированию на территории города товариществ собственников жилья;
- ведет учет граждан, имеющих право на получение жилья, в том числе внеочередное и первоочередное, выдает ордера на заселение жилой площади в домах муниципального жилищного фонда;
- обеспечивает развитие на территории города сети автомобильных дорог местного значения, а также их содержание и ремонт;
- организует благоустройство и озеленение территории города;
- организует зоны массового отдыха населения;
- организует сбор, утилизацию и переработку промышленных и бытовых отходов;
- организует подготовку жилого фонда к отопительному сезону.
Полномочия администрации города Чебоксары в области образования:
- осуществляет руководство муниципальными образовательными учреждениями, в том числе и дошкольными учреждениями;
- организует предоставление общедоступного и бесплатного начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования по основным общеобразовательным программам;
- организует предоставление дополнительного образования и общедоступного бесплатного дошкольного образования;
- обеспечивает организацию отдыха детей в каникулярное время.
Полномочия администрации города Чебоксары в области здравоохранения:
Отчет по экономической практике в администрации города
... самоуправления и его структурных подразделений. Основным местом прохождения практики избрано отдел экономического развития и торговли администрации муниципального образования город Ясный. В период прохождения практики я выполняла следующие обязанности: вела регистрацию входящей ...
- организует и проводит изучение состояния здоровья населения и его мониторинг;
- осуществляет руководство муниципальными лечебно-профилактическими учреждениями, аптеками и предприятиями;
- координирует работу лечебно-профилактических учреждений всех форм собственности, страховых медицинских организаций, аптек и предприятий медицинской техники;
- контролирует санитарно-эпидемиологическое состояние территории города Чебоксары, принимает меры по защите населения от инфекционных заболеваний;
Полномочия администрации города Чебоксары в области культуры:
- способствует развитию театрального, музыкального, изобразительного и иных видов искусств, народного творчества, а также оказывает содействие в изучении родного языка;
- содержит памятники, находящиеся в муниципальной собственности, содействует сохранению памятников истории и культуры, находящихся в федеральной и республиканской собственности;
- организует и обеспечивает проведение государственных и городских праздников, памятных дат, зрелищных мероприятий.
Администрация города Чебоксары вправе осуществлять и иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством и иными правовыми актами.
1.4 Обеспечение деятельности Администрации г. Чебоксары
Расходы на содержание администрации города Чебоксары по представлению главы администрации города Чебоксары включаются в городской бюджет и утверждаются Чебоксарским городским Собранием депутатов.
Размеры денежного содержания работников администрации (должностные оклады, размеры надбавок, к должностным окладам, материальное стимулирование) определяются в порядке, установленном действующим законодательством и нормативно-правовыми актами администрации города Чебоксары.
Социальное обслуживание лиц, входящих в состав администрации города Чебоксары, необходимое для выполнения ими служебных обязанностей, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, Чувашской Республики, решениями Чебоксарского городского Собрания депутатов в пределах утвержденных расходов городского бюджета на содержание администрации города Чебоксары.
1.5. Ответственность Администрации г.Чебоксары
Администрация города, ее структурные подразделения, должностные лица несут ответственность за принятые ими решения в соответствии с федеральным и республиканским законодательством, а также в соответствии с решениями Чебоксарского городского Собрания депутатов, выступают в судах общей юрисдикции и арбитражных судах в качестве истцов и ответчиков в соответствии с наделенной компетенцией.
Ущерб, причиненный в результате неправомерных решений администрации, возмещается потерпевшим физическим и юридическим лицам на основании решений суда. Постановления и распоряжения главы администрации могут быть обжалованы в судебном порядке.
Глава 2. Общие сведения отдела делопроизводства
2.1 Общие положения
Настоящая инструкция о ведении делопроизводства в администрации города Чебоксары (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования документирования деятельности и организации работы с документами в администрации города и ее структурных подразделениях.
В администрации города (образец)
... и бюджетной сфере города; финансово-экономические аспекты каждого района. Отчет по производственной практике в администрации города В таком отчете обязательно должны отражаться социальные и экономические характеристики администрации города, ... должны иметь порядковый номер и название. При оформлении отчета по практике следует соблюдать структуру документа, которая предусматривает следующую форму: ...
Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Чувашской Республики и Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, а также хранение и использование документов.
Организация, ведение делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации города возлагается на заместителя главы — начальника управления делами и контроля администрации города.
Ответственность за состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на руководителей подразделений.
Руководители структурных подразделений администрации обязаны:
Рассматривать поступающие документы в день их получения и организовать контроль за их исполнением.
Обеспечивать контроль за качеством подготавливаемых документов и правильностью их оформления.
Работники структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов, в случае утраты они обязаны немедленно доложить руководителю подразделения или заместителю главы — начальнику управления делами и контроля.
Ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на специалистов согласно должностным инструкциям, а в отраслевых и функциональных структурных подразделениях — на специально назначенных приказом руководителя подразделения работников.
2.2 Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу, оперативное и качественное их исполнение и поиск.
Документ — это информация, зафиксированная на материальных носителях с реквизитами, позволяющими его идентифицировать.
Обязательные реквизиты для любого документа:
- наименование организации — автора;
- название вида документа ( кроме писем );
- дата;
- регистрационный номер;
- текст;
- подпись.
2.3 Правила оформления документов
Оформление реквизитов документов
При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов:
2.3.1 Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, должны иметь одну — наиболее позднюю дату подписания.
В финансовом отделе администрации
... oblasti.html Отчет по практике в Финансовом управлении администрации Лямбирского муниципального района Республики Мордовия В современных условиях ... практики За время практики я ознакомился с деятельностью отдела, с основными документами, с профессиональными и должностными обязанностями специалистов отдела, принимал интернет-заявки на официальном сайте управления образования города Новотроицк, но в ...
Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2002 г.), в остальных случаях — цифровой в последовательности: день, месяц, год (29.04.2002).
2.3.2 Регистрационный номер (индекс документа)
Регистрационный номер документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, по соответствующему виду учета. В регистрационном номере могут содержаться сведения о виде учета и исполнителе. Составные части индекса отделяются. Так, индекс «029/04-136» исходящего документа включает:
- 029 — код администрации города Чебоксары;
- 04 — индекс исполнителя (заместитель главы — начальник управления ЖКХ и энергетики);
- 136 — порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.
Регистрационными номерами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-69.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.3.3 Ссылка на регистрационный номер
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
2.3.4 Место разработки или издания документа
Место разработки или издания документа указывается, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Отметка о месте разработки указывается на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись».
2.4 Организация документооборота и исполнение документов
- Организация документооборота
Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки является документооборотом.
- Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
- . Прием, обработка и распределение поступающих документов
Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются в отделе делопроизводства (канцелярии), отделе по работе с обращениями граждан, отделе самоуправления и организационной работы администрации города. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы, адресованные главе администрации, заместителям главы, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются, затем направляются руководству или в соответствующее подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов:
- требующие обязательного рассмотрения руководством;
- направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам (начальникам управлений и отделов).
Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства (канцелярию), отдел по работе с обращениями граждан, отдел самоуправления и организационной работы, где в регистрационно-контрольную форму (далее — РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а затем передаются на рассмотрение руководству.
Обмен документами между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
- Обработка и передача отправляемых документов
Документы, отправляемые администрацией города передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом делопроизводства.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляются по указанию лица, подписавшего документ.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями, имеющими соответствующие технические и программные средства.
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.
- Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив администрации города (далее — архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
2.5 Подготовка и передача документов в архив
В ведомственный архив администрации города передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
При передаче дел структурными подразделениями в ведомственный архив сотрудник архива проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, их наличию. Все выявленные недостатки устраняются работниками структурных подразделений.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ведомственный архив или правоприемнику независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.
2.6 Сохранность конфиденциальной информации
Делопроизводство с документами, содержащими государственную тайну (секретное делопроизводство), ведется согласно специальным нормативным актам, Перечень таких документов представлен в Федеральном законе «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-I (c изм. и доп. от 06.10.1997 № 131-ФЗ).
В целях обеспечения сохранности сведений ограниченного распространения распоряжением главы администрации от 26.06.2002 № 1585-р утвержден Перечень сведений ограниченного распространения.
Передача документов «ДСП» осуществляется:
- внутри администрации — с разрешения руководителя структурного подразделения под роспись;
- в другие организации — по их письменному запросу, с положительной резолюцией руководства, специальной связью или курьером.
Заключение
В целях эффективного исполнения распорядительных функций органа местного самоуправления города Чебоксары постановлено:
1.Утвердить Положение об администрации города Чебоксары (приложение).
2.Заместителю главы — начальнику управления делами и контроля администрации города Чебоксары (Исаев Ю.Н.) произвести государственную регистрацию настоящего Положения в установленном законом порядке.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Администрация города Чебоксары создается, ликвидируется и реорганизуется в порядке, установленном действующим законодательством.
Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения и государственной регистрации в установленном законом порядке.
В соответствии с постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 07.12.2001 № 266 «О Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики» и в целях совершенствования организации работы с документами и обеспечения единого порядка документирования:
1. Утвердить:
- Инструкцию по делопроизводству в администрации города Чебоксары (Приложение 1)
- Положение о порядке подготовки и издания правовых актов главы администрации города Чебоксары (Приложение 2)
2. Признать утратившими силу распоряжение главы администрации города Чебоксары от 08.09.1998 № 480-р «Об утверждении нормативных актов в области делопроизводства в администрации города Чебоксары» и п.2 распоряжения главы администрации города Чебоксары от 04.11.2000г. № 2200-р «О внесении дополнений в Регламент администрации г.Чебоксары и в Инструкцию о ведении делопроизводства в администрации г. Чебоксары».
3. Главам администраций районов города Чебоксары (Бессмертный Ю.С., Федосеев О.М., Шилов Ю.А.), заволжскому территориальному управлению (Гаврилов В.А.) в своей работе руководствоваться вышеназванными нормативными актами по делопроизводству.
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы — начальника управления делами и контроля Шайкина В.В.
