Бухгалтерские регистры и их роль в организации

метки: Регистр, Бухгалтерский, Учетный, Запись, Хозяйственный, Операция, Отчетность, Данные

Для эффективной деятельности субъектов хозяйствования в современных условиях хозяйствования необходима полная информация, позволяющая правильно ориентироваться в выборе различного рода решений. Оперативность и качество бухгалтерской информации во многом зависит от того, на сколько рационально организован бухгалтерский учёт на предприятии и на сколько эффективно осуществляется деятельность бухгалтерской службы и специалистов в области бухгалтерского учёта, составляющих основу содержания бухгалтерского дела.

Основными задачами бухгалтерского учета и отчетности являются:

• формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, по­лученных доходах и понесенных расходах;
• обеспечение при совершении организацией хозяйствен­ных операций внутренних и внешних пользователей своев­ременной информацией о наличии и движении имущества и обязательств, а также об использовании материаль­ных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с ут­вержденными нормами, нормативами и сметами;
• предотвращение отрицательных результатов хозяйствен­ной деятельности организации и выявление резервов ее фи­нансовой устойчивости.

Бухгалтерский учет ведется по определенной форме, под которой понимают сложившийся порядок учетной регистрации хозяйственных операций во взаимосвязанных учетных регистрах, а также последовательность и способ записей.

В свете данных формулировок актуальность принимает процесс развития бухгалтерского дела в России и формирование в соответствии с ним бухгалтерских регистров как основного источника формирования показателей форм бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Цель работы — рассмотреть теоретические аспекты формирования бухгалтерских регистров.

Задачи работы:

• дать определение учетным регистрам, описать их классификацию;
• раскрыть порядок формирования и обработки учетных регистров в соответствии ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• описать процесс составление и хранение в электронном виде.

Объект исследования — учетные регистры.

Предмет исследования — порядок формирования показателей учетных регистров.

В работе были использованы такие инструменты, как обзор, исследование, сопоставление, изучен широкий спектр нормативной, учебной и периодической литературы.

1. ПОНЯТИЕ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

1.1 Учетные регистры: определение, классификация

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Основные принципы формирования бухгалтерского баланса по российским ...

... акты. 1. Бухгалтерский баланс и порядок его составления в соответствии с отечественной методикой 1.1 Значение и виды бухгалтерского баланса Бухгалтерский баланс - одна из составляющих бухгалтерской отчетности, формируемой организацией, и являющаяся методом бухгалтерского учета. Формирование баланса - сложный и ...

Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры — это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета [10].

Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид (таблица 1.1).

Таблица 1.1 Классификация учетных регистров

Классификационный признак	Состав регистров
По назначению	— хронологические — систематические — комбинированные
По обобщению данных	— интегрированные — дифференцированные
По внешнему виду	— карточки — книги — свободные листы (машинные носители)
По степени детализации данных	— синтетические — аналитические — комплексные

По назначению учетные регистры можно разделить на хронологические, систематические и комбинированные синхронистические. К хронологическим относятся регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.).

В систематических регистрах запись выполняется в разрезе группировочных признаков — счетов [7].

Хронологическими называют учетные регистры, в которых информацию о хозяйственных операциях записывают в последовательном порядке поступления и обработки первичных документов. Никакой группировки регистрируемых данных в этих регистрах не производится. Примерами хронологических регистров являются журнал регистрации операций, книга продаж и книга покупок, где ведется регистрация счетов-фактур соответственно на отгруженную продукцию и приобретенные ценности.

Систематическими называют учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций группируется по определенным (установленным) признакам, например группировка информации непосредственно по счетам синтетического и аналитического учета. Примеры таких регистров — ведомость остатков материалов на складе (сальдовая ведомость), Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам. Записи в хронологических и систематических учетных регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических учетных регистров (так называемое правило Мендеса) (формула 1.1) [6]:

Если в одном регистре выполняются хронологическая и систематическая записи, то такой регистр будет называтьсякомбинированным. Типичными примерами такого регистра являются «Журнал-Главная», многие журналы-ордера. Применение комбинированных учетных регистров позволяет сделать учетные записи более наглядными, при этом сокращается и количество учетных записей.

Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров. Если водном регистре выполнять как хронологическую, так и систематическую запись, то такой регистр будет комбинированным (синхронистическим).

Самый типичный пример такого регистра — «Журнал-Главная».

По обобщению данных регистры делятся на интегрированные и дифференцированные. Каждый регистр может рассматриваться индуктивно — от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно — от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором — их дифференциация [9].

По внешнему виду все учетные регистры имеют форму книги, карточки, свободного листа или машинного носителя [7].

Книга — разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.

Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы.

Свободным листом называется таблица, помещенная на бланке, подлежащем брошюровке. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками. Свободные листы — это те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов).

Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.

Внешний вид применяемых на практике карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые [5].

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В связи с этим вводится новая графа «Остаток», в которой отражается остаток средств данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни, таким образом, в каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма. В заголовке карточки проставляется лимит (норматив) запаса; наличие норматива позволяет легко выяснить, не имеет ли предприятие данных средств больше, чем ему нужно, а если меньше, то в какой степени.

Многоколончатые карточки предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих. В частности, в тех случаях, когда один факт отражается комплексными суммами, т.е. фиксируется, например оплата различных расходов предприятия.

Машинные носители отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их [3].

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете» [1].

Содержание регистров бухгалтерского учета согласно этому же Закону является коммерческой тайной, а лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Но содержанию (степени детализации учетных записей) учетные регистры подразделяют на синтетические, аналитические и комплексные.

Синтетическими называют регистры, в которых все операции отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе. Информация о хозяйственных операциях в этих учетных регистрах отражается в разрезе синтетических счетов. Примером такого учетного регистра является Гчавная книга.

Аналитическими называют учетные регистры, в которых информация отражается по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. Записи в аналитические регистры должны быть более подробными, чем записи в синтетические регистры: приводится пояснительный текст и наряду со стоимостными указываются в необходимых случаях натуральные или трудовые измерители.

В настоящее время большое распространение получают комплексные учетные регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, а также хронологическую и систематическую записи. Они применяются, например, при журналыю-ордерной форме учета. Совмещение синтетического и аналитического учета обеспечивает автоматическое совпадение итогов по синтетическим и аналитическим счетам и освобождает от необходимости составления оборотных ведомостей для сверки данных [10].

Для формирования достоверной и своевременной информации о деятельности предприятия и предоставления ее пользователям важное значение имеет техника учетной регистрации. Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании документов называется разноской операций. Эти записи осуществляются на основе котировки (т.е. указания дебетуемого и кредитуемого счетов по хозяйственной операции).

В целях исключения повторной регистрации информации в учетном регистре по одному и тому же документу на документах делается соответствующая отметка о разноске операции в виде знака ». Часто на документе указывается страница учетного регистра, где произведена запись поданной хозяйственной операции, оформленной этим документом. Проставление отметок в документах о разноске операций имеет также значение для последующей проверки правильности произведенных записей.

В практике бухгалтерского учета применяются различные способы счетных записей в учетные регистры. Записи в учетных регистрах бывают простыми и копировальными. Копирование записей применяется в тех случаях, когда необходимо иметь оттиск или копию записи [10].

Записи в учетные регистры могут осуществляться линейно-пози- ционным и шахматным способами [8].

Сущность линейно-позиционной записи состоит в том, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что особенно удобно для ведения учета разного рода расчетов. Применение такого способа учетных записей обеспечивает наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности.

Преимущество использования линейно-позиционной записи состоит в том, что в учетных регистрах, как правило, совмещаются синтетический и аналитический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и повышается его достоверность.

Шахматный принцип записи в учетных регистрах заключается в том, что за один прием в учетном регистре отражается сумма хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При таком способе регистрации учетных данных возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов. Такой порядок записи используется в построении многих регистров (журналов-ордеров) при журнально-ордерной форме учета.

1.2 Порядок формирования и обработки учетных регистров в соответствии ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Среди существенных изменений, внесенных Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ в законодательство о бухгалтерском учете в Российской Федерации, можно выделить новые требования к регистрам бухгалтерского учета и порядку их ведения.

Напомним, что с 1 января 2013 года вступил в силу новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), который внес существенные изменения в требования к ведению бухгалтерского учета в России [1].

В частности, изменены принципы и субъекты регулирования бухгалтерского учета, понятие объектов бухгалтерского учета, отменена обязанность применения унифицированных форм первичных документов, установлен новый состав бухгалтерской (финансовой) отчетности и порядок ее представления, введено понятие электронного первичного документа и так далее.

Кроме того, Закон № 402-ФЗ внес поправки, касающиеся регистров бухгалтерского учета — основы для формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом [1].

В соответствии с частью 1 статьи 10 Закона № 402-ФЗ данные, которые содержатся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Формы указанных регистров утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

Порядок ведения регистров бухгалтерского учета определен в статье 10 Закона № 402-ФЗ [1].

учетный регистр счетный документ

Обязательными реквизитами регистров бухгалтерского учета согласно части 4 статьи 10 Закона № 402-ФЗ являются [1]:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Общие правила для регистров бухгалтерского учета включают:

• Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
• При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
• Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью ответственного лица, внесшего исправление, с указанием даты и обоснованием внесенного исправления.

Причинами появления ошибок в учетных регистрах приводят, в первую очередь, ошибки в первичных документах, что приводят к искажению данных как бухгалтерского, так и налогового учета.

Кроме того, в ПБУ 22/2010 указывается, что ошибка в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации может быть обусловлена, в частности [4]:

• неправильным применением законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;
• неправильным применением учетной политики организации;
• неточностями в вычислениях;
• неправильной классификацией или оценкой фактов хозяйственной деятельности;
• неправильным использованием информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчетности;
• недобросовестными действиями должностных лиц организации.

Не являются ошибками неточности или пропуски в отражении фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна организации на момент отражения (неотражения) таких фактов хозяйственной деятельности.

В тексте и цифровых данных учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются [2].

Исправления ошибок текущего отчетного периода сводятся преимущественно к трем способам в зависимости от того, в чем состоит ошибка:

— корректурный способ исправления ошибок — применяется в тех случаях, когда допущенная ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или обнаружена своевременно (в текущем периоде, до подачи отчетности).

Неправильный текст и (или) цифры зачеркиваются одной чертой таким образом, чтобы можно было прочесть исправленное, затем над зачеркнутой записью надписывается правильный текст и (или) цифры. Корректировка подтверждается фразой «Исправленному верить» и подписью лица, внесшего поправку, с указанием даты внесения верной информации.

Корректурным способом пользуются в случаях допущенных описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке.

— способ дополнительной проводки — применяется в тех случаях, когда корреспонденция счетов верная, но сумма операции занижена. Чтобы исправить ошибку, составляют дополнительную запись с той же корреспонденцией счетов на сумму разницы между правильной суммой хозяйственной операции и суммой, отраженной предыдущей бухгалтерской записью.

Применяется так же, если операцию не отразили в регистрах учета. В этом случае необходимо сделать дополнительную запись на сумму операции.

— сторнирование бухгалтерских записей (так называемый способ сторно) — применяется в тех случаях, когда в учетных регистрах указана неправильная корреспонденция счетов либо завышена сумма операции. Ошибочная проводка дублируется красными, синими или черными чернилами, но с обведением ее сплошной линией (в компьютерной программе в корректирующей проводке перед суммой надо поставить знак «минус»).

Затем следует оформить правильную корреспонденцию счетов на нужную величину. При подсчете итогов сторнировочные записи вычитают.

При перенесении итогов в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки составляют бухгалтерскую справку, данные которой заносятся в Главную книгу отдельной строкой.

Записи в учетных бухгалтерских регистрах производятся на основании первичных учетных документов, которые впоследствии при архивировании хранятся вместе с учетными регистрами в качестве оправдательных документов произведенных бухгалтерских записей [4].

При внесении исправлений в учетные регистры бухгалтерская справка фактически выступает в роли первичного документа. Она фиксирует факт неправильного отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, обосновывает необходимость произведения исправительных записей. Данные справки заносятся в регистры бухгалтерского учета обособленно.

Бухгалтерская справка составляется в произвольной форме, с заполнением всех необходимых реквизитов, требуемых Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и наименованием документа — «Бухгалтерская справка» [6].

В ней приводится:

• подробное описание неправильно отраженной хозяйственной операции;
• наименование и место хранения первичного оправдательного документа, по поводу которого делается исправление;
• содержание неверно произведенной записи;
• раскрытие причины первоначальной ошибки;
• выбранный способ исправления ошибки.

Если ошибка обнаружена до окончания отчетного года, то исправления вносятся в том месяце отчетного периода, когда она выявлена.

Если ошибка выявлена после окончания года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, она исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за 31 декабря отчетного года (года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность).

Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, но до даты утверждения такой отчетности в установленном законодательством Российской Федерации порядке, исправляется в учетных регистрах так же.

Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после утверждения бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим регистрам бухгалтерского учета в текущем отчетном периоде. При этом корреспондирующим счетом в записях является счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка).

Если существенная ошибка была допущена до начала самого раннего из представленных в бухгалтерской отчетности за текущий отчетный год предшествующих отчетных периодов, корректировке подлежат вступительные сальдо по соответствующим статьям активов, обязательств и капитала на начало самого раннего из представленных отчетных периодов.

Если определить влияние существенной ошибки на один или более предшествующих отчетных периодов, представленных в бухгалтерской отчетности, невозможно, организация должна скорректировать вступительное сальдо по соответствующим статьям активов, обязательств и капитала на начало самого раннего из периодов, пересчет за который возможен.

Если ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, не является существенной, то она исправляется записями по соответствующим регистрам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена. Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления указанной ошибки, отражаются в составе прочих доходов или расходов текущего отчетного периода.

Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности, составленной за этот отчетный период. Существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и характера соответствующей статьи (статей) бухгалтерской отчетности.

Не стоит забывать и об ответственность за нарушение правил ведения учета [5].

Статья 120 Налогового кодекса РФ определяет в качестве грубого нарушения правил учета, в частности:

• отсутствие регистров бухгалтерского учета или налогового учета (дополнение по регистрам налогового учета внесено со 2 сентября 2010 года Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 229-ФЗ);

— систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

В указанной статье за грубые нарушения правил учета предусматривается [5]:

• штраф в размере десяти тысяч рублей, если нарушения совершены в течение одного налогового периода при отсутствии признаков налогового правонарушения;
• штраф в размере тридцати тысяч рублей, если нарушения совершены в течение более одного налогового периода;
• штрафа в размере двадцати процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее сорока тысяч рублей, если нарушения повлекли занижение налоговой базы.

В заключении отметим, что заслуживает внимание тот факт, что регистры налогового учета, согласно ст.313 НКРФ, обязаны содержать определенный перечень реквизитов. Следовательно, регистр без подписи руководителя, например, не будет признан налоговыми органами как налоговый регистр и организация может попасть под действие штрафных санкций ст.120 НК РФ.

2. РЕГИСТРЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА: СОСТАВЛЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Рассмотрим порядок формирования регистров бухгалтерского учета в электронном виде с подписанием электронной подписью, а также их хранения в информационной базе на примере программы «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0).

На рисунке 2.1 красным выделены основные реквизиты, которые должны содержать регистры в соответствии с законом №402-ФЗ.

Рис. 2.1 Состав обязательных реквизитов на регистре бухгалтерского учета в автоматизированном режиме

Согласно части 6 статьи 10 Закона № 402-ФЗ регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ЭП) [10].

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 8 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

Начиная с релиза 3.0.16 программы «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) и релиза 2.0.42 программы «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0), реализована возможность формировать регистры бухгалтерского учета с учетом требований Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ [1].

Для этого в каждом стандартном отчете программы пользователь может дополнительно отобразить единицу измерения, должность и расшифровку подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета (см. рис. 2.1).

Для формирования регистров бухгалтерского учета в программе «1С:Бухгалтерия 8» можно использовать следующие стандартные отчеты:

• Оборотно-сальдовая ведомость;
• Шахматная ведомость;
• Оборотно-сальдовая ведомость по счету;
• Обороты счета;
• Анализ счета;
• Карточка счета;
• Анализ субконто;
• Обороты между субконто;
• Карточка субконто;
• Сводные проводки;
• Отчет по проводкам;
• Главная книга [3].

Чтобы в стандартных отчетах «1С:Бухгалтерии 8» отобразились должности и расшифровки подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета, необходимо предварительно выполнить настройки в регистре сведений Ответственные лица организации, а также в Панели настроек сформированного стандартного отчета программы (например, отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету).

Кроме стандартных отчетов программы, начиная с релиза 3.0.19 в «1С:Бухгалтерии 8», существует возможность сформировать регистры бухгалтерского учета из Справок-расчетов, оформляемых по регламентным операциям закрытия месяца (списание косвенных расходов, себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг и т. п.) [7].

Согласно части 6 статьи 10 Закона № 402-ФЗ регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), начиная с релиза 3.0.21, существует возможность формирования регистров бухгалтерского учета в электронном виде с подписанием электронной подписью.

Для создания регистра бухгалтерского учета в электронном виде (рис. 2.2) необходимо выполнить ряд последовательных действий:

Рис. 2.2 Порядок создания регистра бухгалтерского учета

• сформировать регистр бухгалтерского учета из стандартного отчета программы (подробнее см. в № 7 (июль) «БУХ.1С» за 2013 год, стр. 6);
• нажать кнопку Регистр учета ->
• Сохранить и подписать ЭЦП;

• в открывшемся окне действующих сертификатов ЭЦП выбрать ответственное лицо, которому выдан соответствующий сертификат. Так как пользователь может иметь возможность подписывать электронные документы несколькими имеющимися сертификатами, в открывшейся форме будет содержаться список всех сертификатов ЭЦП, которые установлены на компьютере и доступны для подписания текущему пользователю;
• нажать кнопку Подписать.

После подписания и сохранения, регистр бухгалтерского учета в электронном виде помещается в Архив регистров учета (рис. 2.3).

Рис. 2.3 Формирование архвива регистров бухгалтерского учета

Для просмотра архива и сохранения регистра в файл с ЭП пользователю предстоит выполнить следующее:

• нажать кнопку Регистр учета ->
• Открыть архив (рис. 2.2);

• в списке Регистр учета выделить документ, который необходимо сохранить в виде файла (см. рис. 2.3);
• выберать команду Все действия -> Сохранить файл с ЭЦП.

Выбранный документ успешно сохранен в соответствующий каталог.

Электронный документ можно открыть в печатной форме через просмотр из файла формата.pdf и проверить содержимое сформированного электронного документа [4].

1. О бухгалтерском учете : федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (ред. от 23.07.2013) // Российская газета. 2011. 09 дек. № 278.

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 1998. 10 сент. №44.

3. Бородина В. В. Документирование в бухгалтерском учете : учеб. пособие / В. В. Бородина. — М. : ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2010. — 304 с.

4. Бухгалтерское дело : учеб. для вузов : рек. М-вом образования РФ / Гиляровская Л. Т. [и др.] ; ред. Л. Т. Гиляровская. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ЮНИТИ : Аудит, 2014. — 423 с.

5. Бычкова С. М. Бухгалтерское дело : учеб. пособие : рек. УМО по образованию в обл. финансов, учета и мировой экономики / С. М. Бычкова, Н. Н. Макарова. — М. : ЭКСМО, 2014. — 333 с.

6. Максимова Г. В. Бухгалтерское дело: аналитический процесс в компьютерной среде : учеб. пособие / Г. В. Максимова, Л. Ю. Трифонов. — Иркутск : Изд-во БГУЭП, 2010. — 114 с.

7. Бухгалтерское дело : учеб. пособие для вузов :рек. УМО по образованию / М. А. Вахрушина [и др.] ; под ред. М. А. Вахрушиной. — М. : Бухгалтерский учет, 2012. — 304 с.

8. Проданова Н. А. Бухгалтерское дело : учеб. пособие : допущено М-вом образования РФ / Н. А. Проданова, Е. И. Зацаринная. — Ростов н/Д, 2013.

9. Проскуровская Ю. И. Бухгалтерское дело : курс лекций / Ю. И. Проскуровская. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : ОМЕГА-Л, 2012. — 219 с.