Взаимоотношения между организациями, возникающие в ходе осуществления хозяйственной деятельности, основываются на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации товаров, продукции, работ или услуг. При этом денежные средства в организациях могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться в банке на расчетных счетах, на специальных счетах, а также, использоваться в виде аккредитивов, лимитированных и других чеков.
Расчеты наличными деньгами между организациями носят ограниченный и строго регламентированный характер.
Нарушение порядка ведения кассовых операций может привести к наложению на организацию крупных штрафных санкций и, как следствие, ухудшению ее финансового положения. Кроме того, сохранность наличных денежных средств во многом зависит от уровня постановки учета и контроля на предприятии. Поэтому необходимо уделять значительное внимание вопросам бухгалтерского учета и контроля за ведением операций с наличными денежными средствами.
Ревизия позволяет выявить существующие в организации недостатки в учете наличных денежных средств и денежных документов, устранить их и избежать в будущем. На основании заключений и рекомендаций ревизор бухгалтер имеет возможность внести исправления в регистры бухгалтерского учета и не повторить их в будущем.
Целью курсовой работы является изучение методики ревизии кассовых операций ООО «Сантарин», выявление недостатков в учете кассовых операций исследуемой организации и разработка предложений по их устранению.
Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:
ревизия кассовая операция учет
исследовать экономическую сущность и определить задачи контроля денежных средств и денежных документов;
- изучить порядок нормативно-правового регулирования и информационного обеспечения проверки операций с денежной наличностью и денежными документами.
изучить порядок планирования и организации проведения ревизии операций с наличными денежными средствами и денежными документами;
- провести проверку организации материальной ответственности и состояния контроля сохранности наличных денежных средств и денежных документов;
- осуществить проверку правильности документального оформления и учета операций с наличными денежными средствами и денежными документами;
- рассмотреть порядок документального оформления материалов ревизии операций с наличными денежными средствами и денежными документами;
- определить направления совершенствования контроля кассовых операций в организации в условиях применения ЭВМ.
Предметом данного исследования является методика осуществления ревизии операций с наличными денежными средствами и денежными документами.
Учет кассовых операций, оформление кассовых документов
... лицом другому запрещается. 2.2Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов Кассовые операции связаны с получением и расходованием наличных денежных средств непосредственно из кассы организации. Выполнение всех операций с наличными деньгами возложено на кассира. Кассир ...
Среднесписочная численность работников предприятия по состоянию на 1 августа 2010 составляет 20 человек.
Бухгалтерский учет в организации ведется с применением программы 1С: Бухгалтерия версия 7.7.
При написании работы информационную базу составили учебные пособия отечественных и российских авторов, периодические издания, законодательные и нормативные акты Республики Беларусь, а также отчетная документация организации.
Деньги — это особый товар, служащий всеобщим эквивалентом, то есть выражающий стоимость всех других товаров. Деньги являются одним из величайших изобретений человечества, они имеют длительную историю развития и оказывают огромное влияние на рыночную экономику.
В экономической литературе существуют несколько концепций происхождения денег. Одними из самых распространенных являются рационалистическая и эволюционная. Первая объясняет происхождение денег как итог соглашения между людьми. «Деньги — это то, что общество признает деньгами».
Согласно второй концепции, деньги появились в результате эволюционного процесса, который привел к тому, что некоторые предметы выделились из общей массы и заняли особое место, стали выполнять функции денег [37, с.295].
Наиболее распространенным среди современных экономистов является функциональный подход к сущности денег. Для него характерно отношение к деньгам как к определенному инструменту, стихийно выработанному (или, точнее, отобранному среди многих альтернатив) рыночной экономикой для решения проблем товарного обращения.
В качестве денег в экономике смогли удержаться только те платежные инструменты, которые оказались способными наилучшим образом выполнять диктуемые рынком функции. Таким образом, сущность денег определяется выполняемыми ими функциями. Деньгами может быть все, что признается людьми за деньги и выполняет их функции [22, с.116].
Подавляющее большинство экономистов выделяют следующие три функции денег:
1) средство обмена;
2) средство измерения стоимости (учета)
3) средство накопления (сбережения, образования сокровищ).
Рисунок 1 — Функции денег в экономике
Принципиальных противоречий по поводу определения функций денег у экономистов разных школ нет, просто в некоторых теориях денег рассматриваются дополнительные функции (например, в марксистской теории — средство платежа и мировые деньги), однако они могут быть определены как производные от трех основных функций.
В экономической литературе выделяют две основные формы денег: полноценных и символических, или неполноценных денег [37, с.93].
Полноценными деньгами называют деньги, стоимость товарного тела которых соответствует их номиналу, т.е. той стоимости, которая на них обозначена. Наиболее распространенным примером полноценных денег являются золотые монеты.
Учет расчетных операций организации
... инструкции, необходимые для успешного ведения бухгалтерского учета в системе управления организацией и решения задач ее функционирования. Расчетные операции регулируются и другими отраслями законодательства. ... России)». Расчеты организаций наличными деньгами регулируются Указанием ЦБ РФ от 0.06.07 №843-у «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в ...
Символическими (неполноценными) деньгами являются деньги, стоимость товарного тела которых ниже их номинала. Примерами неполноценных денег могут служить бумажные деньги, неразменные на золото.
К денежным документам относятся оплаченные путевки в санатории, дома отдыха, марки госпошлины, почтовые марки, оплаченные авиабилеты и т.п. Поскольку все денежные документы имеют цену приобретения, их учету на предприятии следует уделить особое внимание. Ревизия операций с наличными средствами и денежными документами способствует укреплению платежной дисциплины и повышению эффективности использования финансовых ресурсов в организации. Основными задачами ревизии операций с наличными денежными средствами и денежными документами являются:
- проверка соблюдения правил документального оформления операций по приходу и выдаче наличных денежных средств из кассы;
- контроль за обеспечением условий хранения и сохранности наличных денег в кассе;
- проверка соблюдения лимита хранения наличных денег в кассе и при выдаче их на операционно-хозяйственные нужды и другие расходы;
- контроль за соблюдением в организации Правил ведения кассовых операций и кассовой дисциплины;
- проверка соблюдения установленного порядка хранения чековых книжек, и получения по ним денег;
- контроль за своевременным и полным оприходованием денег, полученных из банка, при реализации товарно-материальных ценностей и услуг за наличный расчет;
- соблюдение сроков внезапных инвентаризаций кассовой наличности;
- проверка законности, достоверности и целесообразности кассовых операций.
Таким образом, наличные денежные средства играют важную роль в обеспечении платежеспособности организации. Проверки кассовых операций проводятся с целью контроля за правильностью ведения кассовых операций в организации и призваны выявлять существующие в организации недостатки в учете наличных денежных средств, устранить их и избежать в будущем.
Знание и грамотное использование нормативной базы является неотъемлемой частью деятельности ревизора. Нормативно-правовые акты, регулирующие вопросы учета и отчетности операций с денежной наличностью и денежными документами можно условно разбить на две труппы:
- документы, устанавливающие основные формы учета наличных денежных средств и денежных документов;
- документы, регулирующие правила ведения операций в наличных белорусских рублях и наличной иностранной валюте.
Рассмотрим основные нормативные акты каждой группы.
1. Документы, устанавливающие основные формы учета наличных денежных средств и денежных документов:
Приказом Министерства торговли Республики Беларусь от 27.01.2008 г. № 12 «Об использовании специализированных форм первичных учетных документов, применяемых в торговле» утверждены специализированные формы первичных учетных документов, которые применяются в торговле, в том числе по кассовым операциям — приходный кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, расходный кассовый ордер формы КО-2, талон формы 20-фс, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3а (ведется по усмотрению министерства (ведомства) вместо журнала формы КО-3), кассовая книга формы КО-4, книга учета принятых и выданных кассиром денег формы КО-5.
Аудит и ревизия кассовых дисциплин и кассовых операция в Республике Беларусь
... Учет, порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь от 31.07.96 года № 90, утвержденными Правлением Национального ... указанных задач необходимо в первую очередь использовать данные первичного учета, кассовые документы, регистры синтетического и аналитического учета. Целью курсовой работы является комплексное ...
Приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29.10.1999 г. № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации» (в редакции постановления от 9.07.2004 № 108) утверждены бланки квитанции формы КВ-1, приходного кассового ордера формы КО-1, талона формы 20-фс, а также порядок их заполнения.
Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19.04.2001 г. № 43 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации» (в редакции постановления от 9.07.2004 г. № 107) утверждены бланки приходного кассового ордера формы КО-1в, расходных кассовых ордеров форм КО-2, КО-2в, кассовых книг форм КО-4, КО-4в, а также порядок их заполнения.
Постановлением Министерства по налогам и сборам от 3.09.2004 г. № 99/134 «О порядке приема наличных денежных средств при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг без применения кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем» (в редакции от 25.07.2006 г. № 79/89) определен порядок приема наличных денежных с использованием первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых заносится в электронный банк данных налоговой инспекции.
Инструкцией о порядке регистрации в инспекциях Министерства по налогам и сборам кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров, входных билетов, программ (буклетов), квитанций, применяемых юридическими лицами индивидуальными предпринимателями для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, и оказании услуг, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 3.09.2004 г. № 100 (в редакции от 01.04.2009 г. № 34) определены перечень и формы документов, необходимых для регистрации кассовых суммирующих аппаратов (специальных компьютерных систем) в инспекции по налогам и сборам, случаи принудительного снятия кассовых суммирующих аппаратов (специальных компьютерных систем) с регистрации. Установлены порядок регистрации приходных кассовых ордеров, отрывных талонов (билетов) в инспекции по налогам и сборам.
Также данным документом определен порядок действий субъектов предпринимательской деятельности при ликвидации в случае наличия неиспользованных приходных кассовых ордеров, отрывных талонов (билетов).
2. Документы, регулирующие правила ведения операций в наличных белорусских рублях и наличной иностранной валюте:
- Правила ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденные постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 г. № 98 (в редакции от 08.10.2008 г. № 145) определяют порядок ведения организациями, предпринимателями кассовых операций в наличной иностранной валюте;
- порядок установления уполномоченными банками организациям, предпринимателям лимитов в наличной иностранной валюте и сроков сдачи в уполномоченный банк наличной иностранной валюты, поступающей в кассу организации, предпринимателя;
- порядок осуществления уполномоченными банками контроля за ведением клиентами кассовых операций в наличной иностранной валюте.
Правилами наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 24.08.2007 г. № 166 утверждены порядок и сроки сдачи выручки организациями, предпринимателями, порядок установления лимита остатка кассы. Также документом установлены порядок и условия использования наличных денег из выручки, определен порядок расходования наличных денег на хозяйственные расходы, на выплаты, входящие в состав фонда заработной платы, за счет возвращенных средств, ранее выданных на эти цели.
Организация и методики проведения налоговых проверок
... имеющие значение для проведения налогового контроля; 13) заявлять ходатайства об аннулировании или о приостановлении действия выданных юридическим и физическим лицам лицензий на право осуществления определенных видов деятельности; ... и перечислением) ими налогов и сборов либо в связи с налоговой проверкой, а также в иных случаях, связанных с исполнением ими законодательства о налогах и сборах; 5) ...
Инструкцией о порядке проведения валютных операций с использованием наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2007 г. № 1 (в редакции от 30.06.2008 г. № 86) устанавливают единый порядок использования наличной иностранной валюты юридическими лицами — резидентами, индивидуальными предпринимателями — резидентами на территории Республики Беларусь.
Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь «Об утверждении Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь от 17.01.2008 г. № 4 (в редакции от 13.10.2008 г. № 150) определен порядок приема и выдачи наличных денег, оформления кассовых документов, ведения кассовой книги, хранения наличных денег, ревизии кассы, контроля за соблюдением правил ведения кассовых операций. Утверждены формы журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях (формы 1 и 1а), книги учета принятых и выданных кассиром наличных денег, примерная форма акта инвентаризации наличных денег и других ценностей.
21 апреля 2003 г. № 194-З (в редакции от 1
Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21.04.2003 г. № 194-З (в редакции от 15.06.2009 г. № 26-З) является единственным законом об административных правонарушениях, действующим на территории Республики Беларусь и определяет, какие деяния являются административными правонарушениями, закрепляет основания и условия административной ответственности, устанавливает административные взыскания, которые могут быть применены к физическим лицам, совершившим административные правонарушения, а также к юридическим лицам, признанным виновными и подлежащими административной ответственности в соответствии с настоящим Кодексом.
В целях осуществления комплексных мер по защите экономических интересов Республики Беларусь разработан Указ Президента Республики Беларусь от 15.11.1999 г. № 673 «О некоторых мерах по совершенствованию координации деятельности контролирующих органов Республики Беларусь» (в редакции от 28.05.08 г. № 286), которым утвержден порядок организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности.
Согласно Указу нарушение должностными лицами государственных органов и иных организаций, которые проводят проверки финансово-хозяйственной деятельности, установленного порядка назначения, согласования проведения внеплановых проверок финансово-хозяйственной деятельности либо информирования о проведении таких проверок влечет наложение штрафа в размере до 50 базовых величин
Указ Президента Республики Беларусь «О мерах по усилению ведомственного контроля в Республике Беларусь» от 25.05.2000 г. № 293 (в редакции от 23.01.2009 N 53) разработан в целях улучшения контрольно-ревизионной работы в министерствах и иных республиканских органах государственного управления, государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, местных исполнительных и распорядительных органах.
В целях установления единого порядка регистрации проверок (ревизий) в книге учета проверок (ревизий), проводимых государственными органами и иными организациями в пределах их компетенции разработано Постановление Совета Министров Республики Беларусь «О ведении юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями книга проверок (ревизий) от 09.10.07 г. № 1284 (в редакции от 15.11.2008 г. № 1723).
Юридические лица, индивидуальные предприниматели обязаны оформить книгу учета проверок (ревизий) в соответствии с утвержденной настоящим постановлением формой в течение одного месяца с даты их государственной регистрации.
Следует отметить, что нормативно-правовая база Республики Беларусь постоянно обновляется, вносятся изменения и дополнения в нормативно-законодательные акты. Приближение национального бухгалтерского учета к международным стандартам требует постоянного совершенствования нормативно-законодательных актов в части государственного регулирования вопросов учета денежных средств.
Планирование ревизионной работы является неотъемлемой частью деятельности контрольной службы.
Содержание плана контрольно-ревизионной работы должно быть сориентировано на контроль максимально возможного числа предприятий при высоком качестве ревизий и проверок с наименьшими затратами, т.е. с соблюдением принципа экономичности контроля. Оно зависит от видов и объема намечаемых работ, а также от индивидуальных качеств и навыков работников контролирующих органов. Наряду с этим при планировании контрольно-ревизионной работы следует учитывать ряд общих положений. Так, в план должна включаться вся предстоящая работа, благодаря чему будет обеспечиваться его полнота. Поэтому в контролирующих органах составляется несколько планов: план работы контрольно-ревизионной службы на год (полугодие); план проведения комплексных ревизий на год (полугодие); план проведения тематических проверок. Кроме того, при планировании контрольно-ревизионной работы должен быть обеспечен комплексный подход. Это связано с тем, что в проведении комплексных ревизий принимают участие специалисты различных функциональных отделов и важно определить участки проверки и объем работ каждого из них, разграничить круг проверяемых вопросов, установить сроки представления материалов ревизий [34, с.70].
Правильно организованное планирование контрольно-ревизионной работы должно обеспечивать: сосредоточение усилий ревизоров на основных направлениях развития национальной экономики; создание условий для совершенствования деятельности ревизоров, обмена передовым опытом и повышения квалификации; эффективное использование рабочего времени работников контролирующих служб; ритмичное проведение ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности субъектов предпринимательской деятельности при высоком их качестве и действенности и др.
Для выполнения этих требований контрольно-ревизионная служба органа государственного управления и других контролирующих организаций составляет план работы на год (полугодие).
План содержит следующие примерные разделы: организация и проведение комплексных ревизий; организация и проведение тематических проверок; подготовка и рассмотрение вопросов на коллегии министерства (другого органа государственного управления); организация ведомственного контроля в подведомственных организациях; проведение семинаров и других форм повышения квалификации работников контрольно-ревизионных служб; организация стажировки молодых специалистов; обобщение и распространение передового опыта организации и проведения контрольно-ревизионной работы в подведомственных организациях и на предприятиях и т.д.
Одновременно составляется план проведения комплексных ревизий производственной и финансово-хозяйственной деятельности подконтрольных организаций и предприятий на год (полугодие).
План проведения комплексных ревизий на год (полугодие) конкретизируется путем составления плана проведения комплексных ревизий на квартал.
При составлении плана проведения ревизий необходимо предусмотреть, чтобы хозяйствующие субъекты были обревизованы не менее одного раза в год, а предприятия, финансируемые из бюджета, — не менее одного раза в два года. Кроме того, должен быть реализован принцип непрерывности контроля — ревизуемый период должен начинаться от даты окончания предыдущей ревизии и заканчиваться датой составления последнего баланса и выведения результатов инвентаризации, проверкой которых завершается ревизия. Ревизуемый период, как правило, определяется количеством календарных месяцев, а время проведения ревизии — дней. При определении количества дней, необходимых для проведения ревизии, необходимо учитывать такие факторы, как объем документооборота, уровень автоматизации учета, способ проверки документов (сплошной или выборочный), ревизуемый период, условия работы ревизуемого объекта, вид деятельности и др. Наряду с этим общий срок проведения ревизии (проверки) также определяется исходя из объема работы с учетом конкретных задач и особенностей проверяемого субъекта предпринимательской деятельности и, в соответствии с действующим законодательством, регулирующим порядок организации и проведения ревизий, не должен превышать 30 рабочих дней. Указанный срок может быть продлен руководителем контролирующего органа или его заместителем [34, с.71].
При составлении плана проведения комплексных ревизий необходимо предусмотреть равномерную загрузку специалистов контрольно-ревизионных служб, а также выделение резерва времени для выполнения внеплановых проверок и заданий, контроля за выполнением решений, принятых по результатам ранее проведенных ревизий и проверок.
При планировании следует исходить из того; что каждый ревизор должен провести в течение года 6-8 ревизий, т.е. не менее двух третей своего рабочего времени занимается непосредственно проведением ревизий и проверок. Остальное рабочее время ревизора должно быть направлено на участие в работе семинаров по изучению передового опыта организации и проведения контрольно-ревизионной работы, ознакомление с новыми нормативными документами и инструктивными материалами, повышение квалификации и т.п.
Наряду с вышеуказанными планами в контролирующей организации может составляться план проведения тематических проверок. Для составления этого плана необходима следующая информация: наименование вопросов проверок (тем); наименование и местонахождение объектов проверок; сроки проведения; исполнители (фамилия, имя, отчество, должность).
Вопросы проверки определяются руководителем контрольно-ревизионной службы совместно с руководителем контролирующей организации и зависят от целого ряда субъективных факторов, которые рассматривались нами ранее.
Планы контрольно-ревизионной работы должны быть конкретными и составляться таким образом, чтобы можно было осуществлять контроль за их исполнением. Необходимо также, чтобы планы работы обеспечивали нормальный режим труда и отдыха специалистов контрольно-ревизионных и функциональных служб, привлекаемых к осуществлению контрольных действий.
Ревизия кассовых операций в ООО «Сантарин» может проводиться как в рамках комплексной проверки организации (Приложении А), так и как самостоятельная тематическая проверка.
Планы контрольно-ревизионной работы (Приложение Б) составляются в контрольно-ревизионном подразделении и утверждаются руководителем соответствующего органа государственного управления или иной контролирующей организации. Планы проведения ревизий и проверок хранятся как документы, не подлежащие разглашению, в целях обеспечения внезапности контроля, — одного из общих принципов его осуществления.
Далее издается приказ о проведении ревизии (Приложение В) и выдается предписание на проведение (Приложение Г) ревизии с указанием наименования контролирующего органа и субъекта; фамилии, имени, отчества проверяющего; его должности; цели проверки, сроков ее проведения и задание, которое утверждается руководителем ревизионной работой — председателем ревизионной комиссии или его заместителем [35, с.38].
Ревизору необходимо оценить систему внутреннего контроля проверяемой организации.
Для оценки состояния внутреннего контроля сохранности наличных денежных средств и денежных документов в ООО «Сантарин» ревизором могут быть использованы следующие тесты.
Таблица 2.1 — Тесты для оценки внутреннего контроля сохранности наличных денежных средств и денежных документов в ООО «Сантарин»
|
Направления и вопросы тестирования |
Ответы | |||
| Нет ответа | Да | Нет | Примечание | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Заключен ли договор материальной ответственности с кассиром | + | |||
| Сменялись ли кассиры в проверяемом периоде | + | |||
| Используются ли при оформлении кассовых документов средства автоматизации | + | Программа 1С: Бухгалтерия | ||
| Назначена ли приказом руководителя комиссия для проведения инвентаризации кассы | + | |||
| Соблюдались ли в проверяемом периоде сроки проведения внезапных инвентаризаций кассы | + | |||
| Производит ли предприятие реализацию продукции (товаров, работ, услуг) за наличные денежные средства | + | |||
| Ведется ли на предприятии журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров | + | Автоматизиро-ванным способом | ||
| Оборудована ли касса предприятия надлежащим образом | + | |||
На основании результатов тестов можно сделать вывод о том, что система внутреннего контроля сохранности наличных денежных средств и денежных документов в ООО «Сантарин» находится на достаточно высоком уровне.
Организация работы на месте ревизии заключается в следующем: предъявление документов руководителю ревизуемого объекта; ознакомление с задачами предстоящей ревизии; выявление дел с инвентаризацией товарно-материальных ценностей, предоставлением отпусков материально-ответственным лицам; выполнение ранее принятых решений по итогам предыдущих проверок и т.п.
В случае возникновения у ревизора сомнений в эффективности системы внутреннего контроля на предприятии, целесообразно начинать проведение проверки наличных денежных средств и денежных документов с инвентаризации кассы. При этом инвентаризация кассы не относится к числу обязательных процедур, используемых ревизором для подтверждения достоверности данных, числящихся по статье «Касса» актива баланса. Ревизор самостоятельно определяет необходимость этого этапа проверки.
Инвентаризация кассовой наличности должна проводиться внезапно, т.е. немедленно после прибытия ревизора на предприятие для проверки. Инвентаризация кассы позволяет проверяющему сделать ряд выводов о соблюдении на предприятии правил ведения кассовых операций и состоянии кассовой дисциплины.
При проведении инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности денежных средств.
Порядок проведения инвентаризации кассовой наличности регламентируется Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 и Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4 (в редакции от 13 октября 2008 г. № 150).
Учетной политикой ООО «Сантарин» определено, что внезапная инвентаризация кассы проводится в организации ежеквартально (приложение Д).
Для проведения ревизии кассы приказом руководителя организации назначена комиссия в составе бухгалтера, экономиста и специалиста по информационным технологиям (Приложение Е).
Во время ревизии производятся полный полистный пересчет денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).
По итогам работы комиссия составляет акт инвентаризации наличных денег и других ценностей (Приложение Ж).
Акт применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денег и других ценностей, находящихся в кассе организации. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.
До начала инвентаризации от кассира ООО «Сантарин» берется расписка. Расписка включается в заголовочную часть формы.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (материально ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).
При обнаружении ревизией недостач или излишков денежных средств или ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.
Поскольку ведение кассовой книги в ООО «Сантарин» осуществляется автоматизированным способом комиссией производится проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов (с этой целью в состав комиссии включен специалист по информационным технологиям).
Руководителям субъектов хозяйствования, физическим лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств либо периодическом привлечении лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:
- ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
- страдающие хроническими психическими заболеваниями;
- систематически нарушающие общественный порядок;
- злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.
Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с Правилами ведения кассовых операций и заключить договор о его полной индивидуальной материальной ответственности. Договор хранится у инспектора по кадрам в личном деле кассира.
В ходе проверки особое внимание уделяется контролю за обеспечением сохранности денег при доставке их из банка на предприятие.
Руководитель субъекта хозяйствования, физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, — транспортное средство.
При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:
- разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
- допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
- следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
- посещать магазины, рынки и другие места;
- выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.
Ревизор должен проверить обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе предприятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим требованиям.
1. Изолировано ли помещение кассы от других служебных и подсобных помещений.
2. Располагается ли она на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом.
3. Имеются ли капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки.
4. Закрывается ли помещение кассы на две двери:
- а) внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную, имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запирающуюся на два внутренних врезных замка;
- б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде стальной решетки и закрывающуюся на навесной замок в сторону внутреннего расположения кассы, а также металлический засов.
5. Оборудована ли касса специальным окошком для проведения операций с работниками хозоргана или клиентами, закрывающимся изнутри на деревянную дверцу, обитую с двух сторон листовым металлом. С внутренней стороны дверца должна запираться на металлическую накладку с надежным навесным замком.
6. Укреплена ли касса металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах, тонкостенных перегородках и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны.
7. Имеется ли сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами.
8. Имеется ли исправный огнетушитель.
Кассы должны оборудоваться охранно-пожарной сигнализацией, которая выводится на пульт ведомственной охраны.
Выдача денег в кассовых пунктах должна производиться только через специальное окошко, оборудованное в соответствии с требованиями, установленными для всех касс.
Оставлять денежные средства в кассовых пунктах в нерабочее время категорически запрещается. До окончания рабочего дня все деньги и ценности под надежной охраной должны быть сданы в главную (центральную) кассу хозоргана.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. должны храниться у руководителей субъектов хозяйствования. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При обнаружении утраты ключа руководитель субъекта хозяйствования сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту хозяйствования, запрещается.
В исследуемой в данной работе организации ООО «Сантарин» инвентаризация наличных денег и иных ценностей, находящихся в кассе, проводится регулярно на основании приказа руководителя (Приложение Д) не реже одного раза в квартал. В результате проверки актов внезапной ревизии денежной наличности (Приложение Е) не установлены признаки формального отношения к ее проведению: имеется приказ руководителя о периодичности проведения инвентаризаций, состав комиссии с течением времени изменяется, не осуществляется проведение проверок кассы на отчетные даты и т.п.).
С кассиром ООО «Сантарин» заключен договор о полной материальной ответственности. В практику организации введено ознакомление сотрудников с основными нормативно-правовыми документами, связанными с их должностными обязанностями. Кассир предприятия ознакомлен с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь под роспись.
Контроль за сохранностью денежной наличности на предприятии осуществляется следующим образом. Для доставки наличных денег из банка в кассу организации используется служебный автомобиль. На основании письменного распоряжения директора предприятия, при получении в учреждении банка наличных денежных средств, водитель сопровождает кассира из банка к транспортному средству.
Помещение кассы изолировано от других служебных и подсобных помещений. Для хранения денег используется сейф. Касса оборудована охранной сигнализацией, после окончания рабочего дня дверь в кассу закрывается и сдается на ведомственную охрану. Однако прием и выдачу денег кассир производит непосредственно в помещении кассы, специальное окошко для проведения операций с наличными денежными средствами отсутствует. При этом денежная наличность для расчетов с персоналом извлекается кассиром из сейфа непосредственно в присутствии сотрудника. Указанный недостаток необходимо устранить, так как при подобной организации приема и выдачи наличных денежных средств в значительной степени возрастает вероятность совершения хищений на предприятии.
Ревизор должен тщательно проверить правильность отражения данных о наличии и движении наличных денежных средств в бухгалтерском балансе и регистрах бухгалтерского учета предприятия.
Информация о наличии денежных средств на начало и конец отчетного года содержится в балансе ООО «Сантарин» формы № 1 (Приложение И).
По строке 250 отражаются денежные средства по счетам 50, 51.52, 55,57. Согласно требованиям, предъявляемым к годовой отчетности, баланс заполняется предприятием в миллионах рублей.
Для проведения проверки правильности заполнения баланса в ООО «Сантарин» необходимо на 1 января 2009 года сверить данные бухгалтерского баланса, кассовой книги, кассового отчета, учетного регистра по счету 50 «Касса». Остаток наличных денежных средств в кассе ООО «Сантарин» на 1.01.10 отсутствует, что подтверждается данными анализа счета 50 за декабрь 2008 г. и кассовой книги.
В балансе ООО «Сантарин» на 1 января 2010 года сумма денежных средств по строке 260 составляет 8,8 млн. руб. Данная сумма совпадает с остатком денежных средств на текущем счете предприятия, что подтверждается данными выписки банка на 1.01.10 и регистрами учета по счету 51 «Расчетный счет». Результаты осуществление указанной проверки отражаются проверяющим в следующей вспомогательной таблице.
Таблица 2.2 — Проверка соответствия остатков по счету 50, отраженных в балансе, кассовой книге, анализе счета 50 на 1.01.10 г.
| Дата | Сальдо на начало периода по | Отклонения данных | Примечание | ||||
| балансу | кассовой книге | анализу счета 50 | баланса от кассовой книги | баланса и анализа счета 50 | Кассовой книги и анализа счета 50 | ||
| На 1 января 2010 г. | — | — | — | — | — | — | — |
В ходе проверки ревизор контролирует правильность оформления первичных документов по учету кассовых операций (расходных и приходных кассовых ордеров, платежных ведомостей), в которых должны быть указаны номера документов, даты, подписи кассира.
В ООО «Сантарин» оформление приходных и расходных ордеров (Приложения К, Л) осуществляется с применением средств вычислительной техники. Организацией используются приходные ордера, зарегистрированные в электронной базе данных учетных документов.
Кассовые документы ООО «Сантарин» проверены на предмет незаполнения отдельных реквизитов (номер, дата и др.).
Подобные нарушения могут допускаться с целью повторного использования документов для присвоения наличных денег.
Реквизиты кассовых ордеров заполнены в полном объеме, приходные и расходные ордера имеют раздельную нумерацию и выписываются в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции. Для их регистрации используется журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Заполнение журнала автоматизировано. Поскольку пропуски в нумерации ордеров могут свидетельствовать об уничтожением документов или других злоупотреблениях, очередность номеров тщательно проверена. Все ордера в журнале расположены в порядке очередности, пропусков нет.
В ООО «Сантарин» кассовая книга ведется автоматизированным способом. При этом обеспечена полная сохранность кассовых документов и защита программных средств, выполняющих функции обработки кассовых документов от несанкционированного доступа. Листы кассовой книги формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» (Приложение М).
Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира» (Приложение Н).
Обе названные машинограммы составляются к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Нарушения при оформлении кассовой книге не выявлены.
ООО «Сантарин» ежегодно заключает договоры с банком на расчетно-кассовое обслуживание. Банком не установлен организации лимит остатка кассы на 2010 год. В связи с этим вся денежная наличность сдается организацией в банк для зачисления на рублевый счет.
В процессе проверки соблюдения лимита остатка кассы составлена следующая вспомогательная таблица.
Таблица 2.3 — Проверка соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе
| Дата | Фактический остаток | Отклонения от лимита |
| 01.02.2010 | нет | нет |
| 02.02.2010 | нет (Приложение М) | нет |
| …. | …. | …. |
Организацией не получено разрешение банка на использование наличных денежных средств при проведении расчетов между юридическими лицами в пределах пятидесяти базовых величин.
Использование наличных денег в организации по целевому назначению проверено путем сопоставления данных о полученных в банке деньгах с данными об их расходовании (балансовым методом).
Для проверки сверены данные в отчете кассира и приложенных к нему документах, журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а также в учетных регистров по дебету и кредиту счета 50 «Касса».
С целью проверки полноты и своевременности оприходования в кассу денег, полученных со счетов организации в банке, проведена встречная и взаимная сверка данных банковских выписок со счетов организации, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге. Расхождения не выявлены.
Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки хранятся у главного бухгалтера предприятия в сейфе. Испорченные чеки с надписью «Аннулировано» хранятся подклеенными к корешкам чеков.
Однако в нарушение Правил ведения кассовых операций, в чековой книжке обнаружен предварительно подписанный незаполненный чек. Как правило, подобные действия практикуются на предприятии с целью облегчения работы кассира в случае обнаружения банком недочетов в заполненном чеке. Однако подобные действия со стороны главного бухгалтера и руководителя являются недопустимыми, поскольку могут способствовать хищениям наличных денежных средств.
Информация по проверке оприходования в кассу полученных в банке денег систематизируется в таблице следующей формы.
Таблица 2.4 — Контроль полноты и своевременности оприходования наличных денег, полученных со счетов ООО «Сантарин» в банке
| Номер чека | Дата выписки чека | Сумма по чеку, руб. | По выписке банка | Оприходовано по кассе | Отклонения | ||||
| дата полу-чения | сумма, руб. | дата | № ордера | сумма, руб. | дни | сумма, руб. | |||
| 307469 | 05.02.10 | 26750 | 05.02.10 | 26750 | 05.02.10 | 1556715 При-ложение К | 26750 | нет | нет |
| . | . | . | . | . | . | . | . | . | . |
Одновременно с проверкой полноты оприходования полученных из банка денег устанавливают правильность отражения по кассе наличных денег, внесенных в банк и зачисленных на счета предприятия. С этой целью составляют отдельную ведомость с указанием даты, номера и суммы расходного кассового ордера, суммы и даты зачисления денег на счет предприятия согласно выписке банка, в которой отражено поступление денег. Указанные сведения следует группировать в ведомости следующей формы (таблица 2.5).
Таблица 2.5 — Контроль своевременности и полноты зачисления денег на счета в банке
| Списано по кассе | Зачислено на счет согласно выписке банка | Отклонения | ||||
| дата | № расходного ордера | сумма, руб. | дата | сумма, руб. | дни | сумма, руб. |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
16.02.10 |
7 |
18300 Приложение П |
16.02.10 | 18300 | — | — |
| … | … | … | … | … | … | … |
Тщательной проверке подлежат операции по оприходованию выручки за реализованную продукцию и оказанные услуги работникам предприятия за наличный расчет, так как по данным операциям чаще встречаются злоупотребления, связанные с полным или частичным неоприходованием поступивших в кассу денег.
ООО «Сантарин» не производит реализацию товарно-материальных ценностей за наличный расчет. В организациях, осуществляющих данные операции для выяснения полноты оприходования денег за реализованные товарно-материальные ценности необходимо проверить отчеты об их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. При этом дебетовые записи по счету реализации (в части реализации за наличный расчет) должны сверяться с кредитовыми записями по счетам учета материальных ценностей, а кредитовые записи по счету реализации (за наличный расчет) — с дебетовыми записями по счету «Касса».
В случае расхождений следует проверить указанные операции по существу и установить причины отклонений. При наличии задолженности работников или других лиц за купленные материальные ценности необходимо проверить реальность возникновения такой задолженности.
Контролируя кассовые операции, нужно установить соответствие корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета. Такой контроль осуществляется по всем кассовым операциям на основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах. Он позволяет выявить хозяйственные операции с неправильной корреспонденцией, повлекшие искажение учетной и отчетной информации или списание похищенных сумм. В ООО «Сантарин» для проведения указанной проверки в ООО «Сантарин» использованы анализ счета 50, карточка счета 50.
При проверке записей по счету 50 «Касса» в ООО «Сантарин» установлено, что бухгалтерские записи, не соответствующие Типовому плану счетов отсутствуют.
В случае обнаружения нетипичных записей, для контроля за ними ревизору следует составить следующую вспомогательную ведомость (таблица 2.6).
Таблица 2.6 — Нетипичные проводки, требующие дальнейшей проработки
| Наименование, номер документа | Корреспонденция счетов | Сумма, руб. | Содержание операции |
