Требования к оформлению бухгалтерских документов

метки: Документ, Бланк, Организация, Подпись, Печать, Учреждение, Подписание, Адрес

Документы, получаемые и подготавливаемые в бухгалтерии, оформляются, как правило, на трех форматах бумаги:

Формате А3 — 297х420 мм.

А4 — 210х297 мм.

А5 — 148х210 мм.

Работа по унификации форматов бумаги была проведена в нашей стране в конце 1920-х годов, когда была введена система взаимоувязанных производственных и потребительских форматов бумаги, в основу которых были положены распространенные в Западной Европе немецкие форматы. Эти размеры форматов приняты Международной организацией по стандартизации (ИСО) и закреплены стандартом ИСО 216:1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы ряда А и В».

На форматах АЗ, А4 и А5 оформляются как организационно-распорядительные, так и документы бухгалтерского учета.

Государственные стандарты и применение междуведомственных и ведомственных форм вводят единообразие в оформление документов, что является необходимым условием механизации и автоматизации работы с ними. Кроме того, наличие необходимых реквизитов и правильное их оформление обеспечивают юридическую силу документа.

В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» подчеркивается, что «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• а) наименование документа;
• б) дату составления документа;
• в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
• г) содержание хозяйственной операции;
• д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• ж) личные подписи указанных лиц».

В «Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», первичные документы для придания им юридической силы должны иметь «следующие обязательные реквизиты: наименования документов (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки» (включая случаи создания документа с применением средств вычислительной техники).

Операции банков с ценными бумагами

... осуществления активных операций коммерческие банки выпускают облигации. Также коммерческие банки с целью привлечения дополнительных денежных ресурсов осуществляют выпуск ценных бумаг, именуемых сертификатами (денежный документ-удостоверение). Выпуск собственных векселей позволяет банкам увеличить объем ...

Сравнение статей Закона и Положения показывает, что в Положении введен реквизит код формы документа.

В необходимых случаях в первичном документе в зависимости от технологии обработки, характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, коды, контрольные отметки и т.п.»

Общие требования к оформлению реквизитов служебных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденном 3 марта 2003 г.

ГОСТ помогает грамотно оформить реквизиты любого документа.

Глава 1.

бланк

Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланке. Требования к построению бланка документа, под которым в данном случае понимается чистый лист бумаги, на котором заранее воспроизведено название учреждения-автора (фирмы, завода), от имени которого документ издается, излагаются в ГОСТе. Все документы, отправляемые из организации, обязательно оформляются на бланках, чаще всего изготовленных в типографии или с помощью средств оперативной полиграфии. При использовании ПЭВМ для составления и оформления документов можно внести бланк в память машины и воспроизводить автоматически при распечатке документа.

Однако, бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом.

Бланки документов должны иметь поля не менее:

левое — 20 мм.

Правое – 10 мм.

верхнее — 20 мм.

нижнее — не менее 20 мм.

Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бумага светлых тонов.

Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитов.

В организации обычно применяется два вида бланков — для письма и общий бланк для всех других видов документов, кроме письма.

Можно изготовить и бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Руководители могут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов.

Максимальный набор реквизитов:

Бланк письма Общий бланк

Герб Герб

Эмблема организации Эмблема организации

Наименование организации — Наименование организации —

автора документа автора документа

Справочные данные Место для наименования

об организации — авторе вида документа (или вид

документа)

Дата документа Дата документа

Регистрационный номер документа Регистрационный номер

документа

Ссылка на регистрационный Место составления или

номер и дату документа изданий документа

Глава 2

Реквизиты

2.1 Герб

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Федеральным конституционным законом Российской Федерации от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 30.06.2003 № 1-ФЗ).

Международные и российский национальные профессиональные бухгалтерские ...

... т.д.); в России также существуют бухгалтерские организации, такие как ИПБА. Изложены задачи профессиональных организаций бухгалтеров, такие как: регулирование правил профессиональной деятельности, защита интересов бухгалтеров, ... С 1983 г. членами Комитета по МСФО стали все профессиональные бухгалтерские организации – члены Международной федерации бухгалтеров (IFAC). В 2000 г. комиссия по Ценным ...

Гербы субъектов Российской Федерации помещаются на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Закон «О Государственном гербе Российской Федерации» допускает изображение герба в многоцветном, одноцветном варианте и без геральдического щита в виде главной фигуры — двуглавого орла с атрибутами: в правой лапе орла — скипетр, в левой — держава.

В соответствии с законом изображение герба на бланках также может быть многоцветным, одноцветным и без геральдического щита. Ст. 3 Закона указывает, что Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках;

• >
• федеральных конституционных законов и федеральных законов;

• >
• указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

• >
• постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

• >
• постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

• >
• постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

• >
• решений Конституционного Суда Российской Федерации;

• > решений Верховного Суда Российской Федерации,

> решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

• >
• Президента Российской Федерации;

• >
• Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

• >
• Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

• >
• Правительства Российской Федерации;

• >
• Конституционного Суда Российской Федерации;

• >
• Верховного Суда Российской Федерации;

• > Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

• >
• Администрации Президента Российской Федерации;

• >Полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

• >
• Федеральных органов исполнительной власти;

• >
• Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

• >
• Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

• >
• Счетной палаты Российской Федерации;

• >
• Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

• > Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

• >
• Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

• >Органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

• >Органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

• >Федеральных судов;

• >Органов прокуратуры Российской Федерации;

• >Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Кроме того. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти… (ст. 4).

Исследование применимости основных положений теории Ф.Тейлора ...

... Тейлора к современным социально-экономическим условиям организации России. Цель курсовой работы – исследование применимости теории Ф. Тейлора в современных российских организациях. Задачи курсовой работы: 1. Систематизировать методологические основы теории Тейлора. 2. Исследовать значение и практическую ...

Изображение герба при продольном и при угловом расположении реквизитов располагается над серединой строки с наименованием организации-автора.

Бланки документов с изображением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации помните, что Правительством Российской Федерации в 1995 году издано Постановление «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», (в редакции Постановления Правительства РФ от 08.06.2001 г. № 450) в котором установлено, что «Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические… предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».

На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков рекомендуется вести раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом можно использовать следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

• наименование вида гербового бланка;
• дата поступления;
• номер сопроводительного документа;
• наименование организации — поставщика гербовых бланков;
• количество экземпляров;
• серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

• наименование вида гербового бланка;
• количество экземпляров;
• серия и номера гербовых бланков;
• наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;
• расписка в получении;
• примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

2.2 Эмблема.

В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (положением об организации).

Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы).

ОРГАНИЗАЦИЯ БЕЗНАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ

... в безналичном порядке, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь (статья 236). Система безналичных расчетов В дальнейшем по мере развития и совершенствования экономики страны, хозяйственного механизма менялись требования, предъявляемые к организации расчетов. В соответствии ...

Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если, это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стране эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации. За рубежом эмблема в большинстве случаев располагается на левом или на правом поле бланка на уровне наименования фирмы.

2.3 Наименование автора документа

В бланке мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк.

Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указана лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

Например:

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать установленным требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

Например:

Сокращенное наименование приводится только В том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации на двух языках — национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

Учетная политика торговой организации

... торговой наценки Методику расчета реализованной торговой наценки фиксируют в приказе об учетной политике. Нормативным документом для выбора метода расчета реализованной торговой ... Организации определяют размер наценки самостоятельно. Государство регулирует цены, в частности, на следующие товары: продукты детского питания; лекарственные средства; медицинские изделия; продукцию предприятий ...

2.4 Справочные данные об организации-авторе

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке для письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW -страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в «Правилах оказания услуг почтовой связи», утвержденных Постановлением Правительства РФ 26.09.2000 № 725. В соответствии с правилами почтовый адрес указывается в следующей последовательности: наименование улицы (площади), номер дома, затем название населенного пункта (города, поселка и т.д.), название района, название республики, края, области, название страны, почтовый индекс.

Бланки совместных международных объединений, предприятий, фирм имеют свои особенности. В них указываются страны и адреса сторон, входящих в объединение. Реквизиты таких бланков изготавливаются на двух языках.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль верхнего поля документа (продольным бланк) или левом верхнем углу (угловой бланк).

Например:

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ФОНД THE INTERNATIONAL

СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЁСКИХ FOUNDATION

И ПОЛИТОЛОГИЧЕСКИХ FOR SOCIO-ECONOMIC

ИССЛЕДОВАНИЙ AND POLITICAL STUDIES

(ГОРБАЧЕВ—ФОНД) (THE GORBACHEV FOUNDATION)

Ленинградский Проспект, 49 Leningradsky Prospekt, 49

г. Москва Moscow 125468

контактный телефон 943 95 94 Phones 943 95 94

факс 943 95 94 Fax 943 95 94

2.5 ОГРН и ИНН/КПП

В соответствии с требованиями налоговой службы в новый стандарт ГОСТ

Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (взамен ГОСТ Р 6.30-97), введены два новых обязательных реквизита:

ОГРН — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, проставляемый в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН/КПП — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.

Эти реквизиты обязательны в бланках писем и в унифицированных формах первичных учетных документов.

Пример углового бланка письма с новыми реквизитами

росархив

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс (095) 718-78-74

E-mail: [email protected]

http://www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 770803314О/771001001

__________________№_____________________

На №________________ от________________

Пример продольного бланка письма с новыми реквизитами

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения

Организация документов и дел в пределах архивов

... в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ... подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии; контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования ...

и архивного дела (ВНИИДАД}

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393.

Тел./факс (095) 718-78-74 E-mail: [email protected]

http://www.vniidad.ru

ОКПО 0284708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

__________________________№_____________________________

На №___________________от________________________________

2.6 Дата и регистрационый номер документа

В бланке документа отводится место для проставления даты индекса документа — его важнейших поисковых признаков.

Дата — обязательный реквизит любого документа, в том числе и бухгалтерского. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов — приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты; гриф согласования (визирования), гриф утверждения, резолюция, отметки о получении и исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков — восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03.04.2003. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 2003 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

Дата оформляется без кавычек.

Международным стандартом предусмотрена обратная последовательности оформления дат: год, месяц, число. Например: 2003.03.08.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа — это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Для внутренних документов (приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года (с января по декабрь).

Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов — бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров.

Организация движения документов в Инспекции Федеральной налоговой ...

... организации и регулирования движения документов в налоговых органах на современном этапе и разработке практических рекомендаций по совершенствованию системы документооборота в инспекциях ФНС РФ. Практическая ценность заключается в возможности использования теоретического материала, ...

Регистрационный номер входящих и исходящих документов чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа).

Например: 02-15/89, где 02 — индекс структурного подразделения (бухгалтерии), 15 — номер дела по номенклатуре, 69 — порядковый номер отправляемого документа.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Например: № 463/162/298.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив Организации и находится под ее контролем и ответственностью.

2.7 Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Важным реквизитом является ссылка на регистрационный номер и дату документа-запроса, на который дается ответ. Этот реквизит появился лишь е 1972 году в ГОСТ. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой «На Ваше письмо от 17 мая 1956 г. за № 02-15/89 сообщаем…». Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

При получении ответного документа, по этому реквизиту подбирается копия инициативного документа, на который пришел ответ, подкладывается к полученному ответу и только вместе эти документы идут в работу. В этом случае сразу будет полная информация по вопросу: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

2.8 Адресование документов

Не менее важным является знание порядка адресования документа. От точности указания адресата зависит быстрота получения документа работником, занимающимся данным вопросом и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Таким образом, адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное и физическое лицо.

Порядок написания адресата установлен стандартом.

Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей: ,

> .наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

• >
• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• >
• указание должности получателя (в дательном падеже);

• >
• инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например: П.Н.Лопатину);

• > почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки от одного и того же установленного положения табулятора. Рекомендуется отступ от левых полей 32 удара. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся.

Учет наличных денежных средств и денежных документов

... правила использования организациями наличных денежных средств, в нем приведены рекомендации кредитным организациям по осуществлению проверок соблюдения предприятиями порядка работы с денежной наличностью, а также формы соответствующих документов. Положение "О безналичных ...

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.

Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:

Директору института

В.Т. Логинову

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Начальнику департамента перевозок

К.Н.Фролову

При обращениях к частным лицам, в ответах на жалобы и заявления граждан сначала указывается фамилия и инициалы, а затем почтовый адрес. Например:

Поповой Н.С.

ул. Паустовского.д..5,кв. 94

Москва 117463

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции.

Например:

Ответственному редактору

журнала «Деньги»

ул. Полянка, д. 8/1, Москва, 103863, ГСП

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций.

Например:

Заведующим отделениями Сбербанка РФ

или

Руководителям органов юстиции субъектов РФ

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

На одном документе может быть напечатано не более четырех адресатов. Перед вторым, третьим и четвертым адресом слово «Копия» не пишется. Если адресатов больше четырех, составитель документа готовит список на рассыпку, а на каждом документе указывается только один адрес.

2.9 Согласование документов

Тексты многих документов до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями, в том числе с бухгалтерией (главным образом с главным бухгалтером).

Согласование — это по существу проверка целесообразности и своевременности документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия т.е. оценка проекта документа.

Согласование может проводиться как внутри учреждения с его отделами или должностными лицами, так и вне его с другими организациями.

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с какими-либо финансовыми затратами, обязательно требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Так, с главным бухгалтером (бухгалтером) целесообразно согласовывать назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других).

В «Положении о главных бухгалтерах» документы, подлежащие согласованию с главным бухгалтером, перечислены более подробно. Это кроме приказов по личному составу, договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товаре материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера (главного бухгалтера) предусмотрена на большом количестве документов. Виды визируемых главным бухгалтером документов должны быть вписаны в его должностную инструкцию.

В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Внутреннее согласование оформляется визой, состоящей из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровка (инициалы и фамилия) и дата.

Например:

Главный бухгалтер

(подпись) Н.А.Иванова

23.11.2003

или

Юрисконсульт Зав. бюро персонала

подпись Е.М.Тетюк подпись М.М.Викторов

По образцу визы оформляется также отметка об ознакомлении с документом (ознакомительная виза).

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту, они излагаются на отдельном листе. В этом случае на проекте документа делается отметка: «Замечания прилагаются», ставится подпись и дата.

Место размещения визы для внутренних документов, остающихся в организации — нижнее поле оборотной стороны последнего листа первого подписываемого экземпляра документа.

Для отправляемых документов место визы — лицевая сторона второго, остающегося в организации, экземпляра документа, располагается виза ниже подписи на нижнем или левом поле документа.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

В определенных случаях виза может ставиться на каждом листе документа. Например, на договорах.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству,

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения, но чаще всего проставлением грифа согласования.

Гриф согласования оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ и имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование документом. Например:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Главный бухгалтер фирмы «Заря» Протокол заседания

(подпись) В.В.Тимофееве правления

ОВ.08.99 03.08.99 №25

СОГЛАСОВАНО

письмо Минздрава РФ

12.05.99 № 01-04/185

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются документ, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Место грифа согласования ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа. Однако, при необходимости гриф согласования может быть поднят на верхнюю часть первого листа документа на уровень грифа утверждения. Обычно это бывает в тех случаях, когда руководитель, утверждающий и согласовывающий документ, находится а одном ранге.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования. В этом случае на документе перед подписью ставится отметка: Лист согласования прилагается, а на листе согласования указывается, к какому документу этот лист относится.

Согласованный документ направляется для подписания.

2.10 Подписание документов

Подпись — обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом- На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.

Две и более подписи ставятся также на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Например, договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.

В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» указывается, что «Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению». В статье 9 о первичных учетных документах пункт третий посвящен их подписанию. «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».

В Инструкции Министерства финансов РФ по бухгалтерскому учету В бюджетных учреждениях, подписание документов расписано более подробно: «В учреждениях все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам полученным за счет внебюджетных источников, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. В централизованных бухгалтериях указанные бухгалтерские документы подписываются руководителем и главным бухгалтером учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия или уполномоченными ими на то лицами.

Документы без подписи главного бухгалтера или его заместителя считаются недействительными и не принимаются к исполнению.

Приходные кассовые ордера действительны при наличии подписи главного бухгалтера или его заместителя и кассира»

В инструкции в п. 30 определен порядок подписи мемориальных ордеров: «Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, а при централизации учета — кроме того и руководителем группы учета».

«Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» порядок подписания документов устанавливает также, как и в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

П. 14 Положения текстуально совпадает с п. 3, ст. 3 Закона «О бухгалтерском учете»г но в него добавлен абзац о том, что «без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации).

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту».

Таким образом, все законодательно-нормативные акты о ведении документации бухгалтерской отчетности касаются вопросов их подписания.

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.

Придавая большое значение указанию должностей лиц, подписывающих бухгалтерские документы, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» при перечислении обязательных реквизитов документов

разбивают подпись на два реквизита:

• >
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• > личные подписи указанных лиц.

(В Положении — «личные подписи и их расшифровки»).

В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения, так как оно есть в бланке.

Например:

Директор института подпись В.Т.Волков

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

Например:

Директор Всероссийского

научно-исследовательского

института документоведения

и архивного дела подпись М.В. Ларин

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Например:

Директор А.Н. Новикова

Главный бухгалтер Л.М. Милочкина

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор школы № 183 Директор стадиона «Луч»

подпись А.А. Зарькова подпись В.В. Тихонов

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (впечатывается «зам.» или «И.О.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки в кавычках «зам».

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст.5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

«2 Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3 Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования,

4 Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации».

Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Цепью закона «является обеспечение правовых условий использований электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе».

В законе дано не только определение понятия «электронный документ — «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме», но и определение электронной цифровой подписи — «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

Специальная глава закона (Глава 2) раскрывает условия использования электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись в электронном документе согласно ст. 4 равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении нескольких условий, которые перечисляются в статье.

Принятие закона «Об электронной цифровой подписи» открывает широкие перспективы использования электронного документа в сфере управления. Так, ст. 16 Закона гласит: «Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций».

Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и прежде всего в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности,

2.11 Печать

Для придания юридической силы ряду документов они заверяются печатью. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. На многих документах финансового характера проставление печати обязательно.

В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Изготовление Гербовой печати, также как и бланков с изображением Герба, регулируется Постановлением Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в редакции Постановления Правительства от 08.06.2001 № 2’161).

В нем указано, что изготовление гербовых печатей могут производить только штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на данный вид деятельности и сертификат о наличии технических возможностей для изготовления печатей на должном качественном уровне. Заказать печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации могут федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы и учреждения, определенные в Конституционном законе Российской федерации от 25.12.2000 г. «О Государственном гербе Российской Федерации».

Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р 515)1-2001 «Печать с воспроизведением государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (с изм. № 1 от 25.12.2002 № 505-ст.).

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке.

В соответствии с требованиями гербовые печати должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их проверке и использовании на -документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными.

Разработаны также технические требования к сырью, материалам, покупным изделиям, используемым не только для изготовления, но и для применения печатей с воспроизведением Государственного герба России. Так установлено, что при изготовлении клише печати используют резину, предназначенную для лазерной гравировки, или другие материалы с техническими показателями, соответствующими этой резине, имеются требования к штемпельной подушке и штемпельной краске. Установлены технические требования к защите печати с воспроизведением Государственного герба России от подделки.

Эти требования можно использовать в качестве ориентира при изготовлении и других печатей.

Требования к печати акционерных обществ описаны в п.7 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях — приравненной к ней) печати. Это и гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.); заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товаре материальных ценностей) и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а обычно воспроизводится название структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей, сейфов и т.д-

Печать заверяет подлинность документов и может проставляться или на специально отведенном месте (обычно оно обозначено символом «М.П.») или так, чтобы ее оттиск захватил наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск печати должен хорошо читаться.

Обычные служебные письма, не связанные с финансированием, выполняются на бланках и не требуют удостоверения печатью.

2.12 Заверение копий

При необходимости подтверждения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении. В соответствии ос требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия) и даты заверения.

Например:

Верно

Секретарь личная подпись К.Т. Попова

20.10.98

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, выполненных на гербовом бланке и предназначенных для рассыпки, допускается только при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Печати ставятся также при рассылке документов, имеющих юридическую силу: приказов, распоряжений, инструктивных писем и т.д. для удостоверения их соответствия подлиннику. Это могут быть печати канцелярий, общих отделов или др. простые печати.

2.13 Утверждение документов

После подписания отдельные виды документов требуют утверждения, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах. Так, утверждения требуют почти все организационные документы.

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций.

Документ может быть утвержден двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: изданием другого документа (чаще всего распорядительного: постановления, решения, приказа, иногда протокола) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕНО

Президент Акционерного Приказом Министра

общества «Гималаи» здравоохранения РФ

подпись Е.А.Султанов 15.05.2003 № 36

15.05.2003

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается или должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи и дата, или, при утверждении другим документом, указывается название документа в творительном падеже, его дата и номер. Располагается гриф утверждения в правой верхней части документа (на месте адресата).

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня являются «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (2000), а также законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению дан в качестве приложения в конце книги.

2.14 Заголовок

Все организационно-распорядительные документы, оформленные на формате А4, должны обязательно иметь заголовок, в котором кратко и четко отражается суть документа, его основное содержание. Заголовок позволяет сэкономить время при рассмотрении документа и работе с ним, облегчает его регистрацию, постановку на контроль, поиск, прохождение. Он переносится в регистрационные формы, базу данных.

Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа. Чаще всего заголовок отвечает на вопрос «О чем!», «О ком?», начинается с предлогов «О» или «Об» и формулируется с помощью отглагольного существительного: «О поставке…», «О выплате…», «О переводе…», «О замене…» и т.д. Такой заголовок имеют наиболее распространенные виды документов: приказы, письма, договоры, положения. Однако в правилах, инструкциях, протоколах и некоторых других документах заголовок может отвечать на вопрос «чего» («кого»): «Правила внутреннего распорядка». «Протокол общего собрания», «Должностная инструкция кассира» или «по чему»: «Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях»‘.

Заголовок пишется над текстом документа. При угловом расположении реквизитов — под бланком с левой стороны и место для него может быть заранее отмечено уголками в бланке.

Заголовок должен содержать не более 28 знаков в строке. Поэтому если заголовок длинный, он печатается в несколько строк черед один интервал.

Составляет заголовок работник, составляющий документ.

Заголовок не составляется только на телеграммах, телефонограммах и документах формата А5.

2.15 Отметки на документе

Отметка о наличии приложения.

Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся а действие. Например, инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например таблицы, справки и т.д.

Порядок оформления приложений описан в ГОСТ Р 6.30-2003. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме: Приложение: на 2 п. в 3 экз.

Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в Г экз.

Между названиями приложений делается 1.5 — 2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.

Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: Письмо Минздрава РФ от 13.11.2003

№ 01-17/785 и приложение к нему,

всего на 12 л

Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается, например:

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству, в 3 экз.

Сами документы — приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они являются.

Например:

Приложение

к приказу Министра

здравоохранения России

от 12.08.2003 № 36

Все этапы обработки, прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

2.16 Отметка о поступлении.

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт.и время приема его в данной организации специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного порядкового номера.

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ.

Входящий порядковый учетный номер используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле первого листа документа на лицевой стороне.

2.17 Идентификатор электронной копии документа.

Если документ вводится в память машины, на полученном документе делается об этом специальная отметка, которая служит для автоматического поиска и контроля информации. Она может включать имя файла, код оператора, вводившего данные о документе, дату переноса, количество страниц и другие необходимые поисковые данные.

«Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» также указывает, что первичные документы, прошедшие обработку на вычислительной технике (введенные в память ЭВМ, в т.ч. с помощью сканера) должны иметь отметку в виде оттиска штампа контролера, ответственного за их обработку.

Такая отметка важна, прежде всего, для исключения повторного введения данных о документе в память машины.

2.18 Резолюция

После первичной обработки и регистрации часть наиболее важных документов направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая наносится непосредственно на рассматриваемый документ.

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая примятое решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу; чет кость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи руководителя, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, «Зачислить», «Выделить 10 тыс.руб.», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.

Например:

Родионовой М.М.

Выясните наличие расходных

материалов в центральной

лаборатории к 10.08.2003

Личная подпись 28.07.2003

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа у, следовательно, не требуется его специальное указание в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату.

Например:

Алексеевой А.Б.

Межуеву А.А.

Организуйте проведение

инвентаризации к указанному сроку.

Личная подпись 0,3.08.2003

Резолюция переносится в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

2.19 Отметка о контроле.

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или словом или штампом «Контроль» обычно в верхней части документа. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом. Ее цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.

2.20 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Завершающая отметка на документе — эта отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер этого дела; подпись и дату. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части.

Например:

Сообщено по телефону

О.Б.Павловой 12.05.2003

В дело 03-13.

К.И. Иванов. 14.05.2003

или:

Ответ направлен

47.06.2003 № 01-13/184.

В дело 13-13

К.И. Иванов 19.06.2003

или:

Рассмотрено на заседании коллегии.

Протокол коллегии от 12.08.2003 № 17

В дело 06-13

К.И. Иванов 15.08.2003

2.21 Фамилия исполнителя и номер его телефона.

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием инициалов и фамилии сотрудника, готовившего документ с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только инициалы и фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем. Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем попе, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа.

Например:

Пучкова

Людмила Николаевне

1579906

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества.

Например:

П.С. Сидоров

157 95 56

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Например:

Прозорова

Галина Константиновна

943 95 94

экз. № 1 — в адрес

экз. № 2 — в отдел № 2

экз. № 3 — в отдел № 10

экз. № 4 — в дело 08

Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или с.).

Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.