Учет денежных документов

метки: Денежный, Документ, Билет, Стоимость, Прибыль, Продажа, Операция, Отчет

1.1. Общее понятие о денежных документах

Денежные документы — документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные предприятием и хранящиеся в его кассе.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе предприятия почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

К денежным документам НЕ относятся:

 документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04 «Нематериальные активы»)

 ценные бумаги (учитываются на счете 58 «Финансовые вложения»)

 бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006 «Бланки строгой отчетности»)

 выкупленные у акционеров акции (счет 81 «Собственные акции»)

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.

Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам.

В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.

Касса предприятия работает не только с наличными денежными средствами, но и с денежными документами (например, билеты, марки и др.), которые могут приобретаться как за наличные, так и в безналичном порядке и должны храниться в сейфе кассы.

Учитываются денежные документы, хранящиеся в кассе предприятия, на сч. 50-3 «Денежные документы» по фактическим затратам на их приобретение.

Приход и расход их осуществляется в том же порядке, что и для наличных денег – выписывается приходный кассовый ордер на поступившие денежные документы и расходный кассовый ордер на выбывшие с обособленным отражением в Кассовой книге (см. табл.1).

Таблица 1

Проводки по учету денежных документов

№ операции	Проводка	Дебет		Кредит
1	Приход денежных документов	50-3	76-1
2	Оплата поставщику	76-1	51
3	Выдача денежного документа под отчет	71		50-3
4	Продажа денежного документа работникам	76-4		50-3
5	Оплата работником полученного денежного документа	50		76-4

Примеры денежных документов даются в Инструкции к Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Согласно указанной инструкции к денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и др. К другим, не упомянутым выше денежным документам можно причислить железнодорожные билеты, маркированные конверты и карточки, разовые и проездные билеты на городской общественный и речной транспорт.

Пример 1

Рассмотрим корреспонденцию на следующем примере: Предприятие приобрело путевку за 10 000 руб. и реализовала ее сотруднику по льготной цене (3000 рублей) (см. табл. 2).

Таблица 2

Журнал хозяйственных операций

№ п.п.	Содержание операции	Сумма, руб.	Дебет	Кредит
1	Оприходована путевка от поставщика	10 000	50-3	76-1
2	Оплачено поставщику за путевку	10 000	76-1	51
3	Путевка реализуется сотруднику	10 000	76-4	50-3
4	Сотрудник оплатил в кассу льготную стоимость путевки руб.	3 000	50	76-4
5	Часть стоимости путевки компенсирована за счет прибыли	7 000	84	76-4
6	С работника удержан НДФЛ с суммы компенсации за путевку (7000*13%)	910	70	68-4

Несмотря на ценность денежных документов в плане их возможно высокой номинальной и реальной стоимости, денежные документы упоминаются лишь однажды: «Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства без подписи главного бухгалтера (лица, им уполномоченного) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению». Здесь возникает парадоксальная ситуация, так как зачастую на предприятия поступают денежные документы, составленные и утвержденные на территории и по законам иностранных государств. Такие документы учитываются как внешние (классифицируя их по месту составления) и часто проходят мимо взора главного бухгалтера. Вероятно, под денежными документами в Законе понимаются другие документы, а точнее, связанные с оборотом на предприятии наличных денег и применяемые для их учета: чековые книжки, кассовые ордера. Так как денежные документы не относятся ни к материальным ценностям, ни к первичным учетным документам или регистрам учета, то в Законе порядок учета денежных документов не приведен. Разве что оценивая денежные документы как обязательства, как документы, отражающие факт оплаты и пользования определенными услугами, например, транспортировкой пассажиров. Вместе с тем видна важность учета денежных документов, вызванная их стоимостью, порой превышающей стоимость денежного знака. Например, один билет на самолет на Дальний Восток превышает стоимость купюры 100 долларов США. Поэтому многие денежные документы изготавливают на бумаге, имеющей защиту в виде водяных знаков, отличительных оттисков и т.п.

Приобретая путевки на оздоровление или проездные билеты, предприятие уплачивает деньги сразу, а использует путевки или билеты по прошествии некоторого времени. Здесь наяву расходы, произведенные в данном отчетном периоде, но относящиеся к будущим отчетным периодам, т.е. для учетного работника это расходы будущих периодов. Стоимость путевки или билета можно списать только после их использования, так как если документы не именные, их можно перепродать или возвратить первичному продавцу.

1.2. Хранение денежных документов

Денежные документы, не выданные подотчетным лицам, должны находиться в кассе предприятия. Ответственность за сохранность и движение денежных документов по должностным функциям (обязанностям) несет кассир. В конце рабочего дня он должен составлять отчет о начальном и конечном сальдо документов с учетом их поступления и выбытия. Информация из отчета заносится в книгу учета движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета. При этом допускается составление данного регистра бухгалтерского учета по форме, отличающейся от типовой формы, если он разработан предприятием с соблюдением общих методических принципов бухгалтерского учета.

При проведении ревизии подвергается проверке фактическое наличие в кассе денежных документов и его соответствие данным аналитического учета. Для проведения ревизии кассы денежные документы, хранящиеся в кассе, считаются не деньгами, а другими ценностями. Результаты ревизии отражаются в акте ревизии наличных денег и других ценностей. Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического наличия денег и других ценностей, находящихся в кассе предприятия.

В ходе ревизии может выясниться, что определенных денежных документов недостает или излишек. Недостача отражается в бухгалтерском учете и подлежит взысканию. Излишки подлежат оприходованию и отражаются в бухгалтерском учете. В суммовом измерении, например, недостача определяется в размере сумм тех денежных документов, которые должны были быть в кассе, но отсутствуют.

Недостачи денежных документов независимо от того, подлежат они отнесению на счета издержек производства (обращения) или виновных лиц, в бухгалтерском учете отражаются записью:

ДЕБЕТ 84 КРЕДИТ 50-3— отражена недостача, возникшая по причине нехватки денежных документов в кассе.

В случае доказательства вины конкретного лица в недостаче денежных документов недостача взыскивается с этого лица. Если виновник недостачи не установлен или суд принял решение не взыскивать недостачу, ее сумма относится на внереализационные расходы.

1.3. Операции купли-продажи денежных документов

1.3.1. Билеты

При покупке билета совершается договор купли-продажи с предприятием (или его кассой), продающим билеты. Факт покупки билета служит фактом заключения сделки. Разрыв такого договора может привести к потере, частичной или полной, стоимости билета. Размер потери для предприятия обусловлен сроком возврата ранее купленного билета. Если рейс уже осуществлен без участия представителя предприятия, то потеря стоимости билета полная. А если же билет возвращен до поездки, то предприятие несет потери в виде санкции, взимаемой продавшей стороной за нарушение условий заключенного посредством факта продажи договора.

В соответствии с п. 3.6.6 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), уплаченные, присужденные или признанные штрафы, пени, неустойки и другие виды санкций за нарушение условий хозяйственных договоров относятся к внереализационным расходам и потерям, отражаемым на сч. 99 «Прибыли и убытки». Следовательно, сумма недоплаты стороной, продавшей билеты, до номинальной стоимости билетов при их возврате предприятию, купившему и возвратившему билеты, может быть обоснованно отнесена на уменьшение налогооблагаемой прибыли, т.е. в дебет сч. 99 «Прибыли и убытки».