Информационные технологии в бюджетировании

метки: Информационный, Технология, Система, Бизнес, Бюджетирование, Средство, Бюджет, Продукт

Актуальность темы «Информационные технологии в бюджетировании» очевидна в нынешней российской действительности. В условиях усложнения хозяйственных связей, острой конкурентной борьбы и повышения важности стратегических решений процессы предвидения положения предприятия в будущем, разработки целей, стратегий, сценариев в их реализации выдвигаются на одно из первых мест в системе управления предприятием. В настоящее время российский бизнес очень стремительно развивается, а для эффективного управления развивающегося бизнеса необходимо использовать современные технологии управления в ведении бюджета предприятия.

Использование программно-технических средств в бюджетировании даёт ряд других важных преимуществ. Возможность создания единого информационного пространства, основанного на стандартизации данных оперативного и бухгалтерского учёта, в виде единой базы данных предприятия на основе единой информационной сети. Практически любой бизнес связан с компьютерными технологиями. Большая часть денег вращается не в наличном, а в электронном виде.

А для эффективного управления электронными деньгами необходимы соответствующие программы. Постоянно развивается отрасль программного обеспечения, которая помогает вести учет и обрабатывать все процессы внутри конкретного бизнес-механизма. Польза автоматизации деятельности предприятия особенно ощущается в больших компаниях, где работает и обслуживается огромное количество людей.

Важность информационных технологий в бюджетировании на предприятии невозможно переоценить, поскольку это, как правило, огромный бизнес-механизм, требующий максимально точной отладки.

Целью данной курсовой работы является исследование информационных технологий в бюджетировании.

Для достижения вышеуказанной цели, были поставлены следующие задачи:

1. Изучить информационные технологии в целом.

2. Определить сущность и функции бюджетирования.

3. Рассмотреть использование информационных технологий в бюджетировании. информационный технология бюджетирование

Объектом исследования являются информационные технологии как способ ведения бюджета предприятия.

Предметом исследования — информационные программные продукты, использующиеся в бюджетировании.

В работе широко используются методы и приемы бухгалтерского управленческого учета, а также методика статистической обработки информации.

Информационную базу составили труды отечественных ученых в области управленческого учета, материалы периодической печати, а также личные наблюдения автора.

Внедрение инновационных технологий в муниципальное управление

... В результате внедрения инновационных технологий повышается эффективность муниципального управления, оптимизируются существующие методы управления, муниципальные служащие обучаются современным методам управления, повышается инновационный ... и технологии, мультимедийные средства и ресурсы; информационную - информационные системы и технологии, в том ... Уфа, 2000. 2. ВЛАСТЬ, БИЗНЕС И ОБЩЕСТВО: РАЗВИТИЕ ...

1. Информационные технологии

1.1 Определение информационной технологии

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение определенной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения материального продукта.

Информация является одним из ценнейших ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.

Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель технологии материального производства — выпуск продукции, удовлетворяющий потребности человека или системы.

Цель информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и для технологии переработки информации1.

Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов обществ. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработки информации. В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из синонимов: новая, компьютерная или современная.

Прилагательное новая подчеркивает новаторский, а не эволюционный характер этой технологии. Ее внедрение является новаторским актом в том смысле, что она существенно изменяет содержание различных видов деятельности в организациях. В понятие новой информационной технологии включены также коммуникационные технологии, которые обеспечивают передачу информации разными средствами, а именно — телефон, телеграф, телекоммуникации, факс и др.

1.2 Инструментарий информационной технологии

Реализация технологического процесса материального производства осуществляется с помощью различных технических средств, к которым относятся: оборудование, станки, инструменты, конвейерные линии и т.п.

Жизненный цикл информационных систем

... и стадиями также определяется используемой моделью жизненного цикла ИС. Согласно методологии, предлагаемой Rational Software, жизненный цикл информационной системы подразделяется на четыре стадии. Границы каждой ... процесс коллективной разработки и обеспечить управление этим процессом. Полный жизненный цикл информационной системы включает в себя, как правило, стратегическое планирование, анализ, ...

По аналогии и для информационной технологии должно быть нечто подобное. Такими техническими средствами производства информации будет являться аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса. С их помощью производится переработка первичной информации в информацию нового качества. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а для большей четкости можно конкретизировать, назвав программным инструментарием информационной технологии. Определим это понятие.

Инструментарий информационной технологии — один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для персонального компьютера: текстовый процессор (редактор),настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения(финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.),экспертные системы и т.д.

Как соотносятся информационная технология и информационная система? Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые являются для нее основной средой. На первый взгляд может показаться, что введенные в учебнике определения информационной технологии и системы очень похожи между собой. Однако это не так.

Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии — в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.

Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди ,различного рода технические и программные средства связи и т. д. Основная цель информационной системы — организация хранения и передачи информации. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации.

Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы. Информационная технология мультимедиа, где с помощью телекоммуникационной связи осуществляется передача и обработка на компьютере изображения и звука.

Таким образом, информационная технология является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. В умелом сочетании двух информационных технологий — управленческой и компьютерной — залог успешной работы информационной системы.

Обобщая все вышесказанное, предлагаем несколько более узкие, нежели введенные ранее, определения информационной системы и технологии, реализованных средствами компьютерной техники. Информационная технология-совокупность четко определенных целенаправленных действий персонала по переработке информации на компьютере.

Информационная система — человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства продуктов, использующая компьютерную информационную технологию.

1.4 Виды обеспечения автоматизированных информационных технологий

Средства и методы автоматизации включают компьютерную и коммуникационную технику, программы для ЭВМ, способы и подходы в организации информации, информационных технологий, в обслуживании пользователей.

Как правило, в комплекс входят программные средства и организационно-методическое обеспечение, увязывающее действия персонала и технических средств в единый технологический процесс.

Техническое обеспечение автоматизированных информационных технологий включает средства компьютерной техники, предназначенные для обработки и преобразования информации, средства коммуникационной техники, обеспечивающие передачу и обмен информацией в рамках системы управления; средства организационной техники, предназначенные для автоматизации труда специалистов по обработке информации.

При выборе технических средств обеспечения АИТ учитывают требования:

• объем обрабатываемой информации, требования к точности, скорости и надежности обработки данных;
• виды решаемых прикладных задач, их количество;
• общее количество пользователей в системе АИТ;
• процент активных пользователей по отношению к общему количеству;
• распределение пользователей по прикладным задачам;
• объемы прикладного и общесистемного программного обеспечения и др.

Программное обеспечение автоматизированных информационных технологий представляет комплекс системных и прикладных программ, обеспечивающих реализацию всего набора вычислительных и прикладных задач.

Общесистемное программное обеспечение включает следующие средства	-операционные системы; -тестовые и диагностические программы; антивирусные программы; -системные оболочки и др. вспомогательные средства.
При выборе общесистемных программ обеспечения АИТ учитывают	-тип операционной системы, под управлением которой функционирует выбранный пакет прикладных программ; -объем пакета прикладных программ и перечень автоматизируемых с его помощью задач; -стоимостные характеристики пакета прикладных программ; -условия эксплуатации и другие требования
Прикладные программы характеризуются следующей номенклатурой	-системы подготовки текстовых документов; -системы подготовки табличных документов; — системы управления базами данных; -специализированные программные средства; -личные информационные системы; -системы подготовки презентаций и другие программные средства, включая средства пользователей.

Программные средства, составляющие программное обеспечение, могут называться инструментарием автоматизированных информационных технологий.

Инструментарий информационных технологий — это несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы с которыми позволяет достичь поставленную пользователем цель.

В соответствии с приведенным определением инструментарий АИТ можно разделить на классы программ, ориентированные на реализацию определенных задач пользователя: текстовые редакторы, электронные таблицы, системы управления базами данных, настольные издательские системы, информационные системы функционального назначения и др.

Методическое обеспечение автоматизированных информационных технологий — это комплекс нормативно-методических и инструктивных материалов подготовки и оформления документов по эксплуатации технических средств, организации работы специалистов-пользователей и технического персонала.

Реализация методического обеспечения АИТ связана с осуществлением мероприятий по унификации и стандартизации и АИТ.

Унификация — относительное сокращение разнообразия элементов по сравнению с разнообразием систем, в которых они используются.

Главная задача стандартизации в обеспечении АИТ состоит в создании системы нормативно-справочной документации, определяющей требования к разработке, внедрению и использованию всех компонентов информационных технологий.

В соответствии с определением автоматизированных информационных технологий в их основе заложены средства компьютерной техники, реализующие вычислительные процессы в программной среде под управлением соответствующей операционной системы. Технические возможности компьютерных средств и архитектура операционной системы являются своего рода тем базисом, который определяет возможности АИТ. Этот базис и принято называть платформой АИТ.

Платформа АИТ в зависимости от контекста может определяться как комплекс аппаратных средств и соответствующей операционной системы, либо как только аппаратные средства, реализованные на соответствующем типе процессора.

К платформе АИТ, более расширительно, к наряду с компьютерами и их операционными системами, может быть отнесена также сетевая и периферийная аппаратура совместно с их драйверами и протоколами.

1.5 Аппаратные средства в обеспечении автоматизированных информационных технологий

Основным видом аппаратных средств платформы АИТ явлется вычислительная машина.

Вычислительная машина (ВМ) — комплекс технических средств, предназначенных для автоматической обработки информации в процессе решения вычислительных и информационных задач.

Синоним выражения «вычислительная машина» служит термин «электронная вычислительная машина (ЭВМ)» или вошедший в современную практику термин «компьютер».

Вычислительные машины могут быть классифицированы по ряду признаков, например:

• принцип действия;
• этапы создания и элементная база;
• назначение;
• способ организации вычислительного процесса;
• размер, вычислительная мощность;
• функциональные возможности;
• способность к параллельному выполнению программ и др.

По принципу действия, связанному со схемотехническим представлением информации (сигналов) в аналоговой (непрерывные сигналы) и дискретной (импульсные сигналы) формах, вычислительные машины разделяются на три больших класса:

• аналоговые;
• цифровые;
• гибридные.

Цифровые вычислительные машины (ЦВМ) или вычислительные машины дискретного действия работают с информацией, представленной в дискретной, т.е. в цифровой форме.

В современной практической деятельности (экономика, наука и техника и др. сферы) получили подавляющее применение ЦВМ — электронные цифровые вычислительные машины, или просто называемые электронными вычислительными машинами (ЭВМ).

Аналоговые вычислительные машины (АВМ) или вычислительные машины непрерывного действия работают с информацией, представленной в непрерывной (аналоговой) форме, используя ряд значений какой-либо физической величины (чаще всего электрического напряжения).

Аналоговые вычислительные машины весьма просты и удобны в эксплуатации. Скорость решения задач изменяется по желанию пользователя и может быть больше чем у ЦВМ, но точность решения задач невелика (относительная погрешность достигает до 2-5 %).

На АВМ эффективно решаются математические задачи, содержащие дифференциальные уравнения, не требующие сложной логики.

2. Теоретические аспекты бюджетирования

2.1 Сущность и функции бюджетирования

Совершенствование систем управления предприятием предполагает проведение комплекса мер, способствующих повышению конкурентоспособности бизнеса. Планирование — одна из составных частей управленческого цикла. Добиться эффективного использования собственных и привлеченных ресурсов возможно при условии разработки детального плана действия организации. Планирование включает этапы определения целей ц задач разрабатываемых мероприятий, рассмотрения различных вариантов их проведения, выбора оптимального варианта1.

Принципиальная особенность современного внутрифирменного планирования состоит в том, что оно носит регулирующе-направляющий характер (в отличие от директивно-регламентирующего), основываясь на системном применении научных прогнозов, проектов и программ, балансовых расчетов, бюджетирования и методов оптимизации принимаемых решений для определения стратегических» целей и конъюнктурно-тактических задач при решении проблем развития предприятия.

Стратегическое планирование и контроль за результатами и их компонентами стали невозможными без формирования бюджета как основного инструмента управления, обеспечивающего высшее руководство точной, полной и своевременной информацией. С его помощью должна осуществляться разработка стратегии эффективного развития предприятий в условиях конкуренции и нестабильности2.

Бюджетирование представляет собой информационную систему внутрипроизводственного управления, использующую определенные финансовые инструменты, называемые бюджетами.

Согласно методическим рекомендациям по управленческому учету, разработанным Минэкономразвития России, бюджет — это информация о планируемых или ожидаемых доходах, расходах, активах и обязательствах.

Экономически эффективная деятельность организации возможна только в том случае, если она имеет четко заданные, достаточно напряженные, но реальные для выполнения стоимостные параметры доходов и расходов.

Сущность бюджетирования состоит в разработке взаимосвязанных планов производственно-финансовой деятельности организации, ее подразделений исходя из текущих и стратегических целей функционирования, контроля за выполнением этих планов, в корректирующем воздействии на отклонения от параметров их исполнения. В информационном отношении это система, интегрирующая результаты процессов планирования, учета, контроля и анализа стоимостных показателей деятельности организации.

При рассмотрении бюджетирования как процесса необходимо выделить три его основных элемента: организационное обеспечение — касается вопросов внутрифирменной организации подразделений и служб предприятия, которые несут ответственность за обеспечение и поддержание самого процесса бюджетирования, а также предусматривает выбор лица, отвечающего за правильное и своевременное выполнение процесса; процесс бюджетирования, который разбивается на отдельные процедуры: планирование, исполнение бюджетов, сбор и анализ фактических данных и т. д. При этом должен быть разработан и утвержден регламент, с помощью которого контролируется выполнение всех указанных процедур; технология бюджетирования — включает в себя формирование и консолидацию бюджетов предприятия.

Для этого разрабатывается финансовая структура предприятия, представляющая собой совокупность центров ответственности. Для каждого из них отдельно формируются соответствующие бюджеты. Методы, используемые в бюджетировании, подразделяются на планирующие, учетные, контролирующие, аналитические. При бюджетном планировании широко используются прогностические и статистические методы, бюджетный метод; при бюджетном контроле, учете и анализе — методы финансового и управленческого учета затрат, метод стандарт-кост и нормативный метод, математические методы экономического анализа. Бюджетный метод является совокупностью специфических методик бюджетного планирования, позволяющих смоделировать деятельность предприятия через особый экономический инструмент — бюджеты1.

В качестве основных принципов бюджетного планирования можно привести следующие: унификация всех бюджетных форм, бюджетных периодов и процедур разработки для компании и всех структурных подразделений независимо от специфики их хозяйственной деятельности;

• совместимость бюджетных форм, форматов с установленными формами государственной отчетности;
• совместимость вспомогательных бюджетных документов с основными бюджетными формами;

• обеспечение возможности составления сводного бюджета;
• стабильность, неизменность процедур бюджетирования и установленных целевых нормативов на протяжении всего бюджетного периода;
• разделение накладных расходов на затраты структурных подразделений и компаний в целом по формуле, единой для всех подразделений;

• непрерывность процедуры составления бюджетов, что предусматривает регулярный пересмотр и корректировку ранее сделанных прогнозов на новый период, не ожидая завершения действующего;
• заблаговременная формулировка финансовых целей всех подразделений в виде заданий определенных норм рентабельности;
• учет доходов и расходов, поступлений и списаний денежных средств в сопоставимых единицах учета;
• детальный учет наиболее важных статей расходов, чья доля в чистых продажах достаточно велика.

Система бюджетирования предполагает многовариантный анализ финансовых последствий реализации намеченных планов, предусматривает анализ различных сценариев изменения финансового состояния предприятия, оценку финансовой устойчивости в изменяющихся условиях внешней хозяйственной среды.

Бюджетирование на предприятии выполняет три основные функции: планирования, прогноза и анализа.

Функция планирования является самой важной, бюджетирование — это основа для внутрифирменного планирования. Исходя из стратегических целей предприятия, бюджеты решают задачи распределения финансовых ресурсов, находящихся в распоряжении предприятия.

Разработка бюджетов придает количественную определенность выбранным перспективам деятельности предприятия, все затраты и результаты приобретают денежное выражение. Бюджетирование способствует правильному и четкому целеполаганию на предприятии, разработке стратегии бизнеса.

Функция прогноза состоит в расчете прогнозных показателей по выполнению плановых заданий на основе соответствующего учета, прежде всего бухгалтерского.

Функция анализа предполагает сопоставление фактических данных с плановыми показателями на любом этапе, выявление отклонений в деятельности предприятия от того, что предполагалось бюджетом, и последующую корректировку действий.

В процессе бюджетирования выполняются следующие задачи:

• а) оценка эффективности работы предприятия за счет сравнения достигнутых результатов с плановыми;
• б) установление перспективных целей и их выполнение в текущих планах развития предприятия на основе долгосрочного прогнозирования;
• в) контроль и анализ деятельности отдельных подразделений предприятия на основе показателей, устанавливаемых для каждого подразделения;
• г) контроль и анализ, деятельности всего предприятия в целом на основе общефирменных-целевых показателей;
• д) планирование и контроль, денежных потоков предприятия1.

Мировая практика выявила в системе бюджетирования положительные и отрицательные стороны. Достоинства бюджетирования заключаются в том, что оно:

• оказывает положительное воздействие на мотивацию и настрой коллектива;
• позволяет координировать работу предприятия в целом;
• позволяет своевременно вносить корректирующие изменения;
• позволяет учиться на опыте составления бюджетов прошлых периодов;
• позволяет усовершенствовать процесс распределения ресурсов;
• служит инструментом сравнения достигнутых и желаемых результатов.

К недостаткам бюджетирования относятся:

• сложность и дороговизна системы бюджетирования;
• бюджеты, не доведенные до сведения каждого сотрудника, не оказывают практически никакого влияния на мотивацию и результаты работы, а вместо этого воспринимаются исключительно как средство для оценки деятельности работников и отслеживания ошибок;

• в бюджетировании заложено противоречие между достижимостью целей и их стимулирующим эффектом: если достичь поставленных целей слишком легко, то бюджет не имеет стимулирующего эффекта для повышения производительности;
• если достичь целей слишком сложно, — стимулирующий эффект пропадает, поскольку никто не верит в возможность достижения целей;
• малейшие изменения требований к системе бюджетирования в части детализации плановых и отчетных данных или организационные изменения в компании приводят к необходимости начинать работу по внедрению заново.

2.2 Структура бюджета

Бюджет » это таблица, содержащая плановые и фактические показатели, описывающие динамику развития объектов и бизнес-процессов предприятия.

Бюджет консолидирует учетные данные по выбранному направлению или объекту бизнеса. Бюджет планируется исходя из норм, принятых в этом направлении или объекте, с учетом их предыдущего функционирования.

Бюджет является инструментом управления на основе анализа причин отклонения значений фактических показателей от плановых.

Бюджет имеет иерархическую структуру из статей, где самая вложенная статья имеет один или несколько числовых показателей1. Между понятиями «группированная статья» и «аналитический срез» нет четкой границы. Обычно, если аналитический срез используется для анализа нескольких бюджетов, то его можно отнести к типу «направление анализа» или «аналитический разрез», например, временной срез, товарные группы, поставщики.

А если структура статей используется только в одном бюджете, например, иерархия пассивов и активов в ПБЛ, то это «группированные статьи».

Система показателей строится в рамках концепции ССП (Система Сбалансированных Показателей).

Мы должны выделить основные, ведущие показатели для оценки анализируемых бизнес-процессов и бизнес-объектов. Сгруппировать эти показатели в статьи и затем в бюджеты.

2.3 Процесс бюджетирования

Бюджетирование — это технология управления бизнесом на всех уровнях компании, обеспечивающая достижение ее стратегических целей с помощью бюджетов, на основе сбалансированных финансовых показателей1.

Разработка стратегии самый важный этап бюджетирования. Здесь разрабатывается финансовая структура и определяется система показателей, которые будут участвовать в оценке бизнеса, а значит должны входить в те или иные статьи и бюджеты. ССП (система сбалансированных показателей) должна, как минимум, позволить представить стратегические и тактические цели в измеряемом виде. Разрабатываемая система бюджетов, должна позволить оценить деятельность выделенных в финансовой структуре ЦФО и направлений бизнеса (эффективность, как превышение доходов над расходами).

Модели планирования могут быть разные (с нуля, от предыдущего периода, от плана закупок, от плана производства и т.п.) и включать в себя варианты планирования (оптимистический, пессимистический).

Здесь должны использоваться (разрабатываться) операционные нормы (страховой запас, расход материала на единицу изделия, и т.п.).

Фактические данные вносятся в систему из систем бухучета и оперативного учета или вручную.

Анализ, как правило, строится на сравнении плана с фактом и выяснении причин отклонений.

Система бюджетирования должна быть максимально простой и автоматизированной, чтобы затраты на нее не превысили прибыль от ее внедрения.

2.4 Система бюджетирования

Операционный бюджет	бюджет, описывающий в натуральных и финансовых показателях бизнес-процесс (БП) или направление бизнеса (совокупность БП)
Финансовый бюджет	бюджет, описывающий в финансовых показателях денежный поток в рамках ЦФО. Управление операционной эффективностью (БДР), платежеспособностью и ликвидностью (БДДС) и стоимостью активов компании (ББЛ)
Базовый бюджет	бюджет, который планируется первым, поскольку от него зависит построение других бюджетов (зависимых)
Зависимый бюджет	бюджет, показатели которого при планировании в целом вычисляются на основе других бюджетов, по заданным формулам

по составу показателей	бюджет доходов и расходов (плановый отчет о прибылях и убытках), бюджет движения денежных средств, плановый баланс;
по объекту бюджетирования (функциональные бюджеты)	бюджет продаж, бюджет снабжения, бюджет затрат и т. д.;
по горизонту планирования	годовой, квартальный, месячный и т. д.;
по технологии планирования	последовательный, скользящий;
по уровню планирования	бюджет ЦФО, консолидированный бюджет компании

3. Информационные технологии в бюджетировании

3.1 Использование информационных технологий в бюджетировании

Наряду с системой материального стимулирования одним из инструментов повышения эффективности бюджетирования на предприятии является внедрение информационных технологий.

Использования программно-технических средств в бюджетировании даёт ряд других важных преимуществ.

Возможность создания единого информационного пространства, основанного на стандартизации данных оперативного и бухгалтерского учёта, в виде единой базы данных предприятия на основе единой информационной сети.

Возможность л-мерной кодификации учётных данных. «Бумажный» документооборот позволяет осуществлять лишь одномерную «традиционную» кодификацию данных в русле разукрупнения рабочего плана синтетических счётов последовательно на субсчета, субсчета — на субсубсчета и т.д. Между тем, требования качественного принятия управленческих решений требуют обработки учётной информации в самых различных разрезах. В этой связи использование программных носителей информации даёт возможность трансформации традиционных субсчетов в так называемые группы аналитики, которые отличаются от субсчетов тем, что дают возможность перекрестной систематизации данных в режиме целевой выборки.

Так, любой вид затрат может быть охарактеризован по следующим критериям: с точки зрения экономического содержания (амортизация, текущие материальные затраты, зарплата, пр.).

Данный разрез учёта необходим для проведения комплексного анализа интенсификации производства; с точки зрения корреляции с масштабом деятельности (условно-постоянные или условно- переменные расходы).

Данный разрез учёта необходим для нахождения критической точки и планирования объёма выпуска и реализации; с точки зрения плановых бюджетов затрат (фактические, плановые затраты и отклонения).

Это является необходимым условием проведения любого план-факт анализа;

• с точки зрения принадлежности к тому или иному центру ответственности — необходимо для проведения анализа по центрам ответственности;

— с точки зрения вида деятельности как генератора данного элемента затрат — необходимое условие анализа безубыточности1. С точки зрения принадлежности к производству отдельных видов выпускаемой и реализуемой продукции — необходимо для анализа рентабельности по видам продукции с целью оптимизации производственной программы и структуры портфеля продаж.

В этом случае кодификатор будет иметь шесть знаков. Задав целевую выборку по одному или нескольким знакам, можно в оперативном режиме получить информацию о совокупных затратах предприятия, совокупных производственных затратах предприятия, относящихся к определённому подразделению и определённому виду выпускаемой продукции и пр. Это значительно повышает качество принятия управленческих решений.

Понятно, что «бумажный» документооборот такого обеспечить не может. Возможность создания единой системы оперативного контроля, основанной на использовании единой информационной сети и базы данных и на различных режимах доступа разными пользователями информации в зависимости от уровня в управленческой иерархии. Так, «переложив» систему документооборота на программные носители информации мы получим четыре режима доступа:

• первый режим доступа (нижний) — на уровне руководителей подразделений. Начальник механического цеха имеет доступ к оперативным данным своего цеха, но уже не имеет доступа к оперативным данным других цехов службы производства, не говоря уже об информации, относящейся к подразделениям других служб;
• второй режим доступа — на уровне руководителей служб.

Первый вице-президент по производству имеет доступ к данным по всем производственным подразделениям и к сводной информации по себестоимости и структуре выпуска, — но не имеет доступа к данным общехозяйственных, сбытовых и прочих расходов; третий режим доступа — на уровне отдельных функциональных служб аппарата управления, курирующих отдельные сегменты бюджетного процесса. Так, начальник ПЭУ имеет доступ ко всем данным операционного бюджета, но не имеет доступа к данным финансового и инвестиционного бюджетов; четвертый (высший) режим доступа — первый вице-президент по экономике и финансам (высшее должностное лицо, — персонально отвечающее за составление и исполнение сводного бюджета компании) имеет доступ ко всей информации (данным сводного бюджета).

Система сквозного оперативного контроля очень облегчает задачу сохранения коммерческой тайны и позволяет избежать «утечки» конфиденциальных данных из предприятия.

4. Возможность автоматизации процесса аналитической обработки информации как при стратегическом планировании (СУР-анализ, основанный на моделировании; различные варианты анализа чувствительности и пр.), так и при оперативном управлении (синхронизации стадий снабжения, производства и сбыта на базе моделей EOQ и ЕРК, расчёт эффективности специальных управленческих решений и пр.).

Четыре вышеописанных преимущества использования программно-технических средств в бюджетировании в классическом виде достигаются при применении так называемых полнофункциональных программных продуктов, полностью охватывающих систему оперативного и бухгалтерского учёта на предприятии и позволяющих полностью автоматизировать технологию составления, мониторинга и план-факт анализа сводного бюджета. Однако внедрение полнофункциональных продуктов является достаточно дорогим, в особенности для средних и мелких компаний. Существуют более дешёвые средства компьютеризации меньшей функциональности. Можно выделить три основных уровня программно-технических средств, используемых в бюджетировании.

Первый уровень. Создание системы автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Система АРМ подразумевает возможность создания единой сети «цепи» персональных компьютеров (ПС), но не позволяет создать систему единого внутреннего контроля и единого информационного пространства на уровне компании или отдельного крупного управленческого сегмента.

На данном этапе фактически речь идет о пассивном подключении пользователя АРМ к базе данных компании по тому или иному функциональному блоку бизнеса. Большая часть предприятий и компаний, начавших в своё время использовать в производственной деятельности средства вычислительной техники, прошли более или менее похожие стадии развития:

• использование персональных компьютеров в локальном режиме;
• использование персональных компьютеров в локальных вычислительных сетях с использованием архитектуры «файл-сервер»; использование персональных компьютеров, помимо решения локальных задач, в режиме эмуляции терминалов центральных машин комплексных информационных систем с использованием архитектуры «клиент-сервер».

Статистический анализ эффективности применения информационных технологий в сфере промышленных предприятий показал высокую экономическую оправданность затрат на автоматизацию ключевых объектов технологического процесса, даже на базе локальных персональных компьютеров (каждое автоматизированное рабочее место повышает производительность в среднем в 4 — 6 раз).

Переход от локальных автоматизированных рабочих мест к многопользовательским базам данных в рамках отдела позволяет максимально повысить возможную производительность каждого оператора в 1,3 — 2 раза в зависимости от интенсивности информационного обмена. Эта экономия достигается за счёт сокращения числа ошибок при работе каждого оператора со всей базой, поскольку позволяет проводить максимальное количество проверок прямо при вводе документа в базу посредством упрощения процедур обновления данных, формирования отчётов и т.д. Однако здесь необходимо учитывать очень важный отрицательный фактор. Это резкое падение быстродействия системы с ростом числа пользователей, если работа с базами данных организуется в локальной вычислительной сети (особенно без использования архитектуры «клиент-сервер», что как раз и наблюдается при использовании СУБД FoxPro 2.0, LAN или Clipper.).

Второй уровень.

Использование программных продуктов локальной функциональности. Для дальнейшего улучшения повышения производительности уже в масштабах всего предприятия, т.е. улучшения взаимодействия между отделами, необходимо внедрение интегрированных систем, которые автоматизируют передачу данных между отделами. Особенно сильное влияние такие системы оказывают на улучшение управления, поскольку позволяют анализировать в процессе принятия решений максимальное количество информации.

Такие системы можно строить на базе локальных вычислительных сетей (ЛВС), объединяющих персональные компьютеры с центральным мощным файловым сервером, или на базе многотерминальных систем с так называемым хост-компьютером в качестве центрального элемента. Оба варианта получили широкое распространение в мире и в принципе оба годятся для построения информационных систем обеспечения деятельности промышленных предприятий. Локальные программные продукты, как правило, охватывают один или несколько агрегированных управленческих сегмента (модуля): бухгалтерию, запасы, движение основных средств, финансы и т.д. Наиболее популярными в России являются такие локальные программные продукты, как «Платинум», «Бипекс», «Скала», «Парус» и некоторые другие.

Третий уровень. Создание интегрированной системы управления на базе полнофункциональных программных продуктов. В законченном виде интегрированная система внутреннего контроля и бюджетирования, основанная на применении программно-технических средств, возможна при использовании предприятием полнофункциональных программных продуктов, объединяющих в единое целое ключевые управленческие сегменты бизнеса предприятия. Стандартные программные пакеты полной функциональности (например, R/3, BAAN IV, Oracle Applications и др.), разработанные для удовлетворения требований крупных предприятий, в целом отвечают требованиям программно- технического блока ИСУ. Эти пакеты обеспечивают централизованный контроль и управление как на уровне управленческих показателей высшего звена, так и на уровнях логистики, производства и т.д., позволяют вести бухгалтерский учёт в разных планах счетов, в частности, для формирования отчётности по международным стандартам (GAAP).

Централизованное управление бухгалтерским учётом гарантирует реализацию единой учётной политики в рамках всей корпорации. Формирование сводной отчётности на уровне компании может выполняться в любое время, так как превращается в техническую операцию обработки аналитической информации о подразделениях, которая внесена в систему. Доступность этой информации строго регламентирована и зависит от прав пользователя. При этом протоколы системы гарантируют персонификацию всей вводимой информации.

Для того чтобы обеспечить применение финансовых принципов управления, в пакетах предусмотрена настраиваемая система бюджетирования. Количество и иерархия бюджетов, как правило, достаточны для построения стройной системы финансового управления. Многовариантность организации логистики, производства, сервиса и других деловых процессов на реальном предприятии также обеспечивается в этих пакетах. Некоторые фирмы-производители не ограничиваются имеющейся функциональностью и приобретают более функциональные программы, включая их в свой пакет (например BAAN приобрёл Hiperian, Manta и некоторые другие пакеты) с целью быстрого увеличения его мощности. Обеспечение гибкости программных пакетов является важнейшим условием эффективности масштабных продуктов.

Очевидно, что при изменении законодательства, условий и организации бизнеса и других факторов, влияющих на крупную компанию, необходимы специальные решения, обеспечивающие адаптацию информационной системы. Разные программные продукты имеют различные решения. Пакет R/3, например, имеет систему проектов и встроенный язык АВАР/4, а пакет BAAN, кроме встроенного языка 4GL, — систему динамического моделирования.

Следует отметить, что в принципе внедрение интегрированной системы управления на предприятии, стержнем которой является система бюджетирования, возможно даже на «бумажных» носителях информации. Другое дело, что в практике деятельности средних и крупных предприятий то или иное использование программно-технических средств и программных продуктов просто необходимо. Проект по разработке и внедрению интегрированной системы управления (ИСУ) на предприятии, как правило, делится на три фазы (рис. 1-3):

• обследование компании,
• проектирование,
• ввод в действие.

Рассмотрим более подробно каждый из этапов разработки и внедрения ИСУ на предприятии. На первой фазе обследования проводится сбор данных и анализ деятельности компании (корпоративного центра и согласованного набора типовых структурных подразделений), строится модель бизнес-процессов «как есть», определяются основные элементы системы и технологии управления, вырабатывается видение будущей интегрированной системы управления (ИСУ), строится модель бизнес-процессов «как должно быть», определяются требования к будущей ИСУ. На основе этих требований вырабатывается концепция развития ИСУ: этапы создания ИСУ, их содержание, способы адаптации действующих автоматизированных систем управления, модель внедрения.

Последующие конкретные шаги по совершенствованию системы управления компанией могут быть определёны по окончании первой фазы взаимодействия, когда будет проведено исследование бизнеса компании, определёные и согласованы пути реорганизации системы управления и пути развития информационных технологий. Эскизный проект создаётся на основе технического задания (ТЗ) укрупнёно описывает управленческие и информационные взаимосвязи в системе.

После согласования эскизного проекта можно начинать детальное проектирование и внедрение выделенных подсистем (по бизнес процессам и/или подразделениям) с целью сокращения сроков получения реальной отдачи от внедряемых технологий. В соответствии с согласованной очерёдностью внедрения разрабатываются детальные ТЗ на подсистемы и проводятся работы по внедрению подсистем вплоть до завершения опытной эксплуатации.

Основная работа, необходимая для разработки технического задания будет проведена при выборе системы, т.е. на этом этапе необходимо окончательно согласовать и утвердить детали, касающиеся подсистем. На каждую подсистему оформляется и утверждается ТЗ, которое определяет порядок создания и требования к подсистеме. Пробное внедрение предлагаемой технологии управления проводится в ручном режиме по выбранным направлениям деятельности.

По результатам опробования производятся согласование необходимых изменений. Техническое проектирование отобранной подсистемы осуществляется в соответствии с утверждённым техническим заданием. На стадии проектирования по подсистемам проводится подробное моделирование бизнес-процессов и строится подробная модель бизнес-процессов будущей системы управления.

Рис. 1. Предпроектные работы по разработке и внедрению интегрированной систкмы управления (ИСУ)

Рис. 2. Проектирование системы управления (СУ) и интегрированной системы управления (ИСУ)

Рис. 3. Вод в действие интегрированной системы управления (ИСУ)

Технический проект информационной системы (ИС) подробно описывает рабочие места ИСУ, выполняемые на них бизнес-операции, соответствующие им проводки, структуры обрабатываемых баз данных, взаимосвязи данных и алгоритмы их обработки. Технический проект должен включать данные об объёмах и интенсивности потоков обрабатываемой информации, количестве пользователей ИСУ и характеристиках требуемого оборудования и программного обеспечения.

На этапе ввода интегрированной системы в действие проводится реализация/настройка программного продукта, осуществляется работа по созданию дополнительных модулей в соответствии с техническим проектом, например, реализация модулей сопряжения с системой управления технологическими процессами, создание конвертеров, позволяющих преобразовать нормативно- справочную информацию и другие хранимые данные из существующей системы в требуемый формат.

С самого начала работ по реализации интегрированной системы управления проводится обучение проектной группы заказчика, которая впоследствии будет сопровождать создаваемую систему.

Пробные пусконаладочные работы проводят на стендовом оборудовании с тем, чтобы не мешать текущему процессу управления. Для проведения пробной пуско-наладки от компании назначают освобождённую группу, состоящую из перспективных сотрудников, которые освобождаются от текущей производственной нагрузки. Освобождённая группа в дальнейшем участвует в обучении остальных сотрудников и распространении настроенного пакета по всем рабочим местам.

Пробная пуско-наладка включает следующие этапы: обучение освобождённой группы; техническую настройку типовых рабочих мест; пробную конвертацию данных и дополнительные работы; пробный ввод в действие.

Основной задачей этапа опытной эксплуатации является доводка настроенного при пробных работах пакета модулей и распространение его по всем рабочим местам компании. Основные пусконаладочные работы включают следующие стадии: обучение пользователей рабочих мест; доводка технической настройки на рабочих местах; промышленная конвертация данных; проведение опытной эксплуатации. На этом проект внедрения ИСУ на предприятии, как правило, считается завершённым.

В дальнейшем в течение нескольких месяцев производится поддержка эксплуатации ИСУ силами собственных и приглашённых специалистов до тех пор, пока интегрированная система не станет рутинной практикой управленческих служб предприятия. Следует сделать вывод, что разработка и внедрение системы мотивации сотрудников в рамках исполнения бюджета, а также эксплуатация автоматизированной системы управления будут способствовать повышению эффективности бюджетирования на предприятии.

3.2 Наиболее известные информационные программные продукты, используемые в России

Platinum Software Corporation является ведущим производителем многофункционального финансового программного обеспечения, основанного на технологии клиент/сервер. Штаб-квартира компании расположена в Ирвине (Калифорния).

Со времени своего основания в 1984 году Platinum выпустила на рынок ряд интегрированных финансовых продуктов, предназначенных для предприятий с разнообразной структурой.

Финансовые системы Platinum неоднократно получали высшие международные награды журнала PC Magazine Editor`s Choice. 10 Сентября 1997 года на международном конкурсе бухгалтерских программных продуктов, проводимом компанией Microsoft, финансовой системе Platinum SQL была присуждена премия “За лучшую функциональность” В настоящие время более 40000 компаний по всему миру избрали программные комплексы Platinum в качестве базовой системы. В число клиентов Platinum входят: AT&T, Barclays Bank, Century 21, Goldman Sachs, Microsoft, Occidental Petroleum, Prime Cable, Walt Disney, Voest Alphine и др.

Филиалы и представительства Platinum открыты в Великобритании, Франции, Германии, Италии, Канаде, Малайзии, Новой Зеландии, Австралии и других странах. Систему продаж поддерживает всемирная сеть из 1000 авторизованных дилеров, дистрибьюторов и консультантов.

Platinum Software Corporation поддерживает стратегические партнерские отношения с крупнейшими производителями компьютерной техники и программного обеспечения: IBM, Digital Equipment Corporation, Hеwlett-Packard, Sun Microsystems, Sequent, Sybase, Microsoft, а также сотрудничает со всеми аудиторскими фирмами “большой шестерки”.

В 1993 году Platinum Software Corporation открыла свой офис в Москве. С тех пор компания сумела завоевать около 200 клиентов в СНГ и странах Балтии, в числе которых Motorola, Caterpillar, Sun Brewing, Lukoil— Пермьнефть, Союзконтракт, Пурнефтегаз, Ренесанс-Капитал, Вымпелком и многие другие. Это предприятия различных сфер деятельности: торговые, сервисные, промышленные, добывающие, финансово-промышленные группы.

Финансовые системы Platinum предусматривают соблюдение международных стандартов (IAS, GAAP) и требований российского бухгалтерского учета при построении отчетности предприятий1.

Новейшая разработка Platinum Software Corporation — программный комплекс Platinum SQL, основанный на архитектуре клиент/сервер и использующий технологии SQL. Для предприятий малого и среднего бизнеса предусмотрены программные продукты Platinum for Windows и Platinum for DOS, использующие диспетчер записей Btrieve.

Отлично зная специфику финансового и промышленного рынков России, компания Platinum предлагает не просто продукт, а комплексное решение для Вашего бизнеса, включающее:

• внедрение финансовой системы с учетом структуры предприятия;
• консультационные услуги, включая предпроектное обследование предприятия;
• бизнес — реинжиниринг и постановка документооборота;
• общее и специализированное обучение пользователей;
• горячая линия технической поддержки пользователей;
• разработка специализированных приложений.

Scala Business Solutions

Система Scala впервые была представлена на рынке СНГ в 1991 году. Scala СНГ стала первой среди компаний, предлагающих программные средства и услуги по управлению бизнесом, на территории СНГ и Восточной Европы. Сегодня в компании Scala в СНГ занято 150 профессионалов, включая опытных консультантов и программистов, экспертов по финансам, логистике, управлению производством, менеджеров по работе с клиентами. Scala СНГ является лидером на рынке в своей области, и имеет офисы в Москве, Санкт-Петербурге, Киеве, и поддерживает своих региональных клиентов через постоянно растущую сеть дилеров.

Наш многолетний опыт на рынках десятков стран, знание российского рынка в сочетании с хорошей организацией процесса внедрения системы являются залогом надежности и долговечности решения, которое мы предлагаем нашим клиентам. Практика тысяч по всему миру и более 500 завершенных успешных проектов Scala в странах СНГ показывает, что внедрение системы управления бизнесом Scala позволяет компаниям, выбравшим данное решение, существенно повысить эффективность и конкурентоспособность своей работы1.