Документооборот в бухгалтерском учете

метки: Документация, Документ, Бухгалтерский, Организация, Ввести, Энтертейнмент, Постановление, Информация

Каждая организация при осуществлении деятельности сталкивается с необходимостью формирования документации различного рода. Документирование в учете имеет первостепенное значение, т.к. ни одна хозяйственная операция не обойдется без составления первичной учетной документации. Документирование — это основа эффективности управления предприятием. Информация в современном мире является полноценным производственным ресурсом. Качество управление напрямую зависит от качества информации. Современные условия жизни заставляют уделять внимание по совершенствованию работы с документацией.

Рыночные отношения диктуют необходимость автоматизации и унификации формы документов. Система документооборота — часть производственной системы, применяемой на предприятии. Она должна рационально состыковывать все этапы производства: поступление сырья, производство, выпуск продукции, сбыт. В зависимости от того насколько профессионально ведется оформление документов зависит успех компании в целом.

Многие руководители не имеют достаточной квалификации для создания юридически грамотных документов, поэтому потребность в обученных, хорошо подготовленных специалистах есть всегда. Каждый документ несет в себе не только информацию, но и подразумевает ответственность за его не надлежащее исполнение, помимо этого необходимо отслеживать изменение законодательства регулирующего порядок составления той или иной формы.

Актуальность написания дипломной работы определяется необходимостью оформления документации любой организации. Бухгалтерский учет очень зависим от изменений законов. Только за последнее 3 года, формы бухгалтерской отчетности менялись дважды, изменилась форма счета-фактуры, также регулярно меняются формы деклараций и справок, предоставляемых в контролирующие (налоговые) органы.

Стандартизация и унификация документации два наиболее значимых направления в развитии документооборота в организации. Также в последнее время приобретает популярность система электронного документооборота, которая позволит не только минимизировать ошибочность данных, снизить сроки предоставления информации по различного рода сделкам, поставкам и движениям активов и обязательств предприятия, сделать бухгалтерский учет организации «прозрачным», облегчив сопоставимость показателей отчетности и данных первичной документации.

Организация документов и дел в пределах архивов

... передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и ...

Целью написания дипломной работы является характеристика документооборота в бухгалтерском учете на примере предприятия ООО «ДВМ-Энтертейнмент».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

• дать понятие документа и документооборота;
• рассмотреть основы документооборота в бухгалтерии;
• охарактеризовать нормативно-правовое регулирование документооборота;
• дать организационно — экономическую характеристику ООО «ДВМ-Энтертейнмент»;
• описать правила документооборота в организации;
• оценить состояния документооборота на предприятии;
• выявить пути совершенствования документооборота в организации.

Источником информации для написания работы послужили: организационно-распорядительные документы ООО «ДВМ-Энтертейнмент»; Устав компании, положение о защите персональных данных, штатное расписание, должностные инструкции; отчетность компании за 2009-2011гг., современные учебные пособия по делопроизводству, периодические издания: «Справочник секретаря и офис менеджера», «Современные технологии делопроизводства и документооборота на предприятии», законодательные акты РФ, затрагивающие выбранную тему.

При подготовке аналитических данных были использованы следующие методы:

• метод сравнения;
• метод непосредственного наблюдения;
• метод горизонтального анализа показателей.

Глава 1. Документооборот в бухгалтерском учете

1.1 Понятие документов и документооборота

Документооборот компании — это сложная многоступенчатая система, обработки и хранения информации, оказывающая влияние на результаты деятельности организации, контролируемая и регулируемая управленческим персоналом.

Для бухгалтерского учета документооборот имеет первостепенное значение, он неотъемлемо сопровождает работу бухгалтера: от стадии поступления актива или обязательства на предприятия до момента его выбытия. Полнота и достоверность бухгалтерской отчетности возможна лишь при эффективно организованном, отлаженном документообороте.

Процесс организации документооборота для организации первостепенное, он включает в себя:

• разработку форм регистров и первичных учетных документов, а также определяет форму сводных (накопительных) регистров, служащих основой для составления отчетности;
• разработку и утверждения графика документооборота;
• выбор методики обработки, хранения и архивирования документации.

Выбранная система должна отвечать следующим требованиям:

1.обеспечение полноты отражения в бухгалтерском учете организации всех фактов хозяйственной жизни предприятия. Т.к. один из принципов бухгалтерского учета «Нет документа, нет хозяйственной операции», то документооборот позволит своевременно фиксировать и учитывать изменения величины активов и обязательств предприятия. На основании первичных учетных документов формируются сводные регистры бухгалтерского учета, накопительные ведомости, составляется отчетность фирмы, что позволяет прогнозировать развитие, выбирать тактику и стратегию финансовой политики;

Организация списания и учета товарно – материальных ценностей на предприятии

... работа с документами осуществляется по установленным правилам. Цель работы исследовать процесс рационализации делопроизводства и совершенствование документооборота в логистике. База для исследования ООО «Альметьевская топливная компания». Задачи работы: - правила учета ГСМ, ...

2. выявление неиспользуемых резервов. На основе принятой системы, в документацию можно включить графы и показатели, которые позволят фиксировать эффективность расходования ресурсов компании. Анализ полученных данных позволит выявить «бреши», т.е. наиболее затратоёмкие участки производственного процесса, позволит скорректировать схему обеспечения потребностей предприятия с учетом разработанных мероприятий.

3.обеспечение отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования.

При организации документирования хозяйственных операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не имеет возможности;

4.сохранение тождественности данных аналитического и синтетического учета. Система документирования в организации должна быть реализована таким образом, чтобы позволить контролировать деятельность работников бухгалтерии и выявлять ошибки и неточности в учете на стадии поступления документа в организацию. Главный бухгалтер является организатором работы структурного подразделения бухгалтерия и напрямую заинтересован в точности и корректности первичной учетной документации, поэтому именно данное должностное лицо призвано распределить должностные обязанности в соответствии с поставленными задачами.

5. рационализация деятельности. Исходя из организационно-правовой формы компании, сферы ее деятельности и величины штата, выбирается система документооборота. При организации деятельности — целесообразно стремится к тому, чтобы для оформления одной операции требовалось как можно меньше документации, т.е. сократить затраты времени на оформление факта хозяйственной деятельности, количеству документации предпочесть качество.

Структура документооборота классифицируется по составу, типу и назначению документов.

По составу документа подразделяются на:

• внутренние (документы регулирующие деятельность внутри организации);
• исходящие (сформированные для контрагентов организации);
• входящие (полученные от поставщиков, покупателей, налоговых органов, адресованные сотрудникам или руководству компании).

Документ является официальным, если он оформлен юридическим или физическим лицом с строгом соответствии с ГОСТ Р 51141-98.

По составу документы классифицируются в зависимости от выполняемый ими роли. Данное деление позволяет рассчитать объем работы бухгалтерии проанализировать специфику ее деятельности.

По назначению документация делится на:

• распорядительную (содержат указания, носят побудительный характер — распоряжения руководства, регламенты, инструкции);
• исполнительную (фиксируют факт хозяйственной деятельности — товарная-накладная, акт об оказании услуг);
• комбинированную (одновременно сочетают характеристики распорядительной и исполнительной документации — приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты);
• документы бухгалтерского оформления(составляются в случае отсутствия прочих документов-бухгалтерская справка, справка о расчете резервов).

Выше описанная классификация доказывает, что любое движение активов и обязательств должно фиксироваться либо документом унифицированной формы, либо утвержденным в компании регистром. Зачастую рутинная работа, такая как, расчет процентов по кредиту или проведение взаимозачета не влечет создания документа-основания, что в дальнейшем может вызвать трудности при организации деятельности предприятия.

Для бухгалтерского учета деление документов осуществляется на разовые (оформляются на конкретную хозяйственную операцию) и накопительные (фиксируют однородные факты хозяйственной деятельности, на конец периода выводится итог по совокупности).

К разовым относятся — товарные накладные, приходные кассовые ордера, платежные поручения, к накопительным — лимитно-заборные карты, наряда на работу и т.д.

Также для бухгалтерского учета деление документов осуществляется на первичные и сводные. Первичная документация фиксирует хозяйственную операцию в момент ее совершения (товарная накладная, акт об оказании услуг, ведомость на выплату заработной платы).

В свою очередь сводные документы систематизируют информацию, заключенную в первичной учетной документации (карточка счета, кассовая книга, шахматная ведомость, баланс и т.д.).

Совокупность управленческой документации не ограничивается учетной документацией, распоряжения, указания руководителя служат основой для принятия решений по управлению финансовыми потоками компании. Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов. В связи с этим в настоящем издании будут подробно рассмотрены проблемы документооборота в бухгалтерском учете с участием не только учетных документов, но и других документов, содержащих сведения управленческого характера.

Ввиду того что управленческая деятельность в организации не поддается тотальной унификации, спектр типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, значительно шире, чем в вышеприведенной классификации по ОКУД. Управленческую документацию в целом принято классифицировать следующим образом.

1. Организация системы управления.

1.1. Правовое обеспечение деятельности.

1.2. Организационные основы управления.

1.3. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов.

1.4. Распорядительная деятельность.

1.5. Контроль.

2. Планирование деятельности.

2.1. Ценообразование.

2.2. Прогнозирование.

2.3. Текущее планирование.

3. Финансирование деятельности.

3.1. Финансирование, кредитование.

4. Учет и отчетность.

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность.

4.2. Статистический учет и отчетность.

5. Экономические, научные, культурные связи.

5.1. Организация связей.

5.2. Осуществление связей.

6. Информационное обслуживание.

6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг.

6.2. Распространение информации (реклама).

7. Трудовые отношения.

7.1. Трудоустройство.

7.2. Организация труда.

7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда.

7.4. Охрана труда.

8. Кадровое обеспечение.

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников.

8.2. Установление квалификации работников.

8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников.

8.4. Награждение.

9. Материально-техническое обеспечение деятельности.

9.1. Снабжение деятельности.

9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей.

10. Административно-хозяйственные вопросы.

10.1. Транспортное обслуживание, внутренняя связь.

10.2. Охрана.

10.3. Эксплуатация зданий, помещений.

10.4. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности.

11. Социально-бытовые вопросы.

11.1. Жилищно-бытовые вопросы.

11.2. Организация досуга.

11.3. Социальное страхование.

12. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

12.1. Организация деятельности.

12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

1.2 Основы документооборота в бухгалтерии

Документация, принимаемая к учету, зачастую носит унифицированный характер, т.к. единообразие учетных регистров позволяет облегчить систематизацию и сопоставимость данных, дает полную и достоверную информацию обо всех фактах хозяйственной жизни.

Таблица 1.1 Классификация управленческих документов

Код	Наименование форм
0200000	Унифицированная система организационно-распорядительной документации
0211000	Документация по созданию организации
0251000	Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия
0281000	Документация по приему на работу
0300000	Унифицированная система первичной учетной документации
0301000	Документация по учету труда и его оплаты
0306000	Документация по учету основных средств и нематериальных активов
0310000	Документация по учету кассовых операций
0315000	Документация по учету материалов
0317000	Документация по учету результатов инвентаризации
0320000	Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов
0322000	Документация по учету работ в капитальном строительстве
0325000	Документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья
0340000	Документация по учету работы строительных машин и механизмов
0345000	Документация по учету работ в автомобильном транспорте
0400000	Унифицированная система банковской документации
0500000	Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций
0600000	Унифицированная система отчетно-статистической документации
0700000	Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий
0710000	Отчетная бухгалтерская документация
0720000	Регистры бухгалтерского учета
0730000	Первичная учетная документация
0800000	Унифицированная система документации по труду
0900000	Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации
1000000	Унифицированная система внешнеторговой документации

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (с изменениями и дополнениями), унифицирующему формы управленческой документации с кодами по следующим блокам, документация подразделяется на: группы указанные в таблице.

На основе вышеприведенной таблице все документы можно разделить на 3 группы:

• первичная учетная документация;
• сводные регистры бухгалтерского учета;
• отчетные формы.

Данная классификация полностью отвечает назначению документооборота в системе бухгалтерского учета, организуя в процесс фиксации данных наиболее эффективным для предприятия способом.

Ни одна организация не сможет обойтись без строгой упорядоченной методики, регулирующей порядок движения документации. Решение данной проблемы, разработка особого документа — графика документооборота.

График документооборота — это документ, регулирующий сроки и очередность обработки первичных и сводных документов бухгалтерии исходя из принципа рациональности и целесообразности, основным критерием которого является объем учетной работы.

Функции графика документооборота:

• минимизация временных затрат на обработку информации, содержащейся в документе;
• создание условий для максимально эффективной работы с документацией;
• повышение эффективности деятельности всей бухгалтерской службы в целом.

Главный бухгалтер является ответственным лицом за составления графика документооборота в бухгалтерии. Сам документ формируется в отделе делопроизводства, в соответствии с должностными обязанностями сотрудников.

Для составления графика необходимо знать полный перечень документации по бухгалтерской службе в целом и ее подразделениям в частности; перечень сотрудников, их должностей и наличие полномочий по работе с конкретным видом документа; сроки исполнения документа; технологию обработки каждого конкретного вида документа.

График может быть оформлен в виде текстового материала, но чаще всего он представляет собой таблицу, информирующую о том, на каком этапе, какой сотрудник несет ответственность за полноту и правильность обработки носителя информации. На рисунке 1 представлена типовая форма графика документооборота.

Пример оформления графика документооборота бухгалтерской службы предприятия

Утвержден приказом от 10.01.2012 N 1

График документооборота ООО «ДВМ-Энтертейнмент» на 2012 год

Наи-ме- но- ва- ние до- ку- мен- та	Создание документа	Проверка документа	Обработка документа	Передача в архив
	Кол- во экз.	Отв. за вы- пис- ку	Отв. за офор- мле- ние	Отв. за ис- пол- не- ние	Срок ис- пол- не- ния	Отв. за про- вер- ку	Кто пред- став- ляет	Поря- док пред- став- ления	Срок пред- став- ления	Кто ис- пол- няет	Срок ис- пол- не- ния	Кто ис- пол- няет	Срок пе- ре- дачи
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Рисунок 1.1 Форма графика документооборота

Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия

Документовед подпись И.О. Фамилия

Проект составленного документа, помимо главного бухгалтера, согласуется с руководителем предприятия. Из него делаются выписки, в которых указаны конкретные обязанности работников и сроки их исполнения. Ответственность за несоблюдение графика ложится на лиц в нем указанных, контроль за своевременность и полнотой исполнения несет руководитель финансовой службы.

Для хранения бухгалтерских документов определены четкие сроки, указанные в законе «О бухгалтерском учете» Федеральный закон о бухгалтерском учете№129 — ФЗ от 21.11.1996 г. (в ред. Федерального закона от 28.09.2010 N 243-ФЗ).

и любой хозяйствующий субъект должен соблюдать данное требование. Сохранность документов должна исключать факты хищения, подлога, порчи, повреждения, внесения каких-либо корректировок или изменений не согласованных с руководством. Например, документы, обработка, которых осуществляется вручную, и относящиеся к конкретному учетному регистру комплектуются в порядке хронологии и сшиваются. Иногда удобнее не сшивать документы, а подшивать их в папки. Т.е. для обеспечения сохранности документации ее необходимо сшивать в дела в соответствии с номенклатурой дел бухгалтерии.

Формирование дел — текущая работа по хранению документов, обработка которых уже завершилась. Данная операция подразумевает под собой комплектацию и группировку исполненных документов в дела, в соответствии с правилами формирования дел.

Дело — представляет собой совокупность документов конкретного, строго определенного вида, упорядоченных в хронологическом порядке. Помимо этого термин «дело» применяется для обозначения единиц измерения по отдельным видам работ в делопроизводстве. При оформлении дел на лицевой стороне папки указываются следующие обязательные реквизиты:

1. период, за который сформирован документации;

2. наименование группы документов сформированных в дело;

3. наименование бухгалтерских счетов связанных с подшитыми документами;

4. срок хранения носителей информации;

5. лицо ответственное за формирование дела с отметкой о сшиве и постановке оттиска печати;

6. иные реквизиты несущие существенную информацию о документации, сформированной в дело.

Оформлением документации в дела обычно занимаются работники бухгалтерской службы, по месту обработки данных. Впоследствии сформированные в папки дела перемещаются к местам хранение: это либо собственное помещение фирмы, отведенное под архив, либо организация может за плату передать на хранение документацию в стороннюю организацию занимающуюся хранением информации (чаще всего это государственный архив).

Первичная учетная документация, поступающая в бухгалтерское подразделение, подлежит визуальной проверке на соответствие установленным формам и наличие всех необходимых реквизитов. Для проверки документации выделяется определенное должностное лицо из числа работников бухгалтерии, с целью обеспечения законности и взаимоузязке показателей, зафиксированных в документации.

1.3 Нормативно-правовое регулирование документооборота

Понятие «документооборота» четко определено в Положении о документах и документообороте, под данным термином следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработка и передача в архив. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Материальным носителем документации может быть любой материальный объект, который может быть использован для фиксации речевой изобразительной или звуковой информации. Но для целей бухгалтерского учета документ обязательно должен быть на бумажном носителе, в противном случае он не может быть принят к учету. Данная норма отражена в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) от 06.07.99 (в ред. Приказов Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н, от 08.11.2010 N 142н).

• Соответственно организации требуется изготавливать копии документов или несколько экземпляров одного и того же документа, которые необходимы контрагентам или контролирующим органам.

В соответствии ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность отражает, представляет данные о результатах деятельности предприятия его имущественном положении, текущей сумме активов и пассивов.

Работа бухгалтера сопряжена с организационно-распорядительными документами т.к. именно финансовая служба формирует, визирует и использует данную категорию документации. В должностные обязанности главного бухгалтера обычно входит

• организация бухгалтерского учета в организации, формирование учетной политики компании, контроль за рациональным использованием ресурсов материальных, трудовых и финансовых;
• формирует рабочий план счетов на основе специфики деятельности организации, утверждает типовые формы используемых документов;
• определяет порядок и сроки проведения инвентаризации активов и обязательств предприятия;
• несет ответственность за организацию бухгалтерского учета и формирование отчетности в подразделении организации на основе централизации учетных процессов и применении современных программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета;
• составляет отчетность на основании данных об имущественном и финансовом положении предприятии;
• формирует достоверную информацию о движении и распределении имеющихся у предприятия ресурсах;
• осуществляет учет активов и пассивов, отражает изменения на счетах бухгалтерского учета, формирует итоговую сумму издержек и себестоимости;
• исчисляет проценты по кредитам и займам, ведет учет долговых обязательств;
• ведет учет в соответствии с действующим законодательством, контролирует формирование налоговой базы и исчисление налогов в организации;
• контролирует порядок и полноту начисления заработной платы, ее документальное оформление;
• предупреждает факты хищения, порчи, не рационального использования ТМЦ, контролирует законность расходования денежных средств;
• контролирует формирование и передачу в необходимых случаях информацию по материалам возбужденных дел в судебных и следственных органах;
• взаимодействует с кредитными учреждениями по вопросу размещения свободных денежных средств на депозитных вкладах и приобретения ценных бумаг;

— Все вышеперечисленные функции включают в себя процесс создания управленческой документации, участвующей в документообороте предприятия. Главный бухгалтер несет ответственность за документальное оформление все фактов хозяйственной жизни организации и должен контролировать процесс документооборота предприятия, в соответствии с должностными обязанностями структурных подразделении бухгалтерской службы.

Следует учитывать, что действующее законодательство предъявляет жесткие требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Это в первую очередь касается унифицированных форм организационно-распорядительной документации, к которым ОКУД относит:

1) документацию по созданию организации, предприятия:

• договор об аренде;
• заявление на государственную регистрацию;
• протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава;
• заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета;
• протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании;
• распоряжение главы администрации территории о предоставлении земельного участка;
• свидетельство о регистрации;
• устав;
• письмо об изготовлении печати, штампа;
• положение о структурном подразделении;
• приказ о создании предприятия;
• учредительный договор и т.д.;

2) документацию по реорганизации организации, предприятия:

• приказ о реорганизации;
• протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации;
• решение совета директоров (правления) о реорганизации;

3) документацию по ликвидации организации, предприятия:

• акт о ликвидации;
• приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии;
• решение совета директоров (правления) о ликвидации;
• письмо с сообщением о ликвидации;
• письмо участника о выходе из совместного предприятия;
• протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации;

4) документацию по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий:

• заявку на участие в конкурсе;
• протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия;
• свидетельство о регистрации;

5) документацию по распорядительной деятельности организации, предприятия:

• постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности;
• протокол коллегиального органа по вопросам деятельности;
• указание по вопросам основной деятельности;
• приказ по вопросам основной деятельности;
• приказ о распределении обязанностей между руководством;

6) документацию по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия:

• договор на производство работ (оказание услуг);
• правила внутреннего трудового распорядка;
• структуру и штатную численность;
• штатное расписание;
• должностную инструкцию;
• положение о структурном подразделении;

7) документацию по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия:

• письмо по вопросам основной деятельности;
• акт по вопросам основной деятельности;
• справку по вопросам основной и кадровой деятельности;

8) документацию по приему на работу:

• приказ о приеме на работу;
• заявление о приеме на работу;
• контракт о назначении на должность;
• протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу;

9) документацию по переводу на другую работу:

• заявление о переводе на другую работу;
• представление о переводе на другую работу;
• приказ о переводе на другую работу;

10) документацию по увольнению с работы:

• приказ об увольнении;
• заявление об увольнении;
• протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;

11) документацию по оформлению отпусков:

• график отпусков;
• заявление о предоставлении отпуска;
• приказ о предоставлении отпуска;

12) документацию по оформлению поощрений:

• представление о поощрении;
• приказ о поощрении;
• протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении;

13) документацию по оформлению дисциплинарных взысканий:

• докладную записку о нарушении трудовой дисциплины;
• приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
• объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины;
• протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

ГОСТом Р 6.30-97 предъявляются определенные требования к составлению документов.

При формировании управленческой документации используются следующие обязательные реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — Герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации, которое гласит, что этот реквизит может размещаться только на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; бланках Президента Российской Федерации; палат Федерального Собрания; Правительства РФ; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов федеральной исполнительной власти; федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации; Банка России; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; Межведомственной комиссии по защите государственной тайны. Таким образом, официально поместить Государственный герб Российской Федерации на бланке организации без специального разрешения Президента Российской Федерации не представляется возможным.

Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или Герб субъекта Российской Федерации.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках — русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводится в случае, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в случае, если оно закреплено в уставе (положении об организации).

Наименование на иностранном языке располагается ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять следующим образом: 05.01.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывается в случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляется без кавычек на первом листе документа и может дополняться данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.

Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом России или отраслевыми министерствами и ведомствами.

Из числа ныне действующих унифицированных форм первичных документов утверждены следующие формы:

1) по учету основных средств (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

2) по учету нематериальных активов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

3) по учету результатов инвентаризации (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);

4) по учету работ в капитальном строительстве (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

5) по учету сельскохозяйственной продукции и сырья (согласно Постановлению Госкомстата России от 29.09.1997 N 68, введены с 1 октября 1997 г.);

6) по учету торговых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);

7) по учету материалов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

8) по учету труда и его оплаты (согласно Постановлению Госкомстата России от 06.04.2001 N 26);

9) по учету работ в автомобильном транспорте (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.);

10) по учету операций в общественном питании (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);

11) по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (согласно Постановлению Госкомстата России от 09.08.1999 N 66, введены с 1 января 2000 г.);

12) по учету кассовых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);

13) по учету работы строительных машин и механизмов (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.).

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 вышеперечисленные формы обязательны к применению в организациях независимо от формы собственности.

Глава 2. Техника оформления и порядок движения документации в ООО «ДВМ-Энтертейнмент»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «ДВМ-Энтертейнмент»

Общество с ограниченной ответственностью «ДВМ — Энтертейнмент» создано в 1993 г., в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и осуществляет свою деятельность руководствуясь действующим законодательством.

Предприятие имеет следующие реквизиты:

Адрес	107076, г. Москва, ул. Краснобогатырская, д. 44, стр.1
ОГРН	1027700561701
ИНН	7707104494
КПП	771801001

ООО «ДВМ — Энтертейнмент» осуществляет следующие виды деятельности:

• оптовая и розничная реализация компьютеров и оргтехники;
• разработка программного обеспечения;
• реализация рабочих станций и серверов;
• предоставление в аренду оборудования для презентаций и выставок;
• реализация и инсталляция программного обеспечения;
• монтаж и установка проекционной аппаратуры;
• наладка и ремонт проекторов и иного демонстрационного оборудования;
• подбор и составление конфигурации для проекционного оборудования;
• оптовая и розничная торговля интерактивными досками, профессиональными мониторами и прочими оптическими системами.

Компания «Лазерный Мир» (ООО «ДВМ — Энтертейнмент») занимает значительную нишу на рынке среди дистрибьюторов аудио-видео оборудования и комплектующих к нему. Основное направление деятельности организации — реализация и монтаж оптических систем для частных и корпоративных клиентов в России и за рубежом. Ассортимент ООО «ДВМ — Энтертейнмент» представлен продукцией всемирно известных торговых брендов: BenQ, Panasonic, Sharp, Toshiba, Classic Solution, TRACEboard, Samsung, Sony, Denon, Epson, LG, Mitsubishi, Nakamichi, NEC и прочих. Проекторы, интерактивные доски, крепления, 3D решения, профессиональные дисплеи, экраны — все это можно найти в сети салонов «Лазерный мир», а в случае отсутствия необходимой покупателю модели менеджеры компании в кратчайшие сроки доставят желаемое.

Стратегия деятельности компании — поддержка дилерского направления и расширение имеющегося ассортимента сети салонов.

Уставный капитал организации составляет 315 000 000 (Триста пятнадцать миллионов) рублей 00 копеек, сформирован за счет основных средств, внесенных учредителями. ООО «ДВМ — Энтертейнмент» коммерческое предприятие, т.е. основная цель работы организации получение прибыли

Численность работников и структура кадрового состава предприятия представлены в штатном расписании, работники предприятия в своей деятельности руководствуются правилами внутреннего трудового распорядка и должностными инструкциями. Директор организации несет ответственность за соблюдение законодательства при ведении бухгалтерского учета и отражении хозяйственных операций на синтетических и аналитических счетах. Главный бухгалтер общества определяет требования к оформлению документации обязательные для исполнения всеми подразделениями и филиалами компании.

Помимо этого главный бухгалтер:

• формирует рабочий план счетов, руководствуясь спецификой деятельности компании и действующим законодательством;
• обеспечивает сопоставимость и достоверность отчетных данных;
• руководит бухгалтерской службой, распределяя должностные обязанности и устанавливая полномочия сотрудников;
• контролирует правильность отражения хозяйственных операции в учете и сводных бухгалтерских регистрах;
• доводит сведения отраженные в отчетности до заинтересованных лиц;
• взаимодействует с Федеральной налоговой службой, Пенсионным фондом и Фондом социального страхования;
• выявляет и предотвращает факты не целевого использования финансовых и материальных ресурсов;
• изыскивает резервы по повышению финансовой устойчивости предприятия;
• оптимизирует налогообложение организации в рамках выбранной системы налогообложения.

Бухгалтерский учет ведется автоматизированным способом на базе программы 1С «Бухгалтерия» версия 8.2. Все первичные учетные документы вносятся вручную, а сводные отчеты распечатываются по мере необходимости.

Правом первой и второй подписи в организации согласно приказу «О предоставлении права подписи и распоряжения банковскими счетами» обладают директор и главный бухгалтер соответственно, но зачастую платежные документы в банк передаются с помощью программы «Интернет-Клиент» и заверяются электронной цифровой подписью.

Факты хозяйственной деятельности, обязательства и имущество компании учитывается в стоимостной оценке, в валюте РФ — рублях. Стоимость имущества приобретаемое за плату формируется за счет фактических расходов на его приобретение, ТЗР, расходы на погрузку, наладку и т.д. Безвозмездно полученное имущество отражается в учете по рыночной стоимости. Активы созданные предприятием оцениваются по сумме затрат на их изготовление.

Порядок, сроки и документационное обеспечение операций с наличными денежными средствами регулируются Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, N 373-П утверждено 12 октября 2011 г.

Подотчетные лица, утвержденные приказом руководителя организации, получают из кассы денежные средства на следующие цели:

• командировочные расходы;
• хозяйственные расходы;
• приобретение за наличный расчет ТМЦ.

По авансам, выданным командированным сотрудникам, они обязаны отчитаться по возвращению в трехдневный срок. В связи с производственной необходимостью, допускается приобретение различных ТМЦ для нужд организации, с последующим предоставлением авансового отчета по установленной форме.

Сведения содержащиеся в бухгалтерской отчетности предоставляются внешним и внутренним пользователям бухгалтерской отчетности по запросу и в соответствии с распоряжением главного бухгалтера организации.

Основные показатели деятельности организации представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1 Основные финансово-экономические показатели предприятия за 2009-2011 гг.

Показатели	Ед. изм.	2009 год	2010 год	2011 год	Отклонение	Отклонение
					абс. знач.	% прироста	абс. знач.	% прироста
Выручка от реализации продукции, услуг или объем товарооборота (без НДС)	тыс. руб.	297653	302623	397275	4970	1,67	94652	31,28
Среднесписочная численность персонала	чел.	276	293	315	17	6,16	22	7,51
Производительность труда	тыс. руб./ чел	731,00	735,37	752,37	4,37	0,60	17	2,31
Годовой фонд заработной платы персонала	тыс. руб.	388536	455689	555636	67153	17,28	99947	21,93
Среднегодовая заработная плата одного работника	тыс. руб.	531,51	619,67	738,51	88,16	16,59	118,84	19,18
Себестоимость продукции, услуг	тыс. руб.	201756	215464	236997	13708	6,79	21533	9,99
Прибыль (убыток) от продаж	тыс. руб.	53674	64264	144405	10590	19,73	80141	124,71
Чистая прибыль	тыс. руб.	59708	73565	79780	13857	23,21	6215	8,45
Рентабельность продукции	%	29,59	34,14	33,66	4,55	15,37	-0,48	-1,41
Рентабельность продаж	%	20,06	24,31	20,08	4,25	21,18	-4,23	-17,39
Фондоотдача		0,76	0,81	0,64	0,05	6,26	-0,17	-20,71
Фондоемкость		1,31	1,23	1,55	-0,08	-5,89	0,32	26,12

На основании проведенного анализа можно сделать следующие выводы:

• выручка от реализации продукции за исследуемый период имеет положительную динамику: в 2010 г. по сравнению с 2009 г. рост составил 4970 тыс. руб. или 1,67%;
• а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. показатель возрос на 94652 тыс. руб. или 31,28%;

• среднесписочная численность персонала в исследуемом периоде увеличивается: в 2010 г. на 17 чел., что составляет 6,16%, а в 2011 г. на 22 чел. или 7,51%;
• производительность труда в 2010 г.

по отношению к 2009 г. возросла на 4,37 тыс. руб./чел. или 0,6%, а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. рост составил 17 тыс. руб./чел. или 2,31%;

• годовой фонд заработной платы увеличился в 2010 г. на 67153 тыс. руб., что составило 17,28%, а в 2011 г. данный показатель вырос на 99947 тыс. руб., что составило 21,93%;
• среднегодовая заработная плата одного работника в 2010 г.

по сравнению с 2009 г. возросла на 88,16 тыс. руб. или 16,59%, а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. рост составил 118,84 тыс. руб. или 19,18%;

• себестоимость продукции выросла в исследуемом периоде: в 2010 г. на 13708 тыс. руб. или 6,79%, а в 2011 г. на 21533 тыс. руб. или 9,99%;
• показатель прибыли от продажи показывает положительную динамику: в 2010 г.

по сравнению с 2009 г. рост составил 10590 тыс. руб. или 19,73%,а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. прибыль возросла на 80141 тыс. руб. или 124,71%;

• чистая прибыль в 2010 г. по сравнению с аналогичным периодом возросла на 13857 тыс. руб. или 23,21%, а в 2011 г. рост составил 6215 тыс. руб. или 8,45%;
• рентабельность продукции увеличивается в 2010 г.

по сравнению с 2009 г. на 4,55%, а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. показатель сократился на 4,23%;

• рентабельность продаж в 2010 г. возрастает на 4,25%, а в 2011 г. снижается на 4,23%;
• фондоотдача в 2010 г.

по сравнению с 2009 г. увеличилась на 0,05, что составило 6,26%, а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. снизилась на 0,17, что составило 20,71%;

• фондоемкость в 2010 г. снизилась на 0,08, что составило 5,89%, а в 2011 г. наблюдается рост данного показателя на 0,32 или 26,12%.

Негативная динамика последнего года: рост фондоемкости и снижение фондоотдачи вызвано вводом нового оборудования в эксплуатацию. В целом основные показатели, характеризующие деятельность в анализируемом периоде имеют положительную тенденцию.

Горизонтальные анализ статей актива и пассива баланса позволяет выявить динамику показателей за анализируемый период, рассчитать абсолютные и относительные отклонения, охарактеризовать изменения отдельных статей и валюты баланса в целом.

Таблица 2.2 Анализ статей актива предприятия за 2009-2011 гг.

Наименование показателя	2009 год	2010 год	2011 год	Отклонение	Отклонение
				абс. знач.	% прироста	абс. знач.	% прироста
Основные средства	264168	265488	368293	1320	0,50	102805	38,72
Финансовые вложения (долгосрочные)	10129	10129	10129	0	0,00	0	0,00
Запасы	883824	1057594	905262	173770	19,66	-152332	-14,40
НДС по приобретенным ценностям	46345	60912	85207	14567	31,43	24295	39,89
Дебиторская задолженность	648499	248642	404588	-399857	-61,66	155946	62,72
Финансовые вложения (краткосрочные)	40023	30579	63200	-9444	-23,60	32621	106,68
Денежные средства и эквиваленты	179798	195604	239653	15806	8,79	44049	22,52
Итого	1188962	811354	1171070	-203838	-9,83	207384	11,10

В таблице 2.2 представлен горизонтальный анализ актива баланса за 2009-2011 гг., тыс. руб.

В исследуемом периоде, величина основных средств в 2010 г. по сравнению с 2009 г. возросла на 1320 тыс. руб. или 0,5%, а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. увеличилась на 102805 тыс. руб. или 38,72%, что вызвано вводом в эксплуатацию новых основных средств. Сумма долгосрочных финансовых вложений за 2009-2011 гг. остается неизменной. Значение показателя запасов в 2010г. выросло на 173770 тыс. руб. или 19,66%, а в 2011 г. сократилось на 152332 тыс. руб. или 14,4%. НДС по приобретенным ценностям возрос в 2010 г. по сравнению с аналогичным периодом на 14567 тыс. руб. или 31,43%, а в 2011 г. по отношению к 2010 г. рост показателя составил 24295 тыс. руб. или 39,89%. Величина дебиторской задолженность снизилась в 2010 г. на 399857 тыс. руб. или 61,66%, а в 2011 г. возросла на 155946 тыс. руб. или 62,72%. Сумма краткосрочных финансовых вложений снизилась в 2010 г. на 9444 тыс. руб. или 23,6%, а в 2011 г. возросла на 32623 тыс. руб. или 106,68%. Остаток денежных средств на конец 2010г. увеличился по сравнению со значением данного показателя на конец 2009 г. на 15806 тыс. руб. или 8,79%, а в 2011 г. значение показателя возросло на 44049 тыс. руб. или 22,52%.

В целом актив баланса в 2010 г. уменьшился на 377608 тыс. руб.,что составило 31,76%, а в 2011 г. валюта баланса увеличилась на 359716 тыс. руб., что составило 44,34%. Проведенные расчеты показали, что наибольшую величину в сумме статей имущества организации составляют запасы, данный факт объясняется спецификой деятельности предприятия — розничная и оптовая торговля. Товары для перепродажи — основа для бизнеса ООО «ДВМ-Энтертейнмент» учитываются на счете 41 «Товары», субсчет 2 «Товары в розничной торговле»; субсчет 4 «Покупные изделия».

Рисунок 2.1 Структура актива баланса за 2009-2011 гг.