Аудит в сфере закупок

метки: Аудит, Аудитор, Система, Внутренний, Процесс, Производство, Использование, Принцип

В современном мире важное значение в процессе производства на предприятие выполняет система закупок (снабжения).

Данная система обеспечивает качество поступаемых ресурсов на входе в производственный процесс, что предопределяет также качество готовой продукции на выходе из системы. Здесь мы видим прямую зависимость состояния поступаемых ресурсов и произведенной готовой продукции.

Задача системы закупок (снабжения) состоит в том, чтобы своевременно обеспечить производство необходимыми материально-техническими ресурсами в соответствии с производственной программой, заданием. Ресурсы поступают на склад или же сразу идут в производство.

Ресурсы включают в себя следующие элементы: покупное сырье (материалы, вода, топливо, энергия), комплектующие изделия, технологическое оборудование, транспортные средства. Иначе говоря, к материально-техническим ресурсам можно отнести все ресурсы, которые имеют вещественную форму или же представлены в виде энергии, идущие в производство готовой продукции.

Поскольку система закупок (снабжения) играет существенную роль уже на стадии подготовки производства, то соответственно необходимо качественное планирование обеспечения производства ресурсами. Планирование ведется по ряду основных направлений: анализ расхода материала на производство продукции за определенный период, определение их удельных весов в объеме готовой продукции, степень использования оборудования, прогнозирование объемов использования каких-то определенных видов ресурсов, составление материальных балансов по видам ресурсов, их источниками и сферами использования.

Исходя из этого, аудит системы закупок (снабжения), проводимый в соответствии с ГОСТ Р ИСО 19011-2003, весьма важен для развития всего предприятия в целом. Необходимо выявить несоответствия, если данные имеются и проверить полное функционирование системы в соответствие с требованием стандартов серии ИСО 9000.

Цель работы: Получить достоверную и независимую оценку уровня развития и путей оптимизации работы процессов закупок.

Задачи:

• Изучить объект;
• Сформировать требования к аудиторской проверке;
• Разработать план, программу внутреннего аудита.

1 Основные понятия в аудите

Различные источники по-разному определяют аудит. Приведем несколько примеров:

Совершенствование логистической системы на предприятии оптовой торговли

... логистической системы, является транспортная логистика. Движение материальных потоков обеспечивает объединение процессов снабжения, производства и потребления в единую систему. ... снабжения предприятия сырьем, топливом, материалами, полуфабрикатами, об организации сбыта, распределении и транспортировке готовой продукции. ... (бизнес-процесса), упорядочивающего всю работу организации, а не отдельных ее ...

1) Аудит — это системный процесс получения и оценки объективных данных об экономических действиях и событиях, устанавливающий уровень их соответствия определенному критерию и представляющий результаты заинтересованным пользователям.

2) Аудит — это процесс уменьшения до приемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовых отчетов.

3) Аудит — это комплекс методов, направленных на установление эффективности и целостности системы управления, точности финансовых отчетов.

Большинство специалистов считают, что аудит — это вид деятельности, заключающийся в сборе и оценке факторов, касающихся функционирования и положения экономического объекта, и осуществляемый компетентным независимым лицом.

В соответствии со стандартом ГОСТ Р ИСО 9001-2008 аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективно их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

Цель аудита — конкретная задача, на решение которой направлена деятельность аудитора; она определяется законодательством, системой нормативного регулирования аудиторской деятельности, договорными обязательствами аудитора и клиента.

Основными целями аудита являются:

1) оценить адекватность и эффективность мероприятий по качеству внутри организации путем сбора и использования объективных доказательств.

2) определить и зарегистрировать примеры несоответствий мероприятий по качеству и указать, если это возможно, причины.

1.1 Принципы аудита

Профессия аудитора весьма специфична. Если провести аналогию между функционированием организации и жизнью человека, то аудитор чем-то сродни домашнему врачу. Врач в своей деятельности руководствуется исторически сложившимися принципами («не навреди» и др.).

История развития аудита также выявила ряд профессиональных принципов, без соблюдения которых аудит теряет всякий смысл. К таким принципам относятся:

1) Независимость — основной принцип. Соблюдение именно этого принципа является необходимым условием аудита. Очевидно, что аудит теряет всякий смысл, если пользователи информации не будут доверять мнению аудитора. А не вызывает доверия аудитор зависимый, формирующий свое мнение под чьим-то влиянием. Независимость предполагает свободу аудитора от влияния, давления, контроля как со стороны проверяемого субъекта, так и со стороны любых третьих лиц.

2) Объективность предполагает беспристрастность аудитора при рассмотрении любых профессиональных вопросов и формировании суждений, выводов, заключений. Честность аудитора заключается в приверженности профессиональному долгу, добросовестность — в выполнении аудитором своих профессиональных услуг с должной тщательностью, усердием, вниманием, надлежащим использованием своих способностей.

3) Профессиональная компетентность — принцип, вытекающий из самой сути аудита как проверки отчетности организации. В технике давно и хорошо известно, что при поверке некоего объекта точность изготовления измерительного прибора должна быть выше, чем точность поверяемого объекта, иначе поверка лишена смысла. По аналогичной причине и аудитор должен быть профессионально подготовлен лучше, чем главный бухгалтер, составляющий отчетность проверяемой организации.

4) Конфиденциальность — не только неразглашение информации аудитором. Принцип конфиденциальности предполагает также, что аудитор не вправе использовать в своих интересах, интересах своей фирмы или интересах третьих лиц конфиденциальную информацию о делах клиента, которая стала ему известна в ходе профессиональной деятельности.

5) Профессионализм поведения — принцип аудита, заключающийся в том, что аудитор должен поддерживать высокую репутацию профессии, воздерживаться от совершения поступков, способных (особенно в глазах потенциальных клиентов и пользователей аудиторской информации) подорвать доверие и уважение к аудитору, доверие и уважение к аудиторской профессии. Очевидно, что если аудитор неэтичным поступком подорвет доверие к себе, то и его мнение, выраженное в аудиторском заключении, может быть воспринято скептически.

Следовательно, принципы аудита основываются на независимости аудитора, его высоких профессиональных, культурных и морально-волевых качествах, научной организации и прогрессивной методологии выполнения аудиторского процесса, обеспечивающие предоставление объективной информации.

1.2 Классификация видов аудита

В зависимости от критерия выделяют 5 групп аудита, каждая из которых классифицируется на следующие виды.

Основные виды аудита представлены в таблице 1.1

Таблица 1.1 – Виды аудита

№ пп.	Критерии	Виды
1	2	3
1	По отношению к пользовате­лям информации	1) Внешний 2) Внутренний
2	По объектам аудита	1) Продукции 2) Процесса 3) Системы менеджмента
3	По отношению к требовани­ям законодательства	1) Обязательный 2) Инициативный
4	По времени осуществления	1) Первоначальный 2) Согласованный (повторяющийся) 3) Оперативный
5	По характеру проверки	1) Подтверждающий 2) Системно ориентированный 3) Аудит, базирующийся на риске

Подробнее остановимся на рассмотрении внутреннего и внешнего видов аудита.

Внутренний аудит рассматривается как часть общей системы управления и контроля за деятельностью организации. Осуществляется он по решению руководства.

Задачами внутреннего аудита являются:

• проверка точности записей;
• контроль за сохранностью средств;
• предотвращение ошибок и злоупотреблений;
• строгое соблюдение процедур контроля;
• контроль за выполнением заданий;
• определение эффективности отдельных операций;
• достоверность, объективность, полнота составления отчетности;
• эффективность и оценка деятельности при проверке;
• соблюдение нормативных правовых актов и стандартов.

Объем работы по внутреннему аудиту должен определяться руководством независимо от работы внешних аудиторов.

Внутренние аудиторы, как правило, являются сотрудниками, находящимися в штате предприятия и подчиненными его руководству.

Задачи, которые должна выполнять служба внутреннего аудита, определяют функции работников этой службы и их профессионально-квалификационный состав:

В результате проверки, анализа и консультирования службой внутреннего аудита организация будет подготовлена к проверке внешними аудиторами, налоговой инспекцией и другими органами контроля.

Таким образом, внутренний аудит определяется руководством: его роль меняется от проверки и недопущения убытков до анализа качества информационных систем.

Внутренний аудит дает руководству предприятия информацию о деятельности предприятия, способствует созданию высокоэффективной системы внутреннего контроля, препятствующей возникновению нарушений и подтверждающей достоверность отчетов предприятия и его структурных подразделений.

Существующая система внешнего аудита направлена в первую очередь, на защиту интересов предприятий и организаций, акционеров, поставщиков, покупателей.

Внешний аудит — это независимый контроль, проводимый высококвалифицированными специалистами, имеющими соответствующую лицензию или сертификат. Проводится аудит независимыми аудиторами на основе договоров и подготовки соответствующего заключения, подтверждающего эффективность достигнутых результатов в соответствии с действующими стандартами. Внешний аудит может давать рекомендации клиенту.

Несмотря на кажущиеся различия, внутренний и внешний аудит во многом дополняют друг друга. Многие функции внутренних аудиторов могут быть выполнены приглашенными независимыми аудиторами; при решении многих задач внутренние и внешние аудиторы могут использовать одинаковые методы — разница заключается лишь в степени точности и детальности применения этих методов.

В таблице 1.2 представлены основные особенности и отличия внутреннего и внешнего аудита.

Таблица 1.2 – Особенности и отличия внутреннего и внешнего аудита

Факторы	Внутренний аудит	Внешний аудит
1	2	3
Постановка задач	Определяется собственни­ками и (или) руководством исходя из потребностей управления как подразделе­ниями предприятия, так и предприятием в целом	Определяется договором между независимыми сто­ронами: предприятием и аудиторской фирмой (ауди­тором)
Объект	Решение отдельных функ­циональных задач управле­ния, разработка и проверка ин формационных систем предприятия	Главным образом система учета и отчетности предприятия

Продолжение таблицы 1.2

1	2	3
Цель	Определяется руководством предприятия	Определяется законодатель­ством по аудиту
Средства	Выбираются самостоятель­но (либо определяются стандартами внутреннего аудита)	Определяются общеприня­тыми аудиторскими стан­дартами
Организация работы	Выполнение конкретных заданий руководства	Определяется аудитором самостоятельно исходя из общепринятых норм и правил аудиторской проверки
Взаимоотношения	Подчиненность руководству предприятия, зависимость от него	Равноправное партнерство, независимость
Субъекты	Сотрудники, подчиненные руководству предприятия и находящиеся в штате предприятия	Независимые эксперты, имеющие соответствующий аттестат и л и лицензию на право заниматься этим видом предпринимательства
Квалификация	Определяется по усмотрению руководства предприятия	Регламентируется государством
Оплата	Начисление заработной платы по штатному расписанию	Оплата предоставленных услуг по договору
Ответственность	Перед руководством за выполнение обязанностей	Перед клиентом и перед третьими лицами, установ­ленная законодательными и нормативными актами
Методы	Методы могут быть одинаковыми при решении одинаковых задач (например, оценка достоверности информации). Имеются различия в степени точности и детальности
Отчетность	Перед собственниками и (или) руководством	Итоговая часть аудиторского заключения может быть опубликована, аналитическая часть передается клиенту

1.3 Объекты аудита

Объектами аудита могут быть продукция, процесс или система менеджмента.

Аудит системы менеджмента предназначен для определения соответствия системы установленным требованиям. Это самый трудоемкий и громоздкий процесс, который проводится, чтобы выяснить на основе объективных доказательств претворяются ли в жизнь система управления качеством и планы организации и соответствуют ли они предъявленному к ним набору требований. Аудиты системы могут проводиться в качестве условия привлечения нового поставщика до принятия решения о заключении контракта с ним. Аудиты системы включают в себя и превосходят по масштабам аудиты процесса и продукции. Они исследуют взаимодействие всех элементов общей структуры системы качества и ее влияние на продукцию.

Аудит процесса — предназначен для оценки соответствия процесса установленным требованиям. При этом проверяется способность процесса обеспечить достижение запланированных результатов. Наиболее распространенными являются проверки специальных процессов, т.е. процессов, недостатки которых не могут быть выявлены последующим измерением продукции (результата процесса), а выявляются только после начала использования продукции. Аудит процесса распространенный и удобный, он часто приносит более быстрые и плодотворные результаты. Причина в том, что поставщик обычно скорее согласится с необходимостью изменений в конкретном процессе, чем с необходимостью заниматься глубокими проблемами системы в целом. Аудиты процесса менее обширны и формальны, чем аудиты системы, требуют меньшего объема планирования, могут оказаться полезными в совершенствовании рассматриваемого процесса.

Аудит продукции — предназначен для проверки соответствия фактических характеристик продукции установленным требованиям. Аудит продукции ориентирован на потребителя (производится с его точки зрения).

Оценка товара с точки зрения потребителя может выполняться сторонними организациями, не известными производителю товаров и не уполномоченными им. Аудит потребителей обычно не рассматривается как проверка обеспечения качества.

2 Характеристика системы закупок (снабжения)

Система закупок (снабжения) – это взаимосвязанная совокупность операций, обеспечивающих предприятие необходимыми предметами и средствами труда для осуществления своей деятельности.

Основная задача предприятия по организации снабжения – своевременное бесперебойное и комплексное снабжение производства всеми необходимыми материальными ресурсами при минимальных издержках управления запасами.

Значительный удельный вес в процессе снабжения имеют операции по приобретению материалов, так как они постоянно требуются для осуществления производственного процесса и составляют материальную основу готовой продукции. Материалы входят в состав так называемых материально-производственных запасов (МПЗ).

Материально-производственные запасы представляют собой оборотные средства предприятия, которые можно разделить на две основные группы.

В первую группу входят материалы, предназначенные для изготовления продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также материалы, необходимые для хозяйственных нужд предприятия.

Ко второй группе относятся материалы, предназначенные для продажи, а именно: готовая продукция, выпускаемая предприятиями, и товары, используемые в организациях торговли.

По способу использования и назначению материалы представляют собой предметы и средства труда.

К предметам труда относятся сырье, топливо, запасные части и прочие виды материалов, учет которых ведется на соответствующих субсчетах.

Материалы, которые относятся к средствам труда, — это различные виды инструментов, инвентаря и прочие средства, которые нельзя отнести к основным из-за их непродолжительного срока службы (менее одного года) и сравнительно небольшой стоимости

Управление снабжением — это деятельность по координации взаимодействия участников цепи поставок в целях обеспечения добавленной ценности для потребителей.

Политика в области закупок (снабжения) — это общие рекомендации, на основе которых определяются назначение, цель и аспекты деятельности подразделения снабжения предприятия.

Содержание политики:

1) Описание организационной структуры подразделения снабжения;

2) Положение о ценных закупках;

3) Положение об этике снабженческой деятельности.

Функции системы:

1) Выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции;

2) Определение потребности и расчет количества заказываемой продукции;

3) Решение о заказе;

4) Установление количества и сроков поставок и наблюдение за ними;

5) Управление запасами;

6) Учет и контроль хода выполнения договорных обязательств.

Принципы на которых основана деятельность системы:

1) Планомерность — завоз продукции на основе плановых графиков завоза;

2) Ритмичность — завоз продукции через относительно одинаковые промежутки времени;

3) Оперативность — осуществление процесса снабжения продукцией в зависимости от изменения спроса на нее;

4) Экономичность — минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на доставку продукции. Достигается путем эффективного использования транспортных средств;

5) Централизация — снабжение потребителей продукцией силами и средствами поставщиков;

6) Технологичность — использование современных технологий закупок и поставок.

Разработка программы снабжения — определение вида и количества продукции, закупаемой на различных рынках, а также времени закупки того или иного вида продукции.

Требования к системе снабжения:

1) Обеспечение непрерывного потока продукции (обеспечение непрерывного потока сырья, комплектующих и предоставления услуг, необходимых для жизнедеятельности предприятия);

2) Управление запасами (сведение уровня инвестиций, связанных с запасами продукции, и затрат на их поддержание к минимуму);

3) Поддержание уровня качества обслуживания потребителей;

4) Работа с поставщиками (поиск компетентных поставщиков);

5) Стандартизация (покупка стандартной продукции там, где это возможно);

6) Достижение минимальной общей стоимости обслуживания (процесс закупки требует наличия продукции и обслуживания по наименьшей стоимости);

7) Обеспечение конкурентного преимущества предприятия;

8) Развитие отношений и достижение гармоничных, продуктивных и рабочих отношений с сотрудниками других функциональных подразделений предприятия;

9) Обеспечение снабжения при снижении уровня накладных расходов.

Надежность снабжения — гарантированность обеспечения потребителя необходимой ему продукцией в течение запланированного промежутка времени. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу (службу снабжения), осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления).

Служба закупок (снабжения), являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение — производство — сбыт».

2.1 Аспекты аудита системы закупок (снабжения)

Аудит системы закупок (снабжения) — представляет собой систематизированный процесс поиска, выявления, оценки, анализа и разработки рекомендаций по улучшению процедур начиная с поиска поставщиков, тендерной работы, договорной работы, формирования заявок и заказов на МПЗ, и заканчивая формированием акта о приемке МПЗ на склад снабжения.

Цель аудита — получение достоверной и независимой оценки уровня развития и путей оптимизации работы процессов закупок.

Задачи:

1) Повышение производительности труда работников снабжения;

2) Сокращение количества и критичности «авралов» на производстве из-за снабжения;

3) Повышение оборачиваемости запасов;

4) Сокращение объема запасов на складе;

5) Повышением ритмичности выдачи продукции со складов снабжения в производство;

6) Оптимизация транспортных расходов.

Данный аудит позволяет охватить одним взглядом преимущества и недостатки в существующей системы. Далее это позволяет составить план действий по улучшению и оценить экономический эффект от изменений. В результате это приведет к следующему:

1) Повышение оборачиваемости запасов;

2) Высвобождение складского пространства;

3) Повышение вместимости склада;

4) Улучшение ритмичности выдачи сырья и комплектующих в производство;

6) Сокращение времени обработки заявок и заказов на поставку МПЗ;

8) Сокращение транспортных расходов.

3 Проведение аудиторской проверки

3.1 Планирование аудита

Планирование аудита — обязательный этап аудита, заключающийся в определении стратегии и тактики аудита, объема аудиторской проверки, составления общего плана аудита, разработки аудиторской программы и конкретных аудиторских процедур.

Аудиторская организация должна начинать планировать аудит до написания письма-обязательства и до заключения договора с экономическим субъектом о проведении аудита.

Планирование, являясь начальным этапом проведения аудита, состоит в разработке аудиторской организацией общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита, а также в разработке аудиторской программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудиторской организацией объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности организации.

Планирование аудита должно проводиться аудиторской организацией в соответствии с общими принципами проведения аудита, а также в соответствии со следующими частными принципами:

• а) комплексности планирования;
• б) непрерывности планирования;
• в) оптимальности планирования.

Принцип комплексности планирования аудита предполагает обеспечение взаимосвязанности и согласованности всех этапов планирования — от предварительного планирования до составления общего плана и программы аудита.

Принцип непрерывности планирования аудита выражается в установлении сопряженных заданий группе аудиторов и увязке этапов планирования по срокам и по смежным хозяйствующим субъектам (структурным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, филиалам, представительствам, дочерним организациям).

При планировании аудита на длительный период времени, в случае аудиторского сопровождения экономического субъекта, в течение года аудиторской организации следует своевременно корректировать планы и программы проведения аудита с учетом результатов промежуточных аудиторских проверок.

Принцип оптимальности планирования аудита заключается в том, что в процессе планирования аудиторской организации следует обеспечить вариантность планирования для возможности выбора оптимального варианта общего плана и программы аудита на основании критериев, определенных самой аудиторской организацией.

При планировании аудита аудиторской организации следует выделить следующие основные этапы:

• а) предварительное планирование аудита;
• б) подготовка и составление общего плана аудита;
• в) подготовка и составление программы аудита.

3.2 Планируемый аудиторский риск

Аудиторский риск — это объективно существующая вероятность допущения возможных неточностей и отклонений от реальных данных, возникающая в ходе аудиторской проверки компании.

Внутренний риск представляет собой совокупность возможных рисков, связанных с функционированием предприятия и характеризует уровень всех потенциальных ошибок в результате деятельности предприятия до проверки со стороны системы внутреннего контроля. Риск возникновения таких ошибок связан с влиянием как объективных, так и субъективных факторов.

Объективные факторы внутреннего риска — инфляционные процессы, конкуренция, изменение условий кредитования, налогообложения, сокращение рынка сбыта продукции и т.п.

Субъективные факторы внутреннего риска — сущность и содержание бизнеса клиента; степень сложности организационной структуры предприятия; политика управления и хозяйствования, в том числе учетно-экономическая политика; система стимулирования труда персонала; наличие необычных и редких хозяйственных операций; степень обеспечения сохранности собственности; масштабы деятельности.

Риск контроля представляет собой оценку действенности системы внутреннего контроля клиента с точки зрения ее способности предотвращать или обнаруживать ошибки.

Аудитор обязан изучать эти риски в ходе работы, их оценивать и документировать результаты оценки. При оценке рисков аудитор обязан использовать не менее трех следующих градаций: высокий, средний, низкий, которые соответствуют баллам 3,2 и 1.

На практике свести аудиторский риск к нулю нереально. Однако аудитор должен стремиться к его минимизации, планировать и проводить аудит таким образом, чтобы риск неправильного суждения был достаточно мал.

Таблица 3.3 – Планируемый аудиторский риск

Фактор	Балл
1	2
1 Компетентность	1
2 Состояние здоровья	1
3 Кол-во аудиторов	2
4 Опыт	2
5 Сотрудничество с проверяемой организацией	1
6 Инфраструктура	2

Продолжение таблицы 3.3

1	2