Принципы построения экономических информационных систем

метки: Система, Уровень, Анализ, Информационный, Решение, Классификационный, Использоваться, Число

14

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления.

Эффективность применения экономических информационных систем (ЭИС) в практике управления экономическими объектами зависит от широты охвата и интегрированности на их основе функций управления, от способности оперативно подготавливать управленческие решения и адаптироваться к изменениям внешней среды и информационных потребностей.

Экономические информационные системы с момента появления первых электронно-вычислительных машин претерпели существенное изменение в своем развитии.

В 50-е годы на ЭВМ в основном решались отдельные экономические задачи, связанные с необходимостью переработки больших информационных массивов, например, такие, как начисление заработной платы, составление статистических отчетов и т.д., или задачи, выполняющие оптимизационные расчеты, например, решение транспортной задачи.

В 60-е годы возникает идея комплексной автоматизации управления предприятиями и интеграции информационного обеспечения на основе баз данных. Реальностью автоматизированные системы управления стали в 70-е годы на базе ЭВМ 3-го поколения, которые позволили создавать вычислительные системы с распределенной терминальной сетью. Однако недостаточное быстродействие и надежность вычислительных машин, отсутствие гибких средств реализации информационных потребностей пользователей не смогли превратить ЭИС в инструмент коренного повышения эффективности управления предприятиями.

80-годы отмечены внедрением персональных ЭВМ в практику работы управленческих работников, созданием широкого набора автоматизированных рабочих мест (АРМов) на базе языков 4-го поколения (4GL), позволяющих с помощью генераторов запросов, отчетов, экранных форм, диалога быстро разрабатывать удобные для пользователей приложения. Однако рассредоточение ЭИС в виде АРМов, локальная («островная») автоматизация не способствовали интеграции управленческих функций и, как следствие, существенному повышению эффективности управления предприятием.

Для 90-х годов характерно развитие телекоммуникационных средств, которое привело к созданию гибких локальных и глобальных вычислительных сетей, предопределивших возможность разработки и внедрения корпоративных ЭИС (КЭИС).

КЭИС объединяют возможности систем комплексной автоматизации управления 70-х годов и локальной автоматизации 80 — годов. Наличие гибких средств связывания управленческих работников в процессе хозяйственной деятельности, возможность коллективной работы, как непосредственных исполнителей хозяйственных операций, так и менеджеров, принимающих управленческие решения, позволяют во многом пересмотреть принципы управления предприятиями или проводить кардинальный реинжиниринг бизнес-процессов.

Новые информационные технологии в бухгалтерском управленческом учете

... системой. 1.2 Способы внедрения информационных систем в управленческий учет Построение учетно-аналитической системы ... управленческого учета позволит ускорить процесс предоставления информации необходимой для целей управления. 1.1 Проблемы автоматизации управленческого учета и способы их преодоления Вести управленческий учет в ... лет. В течение этого времени учет приходится вести с помощью старых средств. ...

Усложнение архитектуры современных информационных систем предопределяют разработку и использование эффективных технологий проектирования, обеспечивающих ускорение создания, внедрения и развития проектов ЭИС, повышение их функциональной и адаптивной надежности.

1. Классификация и кодирование данных. Система классификации, Экономическая информационная система

Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.

Назначение ЭИС:

1. Решение задач обработки данных — обработка и хранение экономической информации с целью выдачи сводной информации для управления экономическим объектом (регулярно или по запросу).

2. Автоматизация конторских работ — ведение картотек, обработка текстовой информации, машинная графика, электронная почта и связь.

3. Задачи, основанные на методах искусственного интеллекта — для принятия управленческих решений. Моделируют действия специалистов предприятия при принятии решений.

Классификация ЭИС:

Классифицировать информационные системы можно по различным признакам. В отечественной литературе по информационным системам управления ИС обычно классифицируют по следующим признакам:

• по типу объекта управления (ИС управления технологическим процессом, ИС организационного управления);
• по степени интеграции (локальные, интегрированные);
• по уровню автоматизации управления (информационно-справочные системы, системы обработки данных, информационно-советующие системы, системы принятия решений, экспертные системы);
• по уровню управления (информационные системы управления предприятием, корпорацией, отраслью);

— по характеру протекания технологических процессов на объекте управления (автоматизированная система управления дискретным производством, автоматизированная система управления непрерывным производством).

Классификация информационных систем:

ИС делятся на две группы:

1. В первую группу включаются системы, имеющие самостоятельное целевое назначение и область применения.

2. Ко второй относятся системы, входящие в состав любой автоматизированной системы управления, они являются важнейшими компонентами систем автоматизированного проектирования, автоматических систем научного исследования, ЭИС.

К числу ИС, имеющих самостоятельное назначение, относят информационные поисковые системы и информационные справочные системы.

Задачи второй группы ИС:

• обеспечение конечного пользователя входной и результатной информацией в привычном для пользователя виде;

— обеспечение возможности решения задач планирования, управления, проектирования подготовки производства и научных исследований по их постановке и исходным данных вне зависимости от сложности и наличия математических моделей этих задач в режиме диалога с ЭВМ используя профессиональный опыт и принимая решение одновременно по множеству критериев.

Как правило, системы второй группы делят на три класса систем: интеллектуально-диалоговые (вопрос / ответ), расчетно-логические (системы принятия решения), экспертные системы.

Интеллектуально-диалоговые, Системы принятия решения, Экспертная система

• информационные,
• информационно-советующие,
• управляющие,
• самонастраивающиеся системы управления.

Информационная система включает всю необходимую информацию для выработки решений, не касаясь самого существа решений, т.е. после анализа решение принимает человек.

Информационная советующая система представляет информацию для принятия решения, содержащую элементы оценки решений, окончательное решение принимает человек.

Управляющая система на основании исходной информации и выработанных решений осуществляет по заданным программам воздействие на производственный процесс с целью приведения его к заданному состоянию.

Самонастраивающаяся система может в пределах разработанного алгоритма изменить программу при ситуациях, не соответствующих заданной программе выработанных решений.

В зарубежной литературе также отмечается, что так как имеются различные интересы, особенности и уровни управления в организации, то существуют и различные виды информационных систем.

В организации выделяют следующие уровни:

• эксплуатационный;
• уровень знаний;
• тактический;
• стратегический.

Также выделяют функциональные подсистемы: продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета, управления персоналом.

В табл. 1 показаны определенные типы информационных систем, которые соответствуют каждому организационному уровню.

Таблица 1. Шесть главных типов информационных систем

Типы систем
Системы стратегического уровня
Исполнительные системы (ESS)	5-летнее предсказывание продаж	5-летнее оперативное планирование	5-летнее предсказывание бюджета	Планирование прибыли	Планирование личного состава
Системы управленческого уровня
Управляющие информационные системы (MIS)	Управление сбытом	Контроль инвентаря	Ежегодный бюджет	Анализ капиталовложения	Анализ перемещений
Системы поддержки принятия решений (DSS)	Коммерческий анализ региона	Планирование производства	Анализ затрат	Анализ рентабельности	Анализ стоимостей контрактов
Системы уровня знания
Системы работы знания (KWS)	АРМы проектировщика	Графические рабочие станции	Управленческие рабочие станции
Системы автоматизации делопроизводства (OAS)	Текстовые редакторы	Создание изображений	Электронные календари
Системы эксплуатационного уровня
Системы диалоговой обработки запросов (TPS)		Машинная обработка	Торговля ценными бумагами	Платежные ведомости	Вознаграждения
	Отслеживание приказов	Планирование деятельности предприятий		Платежи	Обучение и развитие
	Отслеживание процессов	Перемещение материалов	Регулирование денежных операций	Дебиторская задолжность	Хранение отчетов служащих
	Продажа и маркетинг	Производство	Финансы	Бухгалтерия	Людские ресурсы

Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения — Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы — Management Information Systems (MIS); системы поддержки принятия решений — Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы знания — Knowledge Work Systems (KWS); системы автоматизации делопроизводства — Office Automation Systems (OAS); на уровне знаний; системы диалоговой обработки запросов — Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне.

Таким образом, типичные системы в организациях служат для того, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне — в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.

Таблица 2. демонстрирует особенности шести типов информационных систем.

Таблица 2. Характеристики процессов информационных систем

Типы систем	Информационные вводы	Обработка	Информационные выводы	Пользователи
ESS	Совокупные данные: внешние, внутренние	Графика; моделирование; интерактивность	Проекции; реакции на запросы	Старшие менеджеры
DSS	Слабоформализованные данные; аналитические модели	Моделирование; анализ; интерактивность	Специальные доклады; анализ решений; реакция на запросы	Профессионалы; управляющие персоналом
MIS	Итоговые операционные данные; данные большого объема; простые модели	Обычные доклады; простые модели; простейший анализ	Резюме и возражения	Средние менеджеры
KWS	Технические данные проекта; база знаний	Моделирование; проигрывание	Модели; графика	Профессионалы; технический персонал
OAS	Документы; расписания	Документы управления; планирование; связь	Документы; графики; почта	Служащие
TPS	Транзакции; результаты	Сортировка; список; слияние; модифицирование	Детальные доклады; списки; резюме	Оперативный персонал; управляющие

Каждая система может иметь компоненты, которые используются разными организационными уровнями или одновременно несколькими. Секретарь может находить информацию относительно MIS, средний менеджер может нуждаться в данных анализа из TPS.

Внутри каждого из этих уровней принятия решений исследователи классифицируют решения как структурированные и неструктурированные. Неструктурированные решения — те, в которых принимающий решение должен обеспечить суждение, оценку и проникновение в прикладную область. Каждое из этих решений оригинально, важно, не имеет аналогов или разработанной методики для их принятия. Структурированные решения, наоборот, являются повторяемыми и обычными и имеют определенную процедуру для их принятия, чтобы они не рассматривались каждый раз, как новые. Некоторые решения слабо структурированы; в таких случаях только часть проблемы имеет четкий ответ, обеспеченный в соответствии с принятой процедурой.

Эксплуатационный персонал управления довольно хорошо решает структурированные проблемы. Стратегические планировщики занимаются совсем не структурированными проблемами. Многие из проблем, с которыми сталкиваются работники знания, также довольно неструктурированны. Однако каждый уровень организации содержит и структурированные, и неструктурированные проблемы.

Системы уровня знаний обеспечивают автоматизацию разработки новых видов продукции, создание и поддержку электронных архивов, извлечение информации, новых знаний из электронных хранилищ данных (CAD, DataWarehousing, OLAP, Data Mining).

2. Системы кодирования

2.1 Кодирование

Кодирование предназначено для присвоения отдельным объектам или классификационным группировкам условных обозначений — кодов. Характеристики кода:

• метод кодирования.
• алфавит (цифры, буквы, штрихи, цвета, звуки)
• длина и структура обозначения кода
• помехозащищенность.

К кодам предъявляются следующие требования:

• минимально необходимая длина;
• помехозащищенность.

Помехозащищенность кода обеспечивается за счет включения в код контрольных разрядов, значение которых вычисляется по определенному алгоритму. Наиболее часто используется метод «остаток по модулю простого числа» с использованием весовых коэффициентов разрядов, например:

Значение контрольного разряда. Рисунок 1.

где k — значение контрольного разряда, а — весовой коэффициент и b — значение разряда кода, q — простое число.

Например, код 48005 превращается в код 48005 7 при использовании данного метода, простое число — 11, веса разрядов — 3, 5, 7, 11, 13:

4*3 + 5*8 + 5*13 = 117

117 mod 11 = 7

Для обнаружения ошибки выполняется повторное вычисление контрольного разряда, если новое значение контрольного разряда отличается от существующего значения, имеет место ошибка. Однократные ошибки являются массовыми, поэтому с помощью корректирующего кода они обнаруживаются.

2.2 Классификационные коды

Если выполнена предварительная классификация объектов, применяются классификационные методы кодирования. Среди классификационных методов выделяют:

• последовательное кодирование, основанное на иерархической системе классификации, когда код объекта строится с учетом кода группировок старшего уровня иерархии;
• параллельное кодирование, основанное на фасетной системе классификации, когда код объекта является объединением независимых между собой кодов отдельных фасетов.

Например, для иерархической классификации материалов разработана структура кода (знак + означает разделение на уровни иерархии): ХХ + ХХ + ХХХХ + ХХ

0100000000 — код группы материалов 01

0101000000 — код первой подгруппы группы 0100000000

0101000100 — код первого вида материалов подгруппы 0101000000

0101000101 — код первого материала вида 01010000100

Таким образом, сначала кодируются старшие классификационные группировки, а затем младшие группировки. Длина кода должна быть достаточной для кодирования всех объектов в настоящее время и в ближайшей перспективе.

Для фасетной системы классификации разработана структура кода объектов недвижимости (знак: означает выделение фасетов): ХХ: ХХ: ХХХХ

Для первого фасета используются коды: 01 — 33

Для второго фасета используются коды: 01 — 78

Для третьего фасета используются коды: 0001 — 1550

В результате возможно формирование кодов классификационных группировок вида:

21 45 0560

01 45 0000

00 32 0000 и др.

2.3 Идентификационные коды

Если классификация объектов не выполняется, для однозначного определения объектов применяются идентификационные методы кодирования. Для идентификации объектов используется порядковая или серийно-порядковая нумерация объектов. Такие коды не несут смысловой нагрузки, например:

00000

Такой код содержит 5 разрядов идентификационных

2.4 Смешанные коды

Для некоторых номенклатур объектов применяются коды, содержащие как классификационную, так и идентификационную части, которые не зависят друг от друга. В других случаях применяют коды, обеспечивающие идентификацию объектов внутри классификационных группировок.

Например, для станка используется классификационный код, в соответствии с которым начисляется амортизации, и идентификационный код — инвентарный номер станка. Табельные номера работающих наиболее часто строятся на основании кода структурного подразделения, а для идентификации сотрудника к этому коду добавляется уникальный номер:

• [XX + X]: [X]: 00000 — независимая идентификация и классификация объектов;
• [XX + X]: [X] +: 00000 — зависимая идентификация внутри классификационной группировки.

3. Системы классификации

Признак классификации — свойство или характеристика объекта классификации, по которому проводится классификация.

Метод классификации — совокупность правил и результат распределения заданного множества объектов на подмножества — классификационные группировки в соответствии с признаками сходства или различия. В качестве объектов классификации выступают различные номенклатуры — материалы, товары, подразделения и т.п. Эти номенклатуры требуют описания как их свойств, так и идентификации отдельных представителей.

Различают два метода классификации:

• иерархический метод;
• фасетный метод.

Иерархический метод устанавливает отношение подчинения между различными группировками. Последовательно детализируются качественные свойства объектов множеств: класс, подкласс, группа, подгруппа, вид и т.д. Ступень классификации — этап классификации, результатом которого является совокупность классификационных группировок.

Классифицируемое множество объектов по некоторому основанию деления — отдельному признаку классификации или их совокупности делится на подмножества.

При этом выполняются следующие условия:

• объединение подмножеств классификационных группировок одного уровня иерархии дает исходное множество объектов;
• пересечение классификационных группировок одного уровня иерархии дает нулевое подмножество, то есть:

Классификационные признаки для иерархического метода применяются последовательно в каждой иерархической ветви, при этом они могут отличаться друг от друга. Структура иерархической системы классификации жесткая и не подлежит изменению.

Основные достоинства иерархической системы классификации:

• традиционность и естественность;

— большая информационная емкость. Если число уровней иерархии — N, на каждом уровне отдельный признак классификации принимает Kn значений, то максимально возможное число классификационных группировок на последнем уровне составляет величину — H:

экономический информационный кодирование система

Число классификационных группировок

Например, число уровней иерархии — 3, для каждого уровня максимальное количество значений признаков классификации — 10, тогда, общее число классификационных группировок — 1000 (103).

• возможность использования различных наборов классификационных признаков для каждой иерархической ветви классификации.

Недостатками иерархической системы классификации являются:

1. Невозможность внесения изменений в классификатор (добавление или удаление классификационных признаков, изменение последовательности их применения) после его создания.

2. Трудоемкий поиск информации по произвольному сочетанию признаков классификации.

Фасетный метод классификации предполагает, что исходное множество объектов разбивается на подмножества группировок по независимым между собой признакам классификации — фасетам).

Фасет — набор значений отдельного признака классификации, все фасеты взаимно независимы.

Каждый объект одновременно имеет классификационные признаки из различных фасетов, а классификационные группировки создаются динамически путем задания фасетной формулы — последовательности фасет и значений классификационных признаков выбранных фасетов.

Если общее число фасетов N и для фасета имеется Kn значений признаков, то общая емкость фасетной системы классификации соответствует величине H:

Емкость фасетной системы

Таким образом, имеет место информационная избыточность группировок, в ряде случаев не возможных по смыслу. Этот метод классификации наиболее эффективен для машинной обработки данных, при использовании технологии БД и языков запросов высокого уровня.

Принципы построения и функционирования ЭИС:

1) соответствие — ЭИС должна обеспечивать функционирование объекта с заданной эффективностью;

2) экономичность — экономический выигрыш на объекте от использования ЭИС должен превышать затраты на обработку информации;

3) регламентность — обработка большей части информации по расписанию, с заданной периодичностью;

4) самоконтроль — обнаружение и исправление системой ошибок в данных и процессах их обработки;

5) интегральность — однократный ввод данных в ЭИС и их многократное (многоцелевое) использование;

6) адаптивность — способность ЭИС изменять свою структуру и закон поведения для достижения оптимального результата при изменяющихся внешних условиях.

Оценка качества функционирования ЭИС выполняется по комплексу критериев. Оценке подлежат:

• система в целом;
• отдельные составляющие этапа проектирования;
• важнейшие компоненты этапа эксплуатации системы.

Каждый критерий количественно определяет степень соответствия между результатами проектирования или функционирования системы и поставленными перед ней целями. Наиболее типичные цели и критерии можно представить таблицей 1 (см. стр. 4), приведенной далее.

Одновременное достижение указанных целей практически неосуществимо, поэтому в качестве основного критерия выбирают, как правило, одну из них.

5. Системы финансового анализа

Получение небольшого числа ключевых информативных показателей, дающих объективную оценку финансового состояния предприятия, является основной целью финансового анализа. В ходе финансового анализа выявляются изменения в составе имущества хозяйствующего субъекта и в источниках его формирования, в финансовых результатах деятельности (его прибылей и убытков), в расчетах с дебиторами и кредиторами.

Исходной базой финансового анализа служат данные бухгалтерского учета и отчетности.

Один из важнейших приемов — чтение финансовой отчетности и изучение абсолютных величин, представленных в отчетности. Однако данная информация, несмотря на свою значимость, для принятия управленческих решений недостаточна, так как не позволяет оценить динамику основных показателей, место хозяйствующего субъекта среди аналогичных предприятий, что актуально в условиях конкурентной борьбы. Это достигается с помощью сравнения:

• составление сравнительных таблиц, выявление абсолютного и относительного отклонения;
• исчисление показателей за ряд лет в процентах к итоговому показателю (к итогу баланса);
• исчисление относительных отклонений в процентах по отношению к базисному году.

Наряду с абсолютными показателями, характеризующийся различные аспекты финансового состояния, используются и финансовые коэффициенты. Финансовый коэффициент

представляет собой относительные показатели финансового состояния. Они подразделяются на коэффициенты распределения и координации. Коэффициенты распределения применяются в тех случаях, когда необходимо определить, какую часть тот или иной абсолютный показатель составляет от итога включающей его группы абсолютных показателей. Данные коэффициенты используются в основном в предварительном анализе.

Коэффициенты координации используются для выражения отношений разных по существу абсолютных показателей финансового состояния.

Анализ финансовых коэффициентов заключается в сравнении их значения по периодам (в динамике).

В качестве базисных величин могут использоваться показатели базисного периода данного хозяйствующего субъекта; среднеотраслевые значения показателей; значения конкурирующих фирм; а также показатели, характеризующие оптимальные или критические значения относительных показателей финансового состояния, которые выполняют роль общепринятого стандарта и называются оценочными.

Специальные финансовые коэффициенты, расчет которых основан на существовании определенных соотношений между статьями отчетности, называются финансово-оперативными показателями. Они позволяют реально оценить положение данного хозяйствующего субъекта.

Помимо финансовых коэффициентов в анализе финансового состояния важную роль играют абсолютные показатели, которые рассчитываются на основе отчетности (чистые активы реальный собственный капитал, собственные оборотные средства, показатели оборачиваемости запасов собственными оборотными средствами).

С помощью данных показателей формулируются критерии, позволяющие оценить качество финансового состояния.

Практика финансового анализа дает возможность выявить основные методы чтения финансовой отчетности.

Горизонтальный (временной) анализ позволяет осуществить сравнение каждой позиции с предыдущим периодом.

Вертикальный (структурный) анализ делает возможным определение структуры итоговых финансовых показателей с |выявлением влияния каждой позиции отчетности на результат в целом.

Трендовый анализ позволяет осуществить сравнение каждой позиции отчетности с рядом предшествующих периодов |и определить тренд, т.е. основную тенденцию динамики показателей, исключающий случайные влияния и индивидуальные особенности отдельных периодов. С помощью тренда определяется возможное значение показателей в будущем.

Анализ относительных показателей (коэффициентов) делает возможным осуществление расчета отношений данных отчетности и определение взаимосвязи показателей.

Факторный анализ позволяет определить влияние отдельных факторов (причин) на результативный показатель с помощью различных приемов исследования.

Сравнительный (пространственный) анализ может осуществляться как внутри предприятия (сравнение внутрихозяйственное по отдельным показателям хозяйствующего субъекта), так и вне, т.е. сравнение показателей данного хозяйствующего субъекта с показателями конкурирующих субъектов хозяйствования, со средними общеэкономическими данными.

Финансово-экономический анализ осуществляется разными методами. К количественным методам относят статистические (наблюдение, сравнение, абсолютные и относительные величины, средние величины, сводка, группировка, ряды динамики, индексы, т.д.), экономико-математические (методы математического программирования, экономико-математического моделирования и факторного анализа, исследование операции и т.д.).

Каждый из экономико-математических методов делится на отдельные приемы, способы, используемые в аналитической работе.

Заключение

Развитие методов интеллектуального анализа данных на основе применения концепций информационных хранилищ, экспертных систем, систем моделирования бизнес-процессов, реализованных в контуре общей информационной системы, способствуют усилению обоснованности принимаемых управленческих решений.

Таким образом, современные информационные системы обеспечивают оперативность коммуникации и интеграцию участников бизнес-процессов, повышают качество принимаемых решений на всех уровнях управления.

Список использованной литературы

1. Абросимов А.Г. Бородинова М.А. Теория экономических информационных систем. Учебное пособие — Самара. Изд-во Самарск.гос. экон. акад., 2001-172 с.

2. Варфоломеев В.И. Алгоритмическое моделирование экономических систем. Практикум И.Т. ТН.Т. Клещев, А.А. Романов Проектирование информационных систем Учебное пособие Под общей редакцией К.И. Курбатова — М. Изд-во Рос. Экон. акад. 2000-386 с.

3. Когаловский М.Р. Энциклопедия технологий баз данных. М.: Финансы и статистика, 2002-800 с.

4. Любушин Н.П., Лещева В.Б., Дьякова В.Г. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия: Учеб. Пособие для вузов /Под ред. проф. Н.П. Любушина. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. — 471 с.

5. Подольский В.И. Информационные системы бух./учета учеб. — М.: Аудит, ЮНИТИ 1998. — 319 с.

6. Семенов М.И., И.Т. Трубилин, В.И. Лайко, Т.П. Барановская Автоматизированные информационные технологии. Под общей ред. И.Т. Трубилина Москва «Финансы и статистика», 2000

7. Смирнова Н.Г., А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов Проектирование экономических информационных систем. Учебник под ред. Ю.Ф. Тельнова Москва «Финансы и статистика», 2002-512 с.

8. Чуев И.Н., Чечевицина Л.Н. Анализ финансово-хозяйственной деятельности: Учебник. — изд. 4-е, перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2004. — 325 с.