Программный комплекс электронного документооборота — это автоматизированная информационная система, предназначенная для реализации процесса удаленного обмена большими массивами форматированной информации. В наше время, в связи с бурным развитием Интернет-технологий, программные комплексы электронного документооборота находят широчайшее применение во многих сферах человеческой деятельности, и в первую очередь – в процессе электронного взаимодействия государственных структур и хозяйствующих экономических субъектов.
Организация такого взаимодействия является одной из важнейших задач и приоритетов современного информационного общества. Постоянно растут объемы информации, обрабатываемой в информационных системах органов исполнительной власти для повышения качества и эффективности управления государством, и, соответственно, увеличиваются объемы документооборота между бизнес-структурами и государственными органами, уполномоченными законодательством на прием и обработку различного рода данных.
Основной проблемой при этом остается состояние среды, в которой происходит это взаимодействие. Если на обоих концах канала передачи информации в подавляющем большинстве случаев находятся современные автоматизированные информационные системы, умеющие эффективно и качественно обрабатывать получаемую информацию, то сам канал представляет собой бухгалтера предприятия, перемещающегося на общественном транспорте с толстыми папками отчетов, или неспешную почтовую посылку, содержащую, опять же, многочисленные бумаги. Столь явное несоответствие между качеством и пропускной способностью используемых каналов передачи информации и систем обработки данных приводит к тому, что последние, по принципу лимитирующего фактора, оказываются загруженными отнюдь не на полную мощность.
Электронного документооборота
... ГОСТ Р 53898- Электронное сообщение, сообщение - XML2010 «Системы документ, а также, при необходимости, дополнительные электронного файлы, передаваемые (получаемые) из одной системы документооборота управления документами в другую систему управления . Взаимодействие документами. систем управления документами. Требования к электронному сообщению» от 26.10.2010 Определенные ...
Организация взаимодействия предприятия с контрагентами
Проблема невозможности совершения сделок в электронной форме между поставщиками и производителями товаров уже более трех лет обсуждается в России на самом высоком уровне. В основном этот посыл идет от крупных западных компаний, активно использующих электронные документы в своей деятельности за рубежом.
В чем проблема в России?
Не имеет смысла заключать договора в электронной форме, если все факты хозяйственной жизни предприятия подлежат оформлению первичными учетными документами в бумажном виде.
Первичные учетные документы содержат сведения о хозяйственных операциях, проводимых предприятием, и составляются в момент проведения операции или непосредственно по ее завершении. К таким документам относятся различные виды накладных, счет-фактура, акт приемки товара и т. д.
Срок хранения в бумажном виде, например, счета-фактуры составляет четыре года. Органам власти и контрагентам первичную документацию необходимо предоставлять именно на бумаге.
Однако проблема не только в хранении деловых бумаг. Основные издержки приходятся на их подготовку, поиск и устранение ошибок, передачу контрагентам и только потом на хранение.
По различным оценкам, оборот первичных учетных документов составляет 80% документооборота компании.
Активная политика крупных западных компаний при лоббировании своих интересов наводит на мысль, что препятствия на пути использования электронного документооборота при работе в России — в первую очередь проблема зарубежных корпораций. Но менять ситуацию нужно и российским предпринимателям. Об этом свидетельствуют результаты опроса, проведенного специалистами в 2007 г.
Были получены анкеты от 50 компаний, расположенных в Москве, Санкт-Петербурге, Томске, Красноярске, Калининграде, Перми, Новгороде. Большая часть респондентов представляет сектор оптовой и розничной торговли и отрасль производства потребительских товаров. Были опрошены первые лица как отечественных, так и зарубежных фирм, действующих на территории России. Средний возраст компаний на российском рынке составил 8,4 года.
Объем оборота компаний, участвовавших в исследовании, существенно варьируется. Так, в рамках анкетирования были опрошены 8 компаний с годовым оборотом, не превышающим 25 млн долл., и 11 компаний с оборотом более 500 млн долл. в год. Средняя численность сотрудников составила около 2,3 тыс. чел.
В разрезе географической диверсификации деятельности в выборке представлены как компании, осуществляющие деятельность на местном уровне (1-5 регионов), так и межрегиональные и общероссийские (50 и более регионов).
Предприятия, принимавшие участие в опросе, осуществляют в год не менее 1000 транзакций. Из них 26% проводили менее 100 тыс. транзакций в год, 16% — от 100 тыс. до 1 млн транзакций в год, 12% — более 1 млн транзакций в год, 46% затруднились ответить.
Основная часть издержек (41% от их общего числа), возникающих при использовании бумажного документооборота, по мнению компаний, приходится на изготовление бумажных документов, включая расходы на бумагу, картриджи для принтеров и ксероксов, электроэнергию и т. д. В равной степени затратными представляются процессы поиска и устранения ошибок в документах (расходы на содержание и организацию работ так называемых «отделов сверки») и передачи документов контрагентам (расходы на погрузку и транспортировку документов, оплата телефонных переговоров и иных видов связи) — в среднем по выборке издержки данных видов составили 15% от общего объема затрат. Примерно по 10% совокупных издержек приходится на хранение документов и их предоставление органам власти. Наименьшего объема затрат требуют поиск бумаг в архивах и выплаты пени и штрафов органам власти.
Документ ‘Банковская выписка’ в 1С:Предприятие
... Описание справочников, которые используются при создании документа «Банковская выписка» Наименование, а также основные сведения об организации, ... поле «Заказ» всех расходных (приходных) документах, где настоящий контрагент указан в реквизите «Поставщик» («Покупатель»). В реквизите ... поиск нужного клиента при работе с документами. Основного поставщика компании можно занести в константу «БазаПоставщик» ...
Виды контрагентов
Своевременное и качественное выполнение заказов покупателей обеспечивает предприятию лидирующее положение на конкурентном рынке предложения товаров и услуг. Подсистема «Управление заказами покупателей», входящая в состав конфигурации, позволяет делать следующее:
- реализовать наиболее эффективную для предприятия стратегию обслуживания заказов покупателей в соответствии с выбранными схемами работы, используемыми на предприятии;
- оптимальным образом размещать заказы покупателей в заказах поставщикам и резервировать товары на складах;
- обеспечить соблюдение сроков поставки заказанных товаров;
- удовлетворять запросы как можно большего количества клиентов, избегая возникновения избыточных складских запасов.
Предусмотрены различные схемы выполнения заказа покупателя:
- отгрузка товара из свободного складского остатка;
- предварительное резервирование товара на складе с последующей отгрузкой;
- размещение заказа покупателя в ранее оформленных заказах поставщиков (товар будет автоматически зарезервирован под данный заказ покупателя в момент поступления товара от поставщика);
- «работа под заказ», то есть оформление заказа товара поставщику под конкретный заказ покупателя.
Предусмотрен алгоритм автоматического резервирования и размещения, позволяющий оптимальным образом разместить заказ покупателя в заказах поставщикам и в свободном остатке товара на складах.
Конфигурация содержит средства контроля за состоянием работы пo выполнению заказов покупателей.
В конфигурации имеется возможность оперативного расчета прибыльности заказа покупателя. Данная возможность поможет менеджеру прямо в процессе оформления заказа получать оперативную информацию о планируемой наценке (прибыльности) пo каждой номенклатурной позиции и в целом пo документу. Это поможет исключить те ситуации, когда вследствие скидок цена товара снижается ниже предельно допустимой величины.
Для сравнения плановой себестоимости и плановой прибыли с оплаченными продажами компании предназначен отчет «Продажи пo оплате за период». В качестве одного из показателей отчета можно использовать плановую себестоимость. При этом рассчитается плановая прибыль как разница между реальной ценой продажи и плановой себестоимостью с учетом суммы затрат.
Методы продажи товаров
... методов торгового обслуживании. В настоящее время на предприятиях розничной торговли применяют следующие методы продажи товаров: торговля методом самообслуживания торговля через прилавок торговля по образцам торговля с открытой выкладкой и свободным доступом покупателей к товарам ...
Подсистема управления отношениями с клиентами обеспечивает сбор и упорядочивание больших объемов информации.
Используется следующая контактная информация о контрагентах:
- адреса,
- телефоны,
- адреса электронной почты,
- местные телефоны,
- произвольные сведения.
В информационную базу может быть введена информация о нескольких контактных лицах, представляющих интересы контрагента.
Краткая характеристика финансово-хозяйственной деятельности ООО «Россальянс»
Общество с ограниченной ответственностью «Россальянс» создано для осуществления финансово-хозяйственной деятельности в соответствии с Главой 4 Гражданского кодекса РФ и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08 февраля 1998 года № 14-ФЗ, другими нормативными актами, Протоколом Общего собрания Учредителей (участников) Общества № 6 от 03 октября 2002 года.
Полное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Россальянс».
Сокращенное наименование общества на русском языке: ООО «Россальянс».
Срок деятельности Общества неограничен. Деятельность Общества прекращается по решению общего собрания участников Общества, либо по основаниям, предусмотренным действующим Российским законодательством.
Общество является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, основные и оборотные средства, круглую печать со своим фирменным наименованием, угловой штамп, товарные знаки. Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами.
Общество имеет право создавать, реорганизовывать и упразднять филиалы и представительства с соблюдением требований действующего законодательства и соответствующих законодательств иностранных государств по месту нахождения филиалов и представительств. Филиалы и представительства Общества действуют в соответствии с положениями о них.
Государство не отвечает по обязательствам Общества, Общество не отвечает по обязательствам государства. Участники Общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью Общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Общество не отвечает по имущественным обязательствам участников.
