Актуальность изучения вопросов, связанных с аудитом кадровой документации на предприятиях различных отраслей, обусловлена необходимостью построения эффективной системы кадрового делопроизводства, что требует предварительного, а в дальнейшем систематического аудита кадровой документации, который направлен на проверку соответствия ее ведения в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а так же предотвращение негативных последствий этих нарушений.
Целесообразность проведения аудита кадровой документации обусловлена тем, что он позволяет выявить существующие нарушения в оформлении, содержании и ведении кадровых документов и принять меры для их устранения, что особенно актуально в условиях кризиса.
Цель курсовой работы: провести аудит кадровой документации предприятия и разработать предложения по ее совершенствованию на примере Правил внутреннего распорядка общества с ограниченной ответственностью «ДубльГИС-Иркутск» (ООО «ДубльГИС-Иркутск»).
Для достижения этой цели поставлены
- рассмотреть понятие, а также подходы к проведению аудита кадровой документации;
- провести аудит действующего в ООО «ДубльГИС-Иркутск» локального нормативного акта (Правила внутреннего трудового распорядка);
- подготовить рекомендации по исправлению выявленных недочетов.
Объектом исследования является компания ООО «ДубльГИС-Иркутск».
Предметом исследования является один из самых главных внутренних документов организации — Правила внутреннего трудового распорядка ООО «ДубльГИС-Иркутск».
Источниками теоретического материала являются научные труды специалистов в области делопроизводства: Н.В. Кузнецовой, М.И. Басакова, , Н.М. Березиной, И.Н. Кузнецова,а так же электронные версии журналов «Справочник кадровика» и «Кадровое дело». В процессе работы применялись следующие методы: анализ и синтез, изучение литературных и иных источников, посвященных проблемам аудита кадровой документации; анализ существующих подходов к проведению аудита кадровой документации и практики их применения.
Аудит трудового потенциала организации
... курсовой работы является разработка предложений по повышению эффективности использования трудового потенциала на примере ООО «Х-Бурение». Объектом исследования является трудовой потенциал организации. Предметом - состояние трудового потенциала организации. Задачи исследования: 1. Проанализировать теоретические аспекты аудита трудового потенциала организации; ...
1. АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ: СУЩНОСТЬ, МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ
1.1. Цели и содержание аудита кадровой документации
Любой работодатель вне зависимости от того, юридическое лицо или физическое лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкиваются с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работником и работодателем и регламентированием этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работника и работодателя является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.
Аудит кадровой документации позволяет получить полную картину состояния кадровых дел в компании, наличии или отсутствии документов, которые должны быть согласованны по Трудовому Кодексу Российской Федерации, получить справку по каждому работнику, оценить эффективность деятельности кадровой службы.
Своевременно проведенный аудит кадровой документации и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволяет организации грамотно выстроить взаимоотношения с работниками и минимизировать возможные риски, возникающие в процессе прохождения проверки со стороны надзорных органов, и разрешить возникающие трудовые споры с работниками.
Существующие подходы к определению понятия «аудит кадровой документации» можно свести к следующему: аудит кадровой документации — это экспертиза кадровой документации на предмет соответствия ее нормам российского трудового законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории Российской Федерации, а так же внутренним требованиям организации.1
Основной целью проведения аудита кадровой документации является уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства, Данная цель может быть детализирована
1. возможность сведения количества кадровых документов к минимальному;
2. успешное прохождение проверок органами надзора и контроля, прежде всего, государственной инспекции труда;
3. сокращения трудовых и материальных затрат на ведение кадрового делопроизводства;
4. придание документам юридической силы с целью минимизации материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров. Защита организации и ответственных должностных лиц от прецедентов административных и иных взысканий, налагаемых Государственной инспекцией труда и особыми судебными органами;
5. защита интересов наемных работников при возникновении трудовых споров;
6. обеспечение четкого следования требованиям трудового законодательства и других нормативных актов, регулирующих вопросы трудового права.
К основным объектам аудита кадровой документации относятся: локальные нормативные акты, приказы по личному составу, приказы по основной деятельности, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников, трудовые книжки, журналы регистрации и учета (рис.1).2
Рис. 1. Основные объекты аудита кадровой документации
Аудит кадровой документации направлен на решение следующих задач:
1. определить документы, которые ведутся в соответствии с нормами трудового права Российской Федерации;
Анализ кадровой документации при проведении кадрового аудита: ...
... обеспечение кадровой службы ООО «СИМС»; описать виды кадровой документации в компании; выявить особенности кадрового делопроизводства в ООО «СИМС». провести аудит кадровой документации в ... является кадровое делопроизводство. Предметом исследования - организация кадрового делопроизводства в ООО «СИМС». Цель написания курсовой работы - проанализировать особенности кадрового делопроизводства в ООО ...
2. выявить существующие нарушения в комплектности, оформлении, хранении и систематизации кадровой документации;
3. подготовить рекомендации по исправлению наиболее типичных ошибок и устранению выявленных недочетов в кадровом делопроизводстве.
Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения кадровой документации в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений.3
Данную процедуру можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:
- при смене генерального директора компании;
- при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
- при аттестации директора по персоналу или сотрудников HR-службы ;
- при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
- при угрозе проверки после увольнения работника;
- при несчастном случае на производстве;
- при необходимости сократить штат сотрудников;
- при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших изменений;
- при автоматизации кадрового делопроизводства;
- при подготовке к выводу кадровой функции на аутсорсинг.4
Аудит может проводится сторонними организациями или собственными силами. В первом случае в качестве внешних консультантов могут выступать независимые частные лица, не работающими в каких-либо организациях, небольшие фирмы и консалтинговые агентства. Специалисты компании-провайдера, оказывающие данную услугу, проводят комплексную проверку кадровой документации по наработанной методике и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендаций по их устранению.
Во втором случае необходимо издать приказ о проведении аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию, определить сроки проверки. Однако, поручая аудит сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они, прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую, объективную оценку сложившейся ситуации. Во-первых, потому что они будут фактически проводить аудит собственной работы. Во-вторых, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда. В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации (предложения) по улучшению собственной же деятельности.
Поэтому проводить внутренний кадровый аудит имеет смысл лишь в том случае, если в компании существует отдельное подразделение или хотя бы специалист, независимый от тех лиц, чью работу он проверяет, как в аспекте функциональной или административной подчиненности, так и сточки зрения личной заинтересованности.
Теоретические аспекты кадрового аудита
... Проведение кадрового аудита позволит получить экспертную информацию о состоянии кадрового делопроизводства и минимизировать потенциальные риски финансовых потерь от возможных штрафных санкций проверяющих органов. Цель данной работы - определить теоретические аспекты кадрового аудита. ...
В зависимости от объема задач, преследуемых при проведении аудита, выделяют два вида внешнего аудита кадрового делопроизводства: стандартный и расширенный.
Стандартный аудит предполагает проведение аудита кадрового делопроизводства и экспертизу локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права с представлением экспертного заключения с рекомендациями по исправлению типичных ошибок и устранению наиболее серьезных нарушений в кадровых документах.5
Стандартный аудит включает
- сверка наличия обязательных в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ документов;
- формирование таблицы сверки обязательных документов с указанием отсутствующих документов, документов, требующих внесения изменений и дополнений и документов, не нуждающихся в корректировке;
- проведение аудита кадровой документации на предмет соответствия требованиям трудового законодательства Российской Федерации;
- оценка правильности оформления кадровой документации, наличие которых обязательно в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации;
- оценка соблюдения правил хранения и систематизации кадровых документов компании;
- оценка правильности оформления всех остальных кадровых документов и экспертиза локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.
Расширенный аудит предполагает проведение аудита кадрового делопроизводства и экспертизу локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права с предоставлением экспертного заключения с рекомендациями по исправлению типичных ошибок и устранению наиболее серьезных нарушений в кадровых документах.6
Позволяет руководству сформировать представление о состоянии кадрового делопроизводства в соответствии со стандартами качества, а также корпоративными нормами компании и устранить тенденцию к повторению возникновения несоответствий.
Расширенный аудит включает в себя те же работы, что и стандартный, а также:
